Hannover, 06.03.2012 – Kernelement ist die professionelle Managed Document Solutions (MDS) Software UTAX smart, die erstmals die zentralisierte Administration heterogener Drucker- und MFP-Landschaften aus einer Hand über UTAX-Fachhändler ermöglicht. Herstellerunabhängig kann die gesamte Drucker- und Kopiererflotte eines Unternehmens von einem zentralen Systempartner überwacht, gewartet, verwaltet und ausgewertet werden. Davon profitieren alle Anwender, die Systeme verschiedener Marken verwenden und ihre Output-Infrastruktur bedarfsgerecht optimieren wollen. Fachhändler sprechen damit kleine und mittelständische Unternehmen an, die sowohl direkte als auch indirekte Kosten senken müssen. Über den Webbrowser können sowohl Administratoren als auch Händler von jedem mobilen Endgerät auf die Software zugreifen und auf diese Weise jederzeit eine umfassende Transparenz sicherstellen.

Das neue Vertriebskonzept
Mit UTAX smart Consulting bietet der Norderstedter Anbieter seinen Fachhandelspartnern erstmals ein Einstiegsinstrument in den Zukunftsmarkt Managed Document Solutions (MDS). Händlern, die ihren Kunden bisher das Seitenpreiskonzept Document Consulting angeboten haben, eröffnet UTAX smart jetzt eine neue Dimension von langjähriger Kundenberatung und Kundenbindung.

Das Konzept setzt auf volle Kosten-Nutzentransparenz und kontinuierlichen Informationsaustausch zwischen Kunden-IT und Händler während der Vertragslaufzeit. Dazu tragen auch die Reports bei, die zu definierten Zeitpunkten automatisch an vorab bestimmte Empfänger verschickt werden. Ziel ist es, auf Basis regelmäßiger Auswertungen nicht nur direkte Kosten wie Anschaffung und Verbrauchsmaterial zu senken sondern vor allem indirekte Kosten aufzudecken wie Installation, Wartung, Monitoring, Garantieüberwachung, Behebung von Fehlermeldungen und Entsorgung, und diese nachweislich zu reduzieren. Kosten- und Zeitersparnis werden als Projektziele definiert, die Händler und Kunde gemeinsam erreichen können.

Beratungskompetenz von Händlern ist erfolgsentscheidend
„Mit UTAX smart liefern Händler Lösungen, bevor der Kunde weiß, dass er ein Problem hat“, sagt Thomas Grethe, Geschäftsführer der UTAX GmbH. „Für den gemeinsamen Erfolg zwischen Kunde und Händler sind jedoch nicht nur reine Daten ausschlaggebend, sondern vor allen Dingen deren Interpretation im Hinblick auf die Unternehmensentwicklung des Kunden. Mit smart Consulting kommt der Beratungskompetenz des Handels daher eine entscheidende und zukunftsweisende Bedeutung zu. Wenn zum Beispiel der Maschinenpark aufgrund von Geschäftsentwicklung oder Mitarbeiterfluktuation nicht mehr den reellen Anforderungen entspricht und Workflows sich geändert haben, erwartet jeder Kunde eine Empfehlung, wie die Infrastruktur binnen kurzer Zeit optimal und wirtschaftlich angepasst werden kann. Unser System Monitoring Analyzing Reporting Tool, abgekürzt mit smart, liefert genau diese Informationen. Aufgabe des Fachhandels ist es, die Daten in Mehrwerte für seinen Kunden zu verwandeln.“

Datenverarbeitung und Aufbereitung
Herzstück von UTAX smart ist ein umfassendes Auswertungsprogramm, das je nach Datenbedarf konfiguriert werden kann. Bereits die Startseite, das so genannte Dashboard, wird individuell zusammengestellt und kann auch externe Webinhalte (Widgets) wie Nachrichtenticker, RSS-Feeds oder Wetterinformationen enthalten. Das Dashboard kann bereits Service- und Alarmmeldungen, Zählerstände und Tonerstand anzeigen. Von dort gelangt der Admin über die Navigationsleiste zu den Menüpunkten Systeme, Reports, Konfiguration, Wartung und Einstellungen.

Im Gegensatz einer Stichtags-bezogenen Auswertung von einzelnen Systemen, erfasst UTAX smart herstellerunabhängige Daten aller im Netzwerk registrierten Drucker, MFP, Scanner und Faxgeräte sowie Geräte mit USB-Anschluss. Zusätzlich können Systeme, die nicht im Netzwerk registriert sind, manuell inventarisiert werden. Die Lösung verwaltet bis zu 3.000 Output-Systeme, kann aber auch für kleinere Stückzahlen angepasst werden. Damit eignet sie sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen. IT-Administratoren können gewachsene Output-Strukturen innerhalb weniger Minuten zentralisieren und Prozesse einfach automatisieren.

Zeitvorsprung gewinnen
Alle Systemdaten werden ab dem Zeitpunkt der Inbetriebnahme von UTAX smart gesammelt, wie zum Beispiel alle Zähler- und Toner- und Papierstände, der jeweils aktuelle Status wie Energiesparmodus, Gehäuse offen, Papierstau etc. Admins erhalten binnen weniger Klicks und tagesaktuell auf einen Blick alle relevanten Details von Modellinformationen wie IP- oder Mac-Adresse, Seriennummer und Standort bis hin zu ausführlichen Nutzungsstatistiken.

