Das digitale Zeitalter hat uns viele wunderschöne Dinge gebracht, aber dazu gehören auch digitale Quälereien. Wo früher Formulare in dreifacher Ausfertigung ausgefüllt wurden, werden heute die Informationen mit Hunderten oder Tausenden von langweiligen, sich wiederholenden Tasteneingaben kopiert und eingefügt. Um diese lästigen Prozesse zu umgehen, wird Robotic Process Automation (RPA) angewandt. Was das genau ist, welche Schritte dafür notwendig sind und welche Vorteile RPA mit sich bringt, erfahren Sie im Folgenden!

Definition Robotic Process Automation

Grundsätzlich ist RPA eine Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren, indem sich wiederholende und manuelle digitale Arbeit von Softwarerobotern erledigt wird. Diese tragen den Namen RPA-Bot oder sogar digitaler Assistent. Die Natur eines RPA-Bots besteht darin, menschliches Verhalten auf der Benutzeroberfläche einer Software nachzuahmen. Dabei wird generell zwischen zwei Arten von Prozessautomatisierung unterschieden. Kann ein RPA-Bot ohne menschlichen Eingriff agieren, so spricht man von einem „unattended Bot“. Wird der Bot durch einen Menschen beaufsichtigt oder bedarf sogar dessen Aktion, so ist die Rede von einem „attended Bot“.

Beispielsweise müssen die Mitarbeiter, welche in Ihrer Kundendienstorganisation arbeiten, Berichte über alle Probleme erstellen, die bei Kunden innerhalb von 24 Stunden aufgetreten sind. Früher kopierten die Mitarbeiter mühsam Daten aus dem CRM-System, fügten diese in die richtigen Felder einer Berichtsvorlage in Word ein, konvertierten sie in ein PDF und schickten sie dann per E-Mail an ihren Vorgesetzten. Mit Hilfe von RPA kann dieser Prozess gänzlich von einem RPA-Bot übernommen werden. Dadurch haben die Mitarbeiter nun mehr Zeit, ihre menschlichen Talente und Fähigkeiten für interessantere und höherwertige Jobs einzusetzen. Durch die Erschaffung einer Belegschaft, die sowohl menschlich als auch digital ist, sind die Mitarbeiter tendenziell glücklicher, produktiver und werden eher bei den Unternehmen bleiben, da sie in ihren Stärken gefordert werden können und keine Zeit mehr mit lästigen Aufgaben verschwenden müssen.

Um den Prozess der Automatisierung zu ermöglichen und nachhaltig effizient zu gestalten, gilt es folgende 6 Phasen zu durchlaufen.

Die 6 Phasen der RPA-Journey

– Verstehen:

In der ersten Phase geht es um das allgemeine Aneignen eines Überblicks von dem, was RPA ist und welche Chancen mit dieser Technologie gegeben werden. Zudem sollte man bereits hier einen Blick auf den Markt werfen, um einen passenden Anbieter auszusuchen. Da sich jeder Anbieter auf verschiedene Schwerpunkte konzentriert, sollten diese mit den eigenen langfristigen Zielen stimmig sein.

– Identifizieren:

Prinzipiell ist die Prozesslandschaft eines Unternehmens von vielen durchwachsenen Abläufen geprägt. Meist sind diese nur teilweise oder gar nicht dokumentiert. Da RPA jedoch einen vordefinierten Prozess voraussetzt, ist es notwendig, diese ordentlich zu identifizieren und anschließend zu definieren, welche sich überhaupt für RPA eignen.

– Auswahl:

Sobald die Prozesse identifiziert wurden, bei denen RPA in Frage kommt, müssen diese nach spezifischen Prioritäten sortiert werden. Dabei sollte der Fokus der Priorisierung auf dem Einfluss des Prozesses auf das Unternehmen mit einer möglichst geringen Komplexität des Ablaufs liegen.

– Pilotieren:

In der vierten Phase wird einer der zuvor definierten Prozesse zusammen mit dem Unternehmen automatisiert. An diesem Punkt sollte das Unternehmen bereits in der Lage sein, den Ablauf ohne große Unterstützung eines IT-Experten zu automatisieren und somit intern neues Wissen generieren. Zu Beginn der Pilotierung werden Kennzahlen definiert, mit Hilfe derer man den Erfolg des Piloten anschließend messen kann.

– Bewerten:

Nach Vollendung einer vierwöchigen Testphase werden die erzielten Ergebnisse dann entweder positiv oder negativ bewertet. Eine solche Evaluation dient als Entscheidungsgrundlage für die Einführung oder Nicht-Einführung des Prozesses in den Regelbetrieb. Alle Ergebnisse müssen ordentlich dokumentiert werden.

– Skalieren:

Sobald das Unternehmen den ersten Piloten erfolgreich implementiert und genug Erfahrungen gesammelt hat, muss man eine langfristige Automatisierungsstrategie entwickeln, die im Einklang mit der Digitalisierungsstrategie des Unternehmens steht. Zeitgleich zur Strategieentwicklung sollte ein Center of Excellence aufgebaut werden. Dadurch können weitere Schritte koordiniert werden, um die Vision und Strategie des Unternehmens intern kommunizieren zu können. In dieser Phase ist die Unterstützung des Managements erforderlich, da der Umschwung zum automatisierten Unternehmen auch durch Changemanagement begleitet werden sollte.

Die Vorteile von RPA

Die RPA-Technologie bietet vielen Unternehmen erhebliche Vorteile. Einfach gesagt ist der größte Nutzen die gesteigerte Geschäftsleistung. Dies liegt an mehreren Faktoren.

– Effizientere Arbeitsabläufe
– Geringere Personalkosten durch Arbeitszeitverkürzung bzw. Stellenabbau
– Minimierung von menschlichen Fehlern in der Datenverarbeitung
– Bessere und einheitliche Datenqualität
– Mitarbeiter haben mehr Zeit für innovative Aufgaben durch Entlastung im Back-Office-Bereich
– Keine Ausfälle/Krankheiten/Ermüdungen
– Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
– Gesteigerte Attraktivität für qualifizierte Fachkräfte
– Gesteigerte Datensicherheit, Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

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