In der Rechnungsbearbeitung liegt immer noch ein großes Optimierungspotenzial. Denn manuelle Tätigkeiten, wie zum Beispiel Rechnungen erfassen, prüfen und zur Freigabe weiterleiten, können automatisiert werden. Daher bietet die Wuppertaler IQUADRAT AG in Ergänzung zu ihrem Workflowsystem PHOENIX Easy Workflow ab sofort auch ein Modul zum automatischen Auslesen von Rechungsinhalten, den PHOENIX InvoiceReader, an. Mit PHOENIX InvoiceReader können die Unternehmen ihre Abläufe in der Rechnungsbearbeitung weiter beschleunigen und vereinfachen.
Im ersten Schritt scannt der Anwender mit dem Capture-Tool die Eingangsrechnungen. Im zweiten Schritt identifiziert PHOENIX InvoiceReader die entsprechenden Metadaten wie zum Beispiel Lieferantenname, Adresse, Telefon- und Faxnummer, Bankverbindung und Steuernummer und vergleicht die Informationen mit den Stammdaten im ERP- oder FiBu-System. Danach werden die digitalisierten Rechnungen zur fachlichen und rechnerischen Prüfung im Workflowsystem PHOENIX EasyWorkFlow an die zuständigen Abteilungen oder Mitarbeiter weiter geleitet. Hier kann der Anwender die Rechnungen komfortabel mit dem Beleg-Editor kommentieren, stempeln und mit Anmerkungen versehen. Nachdem die Eingangsrechnungen den definierten Workflow durchlaufen haben, werden sie nach der Freigabe an die Finanzbuchhaltung zur Zahlung weitergeleitet.
So automatisiert und kontrolliert der Anwender mit PHOENIX EasyWorkFlow und PHOENIX InvoiceReader die Arbeitsprozesse bezüglich der Rechnungseingangsbearbeitung. Er beschleunigt die internen Abläufe und optimiert somit das Wertschöpfungspotenzial. Dadurch werden Prozesse eingehalten, Fehler vermieden und durch Ausnutzen von Skonti Kosten gespart. Darüber hinaus stehen für das Qualitätsmanagement Protokolle zur Verfügung, in denen alle relevanten Aktionen detailliert vermerkt sind.
Siehe www.iquadrat.de.
Über IQUADRAT
Die im Jahr 2000 in Wuppertal gegründete IQUADRAT AG ist ein System- und Softwarehaus mit Schwerpunkt technisches Informationsmanagement. Mit Softwarelösungen im Bereich EDM (Engineering Data Management), Workflow und Dokumentenmanagement liefert IQUADRAT Werkzeuge für die Verwaltung von Informationen rund um den Lebenszyklus technischer Projekte und passt diese an die spezifischen Anforderungen ihrer Kunden an. Zusätzlich zu Beratung, System-integration und Einführung von Informationsmanagement-Systemen bietet das Unternehmen ein breites Spektrum an IT-Dienstleistungen.
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