Für ecoDMS gibt es mit Build 22.08 ein neues Rolling Release (Update) mit erweitertem PDF Editor, Prüfbericht, hilfreichen Verbesserungen und Bugfixes.

Für das Dokumenten-Management-System ecoDMS gibt es mit Build 22.08 ein neues Rolling Release. Das Update enthält neben einem erweiterten PDF Editor, verschiedene weitere Neuerungen, Optimierungen und Bugfixes. Die Software steht ab sofort zum Download als Gratis- und Vollversion auf der ecoDMS-Webseite zur Verfügung.

Der Fokus dieses ecoDMS Updates liegt auf der Bearbeitung von archivierten PDF-Dokumenten. Hierfür hat die ecoDMS GmbH den Funktionsumfang vom integrierten PDF Editors erweitert.

Markierungen und Prüfberichte
Mit der Markierungsverfolgung hat ecoDMS einen neuen Funktionsbereich erhalten, der es ermöglicht Dokumente auf Basis von farblichen Markierungen zu kennzeichnen und zu selektieren. Mit Aktivierung dieser Funktion wird ein neues Klassifizierungsattribut freigeschaltet, das hilfreiche Möglichkeiten bei der Recherche und Bearbeitung von Dokumenten bietet.

Im PDF Editor können jetzt Textpassagen eines Dokuments markiert werden. Hierzu stehen verschiedene Farben zur Verfügung (rot, gelb, grün, türkis, blau, lila). Optional können auch Notizen zu einer Markierungen erfasst werden. Neben der farblichen Hinterlegung und den Notizen, speichert ecoDMS auch automatisch den Benutzer, der diese Passage markiert hat.

Mittels dieser Markierungen können anschließend zum Beispiel Filter erstellt und Suchanfragen durchgeführt werden. Wer möchte kann die Markierungen sogar in Form eines Prüfberichts in einem PDF ausgeben lassen und diesen ebenfalls in ecoDMS archivieren.

Zusätzlich können beim Download (Export) speziell auch die Dokumente mit Markierungen berücksichtigt werden.

Dokumente schwärzen
Ein weiteres Highlight von Build 22.08 ist die neue Funktion „PDF schwärzen“. Es kommt vor, dass gewisse Auszüge eines Dokuments für bestimmte Zwecke geschwärzt werden müssen. Das Schwärzen der Passagen ist zum Beispiel für die Weitergabe von Dokumenten an Dritte stellenweise wichtig. Für die interne Nutzung der Dokumente sollen die Schwärzungen dann allerdings nicht da sein. Hier soll das Dokument in gewohnter Ansicht zur Verfügung stehen. Über die Schwärzen-Funktion im Vorschaufenster von ecoDMS können genau solche Fälle berücksichtigt werden. Für jedes neue Speichern über die Funktion „PDF schwärzen“ erzeugt ecoDMS dann im Tab „Geschwärzt“ einen eigenen Eintrag.

Annotationen bearbeiten
Über den PDF Editor können benutzerdefinierte Annotationen aufgebracht werden. Diese können zum Beispiel Kommentare mit individuellen Texten, Bildern, Zeit- oder Benutzerinformationen sein. Gerne wird diese Funktion für das Aufbringen von digitalen Stempeln benutzt, da so beispielsweise ein Hinweis „Dokument geprüft am [DATUM] um [UHRZEIT] von [BENUTZERNAME]“ auf das Dokument „gestempelt“ werden kann. Die hinterlegten Annotationen können ab Build 22.08 von jedem Benutzer mit Zugriff auf das Dokument und den PDF Editor auch wieder entfernt, bearbeitet und ergänzt werden.

Vorschaufenster im Fokus
Das Vorschaufenster ist ein eigenständiges Fenster innerhalb vom ecoDMS Client. Es zeigt eine (auch mehrseitige) Vorschau des ausgewählten Dokuments an. Sofern die Vorschau der Dokumente im Fokus sein soll, kann man ab sofort das Vorschaufenster am eigenen Arbeitsplatz entsprechend skalieren und den Funktionsbereich unterhalb der Dokumentenvorschau minimieren.
Neue Funktionen für ecoDMS API REST Service
Entwickler, die den API REST Service von ecoDMS nutzen, dürfen sich bei diesem Update über einige Neuerungen freuen. Die API hat unter anderem für den Upload und die Klassifizierung von Dokumenten in der Inbox von ecoDMS neue Aufrufe bekommen. Auch die Benutzerverwaltung mittels API-Aufruf hat sich erweitert. Alle Funktionen der API sind in einer Online-Dokumentation im Detail beschrieben.

Dies ist nur ein Auszug des neuen Funktionsumfangs von ecoDMS Build 22.08. Den vollständigen Changelog sowie viele weitere Informationen und Downloads gibt es auf der ecoDMS Webseite.

In der digitalen Welt und den damit verbundenen Richtlinien zur Aufbewahrung von Dateien, E-Mails, Dokumenten und Informationen erhält das elektronische Archiv sowie die Verwaltung dieser Daten/Dokumente einen immer höheren Stellenwert.

Die ecoDMS GmbH bietet erstklassige Software zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und zur Automatisierung von Unternehmensabläufen an. Mit besonders fairen Preismodellen und benutzerfreundlichen, individuell anpassbaren Softwareanwendungen richtet sich das Unternehmen sowohl an kleine, mittelständische und große Firmenkunden als auch an Privatnutzer.

Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage des Dokumenten-Management-Systems ecoDMS.

Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

Die ecoDMS-Produktfamilie wird stetig mit leistungsstarker, praxisgerechter, leicht zu bedienender und preislich erschwinglicher Software erweitert:
ecoDMS: Dokumenten-Management-System um alle Daten/ Informationen/ Dokumente zu archivieren, verwalten und finden
ecoWORKZ: Smarte Workflows und ein Videochat für ecoDMS
ecoMAILZ: Automatisches E-Mailarchiv für alle ein- und ausgehenden E-Mails inkl. Anhänge
ecoWorkflow: Automatisierung beliebiger Unternehmensprozesse

Mit einzigartigen Entwicklungs-, Vertriebs- und Preismodellen hebt sich die ecoDMS GmbH von den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Vollversionen der Software sind einmalig in der Branche.

Der Verkauf erfolgt bei der ecoDMS GmbH über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Online Shop erwerben. Die Zustellung erfolgt nach abgeschlossener Zahlung schnell und umweltschonend per E-Mail.

Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der ecoDMS-Webseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind hier abrufbar. Die kostenlosen Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Standard-Produkte im Detail.

Außerdem gibt es kostenlose Videos und Demoversionen für einen unverbindlichen Softwaretest unserer Standard-Produkte.

Die ecoDMS GmbH hat Ihren Firmensitz im nordrhein-westfälischen Aachen in Deutschland. Zusammen mit den Firmen applord aus dem deutschen Nordrhein-Westfalen und applord Information Technologies aus dem österreichischen Kärnten bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Unternehmensgruppe (applord Holding Europe GmbH). Alle Firmen agieren europaweit.

Die applord Unternehmensgruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord Unternehmensgruppe ein breites Leistungsspektrum.

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