Die DOCBOX® erweitert ihr Leistungsspektrum

Posted On: 22. Oktober 2024
Posted By: pr-gateway

Neue Schnittstelle für das ERP-System metropolis

Durch die Partnerschaft mit der visigate Software GmbH wird das ERP-System metropolis um eine Schnittstelle zur DOCBOX® erweitert. Diese Zusammenarbeit ermöglicht es den Nutzern des metropolis-Moduls PDF-Mailer, ihre Dokumentenprozesse noch effizienter zu gestalten und Dokumente automatisch in die DOCBOX® hochzuladen.

Das neue Plugin erweitert den Funktionsumfang des metropolis-Moduls PDF-Mailer signifikant. Dank der neuen Schnittstelle können Unternehmen nun den gesamten Prozess der Dokumentenverwaltung automatisieren. Diese Funktionalität sorgt dafür, dass relevante Dokumente nicht mehr manuell in die DOCBOX® hochgeladen werden müssen, sondern der Upload automatisch erfolgt – ein erheblicher Gewinn an Effizienz und Zeitersparnis für Unternehmen jeder Größe.

Vollständig anpassbare Dokumentenverwaltung
Mit der neuen Schnittstelle haben Anwender des ERP-Systems metropolis die Möglichkeit, genau zu definieren, welche Dokumente und Anlagen in die DOCBOX® hochgeladen werden sollen. In der Konfiguration des Plugins kann dabei individuell festgelegt werden, welche Anlagen hochgeladen werden sollen. Darüber hinaus bietet das Plugin die Möglichkeit, Dokumentklassen, Metadaten und Schlüsselworte zu hinterlegen. Dies erfolgt durch den Einsatz von Platzhaltern, die automatisch durch entsprechende Beleginhalte ersetzt werden.
Das bedeutet, dass Unternehmen ihre Dokumente nicht nur automatisiert hochladen, sondern auch präzise klassifizieren können. So lassen sich etwa wichtige Metadaten für eine einfache Wiederauffindbarkeit oder spezifische Schlüsselworte festlegen, die die Strukturierung von Dokumenten optimieren. Dies erhöht die Effizienz im Dokumentenmanagement erheblich und sorgt dafür, dass wichtige Unterlagen jederzeit schnell und gezielt auffindbar sind.

Flexibler Ablagepfad für individuelle Anforderungen
Ein weiteres Highlight der neuen Schnittstelle ist die Flexibilität bei der Definition des Ablagepfads innerhalb der DOCBOX®. Dieser kann sowohl global für alle Dokumente als auch belegstufen-spezifisch definiert werden. Dabei können ebenfalls Platzhalter verwendet werden, um den Ablagepfad individuell an die jeweiligen Anforderungen des Unternehmens oder der jeweiligen Dokumentenart anzupassen.

Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumentenstruktur innerhalb der DOCBOX® noch weiter zu individualisieren und exakt auf ihre internen Prozesse zuzuschneiden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dokumente stets an der richtigen Stelle abgelegt werden und sich nahtlos in bestehende Ablagestrukturen einfügen.

Voraussetzungen für die Nutzung
Um die neue Schnittstelle vollständig nutzen zu können, benötigen Anwender des ERP-Systems metropolis das Modul PDF-Mailer, eine DOCBOX®-Installation sowie das DOCBOX®-Modul REST API. Diese Komponenten ermöglichen eine reibungslose Integration und den problemlosen Austausch von Dokumenten zwischen den Systemen.

Die Erweiterung der DOCBOX® mit der Schnittstelle zu metropolis ist ein wichtiger Schritt, um den Anwendern noch mehr Komfort und Automatisierung im Dokumentenmanagement zu bieten. Unternehmen können dadurch ihre Prozesse weiter optimieren und wertvolle Ressourcen einsparen.

Über visigate Software GmbH, Bremen:
Die visigate Software GmbH mit Sitz in Bremen verfügt über langjährige Erfahrung in der Softwarebranche und kombiniert technisches Know-how mit fundiertem kaufmännischem Wissen. Das Unternehmen betreut vor allem kleine und mittelständische Unternehmen, die in den Bereichen Technik, Handel und Industrie tätig sind. Über 300 Kunden haben bereits von der Kompetenz der visigate Software GmbH profitiert und setzen das ERP-System metropolis mit Erfolg ein. Mit Installationen, die von einem bis zu 100 Arbeitsplätzen reichen, ist metropolis eine flexible und skalierbare Lösung für unterschiedlichste Unternehmensanforderungen.
Die Kooperation mit der DOCBOX® ist ein Meilenstein in der langjährigen Erfolgsgeschichte von visigate. Sie unterstreicht das Engagement des Unternehmens, seinen Kunden stets die besten und effizientesten Lösungen zur Verfügung zu stellen.

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen sowie von CMS-Systemen und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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