Fürth, 13. März 2012 Ob aktuelle Preisliste, Ideensammlung für das nächste Meeting oder Tipps bei Problemen mit dem Drucker im dritten Stock: Ein Intranet bietet Unternehmen die ideale Plattform, um wichtige Informationen zentral bereitzustellen, Vorschläge zu sammeln und Probleme im Teamwork zu lösen. Die technische Basis erfolgreicher Intranet-Projekte bilden heute meist bewährte Web 2.0-Anwendungen: Wikis, Foren, Blogs und Instant Messenger machen es Mitarbeitern leicht, das Intranet zu nutzen und zu pflegen und kontinuierlich neue Inhalte bereitzustellen.

„Die meisten gängigen Web 2.0-Anwendungen lassen sich problemlos in Unternehmensnetze einbinden und für die interne Kommunikation anpassen“, erläutert Dr. Markus Nickl, Geschäftsführer des Fürther Beratungsunternehmens doctima GmbH. „Unternehmen können mit diesen Werkzeugen sehr günstig eine durchdachte Intranet-Plattform aufbauen, die standortübergreifend den Dialog zwischen den Mitarbeitern fördert und viele Abläufe in der Projektarbeit und Kundenbetreuung vereinfacht.“ Dr. Markus Nickl hat zehn praktische Tipps, um das Intranet als rege genutzte Wissens- und Kommunikationsplattform zu etablieren:

1. Welches Werkzeug am besten passt, hängt von Ihren Zielen ab
Wikis sind ideal um Informationen strukturiert bereitzustellen. In Foren lassen sich Diskussionen übersichtlich gliedern. Blogs halten Prozesse chronologisch fest. Instant Messenger übermitteln Nachrichten in Echtzeit. Wägen Sie ab, welches Tool am besten zu Ihrer Kommunikationsstrategie passt und führen Sie neue Werkzeuge stets sukzessive ein. So behalten Ihre Mitarbeiter den Überblick und fühlen sich nicht überfordert.

2. Definieren Sie ein Intranet-Team
Benennen Sie frühzeitig Verantwortliche für Ihre Intranet-Projekte und schulen Sie diese im Umgang mit der Plattform. So bleibt Ihr Intranet immer topaktuell und vereint alle wichtigen Informationen. Beziehen Sie Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen und Hierarchieebenen ein, um sicherzustellen, dass sich Ihre gesamte Belegschaft mit dem Projekt Intranet identifiziert. Regelmäßige Workshops helfen, Ihr Intranet-Team in technischen, sprachlichen und organisatorischen Fragen auf dem Laufenden zu halten.

3. Gestalten Sie Ihr Intranet intuitiv verständlich
Je mehr Mitarbeiter das Intranet aktiv mitgestalten, desto schneller wächst der Informationsgehalt. Machen Sie es ihnen daher so leicht wie möglich, die Intranet-Tools zu nutzen – zum Beispiel, indem Sie die Startseite des Web-Browsers um entsprechende Links ergänzen. Gliedern Sie die Anwendungen so, dass die Themenstruktur zu den Abläufen im Unternehmen passt und gestalten Sie die Navigation übersichtlich und intuitiv.

4. Erstellen Sie Themen- und Styleguides
Der erste eigene Beitrag ist für jeden Mitarbeiter eine Hürde. Halten Sie diese Hürde so klein wie möglich, indem Sie klare Richtlinien vorgeben. Legen Sie fest, wie ein Beitrag verfasst wird, welche Themen wo am besten aufgehoben sind und welche Themen für das Intranet unpassend sind. Tipp: Die beste Motivation für die Belegschaft ist ein Vorgesetzter, der sich regelmäßig einbringt und fleißig mitkommuniziert.

5. Schreiben Sie neue Texte fürs Intranet
Pressetexte per Copy-Paste eins zu eins auch für das Intranet zu nutzen, ist zwar bequem. Doch Ihre Mitarbeiter suchen im Intranet nicht nach PR-Texten, die sie inhaltsgleich im Web finden. Sprechen Sie Ihre Kollegen im Intranet direkt an und liefern Sie nützliche Arbeitshilfen und Zusatzinfos. So fühlen sie sich integriert und nutzen das Intranet gerne.

