Mit DIDO, der digitalen Dokumenten-Organisation von TA Triumph-Adler hat die Uelzener Versicherung Zahlen, Daten und Fakten perfekt im Griff.

Die Regale mit Akten ziehen sich über die Flure, füllen Keller und Lagerräume. Denn die Uelzener Versicherung ist Deutschlands führender Tierversicherer und bietet auch für Zweibeiner eine Vielzahl von Policen an. Seit 1873 besteht das Unternehmen – kein Wunder, dass sich die Aktenberge türmen: um rund 600 000 Verträge kümmern sich die 170 Mitarbeiter der Versicherung. Jede Akte muss mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Bei Personenschäden ergeben sich manchmal erst Jahre später Folgekosten, dann heißt es: Akte raussuchen, Dokument abheften, Akte zurückstellen.

Zahlen, Daten, Fakten per Knopfdruck

Damit ist jetzt Schluss: Die Uelzener Versicherung stellt auf digitale Schadenakten um, mithilfe von TA Triumph-Adler. Der Spezialist im Document Business hat sich gegen fünf Mitbewerber durchgesetzt und schafft nun Raum in den Regalen – mit einer maßgeschneiderten DIDO-Lösung. Viel Lagerplatz wird dann nicht mehr benötigt, alle Informationen werden per Knopfdruck abrufbar sein.

Ein großes Projekt, das fast zwei Jahre in Anspruch nahm: Ein Altdatenbestand von 14 Millionen Dokumenten musste verarbeitet werden. Einmal mehr hat der Marktführer TA Triumph-Adler bewiesen, dass sich selbst riesige Datenmengen aus anderen Systemen migrieren lassen.

Inzwischen sind 120 PC-Arbeitsplätze mit der neuen Software von TA Triumph-Adler ausgerüstet. Sie bietet eine Vielzahl an Suchfunktionen und kann in Sekundenschnelle auf das Archiv zugreifen: Auf Angebote, Vertragsvorlagen, MS-Office-Dokumente, Scan-Workflow, E-Mail-Verkehr, Serienbriefe und nicht zuletzt auf digitalisierte Schadenakten. Die Enterprise Content Management-, kurz, ECM-Lösung von TA Triumph-Adler ist sehr flexibel und erweiterungsfähig. Mit diesem maßgeschneiderten Konzept lässt sich das tägliche Versicherungsgeschäft erheblich effizienter gestalten.

Strukturwandel im Dokumenten-Management-System

Eine Dokumenten-Management-Lösung ist bei der Uelzener Versicherung bereits seit 15 Jahren im Einsatz, doch das bisherige System war der ständig wachsenden Datenmenge und den neuen technischen Anforderungen nicht mehr gewachsen. Die Zugriffszeiten wurden immer länger und nicht selten haben Sachbearbeiter bis zu einer halben Minute auf eine Information gewartet. „Mit dem neuen System bieten wir quasi eine Echtzeit-Lösung“, erklärt Markus Müller, Vertriebsleiter Digital Solutions bei TA Triumph Adler Norddeutschland.

Die Herausforderung für TA Triumph-Adler bestand nicht allein in der Migration der Altdaten, auch wenn dieser Prozess am schwierigsten war. Um die Umstellung für die Mitarbeiter so angenehm wie möglich zu gestalten, sollten gewohnte Suchstrukturen weitestgehend in das neue System übernommen werden. Zugleich sollten einzelne Komponenten, die bislang nicht optimal gelaufen waren, verbessert werden.

Erfolg ist, wenn alle zufrieden sind

Das ist TA Triumph Adler gelungen, die Akzeptanz der neuen ECM-Software ist groß. „Das beste Zeichen dafür, dass etwas funktioniert, ist die Ruhe im Betrieb“, sagt der IT-Chef, der Uelzener Versicherung, Klaus Kohlmeyer zufrieden. TA-Vertriebsleiter Müller hält vor allem die Beteiligung der Mitarbeiter am gesamten Entscheidungs- und Umstellungsprozess für essenziell: „Oft treffen die Chefs im stillen Kämmerlein die Wahl. Und wenn die Einführung dann nicht gleich reibungslos klappt, ist der Widerstand der Mannschaft groß. Das ist uns bei der Uelzener Versicherung nicht passiert. Alle haben von Anfang an mitgezogen.“

IT-Chef Klaus Kohlmeyer freut sich über das neue System. „Es ist so schnell und so stabil! Für einen Sachbearbeiter gibt es doch nichts Schlimmeres, als den Kunden am Telefon warten zu lassen, weil sein Computer so langsam ist. Oder sagen zu müssen: Unser System ist leider abgestürzt. Diesen Spruch werden Sie bei der Uelzener Versicherung bestimmt nicht mehr hören.“

Über die TA Triumph-Adler GmbH:
Im Document Business ist TA Triumph-Adler der Spezialist. Das Unternehmen analysiert und berät Geschäftskunden individuell und realisiert den effizienten Document-Workflow. Sowohl in papier- als auch in elektronischer Form und mit nachhaltigem Service. Mit über 208.000 installierten Systemen bei mehr als 35.000 zufriedenen Endkunden und mit 115 Jahren Erfahrung im „Document-Business“ ist der Konzern Marktführer in Deutschland. Über 400 eigene Document-Consultants sowie 500 eigene System-Supporter garantieren flächendeckenden Service. Der Konzern ist über 10 rechtlich selbständige s.g. „Solution Center“ (GmbH´s) an mehr als 50 deutschen Standorten sowie international für seine Kunden vor Ort. TA Triumph-Adler bietet ganzheitliche und einzigartige modulare Lösungskonzepte (Hardware = TOM „Total Output Management“; Service = JAMES; Software = DIDO „Digital Document Organisation“, Asset- u. Systemmanagement = „KIRK“ ). Das Unternehmen ist Vollsortimenter in den Bereichen Druck, Fax, Kopie, Scan, DMS und MPS und verfügt mit der TA Leasing GmbH über einen eigenen Finanzdienstleister, der den Unternehmenskunden nahezu jede Form der Finanzierung ermöglicht. Mit der spezialisierten TA Triumph-Adler Corporate Consulting GmbH betreut der Document Spezialist national und international aufgestellte Großkunden. Mit der TA Triumph-Adler Professional Services GmbH garantiert der Konzern innovative Servicelösungen und -dienstleistungen. Die TA Triumph-Adler GmbH erzielte im Geschäftsjahr 2009 mit 1.285 Mitarbeitern (davon rund 150 Auszubildende) einen Umsatz von 287,5 Mio. Euro. Die Gesellschaft übernimmt mit der Triumph-Adler Stiftung „Triumph für Kinder“ (Kto.: 5260500, BLZ: 76040061) sozial- und gesellschaftspolitische Verantwortung, fühlt sich dem Schutz der Umwelt verpflichtet und folgt einer effizienten und umfassenden Corporate Governance. Sitz der GmbH ist Nürnberg.

TA Triumph-Adler GmbH
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