OAS AG Unternehemnsbereich regiodata realisiert EASY ENTERPRISE Archiv und EASY DOCUMENTS bei BRUNS Pflanzen-Export GmbH & Co. KG

Bremen, 8. Mai 2012 – Nach der Implementierung der Archivlösung EASY ENTERPRISE führte die international erfolgreiche BRUNS Pflanzen-Export GmbH & Co.KG mit Unterstützung der OAS AG Unternehmensbereich regiodata in Bremen einen automatisierten EASY-Workflow zur elektronischen Belegarchivierung für Fax- und eMail-Anfragen ein. Damit spart BRUNS sehr viel Zeit bei der Angebotsbearbeitung, die Daten sind sofort per Knopfdruck im Archiv auffindbar und die gesamte Geschäftsprozessabwicklung ist jederzeit transparent.

Die BRUNS Pflanzen-Export GmbH & Co. KG in Bad Zwischenahn bei Oldenburg ist seit mehr als 130 Jahren für hochwertige Pflanzen für Garten- und Landschaftsbau und Gartencenter-Belieferung europaweit bekannt. Der Erfolg des mittelständischen Unternehmens mit rund 300 Mitarbeitern gründet sich gleichermaßen auf Traditionsbewusstsein und Fortschritt.

Das Ziel: Kundenanfragen sofort beantworten

Frühjahr und Herbst sind Spitzenzeiten und wer 300 Kundenanfragen täglich sofort beantworten möchte, braucht dafür eine innovative Informationstechnik. Nach der Installation der Archivlösung EASY ENTERPRISE war der nächste Schritt zu einem komplett automatisierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) die Einführung der elektronischen Bearbeitung von Kundenanfragen per Fax und eMail.

Zur Planung und Umsetzung hatte sich das Unternehmen für die Zusammenarbeit mit der OAS AG Unternehmensbereich regiodata in Bremen entschieden, der nicht nur einer der führenden EASY-Partner im norddeutschen Raum ist, sondern auch besonders umfangreiches Know-how im DMS-Umfeld, ein gutes Preis/-Leistungsverhältnis und regionale Nähe nachweisen konnte.

Die Lösung: EASY Workflow

Die Lösungsfamilie EASY ENTERPRISE und EASY DOCUMENTS war bewusst gewählt worden, weil deren Web-Clients für die Abwicklung der Fax-basierten Kundenanfragen problemlos ergänzt werden konnten. Auch das individuelle Customizing konnten die Spezuialisten der OAS AG Unternehmensbereich regiodata mit Hilfe von Microsoft Visio verhältnismäßig einfach in den EASY-Workflow integrieren.

Wo früher täglich bis zu 300 Anfragen per Hand bearbeitet wurden, steht heute ein Fax-Server, auf dem alle Nachrichten mit Anhängen elektronisch eingehen. Ist ein Unternehmen Kunde, identifiziert ihn das System anhand der Faxnummer und ordnet die Anfrage den vorhandenen Kundenstammdaten aus dem ERP zu. Neue Firmendaten speichert der Sachbearbeiter per Hand im ERP für den weiteren Ablauf zur Angebotserstellung und spätere Aufträge. Die wenigen brieflichen Anfragen werden gescannt und entsprechend elektronisch weiter verarbeitet.

Das Ergebnis: Wettbewerbsvorteil durch Zeitersparnis

„Der größte Gewinn durch den neuen kundenspezifischen EASY-Workflow ist die Zeitersparnis: Da alle Daten sofort in unserem ERP-System und Archiv vorhanden sind, können wir sehr viel schneller Angebote erstellen, per Fax verschicken und bei Nachfragen sofort auf alle Daten einfach zugreifen. Damit sind wir trotz unserer Größe und 40.000 Artikeln deutlich schneller als der Wettbewerb“, freut sich Mathias Beneke, bei BRUNS für das Controlling verantwortlich, über den Erfolg des Projekts. Ein weiterer Vorteil speziell im Controlling ist die Transparenz: Der gesamte Auftragsstatus ist jederzeit in Echtzeit ablesbar.

Zeit und Geld spart das Unternehmen überdies auch dadurch, dass nun keine Papierablage mehr erforderlich ist, die früher zahlreiche Ordner, Schränke und Räume füllte.
Als eines der führenden IT-Häuser in Norddeutschland bietet die OAS AG – Unternehmensbereich regiodata mittelständischen Unternehmen komplette Hard- und Software-Lösungen mit allen erforderlichen Serviceleistungen. Eine umfassende Beratung, intelligente Konzeptionen, technisch ausgereifte Produkte und das Know-how unserer hochqualifizierten Mitarbeiter gewährleisten für alle Kunden einen optimalen Betreuungsstandard und hochgradig funktionelle Anwendungsmöglichkeiten, um im Alltag effizient arbeiten zu können.

OAS AG – Unternehmensbereich regiodata
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