6. Legen Sie im Intranet die gleichen Qualitätsmaßstäbe an wie im Web
Das Publikum im Intranet ist ebenso anspruchsvoll wie Leser im Internet. Und: Viele ursprünglich im Intranet veröffentlichte Dokumente gelangen früher oder später auch an Kunden und Partner. Veröffentlichen Sie deshalb nur orthografisch und stilistisch saubere, gut verständliche Texte. Regeln Sie auch den Umgang mit Interna: Flurfunk und Kundenschelte sind tabu!

7. Integrieren Sie Killer-Applikationen
Je mehr praktische und populäre Anwendungen Sie in Ihr Intranet einbinden, desto lieber werden es Ihre Mitarbeiter nutzen. Bewährt haben sich zum Beispiel Telefon- und E-Mail-Verzeichnisse, Handbücher und Vorlagen – aber auch der Speiseplan der Kantine macht das Portal schmackhaft.
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8. Nutzen Sie Multimedia im Intranet
Beleben Sie Ihr Intranet, indem Sie Grafiken, Videos oder Anwendungen integrieren. So lassen sich viele komplizierte Sachverhalte veranschaulichen und Prozessabläufe vereinfachen. Positiver Nebeneffekt: Wenn sich ein Anleitungsvideo oder ein Tool intern bewährt, lässt es sich häufig auch beim Kunden einsetzen, um dort den Service zu verbessern.

9. Lassen Sie Raum für Kreativität
Viele Mitarbeiter verfügen über enorme Wissens-Ressourcen, von denen ihre Vorgesetzten nichts ahnen. Schaffen Sie im Intranet eine Plattform, auf der Kollegen Anregungen, Wünsche und Kritik äußern können. So profitieren Sie vom kreativen Potential Ihrer Mitarbeiter und fördern eine positive, offene Arbeitsatmosphäre.

10. Schützen Sie sensible Daten im Intranet
Auch das Intranet ist vor Hackerangriffen und Datenraub nicht gefeit. Schirmen Sie das interne Unternehmensnetz mit starker IT-Security vor unerwünschten Besuchern ab. Schützen Sie besonders kritische Dokumente zusätzlich über eine Passwortabfrage vor unerlaubten Zugriffen.

Die doctima GmbH verfügt über langjährige Erfahrung bei der Konzeption, Erstellung und Pflege von Intranet-Plattformen und bietet regelmäßig Seminare zu diesem Thema an. Das nächste Seminar findet am 17. April 2012 in Fürth statt. Firmen haben auch die Möglichkeit, den Workshop als individuelle Veranstaltung zu buchen. Fragen und Anmeldungen nimmt Markus Kraus telefonisch unter 0911 975670-0 oder per E-Mail an seminare@doctima.de entgegen.

Die doctima GmbH, Fürth, unterstützt Unternehmen und Institutionen bei der effizienten zielgruppengerechten Kommunikation. Zielgruppengerechte Kommunikation und konsequente Straffung der redaktionellen Prozesse senken nachweislich Kosten und stärken die Kundenbindung. Um das zu erreichen, erarbeitet doctima für spezifische Aufgabenstellungen individuelle Lösungen. Nach eingehender Analyse optimiert und erstellt doctima für ihre Kunden komplexe Texte und gestaltet Redaktionsprozesse je nach den gesetzten Zielvorgaben. Dabei setzt doctima auf erprobte linguistische Methodik. Eine durchgängige Verständlichkeit und Einheitlichkeit der Kommunikation wird damit sichergestellt. Zu den Kunden von doctima zählen unter anderem namhafte Unternehmen aus den Branchen Informationstechnologie, Medizintechnik, Maschinenbau und Automatisierungstechnik sowie zahlreiche Krankenkassen, Versicherungen und Behörden. Weitere Informationen zum Unternehmen finden Sie unter www.doctima.de.

doctima GmbH
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