nn-QM Doku

Oberursel, 7. Juli 2011. Mit dem Produkt nn-QM Doku stellt noeske eine webbasierte Lösung vor, die Stand-alone oder in Ergänzung zum ELO Dokumentenmanagement arbeiten kann. nn-QM Doku wurde als Komplettlösung für die QM-Dokumentation in Unternehmen entwickelt, die automatisierte Veröffentlichungsszenarien und eine Dokumentenlenkung nach dem Ersteller/Prüfer/Freigeber-Prinzip einführen möchten. nn-QM Doku unterstützt dabei den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus, von der Erstellung bis hin zur revisionssicheren Archivierung im DMS – unabhängig von der Unternehmensgröße und der Sprache. Die einfache und intuitive Bedienoberfläche fördert dabei sowohl die Akzeptanz bei den Mitarbeitern als auch den Erfolg im Unternehmen. Als webbasierte Lösung ist sie unabhängig von Standorten und Anwenderzahl, einfach in der Handhabung und überall erreichbar.

Im Rahmen eines strategischen Qualitätsmanagements ist es häufig erforderlich, dass Unternehmen eine QM-Dokumentation mittels automatisierter Veröffentlichungsszenarien bereitstellen. Damit lässt sich gewährleisten, dass z.B. Mitarbeiter eines Produktionsunternehmens auf eine Arbeitsanweisung in ihrem originalen Zustand zugreifen und – ohne Möglichkeiten der Manipulation oder versehentlichen Änderung – nach den enthaltenen Anweisungen verfahren können. Unternehmen vermeiden damit eventuelle Schadenersatzansprüche, die durch Fehler in der QM-Dokumentation entstehen könnten.

Für diese Unternehmen hat noeske die neue webbasierte Lösung nn-QM Doku konzipiert, die die Prüfung, Freigabe und Publizierung der meist in Microsoft Word erstellten QS-Dokumente unterstützt. Entsprechend wird ein QS-Dokument zunächst über den nn-WebClient oder – falls ELO Dokumentenmanagement im Einsatz ist – über einen ELO Fullclient ausgewählt und das Dokument einfach einer Prüfergruppe/Person zu geordnet, die dafür die passende Prüfqualifizierung aufweist.

Per Klick auf den Button „WF“ wird der Workflow gestartet und das Dokument an den/die ausgewählten Bearbeiter/Gruppe weitergeleitet. Sie erhalten die Unterlagen in ihren elektronischen Posteingang eingestellt oder werden per E-Mail (mit Link) über die anstehenden Aufgaben informiert. Während ihres anschließenden Bearbeitungsprozesses können sie individuelle, dokumentenspezifische Prüfvermerke sowie allgemeine Anmerkungen anbringen.

Das Dokument lässt sich während des gesamten Prüfprozesses jederzeit an den Vorgänger zurücksenden und dann abschließend an den Freigeber weiterleiten. Dabei kann der Prüfer aus einer hinterlegten Userliste den Freigeber auswählen. Dieser hat dann wie der Prüfer die Möglichkeiten des Routings – vor oder zurück -, sowie beliebige Anmerkungen anzubringen. Dabei sorgt die integrierte Unterschriftenfunktion mit einfacher Signatur für eine lückenlose Dokumentation aller Bearbeitungsschritte, denn jede Änderung muss vor dem weiteren Versenden durch Unterschrift bestätigt werden. Ein Missbrauch ist somit weitestgehend ausgeschlossen.

Nach der Freigabe erfolgt schließlich die gekapselte serverseitige Veröffentlichung eines unveränderbaren PDFs. Dieser automatisierte Vorgang stellt sicher, dass keine fehlerhaften oder manipulierten Dokumente freigegeben werden können. Die jeweiligen Informationen kommen in einen Archivbereich, der für autorisierte Kunden und Anwender freigeschaltet ist. Diese können sich dort bedarfsmäßig die aktuelle oder die zuletzt gültige Arbeitsanweisung, Gebrauchsanweisung, Funktionsbeschreibung oder Gefahrenaufklärung holen.

