Die sprichwörtliche Qual der Wahl hatte die Architektenkammer Baden-Württemberg (AKBW), als es um die Einführung einer neuen Softwarelösung ging. Nach einer intensiven Anbieterauswahl entschied sich die Kammer für den Einsatz der auf Microsoft Dynamics NAV basierenden Branchenlösung unitop der GOB Software & Systeme. Ausschlaggebendes Kriterium: Die AKBW profitiert von einer integrierten Lösung – und damit von standardisierten Prozessen ohne Schnittstellen und ohne eine fehleranfällige doppelte Datenhaltung.

Eine sichere und effiziente Softwareeinführung innerhalb von nur vier Monaten sowie die Realisierung integrierter Prozesse in allen Geschäftsbereichen – das waren die zentralen Anforderungen der Architektenkammer Baden-Württemberg bei der Lösungsauswahl. „Wir betreuen 23.000 Mitglieder aus den Bereichen Hochbau, Innenarchitektur, Garten- und Landschaftsarchitektur sowie Stadtplanung – transparente und effiziente Arbeitsabläufe sind für uns deshalb das A und O“, erläutert AKBW-Geschäftsführer Hans Dieterle. Dabei ist die AKBW nicht nur Serviceunternehmen, Interessenvertretung und Kontrollinstanz für ihre Mitglieder, sondern bietet über das Institut Fortbildung Bau gGmbH auch Weiterbildungen an. „Jährlich mehr als 300 Veranstaltungen an fünf verschiedenen Standorten – auch das erfordert eine effektive Organisation“, so Dieterle.

Weg von den Inseln
Bis zur Integration von unitop Kammer hatte die AKBW fünf verschiedene Softwarelösungen im Einsatz. Die Folge: eine doppelte und fehleranfällige Datenhaltung sowie kosten- und wartungsintensive Schnittstellen. „Wir kamen mit den alten Lösungen langsam an die Grenze des Machbaren. So gab es beispielsweise keine einheitliche Dokumentenablage – was das interne Handling natürlich erschwerte“, erklärt Michael Schuler, Projektleiter bei der AKBW. Darüber hinaus ergaben sich auch bei der Mitgliederverwaltung bzw. dem Adressmanagement Hindernisse im täglichen Arbeitsablauf.

Schnell war für die Kammer klar, dass in Zukunft alle Prozesse mit nur noch einem System abgedeckt werden sollen. Eine Individuallösung kam dabei nicht in Frage. Geschäftsführer Dieterle erläutert: „Beim Institut Fortbildung Bau arbeiteten wir mit einer maßgeschneiderten Software. Das hatte viele Vorteile, brachte aber auch den Nachteil mit sich, dass eine Abhängigkeitssituation entstand, die wir zukünftig vermeiden wollten.“ Deshalb traf die AKBW die Entscheidung, auf eine Standardlösung zu setzen. Für diesen Schritt sprach auch die kürzere Projektlaufzeit – bei kompletten Neuentwicklungen ist der Zeitrahmen oft nur schwer abzuschätzen. Ein weiterer Punkt für den Einsatz einer Standardlösung war die höhere Investitions- und Zukunftssicherheit. „Unser Anspruch ist es, möglichst lange und zuverlässig mit der Lösung zu arbeiten“, unterstreicht Dieterle. Microsoft Dynamics NAV ist als eine der führenden Softwarelösungen für mittelständische Unternehmen und Organisationen ein zukunftssicheres System. So garantiert Microsoft die Weiterentwicklung und den Support im Rahmen des „Extended Support“ für zehn Jahre. Neben der Updatefähigkeit der Lösung war auch die reibungslose Integration der restlichen IT-Struktur, so z.B. von Office und Outlook, ein zentrales Thema. Diese Voraussetzungen sind bei Microsoft Dynamics NAV erfüllt. „Wir haben uns letztendlich für unitop Kammer entschieden, weil wir so mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen konnten: die Integration einer Standardlösung mit allen ihren Vorteilen, die Berücksichtigung kammerspezifischer Anforderungen durch die Branchenspezialisierung der GOB und die Realisierung ganzheitlicher Prozesse in allen Geschäftsbereichen“, beschreibt Dieterle. Und Projektleiter Schuler ergänzt: „Weitere entscheidende Vorteile bietet außerdem die integrierte Finanzbuchhaltung von Microsoft Dynamics NAV.“

