Make or buy? In Zeiten zunehmender Digitalisierung steht diese Frage bei der Umsetzung von IT-Projekten im Mittelpunkt. Steigende Anforderungen an die IT-Infrastruktur und Datensicherheit setzen profundes Know-how und ausreichende finanzielle Mittel voraus: für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Eine Möglichkeit, diese Hürde erfolgreich zu meistern, ist das IT-Offshoring – die Verlagerung von Dienstleistungen ins Ausland. Der Vorteil: Spezialisierte Dienstleister übernehmen die organisatorische Abwicklung, stellen qualifiziertes Personal zur Verfügung und bieten eine optimale und sichere IT-Infrastruktur an. Der folgende Artikel zeigt die fünf Schritte, mit denen ein Offshoring gelingt, und stellt Chancen und Risiken heraus, die es bei der Auswahl eines geeigneten Dienstleisters zu beachten gilt.
„Prinzipiell lohnt sich ein IT-Offshoring für jedes Unternehmen, das spezielle Software herstellt oder einsetzt – egal ob kleine Web-Agentur oder international tätiges Softwarehaus“, betont Swen Berbett, Leiter von India4IT. „Entscheidend ist, wie gut sich die jeweiligen Leistungen segmentieren und modular programmieren lassen, sodass Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus an den Projekten arbeiten können.“ Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen sowie für Start-ups, deren finanzielle Mittel begrenzt sind, kann eine IT-Auslagerung eine wirtschaftliche Option zur Steigerung der Leistungsfähigkeit darstellen. Eine kosteneffiziente Lösung ist folgende: Spezialisierte Dienstleister mit langjähriger Erfahrung und umfassenden Marktkenntnissen übernehmen die organisatorische Abwicklung des Offshorings. Sie stehen ihren Auftraggebern bei allen Entscheidungen beratend zur Seite. Von Deutschland aus planen die Dienstleister die Umsetzung, stellen den Kontakt zu ausländischen Fachkräften her und stellen Arbeitsplätze im Ausland zur Verfügung. Die Auswahl des Landes hängt dabei von verschiedenen Kriterien ab: Kosten und verfügbare Mitarbeiter spielen ebenso eine Rolle wie Sprache und Kultur. „Indien ist seit vielen Jahren eines der beliebtesten Offshoringziele. Mit India4IT haben wir über 20 Jahre Erfahrung am indischen Arbeitsmarkt gesammelt. Indien bietet hochqualifizierte Mitarbeiter, Qualität und Modernität“, so Berbett.
Chancen nutzen
Hohe Qualität zu niedrigen Preisen? Unternehmen profitieren bei der Auslagerung ihrer IT vor allem in Sachen Kosten. „Technologien entwickeln sich rasend schnell weiter. Wer mit dem technischen Fortschritt mithalten will, muss investieren, Fachwissen aufbauen und seine Personal- und Hardwareressourcen stets erweitern“, erklärt Berbett. Bei einem IT-Offshoring entfallen Investitionen in die IT-Infrastruktur gänzlich: Der Dienstleister hält Hardware, Software und Infrastruktur auf dem neusten Stand und führt regelmäßig Updates und Wartungen durch. Auch die Personalkosten sind wesentlich geringer. Die Ausbildung der Mitarbeiter im Offshoringland entspricht den westlichen Standards, sodass Unternehmen auf hochqualifiziertes IT-Know-how zugreifen können und keinen Qualitätsverlust befürchten müssen. Im Gegenteil: Durch das Offshoring werden neue Impulse in den Betrieb gebracht und es entstehen neue Ideen. Auch Spezialanforderungen decken die ausländischen Mitarbeiter ab. Dadurch gewinnen Unternehmen ein höheres Maß an Flexibilität und reagieren entsprechend schnell auf sich sprunghaft verändernde Auftragslagen. Last, but not least werden die Mitarbeiter in Deutschland entlastet und konzentrieren sich auf das Kerngeschäft.
