Hamburg, 1. März 2012 – Die meisten europäischen Unternehmen wissen nach wie vor nicht, wie sie mit Daten aus sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter oder XING umgehen sollen. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle, europaweite Studie* von Coleman Parks im Auftrag von Iron Mountain (www.ironmountain.de), weltweiter Anbieter von Services für das Dokumentenmanagement. Zwar sind sich 94 Prozent (europaweit 86 Prozent) der in der Studie befragten deutschen Unternehmen darüber bewusst, dass Kommunikation über Social Media-Kanäle unter Umständen als formaler Geschäftsvorgang einzuordnen ist. Gleichzeitig sehen sich aber 72 Prozent der deutschen Unternehmen (europaweit 63 Prozent) nicht in der Lage, die in sozialen Netzwerken ausgetauschten Daten und Informationen entsprechend zu erfassen verwalten. Auch deshalb verbieten rund 90 Prozent der Unternehmen ihren Mitarbeitern die Nutzung sozialer Netzwerke am Arbeitsplatz.

Soziale Netzwerke stellen Unternehmen vor vergleichbare Schwierigkeiten wie einst der Einzug der E-Mail in die Geschäftswelt. Social Media als Kommunikationskanäle sind noch relativ neu, erzeugen kaum zu überschauende Mengen unstrukturierter Daten und sind deshalb schwer zu kontrollieren. Die Unmittelbarkeit und Formlosigkeit in sozialen Netzwerken erhöhen darüber hinaus das Risiko für Datenschutzverletzungen oder die unbeabsichtigte Veröffentlichung vertraulicher Informationen. Viele Unternehmen sehen in sozialen Netzwerken daher vor allem eine Gefahr. Dabei bietet Social Media Unternehmen aber auch ganz neue Möglichkeiten. Zum Beispiel bei der Kundenbindung und der Steigerung der Marktbekanntheit. Kein Unternehmen kann es sich deshalb langfristig leisten, soziale Netzwerke zu ignorieren.

Iron Mountain hat deswegen für Unternehmen folgende Maßnahmen für den sicheren Umgang mit sozialen Netzwerken zusammengestellt:

1. Konzentration auf das Wesentliche:
Ziel des Dokumentenmanagements ist es, die mit der Verwaltung von Datenbeständen verbundenen Kosten und Risiken zu begrenzen und zugleich den Zugriff auf relevante Informationen und ihren Nutzen für das Unternehmen zu verbessern. Unabhängig vom Format müssen Firmen deshalb wissen, über welche Informationen sie verfügen, wo sich diese befinden und wie sie genutzt werden. Beim Management von Informationen in sozialen Netzwerken ist das genauso, aufgrund der Menge und Unstrukturiertheit der Daten jedoch komplizierter. Wenn Unternehmen Inhalte aus sozialen Netzwerken erfassen, müssen sie genauso eine Datensicherung durchführen und Richtlinien einführen, wie lange die Informationen aufbewahrt werden sollen und wer auf sie zugreifen darf. Ein externern Dienstleister kann dabei helfen, eine effektive Strategie für den Umgang mit Informationen in Formaten aller Art, die digitale Archivierung etc. zu entwickeln.

2. Gesetze beachten:
Soziale Netzwerke wie Facebook oder Twitter sind technologiegestützte Kommunikationsmedien, die sich rasant entwickeln. Die Gesetzgebung hinkt den neuesten Entwicklungen dabei in der Regel hinterher. Potenziell ist aber jeder Tweet, jedes Posting oder jeder Blogeintrag ein offizieller Geschäftsvorgang, für den Unternehmen haftbar sind und den sie deshalb in einem Archivierungssystem archivieren müssen. Unternehmen sollten deshalb in allen Ländern, in denen sie geschäftlich tätig sind, immer die aktuelle Gesetzeslage für den Umgang mit Informationen kennen.

3. Richtlinien für den Umgang mit Social Media im Unternehmen:
Viele Unternehmen sehen in sozialen Netzwerken vor allem ein unkalkulierbares Risiko und sperren ihren Mitarbeitern deshalb den Zugang am Arbeitsplatz. Das löst jedoch nicht das Problem – die Mitarbeiter greifen dann am Arbeitsplatz einfach auf ihre eigenen mobilen Geräte zurück. Deshalb sollten Unternehmen klare Nutzungsrichtlinien für den Umgang mit Social Media am Arbeitsplatz aufstellen und ihre Mitarbeiter entsprechend schulen. Derartige Richtlinien müssen eindeutige Handlungsanweisungen enthalten, aber auch eine Kultur der Verantwortlichkeit fördern.

