Neustadt/Wied, 19.07.2011. Der Medizintechnik-Spezialist DÜRR DENTAL AG hat die Verarbeitung seiner Eingangsrechnungen, Gutschriften und Lieferscheine automatisiert. Die Integration des DOXiS4 InvoiceMaster mit dem führenden BaaN-ERP-System beschleunigt die Rechnungserfassung des schwäbischen Unternehmens und sorgt für eine effiziente, jederzeit nachvollziehbare Rechnungsprüfung.

Seit Jahrzehnten steht der Name DÜRR DENTAL für Fortschritt und Innovation in der Medizintechnik. Die Präzision und Effizienz, mit der der Feinmechanik-Spezialist seine Produkte für die Bereiche Druckluft, Absaugung, Bildgebung, Zahnerhaltung und Hygiene entwickelt und herstellt, strebt das schwäbische Unternehmen auch für seine Verwaltungsprozesse an. Die bisherigen, papiergestützten Rechnungslesungs- und Rechnungsprüfprozesse in der Kreditorenbuchhaltung beinhalteten ein hohes Effizienzsteigerungspotenzial, das DÜRR DENTAL mit der Invoice Management-Lösung von SER aktivieren konnte.

Standardisierte Abläufe für mehr Transparenz in der Buchhaltung

Die vorherige, komplett papiergestützte Verarbeitung der Rechnungen hatte immer wieder mit Missständen zu kämpfen, die aus dem Medienbruch zwischen eingehenden Papierbelegen und weiterer elektronischer Verarbeitung der Rechnungsdaten im ERP-System resultierten. Der Prozess der manuellen Datenerfassung im ERP-System war fehleranfällig und zeitaufwändig. Die Rechnungsprüfung anhand der Papierbelege gestaltete sich langwierig und wenig transparent. Von der Einführung einer automatisierten Rechnungsbearbeitung mit automatischer Auslesung der Rechnungsdaten und workflow-gesteuerter Rechnungsprüfung versprach sich das Rechnungswesen bei DÜRR DENTAL, eine Standardisierung der Abläufe sowie die Beschleunigung der Rechnungserfassung gegenüber der manuellen Bearbeitung. Weitere Ziele waren mehr Transparenz bei der Buchhaltung sowie eine bessere Auffindbarkeit der Dokumente.

Automatische Datenextraktion, Positionsabgleich mit BaaN

Der DOXiS4 InvoiceMaster verarbeitet heute rund 150 Rechnungen und Lieferscheine pro Tag. Die Sachbearbeiter werden bei der Erfassung der Rechnungsdaten spürbar entlastet. Bereits bei Projekteinführung konnte der jeweilige Rechnungssteller größtenteils automatisch erkannt werden. Bei der automatisierten Verarbeitung werden die Papierrechnungen gleich nach ihrem Eingang im Unternehmen gescannt (frühes Erfassen) und die enthaltenen Rechnungsdaten – Kopf- und Positionsdaten – automatisch ausgelesen und an das BaaN-ERP-System übergeben. Das beschleunigt den Prozess erheblich. Weiterer Mehrwert für die Sachbearbeitung entsteht durch die Vorschlagskontierung, die die Mitarbeiter nur noch bestätigen müssen. Durch die elektronische Protokollierung der Rechnungsprüfung hat das Rechnungswesen jederzeit einen vollständig transparenten Überblick über alle Verbindlichkeiten und damit eine präzise Grundlage für die Liquiditätsplanung. Das vorhandene elektronische Archiv wurde für die Archivierung der Lieferscheine und Rechungsbelege an den DOXiS4 InvoiceMaster angebunden.

Reibungslose Implementierung und Produktivsetzung

„Von der Auftragserteilung bis zur Produktivsetzung des InvoiceMaster von SER vergingen wie geplant nur fünf Monate“, erinnert sich IT-Leiter Ralf Durst. „Das System läuft seither reibungslos und die Integration mit BaaN sorgt für einen durchgängig elektronischen Prozess.“ Die Invoice Managementlösung von DÜRR DENTAL umfasst u.a. die folgenden Module: DOXiS4 Capture für die Digitalisierung von bis zu 300.000 Seiten/Jahr, den DOXiS4 InvoiceMaster Read zum Auslesen der Rechnungsdaten aus den gescannten Belegen und ihre Übergabe an BaaN. Der DOXiS4 InvoiceMaster Control steuert die Rechnungsprüfung per Workflow. Insgesamt sind rund 100 Mitarbeiter an das SER-System angeschlossen.

Die erreichten Verbesserungen im Bearbeitungsablauf bei DÜRR DENTAL:

– Vereinfachung der Postverteilung
– Systemseitige Unterstützung bei der formalen Prüfung von Rechnungen / Gutschriften im Hinblick auf §14 Abs.4 UStG
– Verkürzung der Dauer der Rechnungserfassung und maximal mögliche Extraktion von Belegdaten
– Automatische Zuweisung an den zuständigen Rechnungsprüfer durch Übergabe der definierten Kriterien an den Workflow
– Optimierung der fachbereichsübergreifenden Geschäftsprozesse und Beschleunigung des Belegflusses innerhalb der Organisation
– Transparenz über den kompletten Rechnungsbearbeitungsverlauf durch das Rechnungseingangsbuch
– Optimierung der Liquiditätsplanung durch Überblick der im Haus im Umlauf befindlichen Rechnungen und bessere Ausnutzung von Zahlungszielen und Skonto

Über die DÜRR DENTAL AG

Die DÜRR DENTAL AG wurde 1941 von den Brüdern Karl und Wilhelm Dürr als feinmechanische Werkstätte in Stuttgart-Feuerbach gegründet. Der heutige Firmenhauptsitz des schwäbischen Medizintechnik-Unternehmens ist in Bietigheim-Bissingen. Hier werden etwa 390 Mitarbeiter in den Bereichen Produktion, Forschung und Entwicklung, Einkauf sowie Vertrieb und Marketing beschäftigt. Die Dürr Dental Gruppe hat derzeit etwa 1000 Mitarbeiter weltweit, erzielte 2010 einen Umsatz von über 200 Millionen Euro und ist in 25 Ländern mit eigenem Personal vertreten.

Über die SER-Gruppe

SER ist größter deutscher Softwarehersteller und Direktanbieter von Enterprise Content Management Komplettlösungen rund um die Informationslogistik. Mit knapp 350 Mitarbeitern in 14 Gesellschaften an 20 eigenen Standorten in Europa bietet SER seinen Kunden vor Ort persönliche Beratung, Betreuung sowie Implementierung und Wartung. Hinzu kommt ein Netzwerk von erfahrenen Partnern mit Präsenz in fast jedem europäischen Land. Insgesamt zählen europaweit mehr als 1.300 Referenzen – davon die Hälfte der DAX-30-Unternehmen – mit mehr als 1.000.000 Usern zu den Kunden der SER. Seit 25 Jahren entwickelt SER Software „Made in Germany“ für Unternehmen jeder Branche und Größe. Die komplett serviceorientierte DOXiS4 iECM-Suite ist ein technologischer Meilenstein und bietet flexible Möglichkeiten für jedes ECM-Szenario. Zum Lösungsangebot gehören elektronische Archivierung und Dokumenten-Management, elektronische Akten und Workflow, die automatisierte Posteingangsverarbeitung und eMail-Archivierung. Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.ser.de.

SER Solutions Deutschland GmbH
Bärbel Heuser-Roth
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