Die Systemübersicht wird individuell nach Informationsbedarf aufbereitet. So ist zum Beispiel die gruppenbasierte Verwaltung möglich, auch wenn die Geräte an unterschiedlichen Standorten stehen. Ebenso können Systemtypen wie Drucker, DIN A3-Farb-MFP etc. und Kostenstellen wie Einkauf, Buchhaltung, Innendienst usw. zugeordnet werden.

Über frei definierbare Volumenstatistiken werden entsprechende Auswertungen erstellt, auch detaillierte Darstellungen mit Standort, Gruppenzugehörigkeit, durchschnittlichem monatlichem Volumen, Soll-Volumen, prozentualer Anteil am Gesamtvolumen u.a. sind möglich.

Systemüberwachung und automatisierte Bestellung von Verbrauchsmaterial
Die profilbasierte Überwachung von System-Komponenten sowie der Verbrauchsmaterialien wie Papier und Toner ist ein zentraler Bestandteil von UTAX smart. Kommt es zu Änderungen wie der Umstellung von IP-Adressen bestehender Systeme, erkennt dies die Software und aktualisiert sich selbstständig. Ebenso alarmiert die Software automatisch, wenn vorher definierte Zustände eintreten, zum Beispiel, wenn der schwarze Tonerstand bei einem System nur noch bei 15 % liegt. Automatisiert werden kann auch die Bestellung von Verbrauchsmaterial. Dies vermeidet unnötige Kapitalbindung von Reservetoner oder Ersatztrommeln, ebenso wird auf diese Weise Ausfallzeiten der Geräte vorgebeugt. Verbrauchsmaterial kann zusätzlich auch manuell bestellt werden.

Finanzielle und administrative Entlastung für Mittelständler
Mit UTAX smart richtet sich UTAX speziell an kleine und mittelständische Unternehmen, die ihren Dokumenten-Workflow wirtschaftlich und nachhaltig mit Blick auf ihre Energieeffizienz ausrichten wollen. Von ihrem Output-Dienstleister, dem Fachhändler, erwarten diese Unternehmen finanzielle und operative Entlastung sowie umfassende Information und Beratung, um ihre IT-Infrastruktur leistungsfähig und wirtschaftlich steuern zu können. „Kleine und mittelgroße Unternehmen haben ein Bewusstsein für effizientes Dokumentenmanagement entwickelt. und sie verstehen, dass nicht nur eine direkte Reduzierung der Druckkosten ausschlaggebend für die Kosteneffizienz ist, sondern eine zentrale Administration und Klarheit über den Dokumenten-Workflow“, sagt Thomas Grethe.

„Mit UTAX smart können sie ihren Bedarf jederzeit kostengerecht anpassen und Konsolidierungsprojekte in gewachsenen Umgebungen mit einer Vielzahl unterschiedlicher Drucker, Kopierer und Scanner einfach realisieren. Bisherige Ansätze gingen davon aus, ausgehend von einer Bedarfsanalyse komplette Konzepte zu entwickeln, bei der nur noch Systeme eines Herstellers verwendet werden. Gerade für mittelständische Betriebe ist diese Vorgehensweise aber oft realitätsfern, weil sie mit hohen Investitionen für die Umstellung verbunden ist. Vor dem unüberschaubaren Finanzierungsaufwand schreckten viele zurück. Mit UTAX smart bieten wir jetzt eine praktische Lösung an, die Mehrwerte bietet sowie finanziell und operativ entlastet.“

Das neue Konzept UTAX smart Consulting wird durch über 200 zertifizierte UTAX-Fachhändler bundesweit umgesetzt, die auf Wunsch auch die zentrale Administration der Output-Systeme übernehmen können. Die Software ist ab dem zweiten Quartal 2012 verfügbar.

Presseinformationen und Bilder stehen zum Herunterladen unter http://www.utax-smart.de und im UTAX PressOffice unter http://utax.talkabout.de bereit.

Über Utax:
Die Utax GmbH mit Sitz in Norderstedt bei Hamburg hat sich auf den Vertrieb von hochwertigen Druck- und Kopiersystemen spezialisiert. Das breite Produktportfolio umfasst Hard- und Software, wie Kopier-, Druck- und Multifunktionssyteme (MFP) für den Büro-Arbeitsplatz bis hin zu Großflächensystemen für professionelle Anwendungen. Maßgeschneiderte Konzepte sowie ganzheitliche Beratung für effizientes Dokumentenmanagement in Unternehmen werden mit dem Konzept Utax Document Consulting angeboten. In Deutschland wird die Marke Utax über ein Netz aus über 200 autorisierten Vertragshändlern vertrieben. International agiert das Unternehmen in über 40 Ländern der EMEA-Region. Für UTAX sind rund 130 Mitarbeiter tätig. Die UTAX GmbH ist eine Tochtergesellschaft der TA Triumph-Adler GmbH.

Utax GmbH
Simone Brett-Murati
Ohechaussee 235
22848 Norderstedt
sbrett-murati@utax.de
040 528 49 243
http://utax.de