Hamburg, den 15. Februar 2012 – Das Datenaufkommen in den Unternehmen hat sich durch Digitalisierung und preisgünstige Speichermedien in den letzten Jahren vervielfacht. Das Handling der Datenmengen bindet zunehmend personelle Ressourcen – der verwaltungstechnische Aufwand steigt. Mitarbeiter verwenden heute einen beachtlichen Teil ihrer Arbeitszeit darauf, Dokumente wiederzufinden und relevante Informationen aus der Informationsflut herauszufiltern. Die dokumentenbasierten Prozesse effizienter zu gestalten, um so den administrativen Aufwand zu verringern, ist zu einem geschäftskritischen Faktor geworden. Hersteller von Dokumentenmanagement bzw. Enterprise Content Management Software bieten Unternehmen wertvolle Unterstützung bei der Bewältigung dieser Herausforderung an.

Dokumentenmanagementsysteme werden vielseitiger und funktionaler

Ein großer Anteil der in der Umfrage berücksichtigten ECM-Systeme bietet umfangreiche Funktionalitäten in allen Kernbereichen des Enterprise Content Management an – vom Inputmanagement über die Dokumentenverwaltung und Dokumentensuche bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Viele Anbieter bieten darüber hinaus grundlegende Funktionen im Bereich des Reportings (Business Intelligence) oder Groupware-Funktionalitäten zur standortübergreifenden Zusammenarbeit an. Eine Unterstützung beim Outputmanagement, also zum Beispiel bei der Druckkosten- oder Portooptimierung, wird nur von einer Minderheit standardmäßig abgedeckt.

Dokumentenmanagement-Anbieter setzen SaaS nur zögerlich um

Der Anteil an SaaS-fähigen Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement ist im Vergleich zu anderen Softwarebereichen unterrepräsentiert. So sind 56 % der Dokumen-tenmanagementlösungen als Mietmodell über SaaS zu beziehen. Application Server Providing (ASP) wird von 57 % der untersuchten DMS angeboten. Zum Vergleich: Im Bereich von Personalwesen-Software (Human Resource Management) liegen die Anteile mit 67 % für SaaS und 80 % für ASP deutlich höher.

Der verhältnismäßig geringe Anteil an On-Demand-Modellen im Bereich DMS deckt sich mit einer von SoftSelect häufig wahrgenommen Skepsis gegenüber SaaS in den Unternehmen. Gerade beim Dokumentenmanagement, so wurde in von SoftSelect begleiteten Auswahlprojekten deutlich, ist der individuelle Anpassungsbedarf bei Dokumentenmanagement-Lösungen recht hoch. Standardisierte SaaS-Lösungen „Out of the Box“ stoßen hier oftmals an ihre Grenzen.

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Die Hamburger Unternehmensberatung SoftSelect GmbH hat sich mit ihren Dienstleistungen auf das Umfeld der Informationstechnologie spezialisiert. Zum Tätigkeitsgebiet gehört neben der Veröffentlichung von Studien und Marktübersichten zu ausgewählten Softwarethemen sowie dem Management-Consulting vor allem die neutrale Beratung bei der Auswahl von Geschäftsapplikationen. Hierzu bietet das Unternehmen neben der persönlichen Durchführung von Beratungsprojekten eine herstellerneutrale Software- und Serviceauswahl mittels des Softwareauswahl-Portals www.softselect.de an.
Innerhalb des Unternehmensbereichs SoftTrend werden darüber hinaus regelmäßig Untersuchungen wie Marktanalysen oder Produktstudien sowie Beiträge und Artikel in Fachpublikationen veröffentlicht. Die SoftSelect GmbH informiert auf diese Weise die Marktteilnehmer im deutschsprachigen IT-Umfeld mit hochqualifizierten und unabhängigen Berichterstattungen.

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