der Weg zur Bestätigung ist nicht ganz einfach

(NL/6474220265) Böbingen, 14.08.2013. Die Gelangensbestätigung, die ab 1.10.2013 gesetzlich vorgeschrieben ist, wird nun doch nicht das administrative Monster werden, als das es bei seinem ersten Auftauchen vor 2 Jahren verschrien war. Dennoch ist für Unternehmen mit der Gelangensbestätigung ein erheblicher Zusatzaufwand verbunden.
Ziel der Gelangensbestätigung ist es, Steuerbetrug zu unterbinden. Die Behörde will dieses Ziel erreichen, indem der Empfänger im EU-Ausland schriftlich bestätigt, dass die Ware tatsächlich zu ihm gelangt ist. Mit dieser Bestätigung erbringen Unternehmen anschließend den Nachweis gegenüber der Finanzbehörde, dass die Umsatzsteuer zu Recht nicht berechnet wurde.

Wie muss oder kann nun diese Bestätigung des Gelangens ins EU-Ausland aussehen? Das kommt darauf an, ob die Ware versendet oder befördert wird. In den meisten Fällen wird die Ware versendet, d.h. der Verkäufer oder der Käufer schalten einen Dienstleister ein – den Spediteur, der den Transport durchführt. In dieser Konstellation können als Nachweis benutzt werden:
* Frachtbrief / CMR
* Spediteursbescheinigung der erfolgten Lieferung
* Konnossement
* und natürlich das offizielle Formblatt der Gelangensbestätigung
* bei KEP-Sendungen reichen die vollständigen Tracking-Daten aus

Die Ware wird befördert, wenn Verkäufer oder Käufer die Ware in eigenen Transportmitteln transportieren. Dann gilt als Nachweis
* nur die Gelangensbestätigung

Die Änderungen gegenüber den gesetzlichen Vorgaben der Vergangenheit halten sich also in Grenzen, der Teufel steckt auch hier wieder im Detail. Gerade deswegen darf man die Bereiche nicht aus den Augen verlieren, die ein Risiko darstellen. Zwei Beispiele:

1. Selbstabholer (EXW/FCA-Versendungen)
Es besteht kein Vertragsverhältnis zwischen Verkäufer und Spediteur. Deshalb kann sich die Beschaffung der Nachweise u.U. als schwierig erweisen, umso mehr, als im internationalen Verkehr sehr häufig osteuropäische Transporteure eingesetzt werden, die mit deutschen fiskalischen Anforderungen nicht vertraut sind.

2. KEP-Lieferungen
Die Aufzeichnungen werden vom Spediteur nur 2 Monate lang gespeichert, der Verkäufer muss jedoch die Nachweise 10 Jahre aufbewahren.

Die Software Z-GBS, die von der TIA innovations GmbH, einem Unternehmen der MHP Solution Group, mit fachlicher Unterstützung des Partners AOB Außenwirtschafts- und Organisationsberatung GmbH entwickelt wurde erstellt die GBS auf Papier oder als PDF. Die GBS wird automatisch auf Basis der Sendungsdaten eines Vorsystems oder manuell aus selbst erstellten und verwalteten Vorlagen generiert. Die GBS wird anschließend mit der Ware oder per Mail an den Empfänger geschickt. Zukünftig haben die Empfänger die Möglichkeit das Gelangen der Ware im Z-GBS-Portal zu bestätigen (vorbehaltlich der Zulassung durch die Finanzbehörde). Darüber hinaus werden die Trackingdaten der KEP-Dienstleister automatisch an Z-GBS übertragen und während der Nutzungsdauer der Software für bis zu 10 Jahre gespeichert.
Z-GBS leistet jedoch noch deutlich mehr: Monitoren Sie die erstellten GBS. Mahnen Sie automatisch die fehlenden GBS. Schicken Sie einen frei gestalteten Text mit der GBS an Ihren Kunden, damit er weiß was er zu tun hat, denn die GBS ist ein rein deutsches Verfahren. Z-GBS prüft automatisch auch die UmsatzsteuerID Ihres Kunden. Denn auch eine falsche UStID kann dazu führen, dass die Umsatzsteuer nachzuentrichten ist.
Z-GBS ist als inhouse- und als Rechenzentrumslösung verfügbar. Und nicht zuletzt: Z-GBS warnt und mahnt auch, wenn eine GBS zu lange auf sich warten lässt. Damit Sie nicht zu lange warten, fordern Sie einfach weitere Informationen an, per Mai: vertrieb@tia.com oder per Telefon 07173/912-519. Oder auf unserer Homepage www.tia.com .

Wenn keine Ressourcen für die GBS zur Verfügung stehen, dann greifen die Services der AOB: Das Team der AOB-Services übernimmt die Abwicklung der GBS. AOB-Service kümmert sich um die Erstellung, den Versand, etwaige Mahnung und die Pflege der Vorgänge.

Die Gelangensbestätigung wird ab 1.10.2012 für alle B2B-Sendungen innerhalb der EU verlangt. In machen Fällen genügen auch dann noch die bisherigen Belege um die Umsatzsteuerfreiheit einer Sendung zu belegen. In vielen Fällen sind dies jedoch nicht mehr ausreichend. Um sicher zu gehen, dass auch bei einer Umsatzsteuerprüfung in einigen Jahren keine Umsatzsteuer-Nachforderungen gestellt werden, sind die Vorgaben der neuen UmsatzsteuerDVO einzuhalten. Eine Software wie z.B. Z-GBS unterstützt hierbei umfassend.

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