Anwenderbericht über erfolgreiches Projektmanagement

Frankfurt a.M. 28. Oktober 2015 – Das PMI ist eine internationale Organisation, deren Funktionsfähigkeit auf dem ehrenamtlichen Engagement seiner hochkarätigen Mitglieder basiert. Das bringt zum einen den Vorteil, dass die im PMI vertretenen Projektmanager nicht nur über die theoretischen Rahmenbedingungen und Methoden des Projektmanagements informiert sind, sondern auch über weitreichende Praxiserfahrung verfügen.

Aufgrund der ehrenamtlichen Tätigkeit sind die verschiedenen Chapter tunlichst auf eine effektive Zusammenarbeit bedacht – schließlich ist ihre Arbeit unentgeltlich. Folglich nutzen die im PMI organisierten Projektmanager sehr gerne die Werkzeuge und Methoden, mit denen sie bereits gute Erfahrungen gemacht haben. Insbesondere wenn es um große Events geht, wie den alle zwei Jahre stattfindenden Projektmanagement-Fachkongress PM-Summit des PMI Munich Chapters, zu dem regelmäßig über 400 Teilnehmer kommen.

Zentrale Plattform sorgt für Transparenz
Seit über 10 Jahren setzen verschiedene Chapter des PMI Projectplace ein und haben sehr gute Erfahrungen damit gemacht. Deshalb stellt z.B. das PMI Munich Chapter das webbasierte Collaboration- und Projektmanagement- Tool nicht nur seinen Mitgliedern vor und führt Workshops durch, sondern nutzt die Lösung auch für die eigene Kommunikation. Jörg Glunde, langjähriges PMI-Mitglied und seit 2012 VP Projects im PMI Munich Chapter, erläutert, wie der Verein Projectplace für seine Zwecke einsetzt: „Wir haben mit dem PMI eine komplexe, weltweite Organisationsstruktur und möchten unseren Mitgliedern vor Ort dennoch etwas bieten. Deshalb veranstalten wir regelmäßig Chapter-Meetings, Stammtische und Workshops, aber wir führen auch Projekte durch, um Events außer der Reihe zu organisieren, Flüchtlingen zu helfen oder Schülern Projektmanagement näher zu bringen. Und damit diese Projekte im Rahmen einer freiwilligen, ehrenamtlichen Tätigkeit reibungslos umgesetzt werden können, greifen wir auf bewährte Tools und Methoden zurück.“

Projektplanung im Einklang mit Kanban Boards
Die Software nutzen Jörg Glunde und seine Kollegen daher nach Feierabend fast täglich und nicht nur bei der Organisation des Fachkongresses PM-Summit. Projectplace ist für sie zentrale Plattform für die Planung, den Datenaustausch sowie die Kommunikation innerhalb eines Projekts. „Vor allem die enge Verknüpfung der Kanban Boards mit den Projektplänen gehört zur Creme de la Creme und ist sehr hilfreich beim Projektmanagement“, sagt der VP Projects des PMI Munich Chapters. Das gilt nicht nur für die Organisation von Großveranstaltungen, sondern wirkt sich auch in kleinen Projekten positiv aus. „Wir möchten unseren Mitgliedern sowohl in der Methodik gute Leitlinien bieten als auch konkret bei der Umsetzung“, sagt Glunde. Viele seiner Verbandskollegen nutzen ebenfalls Projectplace und bestätigen seine persönliche Erfahrung: Mit Projectplace fällt die Kommunikation und Abstimmung innerhalb von Projektteams leichter, ebenso wie der dazugehörige Dokumentenaustausch. „Ein weiterer Aspekt ist das Ressourcenmanagement, das sich mit dieser Lösung einfach und effektiv umsetzen und überblicken lässt“, ergänzt der Projekt-Profi.

Alle guten Dinge sind drei
Mehr Transparenz, eine bessere Zusammenarbeit und ein zielführendes Ressourcenmanagement nennt Glunde als Begründung dafür, dass er und viele andere PMI-Chapter-Mitglieder so intensiv mit Projectplace arbeiten: „Das Tool ist wirklich hilfreich und unterstützt uns nachweislich bei der Zielerreichung.“ Intensiv nutzt er die einfachen und doch vielfältigen Möglichkeiten zum Dokumentenaustausch – absolut unabhängig von deren Dateiformat. Auch die Einbindung anderer Cloudlösungen wie etwa Dropbox hält Glunde für wichtig. „Aber vor allem wenn es darum geht bei verschiedenen Projekten den Überblick über die noch zur Verfügung stehenden Ressourcen zu haben, sind die Funktionen von Projectplace sehr hilfreich.“

Auch die verschiedenen Darstellungsformen wie beispielsweise das Ganttdiagramm oder Kanbankarten empfindet Glunde als Bereicherung und gibt diese Erfahrung auch gerne an Projekt-Volunteers weiter. „Als PMI möchten wir unseren Mitgliedern Mehrwerte bieten und sie bei ihrer Projektarbeit unterstützen. Da kann die gemeinsame Realisation eines Projekts, wie beispielsweise des PM-Summit eine sehr gute Übung sein“, sagt der Projektmanager.

Projektmanagement „nach Feierabend“
Den Kongress PM-Summit organisieren die Vereinsmitglieder übrigens alle zwei Jahre nach ihrem regulären Arbeitstag, am Feierabend. Auch für dieses Projekt nutzen sie Projectplace. Hier werden alle Ideen gesammelt, Daten gespeichert, Zeitpläne erstellt, Aufgaben abgeleitet und Budgets hinterlegt. Schritt für Schritt füllt sich so das Projekt und aus ersten Themen werden Vorträge oder Workshops. Nach und nach arbeiten die involvierten Projektmitglieder ihre Aufgaben ab, was zentral über die Kanban Boards von allen nachvollzogen werden kann. Die dadurch entstehende Transparenz reduziert die Fehler, die bei einem so großen Event passieren können, und erhöht dadurch den Projekterfolg. Die Tatsache, dass sich der PM-Summit in München zu einem zentralen Treffpunkt der Projektmanagement-Szene entwickelt hat, spricht für sich.

Projectplace wird aber nicht nur im PMI Munich Chapter, der größten Verbandseinheit des PMI in Deutschland, genutzt, sondern auch z.B. vom Berliner Chapter oder in der deutschlandweiten Zusammenarbeit zwischen den vier deutschen Chaptern.

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