Risiken minimieren
Trotz zahlreicher Vorteile birgt ein IT-Offshoring auch Risiken: Primär gilt es, kulturelle Unterschiede und sprachliche Diskrepanzen zu überwinden. Diese Hürde meistern Unternehmen mit kultureller Sensibilität und Offenheit. Diese erreichen sie durch interkulturelle Trainings sowie regelmäßige Treffen sowohl in Deutschland als auch im Ausland. Auch die Zeitverschiebung ist ein Thema bei der Kommunikation zwischen dem Auftraggeber und den neuen Mitarbeitern. „Wir nutzen Indien für das Offshoring. Die Zeitverschiebung hat hier auch Vorteile. Indien ist uns beispielsweise 3,5 Stunden voraus. Während die deutschen Mitarbeiter gerade ihre Schicht anfangen, hatten die indischen Entwickler schon Zeit, eine Lösung auszuarbeiten“, so Berbett. Auch der vertrauliche Umgang mit internen Daten spielt eine wichtige Rolle. „Um einem Datenmissbrauch vorzubeugen, ist bei der Dienstleisterauswahl auf Transparenz, Erfahrung und Seriosität zu achten. Die Datensicherheit vor Ort muss sichergestellt sein: mit einem eigenen Gebäude, einer eigenen IT-Abteilung und einem ausgefeilten Sicherheitskonzept“, so Berbett. Bei India4IT greifen die Offshoremitarbeiter über eine Remote-Verbindung auf die Systeme der Auftraggeber zu. Die einzelnen Programme und Daten werden auf den Servern in Deutschland gehostet. Damit ist höchste Datensicherheit gewährleistet.
Fünf Schritte zum erfolgreichen Outsourcing
India4IT, ein Geschäftsbereich der BEO GmbH, ist bereits seit über 20 Jahren am indischen Markt aktiv und besitzt in Kochi einen eigenen Technologiepark mit mehr als 120 Mitarbeitern. Auf Basis seiner langjährigen Erfahrung hat das Unternehmen fünf Schritte zum erfolgreichen Offshoring von Softwareentwicklungsleistungen identifiziert.
Schritt 1: den internen Bedarf erfassen
Zu Beginn eines jeden Offshoringkonzeptes steht die Analyse der Ausgangssituation. Alle relevanten Parameter wie Personal, Kosten, Aufwand, Organisation sowie klare Projektzielsetzungen müssen berücksichtigt werden. Um Offshoremitarbeiter effektiv einzusetzen und zu steuern, empfiehlt es sich, einen festen Ansprechpartner für das ausländische Team festzulegen. Darüber hinaus gilt es zu definieren, welche Teilbereiche oder Projekte auszulagern sind. Nur wer intern gut auf die neue Form der Zusammenarbeit vorbereitet ist und genau weiß, was er will, wird Erfolg haben.
Schritt 2: die Mitarbeiter früh ins Boot holen
Die Mitarbeiter sind der wichtigste Erfolgsfaktor eines Unternehmens. Sie sollten frühzeitig in die Prozesse und Entscheidungen für ein Offshoring einbezogen werden, damit keine Ängste, beispielsweise vor einem Jobverlust, entstehen. Denn neue Fachkräfte dienen als langfristige Unterstützung. Sie entlasten das Unternehmen, damit sich die Kollegen auf das Kerngeschäft konzentrieren können.
Schritt 3: den richtigen Dienstleister auswählen
Es gibt in Deutschland spezialisierte Dienstleister, die die komplette Abwicklung eines IT-Offshorings übernehmen: Sie rekrutieren auf Basis der Stellenprofile ihrer Auftraggeber geeignete Mitarbeiter, stellen eine leistungsfähige IT-Landschaft zur Verfügung und wickeln die gesamte Vertragsgestaltung ab. Bei der Dienstleisterauswahl gibt es jedoch einiges zu beachten: Welche Abhängigkeit ist vom Anbieter zu erwarten? Welche Abrechnungsmodelle gibt es? Wie erfolgt die Vertragsabwicklung und wie gestalten sich Einstellung und Kündigung von Mitarbeitern? Das alles sind Aspekte, die bei der Anbietersuche beachtet werden müssen. Aber auch Zuverlässigkeit, Transparenz, Flexibilität, Erfahrung, Vertrauen und die Infrastruktur des Anbieters spielen eine wichtige Rolle bei der Anbieterauswahl. Ein seriöser Dienstleister stellt bei Bedarf detaillierte Referenzauskünfte zur Verfügung. Daneben sind attraktive Arbeitsbedingungen wichtig, um Fluktuationen zu vermeiden: Ein fairer Stundenlohn und geregelte Arbeitszeiten sind nicht immer selbstverständlich.
Schritt 4: im Rekrutierungsprozess die richtigen Entscheidungen treffen
Kompetentes und erfahrenes IT-Personal ist wichtig: Daher empfiehlt sich ein umfangreicher Rekrutierungsprozess. Unternehmen sollten sich bei der Zusammenstellung der Teams einbringen und vorab ein klares Anforderungsprofil der Mitarbeiter vorgeben. Ein geeigneter Dienstleister verfügt über beste Kenntnisse auf dem ausländischen Arbeitsmarkt. Er führt Bewerbungsgespräche, sucht entsprechend den Auswahlkriterien kompetentes Personal und kümmert sich um die Vertragsabwicklung. Die Mitarbeiter werden dabei exklusiv für den Auftraggeber eingestellt.
