Mobile Technologien werden das Verhalten von Dienstreisenden und damit auch die Rolle der Geschäftsreiseverantwortlichen verändern. „Die sich rasant entwickelnde Technologie ermöglicht den Unternehmen, ihren Reisenden Informationen auch unterwegs zur Verfügung zu stellen. Die Tools dazu – mobile Applikationen – sind jedoch Fluch und Segen zugleich“, sagt VDR-Präsident Dirk Gerdom. Weil sie zahlreich verfügbar und schnell installiert sind, kollidieren sie häufig mit den Interessen der Travel Manager oder gar des Unternehmens. „Die Herausforderung für den Geschäftsreiseverantwortlichen besteht darin, die Kontrolle über Buchungswege, Datenströme und Prozesse zu behalten“, so der Verbandspräsident.
Um Dienstreise-, IT- und Datenschutzverantwortliche bei Überlegungen zu mobilen Applikationen für Reisende im Unternehmen zu unterstützen, hat der GeschäftsreiseVerband VDR jetzt eine Checkliste für mobile Applikationen (kurz Apps) entwickelt. Das Strategie-Papier listet die Anforderungen an eine App aus Sicht des Travel Managements und des Einkaufs. Außerdem weist es auf wichtige Punkte hin, die mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten abgestimmt werden müssen.
Die Untersuchungen des Verbands zeigen: Eine sinnvolle App für Dienstreisende sollte den Informationsfluss verbessern, alle Reisemittel in einem Reiseplan darstellen können, Push Services bieten, in die bestehende IT-Systemlandschaft integrierbar sein, geringe Roaming- und Wartungskosten garantieren und eine Ortung ermöglichen, um die Reisenden zu informieren und zu lokalisieren.
„Mit großer Sicherheit wird das Smartphone während der Reise zum ständigen Begleiter, das dem Reisenden jederzeit als Assistent zur Seite steht und voll auf seine persönlichen Ansprüche und auch auf Unternehmensanforderungen abgestimmt ist“, so Christian Rosenbaum, Manager Strategic Relations bei i:FAO und Leiter des Fachausschusses Technologie im GeschäftsreiseVerband VDR. „Der Reisende der Zukunft ist ein Always-online-Traveller – ständig mit dem Internet verbunden und in sozialen Netzwerken unterwegs. Die stetige Verfügbarkeit von Informationen an jedem Ort macht auch die konkrete Reisephase zu einer produktiven Zeit“, so Rosenbaum.
Die überall verfügbaren Dienste und Informationen fordern von den Geschäftsreiseplanern jedoch einen ganzheitlichen Ansatz, denn die Suche nach dem bestmöglichen Preis dehnt sich auf immer mehr Kanäle aus und Reisende haben dank Smartphones direkt und jederzeit Zugriff auf die Angebote. Der Travel Manager wird zum Kommunikationsmanager, der neue Wege finden muss, um die Kanäle außerhalb der bisherigen Prozesse zu konsolidieren und zu integrieren. „Das ist die Zukunft – jeder Travel Manager ist gut beraten, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen“, so VDR-Präsident Dirk Gerdom.
Die Checkliste für die Einführung mobiler Applikationen für Dienstreisende ist VDR-Mitgliedern vorbehalten. Den Sicherheitsaspekt greift Christian Rosenbaum jedoch in seinem Fachforum auf der Frühjahrstagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement vom 19. bis 20. April 2012 in Berlin auf. Dort zeigt er, was bei der Mitnahme mobiler Datenträger ins Ausland zu beachten ist und was Unternehmen tun müssen, um Reisende und ihre Daten auf Auslandreisen zu schützen.
Weitere Informationen: www.vdr-service.de/veranstaltungen.
Frankfurt, 15. März 2012
Der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) vertritt die Interessen deutscher Wirtschaftsunternehmen hinsichtlich der Rahmen- und Wettbewerbsbedingungen für Geschäftsreisen und Mobilität. Er setzt sich ein für effiziente, wirtschaftliche, sichere, ungehinderte, weltweite Reisemöglichkeiten für Unternehmen. Mit seinen über 500 Mitgliedsunternehmen steht er für einen Gesamtumsatz im Geschäftsreisebereich von jährlich mehr als zehn Milliarden Euro.
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