Eine maßgeschneiderte Standardlösung
Mit unitop Kammer werden heute alle Arbeitsanforderungen der AKBW abgedeckt: von der Adressverwaltung und dem Customer Relationship Management über die Mitglieder- und Gremienverwaltung bis hin zum Dokumentenmanagement über Microsoft Sharepoint. Eine weitere deutliche Optimierung wurde im Bereich der Mitgliederverwaltung erzielt. Hier profitiert die AKBW von transparenten und integrierten Prozessen. „Es galt, die verschiedenen Mandantengruppen der Kammer sinnvoll zusammenzuführen“, erklärt Murat Gökyar, Vertriebsbeauftragter bei der GOB. Ein Beispiel: Architekt Max Mustermann ist Geschäftsführer eines Architekturbüros in Böblingen. Gleichzeitig ist er aber auch als Beisitzer der Kammergruppe Böblingen aktiv und übernimmt Referententätigkeiten für das Institut Fortbildung Bau gGmbH. So sind für Max Mustermann verschiedene Anschriften hinterlegt – für jede seiner drei Funktionen. „Als Personenverband legen wir größten Wert auf die Berücksichtigung persönlicher Anforderungen unserer Mitglieder. Je nach Anlass muss jede Person in der richtigen Funktion angesprochen werden. Das war bisher sehr aufwendig“, verdeutlicht Dieterle. Hier stellt unitop Möglichkeiten bereit, um den Adressaten jetzt je nach Rolle gezielt anzusprechen. Darüber hinaus ist die Verwaltung beliebig vieler Adressen mit Tätigkeitszuordnung problemlos realisierbar, genauso wie die Beitragsbemessung gemäß der vorliegenden Satzung. Bei der Beitragsabrechnung erleichtert die Integration in die Finanzbuchhaltung die Arbeit.

Und auch das an die Kammer angeschlossene Institut Fortbildung Bau gGmbH, das Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen für Architekten, Ingenieure sowie verwandte Berufszweige anbietet, kann dank der neuen Lösung auf vereinfachte Prozesse zurückgreifen. Die integrierte Seminar- und Akademieverwaltung gewährleistet die übersichtliche Organisation von Seminaren, Kursen sowie Lehrgängen und bildet dabei alle erforderlichen Arbeitsabläufe und Prozesse detailliert ab. Ob Terminplanung, Raumverwaltung, Anmeldebestätigungen, Teilnehmerlisten oder Zertifikate – unitop unterstützt die AKBW bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Seminaren.

Problemlose Datenübernahme
Die fehlerfreie Datenübernahme aus den Altsystemen stellte die GOB durch entsprechende Werkzeuge zur Konvertierung sicher – so war ein nahtloser Übergang gewährleistet. Aufgrund der großen Datenmenge und der zahlreichen Datenquellen programmierte der Krefelder Systemintegrator ein zusätzliches Hilfswerkzeug zur Zusammenführung von Dubletten. Welche Herausforderung dabei bestand, verdeutlicht das Beispiel von Max Mustermann: Bisher wurde er in den Altsystemen getrennt geführt. Bei der Migration in die neue Lösung lagen nun drei Datensätze für das fiktive Kammermitglied vor. Zwei dieser Datensätze galten als Dubletten – konnten jedoch nicht einfach gelöscht werden, da sie verschiedene Daten zu Max Mustermann enthielten. Die Zusatzprogrammierung der GOB ermöglichte die Zusammenführung der Daten entsprechend den unterschiedlichen Funktionen. Bestimmte Dubletten werden heute – beispielsweise für die ordnungsgemäße Buchhaltung – vorgehalten. Darüber hinaus zeigt das System je nach Anforderung Vorschläge zu den Kontaktdaten an. Für Herrn Mustermann liegt heute also ein Datensatz vor, der die drei Funktionen und auch die damit verknüpften Kontaktoptionen enthält.

„Uns war es wichtig, auf eine erprobte Standardlösung zu setzen, mit der wir ganzheitliche Prozesse realisieren. Deshalb war die Entscheidung für unitop für uns die logische Konsequenz. Zusätzlich überzeugte uns die GOB durch ihre zahlreichen Referenzen im Kammer- und Verbandsbereich“, verdeutlicht Dieterle. Hier konnten Synergien und Know-how genutzt werden. Neben der Softwareimplementierung übernahm die GOB auch die komplette Auswahl der Hardware sowie deren Integration. Aktuell arbeiten die beiden Unternehmen an einem Portal. Dieses soll es den Kammermitgliedern ermöglichen, selbständig persönliche Daten zu bearbeiten. Dazu wird das Portal mit unitop verknüpft – so ist ein Datenaustausch ohne einen zusätzlichen Aufwand möglich. Darüber hinaus ist ein Portal für die Onlinebuchung der angebotenen Seminare geplant.

Der Software- und Systemintegrator GOB wurde 1965 gegründet und beschäftigt heute mehr als 200 Mitarbeiter. Seit 1997 ist die GOB Navision Partner und bietet umfassende Branchenlösungen für mittelständisch strukturierte Unternehmen und Organisationen, die auf Microsoft Dynamics NAV basieren. Über 500 Kunden mit Handels-, Fertigungs- und Logistikschwerpunkt, Unternehmen der Stahlwirtschaft sowie gemeinnützige und nichtgemeinnützige Organisationen profitieren von dem vollintegrierten GOB Lösungskonzept unitop.

GOB Software & Systeme
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