Das Studentenwerk Aachen setzt seit Anfang September das Modul „Bewerbermanagement“ der cloudbasierten Talent Management Software von Haufe-Lexware ein. Die Zielsetzung lautet dabei ganz klar: Schnelligkeit und Qualität des Bewerbungsprozesses verbessern, um bei einer wachsenden Anzahl an Bewerbungen den Überblick zu behalten.

Die Personalverantwortlichen des Studentenwerks Aachen betreuen über 370 Mitarbeiter mit unterschiedlichsten Berufsbildern – vom BAföG-Sachbearbeiter bis zur Küchenhilfe. Ebenso müssen sie sicherstellen, dass alle offenen Positionen zeitnah und erfolgreich besetzt werden. Gerade in den nächsten Jahren kann dies eine große Herausforderung darstellen: Das Studentenwerk Aachen hat eine relativ hohe natürliche Fluktuation und einen hohen Altersdurchschnitt. Viele Mitarbeiter werden in den kommenden Jahren in Rente gehen, wodurch mehr Neueinstellungen vorgenommen werden müssen.

Die bisherige Excel-Lösung kann die komplexen Anforderungen an ein modernes Bewerbermanagement nicht mehr erfüllen. Denn mit einer steigenden Anzahl an Bewerbungen wurden die Tabellen zunehmend unübersichtlicher. Außerdem fehlte der Personalabteilung bisher oftmals der Überblick über die Bewerbungsprozesse: Da die Bewerbungen nach Eingang an die Linienvorgesetzten weitergeleitet wurden, konnten die HR-Manager den Bearbeitungsstand nur schwer nachverfolgen. Bis die Bewerbungen dann wieder eingesammelt waren, ist einige Zeit vergangen.

Mit einer professionellen Software soll dies nun optimiert werden. Drei Anbieter kamen in die engere Wahl. Die Entscheidung fiel auf das Haufe Bewerbermanagement, „weil es sehr selbsterklärend ist“, erläutert Anne Reuter-El Bermaki, in der Personalabteilung zuständig für Organisation. „Die Prozesse sind einfach dargestellt. So kommen auch Kollegen, die nicht so firm am Computer sind, gut damit zurecht“, nennt sie einen entscheidenden Faktor.

Durch den Einsatz von Haufe „Bewerbermanagement“ sollen die Arbeitsprozesse schneller und effektiver gestaltet werden. Gerade die zeitnahe Stellenbesetzung soll mit der Software sichergestellt werden. Die Vorgabe ist klar: Aus Bewerbungsprozessen, die früher drei Monate in Anspruch nahmen, sollen nun drei Wochen werden. Klare Terminvorgaben an die Linienvorgesetzten und regelmäßige Erinnerungen sind daher wesentliche Instrumente der Software.

Weitere Zielsetzung: 70 bis 80 Prozent der Bewerbungen sollen in Zukunft nur noch online ins Haus kommen. Dazu werden die Ausschreibungen künftig auch über die Homepage des Unternehmens erfolgen, auf der die Bewerber direkt ein Online-Formular abschicken können. So will das Studentenwerk Bewerbungen per E-Mail oder per Post eindämmen, denn diese stellen einen erheblichen Mehraufwand für die HR-Sachbearbeiter dar. Gleichzeitig kann die Einrichtung damit die Anzahl der eingehenden Bewerbungen erhöhen und wappnet sich so gegen den bevorstehenden Fachkräftemangel.

Haufe „Bewerbermanagement“ deckt alle Bereiche des Bewerbungsprozesses ab: Vom Antrag über die Genehmigung und Ausschreibung einer Stelle, bis zum Austausch mit den Führungskräften und der Stellenbesetzung. „Bewerbermanagement“ ist eines der Module der Gesamtlösung „Haufe Talent Management“, einem gemeinsamen Produkt von Haufe-Lexware und der umantis AG.

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

Die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG ist ein Unternehmen der Haufe Gruppe, die zu den innovativsten Medien- und Softwarehäusern der Branche Recht/Steuern/Wirtschaft gehört. Die Lösungen zeichnen sich durch hohe Nutzerfreundlichkeit und Kundenorientierung aus. Das Freiburger Unternehmen beschäftigt rund 1200 Mitarbeiter.

Die Marke Haufe steht für integrierte Arbeitsplatz- und Gesamtlösungen zur erfolgreichen Gestaltung steuerlicher, wirtschaftlicher und rechtlicher Aufgaben. Die Lösungen umfassen Fachinformationen, Applikationen, Services, Dienstleistungen, Online-Communities und Fachportale sowie Weiterbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten bis hin zur Personal- und Organisationsentwicklung. Im Bereich Personal ist Haufe führender Lösungsanbieter in Deutschland.

Zu den Kunden von Haufe-Lexware gehören Unternehmen wie BMW Group, Deutsche Bahn, Sony, Edeka, Kuka AG, Festo AG & Co. KG, Universitätsklinikum Mannheim, Siemens, REWE oder die Deutsche Telekom.

Weitere Informationen: www.haufe.de/talentmanagement

umantis AG

Die umantis AG ist europäischer Marktführer mit den meisten Kunden im integrierten webbasierten Talent- und Leistungsmanagement. Sie unterstützt mehr als 500 Kunden mit mehr als 3 Millionen Benutzern weltweit mit Software und Expertise, indem sie gute Management-Methoden mit erfolgreichen Konzepten des Internets kombiniert.

Die IT Forschungs- und Beratungsgesellschaft Gartner führt umantis als einzigen deutschsprachigen Anbieter neben SAP im „Magic Quadrant für Employee Performance Management“ unter den Spitzenanbietern der Welt.

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