Expertenkommentar von Sophie Vandriessche

München, 28. Februar 2024 – Jedes Unternehmen, das seine Mitarbeiter auf Geschäftsreisen schickt, muss Spesenverwaltung betreiben. Häufig ist das noch immer eine händische Angelegenheit mit viel Papier und zu hoher Anfälligkeit für Fehler. Ein digitales Spesenmanagement schafft nicht nur hier Abhilfe, sondern hat auch darüber hinaus noch weitere Vorteile. Welche das sein können, erläutert Sophie Vandriessche von Rydoo, einem führenden Anbieter für intelligentes Spesenmanagement.

Viele Unternehmen halten es noch immer für zuverlässiger, Belege auf Papier zu haben und verzichten auf ein digitales Pendant. Dabei vergessen sie Risiken wie verlorene oder beschädigte Belege oder auch den enormen Zeitaufwand in der Buchhaltung. Auch die Anfälligkeit für Fälschungen und Betrug liegt bei Papierbelegen höher.

Dabei ist ein digitales und intelligentes Spesenmanagement ohne Zettelwirtschaft ohne weiteres möglich. Optische Zeichenerkennung (OCR), wie auch Rydoo sie benutzt, kann mittlerweile 95 % aller Belege einwandfrei erkennen und macht damit den Umstieg auf papierlose Lösungen einfach wie nie. Rydoo ist compliant mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), was in Deutschland zur vollständigen Umstellung auf digitale Belegverwaltung nötig ist.

Ein digitales Spesenmanagement hat viele Vorteile, von denen nicht immer auf den ersten Blick zu sehen sind:

1. Mehr Compliance und weniger Risiko für Geldstrafen
Bei einer Rechnungsprüfung können beschädigte oder unlesbare Quittungen schnell als Betrugsversuch und ungültig eingestuft werden. Digitale Kopien verringern Risiko, dass Belege verloren gehen oder beschädigt werden. Damit bietet ein digitales Spesenmanagement mehr Transparenz und macht es einfacher, alle gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen einzuhalten. In der Folge sinkt auch das Risiko von finanziellen Konsequenzen bei Verstößen.

2. Stoßzeiten werden einfacher zu managen
Besonders am Monatsende steigt das Volumen an eingereichten Belegen häufig an. Eine papierlose Lösung erleichtert es, das zu managen. Wenn Rechnungen digital aufbewahrt werden, reichen lediglich ein paar Klicks, um die korrekte Rechnung zu finden, ohne dass jemand sich durch einen Stapel Papier wühlen muss.

3. Das Handling von Remote-Mitarbeitern wird simpel
Immer bieten Unternehmen Remote- oder Hybrid-Modelle an und nicht alle Mitarbeiter arbeiten an zentralen Standorten. Besonders wenn sie über verschiedene Länder arbeiten, wird das Handling von Papier-Belegen komplex und bis die Originale am Standort der Buchhaltung ankommen, kann es dauern. Hinzu kommen die Risiken für Beschädigung oder Verluste auf dem Transportweg. Digitales Spesenmanagement löst diese Probleme.

4. Sparpotenzial bei vielen kleinen Budgetposten
Es mag nach wenig klingen, doch auch viele kleinere Posten summieren sich auf. Ein digitales Spesenmanagement senkt einige Kosten für Büromaterial wie Papier oder Toner. Als Nebeneffekt stellt das auch einen positiven Umweltfaktor dar. Auch Regalplätze für Belege, die in der Regel viele Jahre aufbewahrt werden müssen, können durch digitale Archive eingespart werden – angesichts hoher Mieten ebenfalls attraktiv. Viele solcher kleinen Posten können das Budget mehr als gedacht entlasten.

Über Rydoo:
Rydoo ist ein führender Anbieter einer B2B SaaS-Plattform, für intelligentes Spesenmanagement. Mit einer mobilen App und Web-Applikation macht es Rydoo für Unternehmen einfacher, Transparenz über ihre Ausgaben zu erlangen, Richtlinien einzuhalten, und ihr Spesenmanagement zu optimieren. Im Fokus stehen dabei Compliance, Kontrolle und Komfort. Rydoo ist kompatibel mit den gängigsten HR-, ERP- und Buchhaltungssystemen. Seit über einem Jahrzehnt arbeitet Rydoo an Lösungen für Geschäftsreisen und Spesenmanagement. Rydoo beschäftigt 150 Mitarbeitende in acht Ländern und unterstützt weltweit mehr als eine Million Nutzer. Deutscher Standort ist München. Rydoo wird von der globalen Investmentfirma Marlin Equity Partners unterstützt.
Für weitere Informationen besuchen Sie bitte: https://www.rydoo.com

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