Rechnungsprüfung und Dokumentenerfassung effizient gestalten mit dem tangro IM Eingangsbuch
Heidelberg, 27. September 2011 – tangro bietet mit dem Eingangsbuch für tangro IM ein komfortables Werkzeug für das Management von Eingangsrechnungen an, das um neue praxisgerechte Optionen erweitert wurde. So steht nun eine Vielzahl von Selektions- und Analysefunktionen zur Verfügung, die in Kombination mit der Massenfunktion eine schnelle, sinnvolle und auf Kosteneinsparungen ausgerichtete Dokumentenerfassung und Rechnungsprüfung ermöglicht.
Im tangro-IM-Eingangsbuch werden sämtliche eingegangenen Rechnungen übersichtlich in Listenform angezeigt, wobei über 100 Spaltenkriterien zur Auswahl stehen. Sichtbar sind hier auch solche Belege, bei denen Stamm- oder Organisationsdaten unvollständig sind. Sachbearbeiter können somit auch auf diese Dokumente zugreifen, ohne den Arbeitsplatz wechseln zu müssen. Der Status einer Rechnung ist dabei auf einen Blick anhand der Anzeige in Ampel-Farblogik erkennbar.
Belege im Rechnungseingangsbuch können mit Hilfe der Selektionsfunktion auf komfortable Weise nach verschiedensten Kriterien gesichtet werden. So ist ein gezieltes Auffinden beispielsweise von Belegen bestimmter Lieferanten möglich. Darüber hinaus können Sachbearbeiter die eingegangenen Rechnungen nach Belegdatum, Eingangsdatum oder auch Bearbeitungsstatus filtern. Möglich ist ebenfalls eine Selektion nach bestimmten Beträgen, so dass auf diese Weise beispielsweise Rechnungen ab einer bestimmten Betragshöhe priorisiert verarbeitet werden können.
Insgesamt stehen im Eingangsbuch derzeit 55 Selektionskriterien von Rechnungen zur Verfügung. Darüber hinaus beinhaltet das Eingangsbuch über 100 Analysefunktionen, über die sich Eingangsrechnungen nach bestimmten Aspekten untersuchen lassen, um dann gezielt weiter verarbeitet zu werden. So ist beispielsweise eine Analyse der Eingangspost nach Fälligkeitsdatum möglich. Desgleichen können Rechnungen danach untersucht werden, welcher Skontobetrag jeweils für welchen Zahlungszeitpunkt vereinbart wurde. Auf diese Weise ist eine sinnvolle Verarbeitung möglich, mit deren Hilfe das Unternehmen gezielt Kosten einsparen kann.
Die weitere Verarbeitung der Belege wird über die besonders komfortablen Massenfunktionen im tangro-Eingangsbuch erleichtert. Bestimmte Funktionen sind dabei für alle markierten Belege in einem einzigen Schritt ausführbar. So können Sachbearbeiter über die Massenfunktion beispielsweise alle markierten Rechnungen in den Genehmigungs- und Freigabe-Workflow schicken. Ebenso ist es möglich, für sämtliche markierten Belege einen Buchungsvorgang zu starten. Auch lassen sich für alle markierten Dokumente die in der Zwischenzeit im Unternehmen eingegangenen Wareneingänge aktualisieren. In einem einzigen Arbeitsschritt können Belege zudem storniert werden, falls diese beispielsweise falsch eingescannt wurden oder die Scanqualität nicht zufriedenstellend war. Ebenfalls möglich ist eine Neuinterpretation, so dass z.B. Stammdaten, die in der Zwischenzeit eingepflegt wurden, nun für die Dokumentenerfassung und Rechnungsprüfung verwendet werden können.
Die tangro Software Components GmbH (www.tangro.de) ist ein Softwareentwicklungs- und Beratungshaus mit Sitz in Heidelberg. Das Unternehmen wurde 1998 gegründet und verfügt über langjährige Erfahrung in Softwareentwicklung, Beratung sowie Projektierung. tangro unterstützt Firmen bei der Optimierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse im Dokumenteneingang via Papier, E-Mail und EDI (Electronic Data Interchange). Die Grundlage bilden SAP-Add-Ons und Workflow-Applikationen. Die innovative tangro-Technologie basiert auf grafischer Geschäftsprozessmodellierung und garantiert eine schnelle und kostengünstige Umsetzung von individuellen Anforderungen im laufenden Prozess (Bild: iStockphoto).
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