Landesorganisation setzt MindManager in zentralen Geschäftsbereichen ein und sorgt damit für Transparenz und Effizienz

Die Herausforderung
Die Landesgruppe Nordrhein-Westfalen des Deutschen Vereins des Gas- und Wasserfaches (DVGW) ist für ihre Mitglieder eine zentrale Plattform zu den Versorgungsunternehmen, Ministerien und Fachbehörden sowie zu den technisch-wissenschaftlichen Verbänden der Marktpartner in NRW. Um die Arbeit für die zahlreichen Arbeitsgruppen und Gremien sowie den Informations- und Wissensaustausch transparent und effizient gestalten zu können, suchte Landesgruppen-Geschäftsführer Heinz Esser eine geeignete Softwarelösung.

Die Lösung
Esser nutzt für sein persönliches Zeit- und Selbstmanagement bereits seit vielen Jahren MindManager. So war es naheliegend, bei der Suche nach einer Softwarelösung für die beschriebene Aufgabenstellung auch die Lösungen aus dem Hause Mindjet zu prüfen. Das Anforderungsprofil war klar definiert: die Software sollte in der Lage sein, für sämtliche Bereiche der Verbandsarbeit mehr Übersicht und effizientere Arbeitsmodi zu bieten, beispielsweise bei der Geschäftsführung der Landesgruppe, der Projektarbeit, dem Wissensmanagement und Berichtswesen sowie bei Präsentationen und der Gremienverwaltung.

Da die Mindjet-Lösung auch Cloud-fähig ist und zudem eine nahtlose Anbindung an die gängigen Office-Programme bietet, entschied man sich in der DVGW-Landesgruppe NRW für sämtliche Aufgabengebiete zur intensiven Nutzung von MindManager. Dabei dient MindManager als Browser für alle Bereiche – von der Strategieplanung über die Organisation und Projektarbeit bis hin zum Berichtswesen. Alle diese Bereiche sind in Form von Business-Maps aufgebaut, in denen sämtliche Daten, Dokumente, Aufgaben und Termine von Esser und seinen Mitarbeitern eingetragen und aktualisiert werden. „Wir erhalten dadurch jederzeit einen tagesaktuellen Überblick über alle anstehenden Aufgaben und Informationen. Wenn wir uns diese Daten ständig aus den einzelnen Textverarbeitungsdokumenten heraussuchen, aktualisieren und zusammentragen müssten, würden wir schnell den Überblick oder wichtige Informationen verlieren“, erläutert der Geschäftsführer.

Die Ergebnisse
Die Landesorganisation gewinnt durch den Einsatz von MindManager an Effizienz und Transparenz. Beispiel Gremienverwaltung: Für die Sitzungen der einzelnen Fachgruppen und Gremien gibt es eine auf die individuellen Bedürfnisse der Landesgruppe maßgeschneiderte Map-Vorlage in der Cloud, auf die Esser und seine Mitarbeiter von beliebigen Devices aus zugreifen können. Dort werden Themen, Informationen und die Verlinkungen zu Dokumenten zusammengetragen, so dass sich automatisch die Tagesordnungspunkte der einzelnen Meetings ergeben. Über ein zusätzliches selbst weiterentwickeltes Makro, das über die Standardexportfunktionen hinausgeht, kann die jeweilige Map nach zuvor festgelegten Kriterien in ein Word-Dokument (Tagesordnung oder Leitfaden) überführt und dieses vorab allen Sitzungsteilnehmern zur Verfügung gestellt werden.

Auch während der Sitzung wird weiter an der Map gearbeitet: Termine und Aufgaben werden in die Map eingetragen, die dann wiederum mit einem Klick in Gantt-Diagramme oder ToDo-Listen einfließen können. Ebenso werden die Beschlüsse und sonstige Anmerkungen erfasst, so dass die Map hinterher automatisch als Protokoll bzw. Sitzungsdokumentation dient. „Die zahlreichen Filterfunktionen von MindManager erlauben es zudem, dass wir im Nachhinein auf einen Blick sehen können, welche Aufgaben an wen verteilt wurden oder welche Beschlüsse gefasst wurden. So einen schnellen Überblick bietet mir keine andere Software“, betont Esser. Insgesamt sparen der Geschäftsführer und sein Team bis zu 20 Prozent Zeit bei der Umsetzung von Projekten sowie bei den Workflows. „Zudem geht die Arbeit wesentlich leichter von der Hand, weil man stets den Überblick hat und alle relevanten Daten in einer Map zur Verfügung stehen“, freut sich der Geschäftsführer.

Eine ausführliche Erläuterung über die Arbeit des DVGW mit MindManager finden Sie hier: http://emea.mindjet.eu/de/events/webinare/14-09-16_MM_Gremienarbeit_Gastvortrag_HrEsser/14-09-16_MM_Gremienarbeit_Gastvortrag_HrEsser.html

Über Mindjet
Mindjet bietet Software-Lösungen für Innovations- und Projektmanagement, die alle Projektphasen inklusive Informations- und Aufgabenmanagement visuell und dynamisch unterstützen. Von der ersten Idee, über die Bewertung und Skizzierung verschiedener Szenarien, bis hin zum erfolgreichen Projektabschluss dienen die Produktlinien MindManager und SpigitEngage führenden Unternehmen bei ihren Projekten und Innovationsprozessen.
MindManager kombiniert als zentrales Arbeitsinstrument die MindMapping-Methode mit Projekt- und Aufgabenmanagement-Funktionen und erhöht damit die Produktivität von Einzelnutzern und Teams bei der Arbeitsorganisation und Zusammenarbeit. Die häufigsten Einsatzbereiche sind Informations-, Wissens- und Projektmanagement und zwar branchen- und abteilungsübergreifend.
Auf der SpigitEngage-Plattform werden Ideen und Vorschläge zu verschiedenen Themen generiert, bewertet und kommentiert, so dass sich die vielversprechendsten Ideen leicht identifizieren lassen. Dabei kann eine große Anzahl an Mitarbeitern, Kunden oder Partnern sinnvoll eingebunden und deren Wissen und Erfahrungen für nachhaltige Innovationen genutzt werden.
Mindjet hat seinen Hauptsitz in San Francisco und verfügt über Niederlassungen in den USA, UK, Frankreich, Deutschland, Schweiz, Schweden, Japan und Australien. Bereits über 83 Prozent der Fortune 100™-Unternehmen setzen Mindjet-Software ein.
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