31. Mai 2023 – Die Kommunen in Deutschland haben einen hohen Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung und IT. Besonders fehlt es neben der Hardware an fachlich qualifiziertem Personal für die Einrichtung und Umsetzung von IT. Das ergibt sich aus einer Vielzahl von Anfragen aus der öffentlichen Verwaltung, die seit Jahresbeginn bei der auf Einkauf und Beschaffung spezialisierten G-NE GmbH in Stuttgart eingehen.

„Zahlreiche Kommunen und andere Behörden sind auf der Suche nach geeigneten IT-Dienstleistern und Interim Management bei der Digitalisierung der Verwaltung“, sagt Hagen Aescht, Geschäftsführer der G-NE. Viele seien noch ganz am Anfang mit ihrer Sondierung. Vor allem das fehlende Personal stelle ein Problem dar, denn „die großen Digitalisierungs-Vorhaben, neue Programme und Verwaltungs-Abläufe sind ohne die nötige Manpower und Expertise nicht zu schaffen“, so Aescht.

Langfristige Personalplanung bei Vergabe berücksichtigen

Wichtig sei zudem, nicht nur den aktuellen Bedarf zu sehen, sondern auch eine langfristig realistische Stellenbemessung. „Wie stelle ich meine IT in zwei, drei Jahren auf? Passen dafür die Mitarbeiter, die ich in der Verwaltung habe? Welche Kompetenzen und Fortbildungen werden benötigt – Diese und viele weitere Fragen müssen sich Auftraggeber nicht nur im öffentlichen Sektor jetzt stellen“, so Aescht. Dafür brauche es externe Beratung und fachliche Expertise, die neben dem aktuellen Bedarf nachhaltige Lösungen in den Blick nehme.

Viele Kommunen arbeiten dabei mit langjährigen und bewährten externen Partnern zusammen. Hagen Aescht rät dazu, den aktuellen Bedarf für neue Ausschreibungen oder Neuverhandlungen bei der Vergabe zu nutzen. „Gegenüber vielen privaten Unternehmen und Konzernen sehen wir dafür bei Kommunen und öffentlichen Einrichtungen sogar eine größere Bereitschaft.“ Ein Grund dafür sei das Potenzial für Einsparungen. Für die Kommunen bedeute eine Neuaufstellung ihres Dienstleister-Zirkels eine Chance auf Angebote, „die der vielfach angespannten Haushaltslage entsprechen.“

Schnelle und flexible Vergabe von IT-Leistungen nötig

Allerdings gebe es in manchen Kommunen eine nur schleppende Bereitstellung der nötigen Haushaltsmittel. „Bei vielen Städten und Gemeinden drängt die Zeit, sie haben weder die nötigen personellen Ressourcen geeignete externe Dienstleister zu finden, noch können sie die anstehenden Aufgaben in Eigenregie umsetzen“, erklärt Hagen Aescht.

„Gleichzeitig steht aber in vielen Fällen noch gar nicht fest, ob eine Vergabe überhaupt im laufenden Jahr erfolgen kann oder erst im Jahr 2024.“ Das mache eine Beschaffung sehr schwierig, sei für externe Dienstleister wenig attraktiv und bringe die Kommunen in weitere Engpässe. Nötig sei daher eine deutlich flexiblere und schnellere Vergabe sowie ein finanzieller Spielraum für die Kommunen, der „der Bedeutung und dem Aufwand von Digitalisierung in den enorm komplexen Verwaltungsprozessen entspricht“.

Ziel der digitalen Verwaltung ist es, möglichst viele Behördengänge zu vereinfachen und das Verwaltungshandeln effizienter zu gestalten. Beispiele dafür sind die Zulassung eines Fahrzeugs oder ein digitaler Antrag auf einen Führerschein. Die konkreten Maßnahmen sind jedoch von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich.

Nach Einschätzung der G-NE GmbH kollidiert diese Digitalisierungs-Entwicklung und die Vielfalt je nach Bundesland sowohl mit den finanziellen Engpässen der öffentlichen Hand im Allgemeinen und der Kommunen im Besonderen. Außerdem fehle es schon jetzt bundesweit an Fachpersonal in der IT und der Digitalisierung. „Wir brauchen in Wirtschaft, Verbänden und Verwaltung insgesamt mehrere Zehntausend Fachleute für Digitalisierungs-Aufgaben, davon einen Großteil für die Kommunen“, schätzt Hagen Aescht.

Die G-NE GmbH ist eine Full Service Wirtschaft- und Technologieberatung für Einkaufsabteilungen in mittelständischen Unternehmen und anderen Einrichtungen. Sie übernimmt Ausschreibungen, Vertragsverhandlungen, Kostenoptimierung, Abwicklung und Evaluation beim Einkauf unter anderem von IT-Lösungen sowie Leistungen im Bereich Banking, Immobilien (Facility Management), Telekommunikation, Automotive und Reisen. Für die eigenen Kunden hat das Unternehmen mit Sitz in Stuttgart bereits rund 1.500 Verträge verhandelt und dabei Einsparungen in Höhe von insgesamt mehr als 100 Millionen Euro erzielt.

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