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Köln, den 07.12.11 – Heute werden die letzten Mikrofilme mit Abbildungen kostbarer Originale des Historischen Archivs Köln verarbeitet. Der Dienstleister ALPHA COM erzeugte insgesamt knapp 7,5 Mio. Bilddateien und legte damit einen Grundstein fürs größte digitale Archiv Deutschlands.

Als am 3. März 2009 zigtausend Originale des Stadtarchivs Köln quasi im Erdboden verschwanden, ahnte niemand von der Chance, die sich aus dieser kulturellen Tragödie ergeben würde: Es entsteht Deutschlands größtes virtuelles Archiv mit 7,5 Mio. Abbildungen, das rund um den Globus zugänglich ist und kontinuierlich anwachsen wird.
Der Dienstleister ALPHA COM unterstützt das Vorhaben, in dem er ca. 7.500 Mikrofilme mit den wichtigsten Archivalien digitalisiert. Die Konvertierung endet heute und erreicht ein Datenvolumen von
30 Terabyte (TB). Dank modernster LuraTech Kompressions-Technologie verkleinert sich der Bestand auf „nur“ 3,3 TB.
Etwa 6 Mio. Abbildungen im Format PDF/A liegen bereits auf sicheren Servern der Stadt Köln und warten auf die wissenschaftliche Aufbereitung. „Das alles ist eine Mammutaufgabe, an der viele Fachleute bei uns arbeiten“, erklärt Dr. Andreas Berger, Sachgebietsleiter beim Historischen Archiv der Stadt Köln.
Doch der Aufwand lohnt sich: Heute stehen über 260.000 Einträge im Digitalen Lesesaal. Ende des Jahres sollen 250.000 hinzukommen. Bis das gesamte Material online abrufbar ist, wird es aber noch dauern.
Das Stadtarchiv beherbergt mittelalterliche und neuzeitliche Archivalien sowie Zeitgeschichtliches, die ehemals 30 Regalkilometer füllten. Beispiele sind Handschriften von Albertus Magnus oder Mittelalterliche Verfassungsurkunden der Stadt Köln.

Bundesprojekt zum Schutz von Kulturgut
Die Mikrofilme stammen aus einem Programm der 1960er zum Schutz von Kulturgut bei bewaffneten Konflikten, motiviert durch den Kalten Krieg. Verantwortlich ist das jetzige Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK). „Das ist der erste Fall in Deutschland, bei denen Mikrofilme aus der Sicherheitsverfilmung ihren Zweck erfüllt haben“, freut sich der Archivar. „So können wir unsere wichtigsten Archivalien schneller als gedacht wieder nutzbar machen bzw. überhaupt anbieten, da einige Unikate unwiederbringlich zerstört wurden.“
ALPHA COM fand einen Weg, die aufwändige Verarbeitung der Mikrofilme weitgehend zu automatisieren. Dazu nutzte der Dienstleister einen besonders schnellen Rollfilm-Scanner von Kodak und entwickelte eine Erfassungsmaske zum Eintragen der Metadaten. Um die Ladezeiten drastisch zu verkürzen, arbeitete er mit Thumbnails, kleinen Layout-Versionen, anstatt der großen Bilddateien.
„Es ist sehr spannend, so eine Menge an Digitalisaten zu bearbeiten und einen Standard zu entwickeln, an dem sich andere Archive orientieren können“, resümiert Dr. Andreas Berger.

Foto: Stadt Köln / Viktor Dahmen
Die ALPHA COM Unternehmensgruppe
ALPHA COM ist einer der größten Scan-Dienstleister Deutschlands und konvertiert täglich bis zu 1,5 Mio. Papierseiten ins gewünschte Dateiformat. Das Dienstleistungs-Unternehmen und Systemhaus agiert seit 35 Jahren im Dokumenten-Management und beschäftigt circa 600 Mitarbeiter im Mehrschichtbetrieb an zehn bundesweit verteilten Standorten.
Das umfassende Serviceportfolio unterstützt Kunden dabei, durchgängig elektronisch zu arbeiten und so dem „papierlosen Büro“ näher zu kommen. Das Spektrum reicht von der Mikroverfilmung und dem klassischen Scannen von Belegen & Zeichnungen über Datenerfassung und OCR-Erkennung bis zur Aufbereitung von Daten für Fachanwendungen der Kunden und der vorbereitenden Sachbearbeitung. Zudem erbringt die Gruppe Beratungsleistungen und vertreibt passende Hardware und Software (DMS).
Rund 3.000 Kunden sämtlicher Branchen und Größen nutzen den ALPHA COM Service für Posteingang, Archivierung, Vervielfältigung und Verteilung von Informationen. Für mehr als 400 Kunden agiert man täglich unter zeitkritischen Gesichtspunkten. Der Dienstleister rund ums Dokument erbringt auch den Rechenzentrums-Betrieb und Software as a Service (SaaS) für digitale Archive in hochsicherer Umgebung mitsamt Replikation.
Der Hauptsitz befindet sich in Hamburg, Niederlassungen bestehen in Bremen, Dortmund, Oberhausen, Köln, Frankfurt am Main, Stuttgart, München, Dresden und Berlin. Weitere Standorte in Österreich und der Schweiz sind geplant.
Weitere Informationen: www.alpha-com.de

Die ALPHA COM Deutschland GmbH beschäftigt rund 500 Mitarbeiter und ist nach DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert. Das Unternehmen arbeitet medienneutral und verarbeitet jegliche Form von Dokumenten und Daten nach den Anforderungen der hiesigen Datenschutzgesetzte (z.B. BDSG). Dazu betreibt der Dienstleister eigene elektronische Systeme für Archivierung und Vorgangsbearbeitung.
ALPHA COM Consulting berät Kunden bei der Optimierung der Informationslogistik. erstellt Bestandsanalysen, entwickelt alternative Lösungen und begleitet behutsam Reorganisations-Maßnahmen.

Spezifisches Know-how bündelt ALPHA COM in Kompetenz-Centern, die projektspezifisch agieren. Sie bestehen z.B. für die Bereiche:
– automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen
– elektronische Patientenakte
– elektronische Personalakte
– Customer Service
– Anwendungen für Bibliotheken und Verlage

Die ALPHA COM Dokumenten Service Center GmbH ist auf informationsbasierte Geschäftsabläufe spezialisiert und übernimmt mit ihrem Service Business Process Outsourcing (BPO) ganze Prozesse eines Unternehmens.

Alpha Com Deutschland GmbH
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