Ostfildern 13.04.2011 Papierdokumente zu digitalisieren und automatisiert in Geschäftsprozesse aufzunehmen, spart viel Zeit und macht eine ganze Reihe von Abläufen wesentlich effizienter, schneller und transparenter, als das mit Papierunterlagen möglich ist. Beispielsweise beim Rechnungseingang kann durch solch einen digitalen Workflow sehr viel Zeit und damit auch eine beträchtliche Menge Geld eingespart werden. Im Idealfall verläuft die komplette Prozesskette bis zur Verbuchung und Überweisung komplett automatisiert, nur das Öffnen des Briefumschlages und der Scanvorgang müssen noch manuell bewerkstelligt werden. Damit der Scanner und die Texterkennungs-Software die notwendigen Informationen beim Erfassen richtig erkennen und ins System überführen können, ist es allerdings notwendig, einmalig zu definieren, welche auf der Rechnung gedruckten Daten zu erfassen sind, und an welcher Position ungefähr diese Informationen auf dem Papier zu finden sind. Ist das Rechnungsformular eines Rechnungsstellers einmal erfasst ist, steht es immer wieder zur Verfügung und muss nicht jedes Mal neu angelegt werden.

Das Anlegen dieser Vorlagen-Formulare ist mit dem neuen Formulardesigner von agorum® core denkbar einfach und innerhalb weniger Minuten erledigt. Erkennt die OCR-Texterfassung ein Rechnungsformular nicht, wird ein Workflow in Gang gesetzt, der das eingescannte Dokument an einen verantwortlichen Mitarbeiter oder eine Mitarbeitergruppe schickt, die für die Erstellung dieser Formulare zuständig ist. Der Mitarbeiter nimmt den Workflow an und bekommt das eingescannte Dokument direkt in seiner DMS-Oberfläche im Formulardesigner angezeigt. Die ins DMS integrierte Anwendung funktioniert dabei in allen gängigen aktuellen Browsern, sowie in allen Integrationen von agorum® core, wie beispielsweise in Outlook, Open-Xchange oder dem LIFERAY-Portal. Der Mitarbeiter kann nun mit der Maus die Felder definieren, die erfasst und digitalisiert werden sollen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird die Rechnung weiterverarbeitet und das Vorlagen-Formular im System hinterlegt.

In der Formularvorlage sind die zu erkennenden Felder relativ zu einander verknüpft, das heißt es macht nichts aus, wenn die Rechnung beim Scannen einmal nicht hundertprozentig genau auf dem Scanner lag. Die Software erkennt beispielsweise das Firmenlogo des Rechnungsstellers und den Betreff „Rechnung“ und weiß jetzt, dass nun unterhalb davon die Kunden-, Bestell- und Rechnungsnummern vermerkt sind, rechts steht das Datum sowie die Skontofrist und das System weiß auch wie die folgenden einzelnen Rechnungspositionen aufgebaut sind. Beispielsweise in einer Tabelle mit Artikelbezeichnung, Stückzahl, Einzelpreis und Gesamtpreis und das sich diese Aufstellung möglicherweise über mehrere Seiten erstrecken kann. Alles was davon für die Rechnungsprüfung und Weiterverarbeitung notwendig ist, wird jetzt selbstständig digital erfasst und gespeichert. Sollte es Probleme bei der automatischen Texterkennung geben, zum Beispiel weil der Druck undeutlich geworden ist oder ein unvorteilhafter Knick in der Rechnung war, erkennt die Texterfassung dies und leitet das betreffende Dokument an einen Mitarbeiter weiter, der nun die fehlenden Daten manuell ergänzen kann. Dabei werden die nicht erkannten Daten auf dem eingescannten Dokument farblich hervorgehoben, so dass die fehlenden Informationen schnellstmöglich ergänzt werden können.

Sind alle Daten erfasst, gibt es verschiedene Möglichkeiten wie der Workflow weiterverfährt. Ist die Bestellung, auf welche die Rechnung erfolgte bereits im System erfasst und stimmt mit der Rechnung überein, kann die Rechnungsprüfung automatisch erfolgen und die Rechnung direkt ins ERP-System und/oder Buchhaltungssystem eingebucht werden und zur pünktlichen Zahlung vorgesehen werden, um keine Skontoverluste zu erleiden. Sind die Daten nicht erfasst oder weichen von der Bestellung ab, wird die Rechnung automatisch zur Prüfung und Freigabe an den verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet, der darauf entsprechend reklamieren oder die Rechnung freigeben kann. Auch mehrstufige Freigabeszenarien oder die Aufteilung der Rechnung in mehrere Freigabepositionen sind denkbar. Damit lässt sich die gesamte Prozesskette eines Rechnungsdurchlaufes im Unternehmen in einem digitalen Workflow abbilden und wesentlich effizienter gestalten.

Weitere Informationen:

Dokumentenmanagement-System agorum® core:
agorum® core ist ein revisionssicheres Dokumenten- und Enterprise Content Management System (DMS/ECM), mit dem Anwender wie gewohnt mit ihren Dokumente arbeiten können, aber umfangreiche zusätzliche Funktionen erhalten. Das System vereint eine effiziente Dokumentenablage und zentrale Informationsbereitstellung mit E-Mail-, Workflow-, Wiki- und Foren-Funktionen sowie mit Adressbüchern und Kalendern. Damit ist agorum® core eine ganzheitliche Dokumentenmanagement-Lösung, mit der sich auch elektronische Akten vollständig abbilden und in Geschäftsprozesse integrieren lassen. Herzstück von agorum® core ist das so genannte „DMS-Laufwerk“, welches es Anwendern ermöglicht, mit dem DMS zu arbeiten, wie mit einem ganz normalen Netzwerklaufwerk. Wie gewohnt werden Dokumente in den üblichen Verzeichnissen geöffnet und gespeichert. Dadurch reduziert sich der Schulungs- und Einarbeitungsaufwand auf ein Minimum. Die einfache Bedienbarkeit des Systems erhöht zudem deutlich die Akzeptanz des Systems bei den Anwendern und Administratoren.

Über agorum® Software GmbH:
Die 1998 gegründete agorum® Software GmbH konzipierte zunächst Handelsplattformen im Internet, bevor sie sich ab 2000 der Entwicklung von Lösungen für das Informations- und Wissensmanagement widmete. Der wichtigste Meilenstein für das agile, schwäbische Unternehmen in der Nähe des Stuttgarter Flughafens wurde 2008 gesetzt, als das Dokumentenmanagement-Systems agorum® core Open als Open-Source-Software frei unter der GPL zugänglich gemacht wurde.

Mit der Offenlegung des Quellcodes von agorum® core ist sichergestellt, dass die Software höchste Zukunfts- und Investitionssicherheit bietet, da das System jederzeit auch herstellerunabhängig weiterbetrieben werden kann. Besonderen Wert legt das Unternehmen auf die einfache Bedienbarkeit des Dokumentenmanagement-Systems, um die Nutzung für Anwender und für Administratoren so einfach wie möglich zu machen. Ein hoch attraktives Preis-/Leistungsverhältnis und die gelebte Nähe zu Kunden und Partnern, sowohl in der Entwicklung als auch im Service gewährleisten zufriedene Kunden und fruchtbare Partnerbeziehungen.

Weit über 50.000 Downloads und mehrere tausend Installationen des Systems, seit 2008, bestätigen den Erfolg des Dokumentenmanagement-Systems. In der agorum®-Community beteiligen sich über 1.000 Mitglieder aktiv an der stetigen Weiterentwicklung von agorum® core.

agorum® Software GmbH
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