4. Zwischen geschäftlicher und privater Nutzung unterscheiden:
Soziale Netzwerke bieten Unternehmen viele Chancen – beispielsweise für die Kundenbindung. Um das Ansehen der Marke zu schützen, müssen diese Kanäle aber richtig gemanagt werden. Unternehmen sollten daher strikt zwischen der geschäftlichen und der privaten Nutzung von Social Media unterscheiden. Deshalb bietet es sich für Unternehmen an, offizielle Firmenaccounts bei Facebook, Twitter, LinkedIn oder XING anzulegen. Das vereinfacht die Abgrenzung der persönlichen von der beruflichen Nutzung im Unternehmen und erleichtert bei Bedarf den Zugriff auf relevante Daten. Außerdem sinkt so die Gefahr eines (versehentlichen) Zugriffs auf persönliche Nachrichten der Mitarbeiter, was Datenschutzprobleme nach sich ziehen könnte.

5. Flexibel bleiben:
Die Entwicklung sozialer Netzwerke ist rasant. Unternehmen müssen deshalb dafür sorgen, dass ihre Richtlinien für den Umgang mit Social Media im Unternehmen ohne großen Aufwand an Veränderungen angepasst werden können. Dafür sollten sie sich ständig auf dem Laufenden halten, indem sie mit externen Fachleuten zusammenarbeiten oder Arbeitsgruppen bilden, um das Fachwissen ihrer Mitarbeiter zu nutzen. Die Arbeitsgruppen sollten darüber hinaus auf das Fachwissen aus dem Bereich Informationsmanagement sowie aus der Rechts- und der Personalabteilung zurückgreifen. Wichtig ist es auch, alle Abteilungen einzubeziehen, in denen soziale Netzwerke geschäftlich genutzt werden können wie Marketing, PR und Vertrieb.

„Unternehmen sollten Fragen zur geschäftlichen Relevanz sozialer Netzwerke mit den bewährten Verfahren des Informationsmanagements angehen. Mit ein paar grundlegenden Maßnahmen lassen sich auch soziale Netzwerke in den Griff bekommen. So bleiben die Informationen der Unternehmen, ihrer Mitarbeiter und Kunden geschützt und das Unternehmen ist auf der rechtssicheren Seite,“ sagt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH.

Weitere Informationen zu Iron Mountain finden sich unter www.ironmountain.de.

*Iron Mountain – Document Management Study, Coleman Parkes, October 2011

Über Iron Mountain

Iron Mountain bietet umfassende Lösungen rund um das Management von Informationen. Die Experten von Iron Mountain helfen Unternehmen, geeignete Lösungen für die sichere sowie rechtmäßige Aufbewahrung und schnelle Verfügbarkeit ihrer Dokumente und Daten zu finden. Dabei profitieren Kunden sofort von planbaren Kosten und optimierten Prozessen sowie vom umfassenden Know-how des Dienstleisters für ein effizientes Informationsmanagement. Als weltweiter Service-Partner mit 60 Jahren Erfahrung kümmert sich Iron Mountain sowohl um physische Dokumente als auch digitale Daten und deckt dabei den gesamten Lebenszyklus der Informationen ab – von der sicheren Aufbewahrung bis zur Vernichtung. 1951 gegründet, verzeichnet Iron Mountain inzwischen mehr als 140.000 Unternehmenskunden in Nordamerika, Europa, Lateinamerika sowie im asiatisch-pazifischen Raum und verwaltet in seinen Archiv- und Rechenzentren Milliarden von Daten und Informationen. Weltweit beschäftigt Iron Mountain über 20.000 Mitarbeiter und erzielte im Jahr 2010 einen Umsatz von 3,1 Milliarden US-Dollar. 95 Prozent der Euro Stoxx 50-Unternehmen zählen zu den Kunden von Iron Mountain. In der Fortune 1000 Liste rangiert Iron Mountain auf Platz 643.

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