Da nur qualifizierte Prüfer und Freigeber eine tatsächliche Qualitätssicherung gewährleisten können, arbeitet noeske derzeit an einem Zusatzmodul nn-QM Wissen. Durch die Integration von kundenseitig vordefinierten Multiple Choice Fragen in diesem Modul muss jeder am QS-Workflow Beteiligte vorab seine fachliche Eignung nachweisen. Verständnisprüfungen können so auf einfache Weise in die Prozesse integriert werden. Dabei lässt sich die Weiterleitung der Dokumente im Workflow von der erfolgreichen Beantwortung der Fragen abhängig machen.

nn-QM Doku unterstützt auch Formulare

Nutzen Unternehmen keine Word-Vorlagen, sondern Formulare für ihre Qualitätssicherung, lassen sich die Prüfungs- und Freigabeaufgaben ebenfalls mit dem nn-QM Doku Modul erledigen. Denn dieses stellt beliebige webbasierte Formulare zur Verfügung, welche anstatt Word oder mit Word-Vorlagen zusammen genutzt werden können.

Dabei müssen sich die Formulare nicht auf das Thema Qualitätsmanagement beziehen: Es können verschiedenste Formulare für unterschiedliche Unternehmensbereiche genutzt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Formulare statisch oder dynamisch sind. Bestimmte vorher festgelegte Auswahlkriterien und eine hinterlegte Prozesslogik helfen zusätzlich, eine schnellere Bearbeitung zu gewährleisten. Die Formulare werden dann automatisch inhaltlich geprüft und an den entsprechenden Bearbeiter oder zur Freigabe weitergegeben.

Flexible Lizenzierung

Neben der einfachen Arbeitsweise setzt auch die Lizenzierung neue Maßstäbe, die ungewohnt offen für die Kunden ist. So stehen unbegrenzte Workflow-User zur Verfügung. Lediglich die Ersteller benötigen eine Lizenz. Zudem wird der komplette Workflow durch serverseitige Lizenzierung abgedeckt. Die einzige Begrenzung erfolgt durch eine Limitierung auf neu zu startende Workflows pro Tag. Auf Wunsch stellt noeske Interessenten webbasierte Testszenarien zur Verfügung.
Weitere Informationen bieten die unter http://www.noeske.de/QMDoku.html verfügbaren Videos.
Über die noeske netsolutions GmbH

Die noeske netsolutions GmbH hat sich darauf spezialisiert, die Dokumenten-Management- und Archivierungslösung ELO des DMS-Anbieters ELO Digital Office an den konkreten Branchen- bzw. Kundenbedarf anzupassen und die damit verbundenen Geschäftsprozesse zu optimieren.

Die inzwischen mehr als 100 realisierten ELO Projekte zeigen das Know-how des heute acht Mitarbeiter starken Teams. Durch die alleinige Spezialisierung rund um das Produkt ELO zählen sowohl der kleine Handwerksbetrieb als auch weltweit etablierte Konzerne zum Kundenstamm der noeske netsolutions. So umfasst die derzeitige Kundenliste unter anderem Unternehmen wie Kassenärztliche Vereinigung Hessen, Kuraray Europe GmbH, Landwirtschaftliche Rentenbank, Jung, DMS & Cie. AG, Herbalife Deutschland und Niederlande, American Express International Deutschland GmbH, Lufthansa Technik Logistik und viele andere.

Zum Lösungsumfang der noeske netsolutions gehören Frontend-Integrationen in Webportale, sowie ELOenterprise-Installationen z.B. auf Basis von IBM WebSphere, BEA WebLogic, Apache Tomcat und anderen Plattformen.

Darüber hinaus bietet noeske netsolutions auch hilfreiche Tools an, wie nn-WebForm zur Formularbearbeitung im Inter- und Intranet, nn-WebClient für die Portalintegration sowie spezifische Adapter wie den nn-AS/400 Connector oder den nn-Connect für die Integration von beliebigen Applikationen, wie marktgängige ERP- und CRM-Systeme. Zum noeske-Angebot zählen außerdem: Workflow-Lösungen für den Bereich der automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung, Spesen-, Genehmigungs- und beliebige weitere Workflowszenarien, die ohne Programmierung, webbasierend, zur Verfügung stehen. Das komplette Produktangebot mit den aktuellen Beschreibungen ist auf der Webseite unter www.noeske.de zu finden.

noeske netsolutions GmbH
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In der Au 17
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