Agilität versus Strukturen – Warum ein Grundstock von Prozessen und Strukturen auch in einem agilen Startup notwendig sind!
Im April dieses Jahres erhielt expertplace den Auftrag, bei einem jungen Startup Unternehmen dessen Regel- und Verfahrenslandschaft zu auditieren. Auslöser hierfür war die Erkenntnis im Management, dass für einen anstehenden Mobil-App-Rollout speziell im Bereich der Neukundenintegration nicht klar definiert war, wie diese Integration vollumfänglich abzulaufen hat, z.B. welche Informationen bekommt der Neukunde, in welcher Abhängigkeit stehen Compliance Prüfungen des Neukunden zur notwendigen IT Integration, muss der Bereich Finanzen jedes Angebot an Neukunden prüfen, ab welchem Zeitpunkt muss der Support eingebunden werden? Es gab zwar dokumentierte Regeln für die Neukundenintegration, nur boten diese zu viel Spielraum für Interpretationen. Was dazu führte, dass jeder mit jedem sprach und sein Bestes gab und es deshalb zu Reibungsverlusten kam, die nicht unerheblich waren.
Für die expertplace Berater, die es gewohnt sind in klaren Strukturen, festgelegten Hierarchien, definierten Rollen und Tätigkeiten zu denken, war es eine interessante Erfahrung in einem jungen Unternehmen aktiv zu werden, das sich als Leitsatz „Wir sind ein agiles Unternehmen“ auf die Fahne geschrieben hat. Es war beeindruckend zu sehen, wie jeder Mitarbeiter in seiner Rolle hochmotiviert, engagiert und mit viel Elan dazu beitragen wollte, eine funktionsfähige Mobil-App zum Stichtag fertiggestellt zu haben. Auch die täglichen „Daily SCRUM“ Meetings der Entwickler zeugten von hoher Motivation und Einsatzfreude.
Nach einigen Wochen der Analyse, Prozessoptimierung und Abstimmungsrunden mit allen Beteiligten, forciert durch expertplace Berater, war klar, dass es ohne klare, eindeutige Beschreibungen der Rollen, Aufgaben und Abläufe inkl. Messpunkte auch in einem agilen Unternehmen nicht geht. Somit konnte expertplace dazu beitragen, dass die Neukundenintegration vor dem Rollout Termin definiert und eingeführt war. Nach einer sechswöchigen Einschwungphase im Anschluss an den Rollouttermin Ende Juni geht es an die nächsten Definitionen von Regeln in einem agilen Unternehmen.
Unser Fazit: Der goldene Schnitt zwischen Flexibilität und festgelegten Strukturen macht ein Unternehmen erst agil und gewährleistet ein nahezu reibungsloses Tagesgeschäft.
Premium Beratungs- und Schulungshaus für IT Service Management und Projektmanagement. Eigene Akademie mit den Themen ITIL®, PRINCE2® und COBIT®. Die expertplace advisory GmbH erbringt für ihre Kunden eine umfassende Palette an IT-Beratungsleistungen von der Strategie-, Organisations-, Prozessberatung über die Verbesserung von Kostenstrukturen bis hin zur Konzeptionierung, Einführung und Optimierung von Prozessen nach dem ITIL® Regelwerk, begleitend im Rahmen eines kulturellen Veränderungsmanagement. Eine an die Kundenanforderung orientierte Beratungsleistung, Methodenkompetenz und das Ausbildungsportfolio der expertplace academy bilden die Basis für unsere führende Stellung im IT Service Management.
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