Spesenmanagement: Diese Entwicklungen prägen 2025

Posted On: 13. Januar 2025
Posted By: pr-gateway

Expertenkommentar von Aidana Zhakupbekova, CFO bei Rydoo.

Für gewöhnlich unter dem Radar der Öffentlichkeit, aber gerade in finanziell angespannten Zeiten unerlässlich, ist für Unternehmen das Management von betrieblichen Ausgaben wie Geschäftsreisen. Doch auch dieser scheinbar starre Bereich ist fortwährend in Bewegung. Der Jahreswechsel bietet eine gute Gelegenheit, um einen Blick auf drei Punkte zu blicken, die 2025 besonders im Fokus stehen werden.

1. KI-Assistenten statt Zettelwirtschaft
Was die Dubai-Schokolade bei Konsumenten ist, sind im B2B die Möglichkeiten und Potenziale von KI-Tools: Das Hype-Thema 2024. Und natürlich haben künstliche Intelligenz und Automatisierung auch im Spesenmanagement bereits Einzug gehalten. So überprüft das KI-gestützte „Smart Audit“ von Rydoo eingescannte Belege in jeder Sprache automatisch auf mögliche Compliance-Verstöße. Diese Weiterentwicklung nimmt Finanz-Teams große Teile manueller Arbeit ab und verschafft ihnen zusätzliche Zeit. Unternehmen profitieren außerdem von Einsparungen in Millionenhöhe, die durch fehlerhafte Abrechnungen oder Betrug regelmäßig entstehen. Kein Wunder also, dass laut Gartner schon jetzt bei etwa 60 % aller mit Finanzen verbundenen Aufgaben in Unternehmen eine Form von KI-Tools im Einsatz ist. Auch für 2025 dürfen wir hier neue Features und Funktionen erwarten, die ungeliebte manuelle Aufgaben übernehmen und allen Nutzern das Leben leichter machen.

2. Neue Compliance-Pflichten brauchen transparente Daten
Jahr für Jahr verändern neue Vorschriften Abläufe in der Geschäftswelt. In jüngster Vergangenheit war dabei vor allem Compliance der große Antreiber. Bereits umgesetzte oder kurz bevorstehende Initiativen wie die Pflicht zu E-Rechnungen oder die CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) erfordern auf diversen geschäftlichen Ebenen ein neues Maß an Transparenz. Dabei ist es nötig, Daten nicht nur zu sammeln, sondern auch berichtsfähig zu verwalten. Mit Papierbelegen ist dies kaum zu leisten. Wie oben bereits angesprochen, tragen moderne Plattformen für das Spesenmanagement mit ihren KI-gestützten Tools signifikant dazu bei, Compliance-Verstöße zu vermeiden. Auch das Aufbereiten von Rechnungen erleichtern sie deutlich. Daher wird ihnen im Licht neuer Vorschriften weitere Aufmerksamkeit als nützliche Lebensretter zukommen.

3. Unternehmen müssen ihre alltäglichen Geldflüsse optimieren
Insbesondere deutsche Unternehmen stehen als Folge der letzten Jahre unter Druck und streben danach, ihr operatives Geschäft zu optimieren. CFOs kommt dabei mehr und mehr die aktive Rolle zu, Firmen finanziell in ruhigen Gewässern zu halten. Um dabei die bestmöglichen Entscheidungen zu treffen, brauchen sie Daten und Analysen – je leichter diese zugänglich und lesbar sind, umso besser. Und auch wenn sie weniger im Rampenlicht stehen als große Investments, betrifft dies auch die zahlreichen regelmäßigen Ausgaben im Tagesgeschäft. Ein intelligentes Spesenmanagement kann ganz genau aufzeigen, welche Aufwendungen gut genutzt sind und wo Geldströme möglicherweise versanden. Auf Basis dessen können CFOs wertvolle Ressourcen freilegen.

Dies sind nur drei der Punkte, die die Rolle des Spesenmanagements im Jahr 2025 prägen werden. Jeder davon bringt weitere Implikationen, die beleuchtet werden könnten. Doch eines ist sicher: Mehr denn je brauchen Unternehmen ein Spesenmanagement, das digital, komfortabel und transparent ist.

Über Rydoo:
Rydoo ist ein führendes B2B SaaS-Unternehmen mit einer Plattform für intelligentes Spesenmanagement, die Spesenflüsse automatisiert und durch einfachere Erstattungszyklen für mehr Komfort, Compliance und Kontrolle im Prozess der Spesenabrechnung sorgt. Mit einer mobilen sowie Web-basierten App können Mitarbeiter effizient Ausgaben in Echtzeit erstellen, einreichen und genehmigen. Finanzteams können die flexible Lösung in ihre HR-, Finanz- und ERP-Tools integrieren. Weiterhin können sie mit Rydoo die Ausgabenmuster und Fahrer des Unternehmens identifizieren und sicherstellen, dass Kilometerabrechnungen und Pauschalvergütungen überall konform sind. Rydoo verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Branche. Ein Team von 150 Mitarbeitern in acht Ländern weltweit unterstützt mehr als eine Million Nutzer. Deutscher Standort ist München.
Seit Juni 2024 ist Eurazeo Mehrheitsaktionär von Rydoo. Eurazeo ist eine führende europäische PE-Firma und Investmentgruppe mit einem Vermögen von über 35 Milliarden Euro, die in über 600 Unternehmen weltweit investiert hat.
Für weitere Informationen besuchen Sie bitte: https://www.rydoo.com

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