Schritt 5: klare Kontroll- und Steuerungsmöglichkeiten einführen
Unternehmen müssen von Anfang an klare Kontroll- und Steuerungsmöglichkeiten einführen. Wie umfangreich diese sind, hängt stark mit dem jeweiligen Land und der jeweiligen Kultur zusammen. Interne Kommunikationstools, Videokonferenzen oder persönliche Treffen erleichtern die Kommunikation. Doch eins sollte klar sein: Kein Offshoring bringt von Beginn an 100 Prozent Leistung. Einarbeitungszeiten müssen eingeplant werden. Die Auslagerung von IT-Projekten lohnt sich daher nur auf langfristiger Basis. Grundsätzlich sollte man für die Umsetzung einer IT-Auslagerung mit einer Anlaufzeit von ca. vier bis zwölf Wochen rechnen.
Fazit
„Für Unternehmen, die die Handlungsempfehlungen beachten, bietet das IT-Offshoring viele Vorteile. Wer langfristig erfolgreich sein will, sollte frühzeitig entsprechende Maßnahmen der Risikovermeidung implementieren. Nur so kann ein Unternehmen von einem Outsourcing ins Ausland profitieren“, so Berbett. Schon bei der Auswahl des Dienstleisters werden die Weichen für die zukünftige Zusammenarbeit gestellt.
Kriterien für die Dienstleisterauswahl
– Langjährige Erfahrung
– Arbeitsbedingungen im Offshoringland (bei India4IT können sich Auftraggeber ein Bild von den Arbeitsbedingungen machen:
http://www.india4it.de/#portfolio )
– Profunde Fachkompetenz
– Detaillierte Referenzauskünfte
– Moderne Infrastruktur
– Seriosität
– Transparenz
– Zeitliche Flexibilität
Vorteile bei Offshoringprojekten
– Kostenreduktion und Erhöhung der Kostentransparenz
– Rationalisierung von Geschäftsprozessen
– Konzentration auf Kernkompetenzen
– Steigerung der Flexibilität
– Zugriff auf State-of-the-Art-Technologien und Erfahrungen
India4IT – Werkbank für Softwareentwicklung
India4IT – Werkbank für Softwareentwicklung ist ein Geschäftsbereich der BEO Group, der auf die Vermittlung von qualifizierten indischen Softwareentwicklern an deutsche Unternehmen spezialisiert ist. Die Dienstleistungen umfassen das Recruiting von IT-Fachkräften am indischen Arbeitsmarkt, die Bereitstellung von Arbeitsplätzen mit leistungsfähiger IT-Infrastruktur im unternehmenseigenen Technologiepark in Kochi (Indien) sowie die gesamte Vertragsgestaltung und arbeitsrechtliche Abwicklung. Zu den Auftraggebern von India4IT zählen Unternehmen aller Größen und Branchen, Agenturen sowie gemeinnützige Organisationen.
BEO Group
Die BEO Group besteht aus den drei Geschäftsbereichen BEO Software, DefenceControl und India4IT. Das Leistungsangebot umfasst zertifizierte Softwarelösungen für die Zoll- und Versandabwicklung, Beratungsleistungen zu Fragen der IT-Sicherheit sowie die Bereitstellung von qualifizierten indischen Softwareentwicklern für deutsche Unternehmen.
BEO ist seit mehr als 25 Jahren für seine Kunden tätig und verfügt aufgrund der langjährigen Geschäftstätigkeit über profunde Branchenkenntnisse und eine tiefe Marktdurchdringung. An den Unternehmensstandorten gewährleisten rund 150 qualifizierte Mitarbeiter die kontinuierliche Weiterentwicklung der IT- und Sicherheitslösungen sowie eine intensive Kundenbetreuung. Alle Produkte und Dienstleistungen der BEO Group entsprechen höchsten Qualitätsstandards und Sicherheitsrichtlinien. Sie werden ständig kontrolliert und an aktuelle Vorschriften angepasst. Sein umfassendes Wissen rund um Außenhandel, Zoll und Export gibt BEO in der unternehmenseigenen BEO-Akademie an Kunden und fachlich Interessierte weiter.
ohl als Inhouse- als auch als webbasierte Mietlösungen (SaaS) verfügbar.
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Swen Berbett
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