Häufig ist es noch die Regel, dass Projektteammitglieder vorwiegend lokal (Campus) am entsprechenden Projekt-Standort zur Umsetzung eines Projektes zeitlich befristet zusammen kommen. Man trifft sich zu Workshops und Statusmeetings in Besprechungsräumen; man trifft sich auch mal auf dem Flur und in der Kaffeeküche zum Small-Talk. Zur Klärung einer offenen Frage geht man schnell mal ins Büro nebenan. Damit verbunden sind enorme zeitliche und finanzielle Aufwendungen für Reisen und Übernachtungen. So wurden und werden für den Campus Mode z.B. noch ganze Berater-Teams während der gesamten Projektlaufzeit in ausländische Produktionsstandorte für SAP-Einführungen „verfrachtet“. Oder internationale Projektteams werden für Monate an einem Projektstandort „zusammengepfercht“ (war rooms). Neue Projektansätze ermöglichen signifikante Synergieeffekte.

Die Arbeitsweise in Projekten hat sich schleichend verändert: Breitband-Internet und moderne Kommunikationstools schaffen die Voraussetzungen, auch remote zusammenzuarbeiten und so den Wandel der Projektkultur zu unterstützen. Heute ist es möglich, schnell und effizient Projektteams aus den besten weltweit verfügbaren Experten zusammen zu stellen. Diese neuen Projektteams treffen sich nur selten persönlich oder im Extremfall sogar nie. Workshops und Statusmeetings finden in virtuellen Besprechungsräumen statt.

Die Herausforderung

Projekte erfolgreich durchführen und gleichzeitig die Projektkosten zu senken ist eine Maxime des magischen Dreiecks Termine-Kosten-Qualität. Projekte müssen heute im globalen Kontext realisiert werden, d.h. Projekte werden zwischen Kontinenten, in verschiedenen Zeitzonen und mit unterschiedlichem kulturellem Hintergrund gesteuert. Projekt-Teams, insbesondere die schon überbeanspruchten Experten, können sich nicht mehr räumlich am gleichen Platz verabreden, um sich in langwierigen Präsenzmeetings abzustimmen.
Bei der Führung von virtuellen Teams sind zum Teil andere Schwerpunkte zu setzen, denn es gibt neue zusätzliche Herausforderungen und Risiken. Damit werden auf jeden Fall noch andere, neue Tools benötigt und im Projekt eingesetzt.
Die bisherigen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen Ihrer Projektmanager bleiben wertvoll, sind aber zur effizienten, erfolgreichen Führung von virtuellen Projektteams nicht mehr ausreichend.
Auch ein offenes und flexibles Eingehen auf Eigenheiten fremder Kulturen ist in virtuellen Teams noch herausfordernder als im direkten persönlichen Kontakt.

Der Lösungsansatz

Durch Bereitstellung externer Experten, die das Projekt leiten oder den Projektleiter auf Kundenseite durch Coaching unterstützen, ergeben sich vielfältige Potenziale hinsichtlich Kosten und Qualität. Die Projektleiter von GOPA IT verfügen über die notwendigen Skills. Sie sind es gewohnt virtuelle Projektteams zu führen und mit ihnen das Projektziel zu erreichen. Dabei kommen neue, vielfältige Tools und Kommunikationstechniken wie Online-Meeting im Netz, Telefonkonferenzen, Video Konferenzen bzw. Telepräsenz Konferenzen, eClass Rooms oder eLearning zum Einsatz.
Die besonderen Anforderungen an das Management virtueller Teams werden berücksichtigt. So ist eine gute Vorbereitung virtueller Projektsitzungen noch deutlich wichtiger als für Präsenzmeetings. Gute Vorbereitungen bedeuten im virtuellen Umfeld, dass Dokumente im Vorfeld z.B. als Entwürfe zur Verfügung gestellt werden, um diese dann in virtuellen Projektsitzungen gemeinsam zu bearbeiten und abzustimmen. Gute Vorbereitung bedeutet auch, dass Zugangscodes rechtzeitig verteilt werden.
In webbasierten Collaboration Tools können die Teammitglieder auf Dokumente oder work-items gemeinsam zugreifen und diese bearbeiten.
Projekt-Blogs sind wegen des für die Öffentlichkeit möglichen WEB-Zugangs weniger geeignet. Da sich noch keine Standards etabliert haben und ständig neue und weiterentwickelte Tools auf den Markt kommen ist eine ausgeprägte Erfahrung mit unterschiedlichsten Tools und damit die Fähigkeit neue Tools schnell und effizient zu nutzen eine wichtige Voraussetzung.
In der Praxis werden aber auch Grenzen zum Einsatz virtueller Teams insbesondere bei gegebenen interkulturellen Unterschieden sichtbar.

Benefits für Unternehmen

Der Nutzen virtueller Projektteams aus Unternehmenssicht:
– geringere Kosten für Reisen und Hotel
– Wegfall überflüssiger Reisezeiten
– Effektive Projektarbeit durch Einsatz virtueller Meetings und neuester Kommunikationstechniken
– Schnelle, flexible und effiziente Einbindung der besten global verfügbaren Experten in Ihre Projektteams

In Summe kann die Projektarbeit mit virtuellen Teams zielgerichteter und effektiver erfolgen. Das ist der Schlüssel, um die Projektziele in „quality, time and budget“ zu erreichen.
GOPA IT ist ein international tätiges IT Beratungshaus mit Stammsitz im Rhein-Main-Gebiet. In den Geschäftsbereichen IT Business Consulting, IT Technology Consulting und IT Management Consulting unterstützen die Experten von GOPA IT ihre Kunden dabei, IT Projekte zum Erfolg zu führen.

GOPA IT Consultants GmbH
Tobias Müller
Vor der Niederpfort 13
65428 Rüsselsheim
+49 6142 / 30170 -0
www.gopa-it.de
info-itc@gopa.de

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