Die Carl Eichhorn KG Wellpappenwerke aus Jülich setzt seit einem Jahr das Workflowsystem PHOENIX EasyWorkflow des Wuppertaler Systemhauses IQUADRAT AG für die Eingangsrech¬nungsverwaltung ein. In enger Kooperation mit Eichhorn richtete IQUADRAT eine Schnittstelle zur verwendeten ERP-Branchenlösung zur Übernahme der Bestell- und Lieferdaten ein. Schon nach einer kurzen Schulung seitens des Herstellers konnten sämtliche Mitarbeiter problemlos mit dem Workflow arbeiten.

Der Workflow ermöglicht dem Hersteller von Verpackungsmaterialien seine Arbeitsprozesse bezüglich Rechnungsbearbeitung und Rechnungsprüfung zu optimieren. Dadurch konnte sich insbesondere die Einkaufsabteilung erhebliche zeitliche Freiräume schaffen. Diese nutzt die Abteilung zur Optimierung von Einkaufsstrategien und Einkaufsverhandlungen und verbuchte somit schon in den ersten Monaten nach Einführung des Workflowsystems Kostenersparnisse. Seitens der Buchhaltung ist heute eine Überwachung aller im Umlauf befindlichen Rechnungen möglich. Dies gewährleistet eine schnellere Bearbeitung sowie Prüfung der Rechnungen. Paul Schmitz, Leiter Finanz- und Rechnungswesen bei Eichhorn, dazu: „Sämtliche Anwender des Workflows sind mit PHOENIX EasyWorkflow sehr zufrieden. Das System ist einfach zu bedienen, spart Zeit bei der Rechnungsbearbeitung und Dokumentation der sachlichen Entscheidungen. Die Entscheidung, das Workflowsystem einzuführen, hat sich bezüglich Kosten und Zeitersparnis nach kürzester Zeit als richtig erwiesen.“

PHOENIX EasyWorkFlow automatisiert und kontrolliert die Arbeitsprozesse und beschleunigt interne Abläufe, da Liegezeiten der Belege entfallen. Durch Einhaltung der Prozesse werden Fehler vermieden. Aufwändige Suchen entfallen, da alle Dokumente sowie der aktuelle Status zu allen Rechnungen und sonstigen Belegen für alle Beteiligten ständig verfügbar sind. Auch dokumentiert das System automatisch den Prüfungsablauf der Rechnungen und Bestellungen. Durch Ausnutzen der Skonti kann der Anwender somit Kosten sparen. Da jede im System getätigte relevante Aktion, wie zum Beispiel sachliche Freigaben mit Name und Uhrzeit vermerkt werden, dienen diese als Protokoll für das Qualitätsmanagement.

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Über IQUADRAT
Die im Jahr 2000 in Wuppertal gegründete IQUADRAT AG ist ein System- und Softwarehaus mit Schwerpunkt technisches Informationsmanagement. Mit Softwarelösungen im Bereich EDM (Engineering Data Management), Workflow und Dokumentenmanagement liefert IQUADRAT Werkzeuge für die Verwaltung von Informationen rund um den Lebenszyklus technischer Projekte und passt diese an die spezifischen Anforderungen ihrer Kunden an. Zusätzlich zu Beratung, System-integration und Einführung von Informationsmanagement-Systemen bietet das Unternehmen ein breites Spektrum an IT-Dienstleistungen.

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