Stb. Roland Franz

Essen, 31. Oktober 2011*****Mit Schreiben vom 26.11.2010 hat das Bundesfinanzministerium (BFM) die bisherigen Vereinfachungsregelungen hinsichtlich der ordnungsgemäßen Buchführung bei elektronischen Kassensystemen gekippt. Gleichzeitig hat das BFM aber eine auf den ersten Blick großzügige Übergangsregelung zum Schutz der bestehenden Kassensysteme bis Ende 2016 definiert. Nach Ansicht von Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Essen, werden an diese Übergangsregelung jedoch so hohe Anforderungen gestellt, dass ein Betrieb diese kaum erfüllen kann. In diesem Zusammenhang weist Steuerberater Roland Franz darauf hin, dass Geräte, die bauartbedingt die Speicherung insbesondere auch der Programm- und Stammdatenhistorie nicht erlauben, zwingend nachzurüsten sind.

„Das BMF stellt hierbei keinerlei Wirtschaftlichkeits- oder Praktikabilitätserwägungen an. Im Extremfall kann dies dazu führen, dass ein Kassensystem, welches im Jahre der Anschaffung 2.000,00 EUR gekostet hat, nunmehr für 6.000,00 EUR aufzurüsten ist. Ist beispielsweise die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten bei der Registrierkasse, insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten innerhalb des Gerätes nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen. Hier werden auch regelmäßige Softwareupdates und gegebenenfalls der Kauf weiterer Hardware im Rahmen der Nachrüstung gefordert“, erklärt Steuerberater Roland Franz.

Erst wenn ein Gerät bauartbedingt die im BMF-Schreiben vom 26.11.2010 geforderte Voraussetzungen nicht erfüllt, greift die Übergangsregelung bis zum 31.12.2016, wonach auf eine entsprechende Nachrüstung verzichtet werden kann. Allerdings sind dann die Grundsätze des BMF-Schreibens vom 09.01.1996 vollumfänglich zu beachten.

„Wie bereits oben dargestellt, gelten die dort niedergelegten Grundsätze zwar schon seit langem, sind in der Praxis aber nie so angewendet worden. Da aufgrund des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 erhebliche Verschärfungen stattgefunden haben, ist davon auszugehen, dass die Finanzbeamten dieses BMF-Schreiben im Zweifel zuungunsten des Steuerpflichtigen auslegen werden“, befürchtet Steuerberater Roland Franz.

Bei Kassensystemen, die nicht mehr aufrüstbar sind, hat der Steuerpflichtige die Auflagen aus dem BMF Schreiben vom 09.01.1996 wie folgt zu erfüllen:

Die Bedienungsanleitung und die Programmieranleitung sind aufzubewahren.

Programmabrufe nach jeder Änderung (unter anderem der Artikelpreise, Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer, Kellner und Trainingsspeichern und ähnlichem sind aufzubewahren.

Alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung, z.B. Anweisung zum maschinellen Ausdrucken von Proformarechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten sind aufzubewahren.

Die mit Hilfe der Registrierkasse erstellten Rechnungen sind aufzubewahren. Dies bedeutet, dass neben dem reinen Tagesbericht alle Kundenrechnungen elektronisch archiviert werden müssen.

Die Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sogenannte Z-Nummer zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte), der Stornobuchungen sogenannte Managerstornos und Nachstornobuchungen, Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungswege (Bar, Scheck, Kreditkarte und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse wie z.B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) sind im Belegzusammenhang zusammen mit den Tagesendsummenbons aufzubewahren.

Die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons ist durch organisatorische oder durch programmierte Kontrollen sicherzustellen.

„In der Praxis, beispielsweise im Gastronomiebereich, sind die oben dargestellten Anforderungen kaum vollständig umsetzbar. Hierbei ist zu bemerken, dass die Einhaltung dieser Forderungen mit erheblichem manuellen Aufwand verbunden ist. Allein dadurch sind die Aufzeichnungen sehr fehleranfällig. Dies bedeutet, dass selbst wenn man bemüht ist, diese Anforderungen zu erfüllen, es durch fehlerhafte Eingaben dazu führen kann, dass die Buchführung wiederum anfechtbar ist. Unabhängig davon stellt sich die Frage, was unter „bauartbedingt“ zu verstehen ist“, erklärt Steuerberater Roland Franz.

Was im Gründungsjahr 1979 mit klassischer Steuerberatung begann, hat sich im Laufe der Jahre zu einem fachübergreifenden Full-Service-Angebot entwickelt. Heute zählt Roland Franz & Partner mit seinen ca. 40 Mitarbeitern zu den großen Steuerberatungspraxen in Essen.
Von diesem Standort werden Mandanten inner- und außerhalb der Region gleichermaßen intensiv betreut.
Die ersten Schritte zur Realisierung einer fachübergreifenden Mandantenberatung wurden bereits Anfang der 90er Jahre durch Kooperation mit einer Wirtschaftsprüfungspraxis und einer Rechtsanwaltskanzlei im gleichen Hause geschaffen. Heute bietet Roland Franz & Partner als leistungsstarke Partnerschaftsgesellschaft vielfältige Beratungs- und Serviceleistungen aus einer Hand, die für die Mandanten Synergieeffekte auf hohem Niveau sowie eine Minimierung des Koordinationsaufwandes gleichermaßen nutzbar machen.

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