Oliver Böhmer, CIO der Bender Group

Grünberg / Lichtenau, 1. März 2012. Gemeinsam mit der Intranet-Agentur IPI GmbH und Nintex hat die Bender Group, Grünberg, die Zusammenarbeit ihrer Mitarbeiter mit dem Einsatz einer Portallösung auf Basis von SharePoint verbessert. Die Kombination aus einer modernen Wissensplattform und Workflows mit Nintex 2010 ermöglichte es dem auf elektrische Sicherheit spezialisierten hessischen Familienunternehmen, papierlastige Prozesse online abzubilden und diese zu beschleunigen. Gleichzeitig ließ sich der Wissenstransfer und -erhalt innerhalb des Unternehmens fördern.

Vor Projektstart im August 2010 gab es bei der Bender Group weder ein einheitliches Intranet noch eine Collaboration-Software. Es existierten papierbasierte Workflows und einige Insellösungen, jedoch kein stringentes Dokumentenmanagement. Informationen konnten daher nur schwer mit einer größeren Zielgruppe geteilt und gemeinschaftlich bearbeitet werden. Ein strategisches Ziel der Bender Group war es deshalb, den internen Wissensaustausch des Unternehmens zu verbessern, Wissen langfristig zu speichern und auffindbar zu machen. Das Mitarbeiterportal sollte graphische Stilelemente der Webpräsenz enthalten, um ein ähnliches Look-and-Feel zu garantieren und intern eine hohe Akzeptanz zu erzeugen. Ein Team von Power-Usern sowie ein gemeinsam erarbeitetes Regelwerk zur Nutzung des neuen Portals sollte die Einführung erleichtern.

Die Bender Group hat sich schließlich für den Einsatz von Microsoft SharePoint als strategische Plattform für Collaboration und den Realisierungspartner IPI GmbH entschieden. Als größter SharePoint-Spezialist in Deutschland zeichnet sich die IPI GmbH durch namhafte Kundenprojekte und eine sehr gute Partnerlandschaft aus. Die IPI GmbH und Nintex entwickelten gemeinsam mit Bender Mitarbeitern die Workflows zur Unterstützung von Prozessen innerhalb der Bender Group. Während es ein langfristiges Ziel ist, bis Ende 2012 alle papierbasierten Formulare in SharePoint abzubilden, sollten mittelfristig eine Auswahl an Prozessen automatisiert werden. Die Mitarbeiter werden so langsam an die Nutzung des Portals herangeführt. Schon heute werden alle IT Helpdesk-Anfragen über ein zentrales Ticketsystem in SharePoint gesteuert, um den hohen Qualitätsstandard der Bender Group stetig zu steigern. Als weiteres großes Teilprojekt wird bei Bender aktuell die Eingangsrechnungsverarbeitung auf Basis von ECSpand und Nintex 2010 Workflow umgesetzt. Mit durchgehenden, elektronischen Prozessen sorgt diese Lösung für eine automatisierte Erkennung, digitale Prüfung, Kostenzuordnung und Genehmigung von Rechnungen in Verbindung mit SAP. Die unterschiedlichen Auswertungsmöglichkeiten in SharePoint bieten eine Übersicht über alle rechnungsbezogenen Daten und ermöglichen jederzeit eine Detailanalyse. Alle Medienbrüche wurden beseitigt und manuelle Schritte für die papierlose Rechnungsverarbeitung minimiert. Auf Basis der kollaborativen Plattform von SharePoint wurde eine komplette Prozesstransparenz für alle Beteiligten geschaffen. Dadurch lässt sich nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter steigern, sondern auch die Rechnungen über Standortgrenzen hinweg schneller verfügbar machen.

Die Bender Group hat es mit ihrem Mitarbeiterportal auf SharePoint-Basis geschafft, durch Teamräume und neue Onlineprozesse die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu optimieren: „Wir sind auf dem richtigen Weg, um Wissen in unserem Unternehmen langfristig zu speichern, Prozesse zu automatisieren sowie unsere Mitarbeiter aktiv in die Definition dieser Prozesse mit einzubinden – für eine bessere Zusammenarbeit und Effizienz“, so Oliver Böhmer, CIO der Bender Group.

Die Bender Group ist ein weltweit tätiger Spezialist für elektrische Sicherheit und entwickelt, produziert und vertreibt zahlreiche Produkte für die Überwachung und Steuerung von elektrischen Systemen. Das Familienunternehmen mit Hauptsitz in Grünberg, Hessen, erwirtschaftet einen jährlichen Umsatz von ca. 90 Millionen Euro und beschäftigt über 600 Mitarbeiter in 14 Ländern. Die Bender-Produkte finden in verschiedensten Anwendungsbereichen wie z.B. Verkehr, Infrastruktur, Logistik, Industrie, Krankenhaus- bzw. Medizintechnik oder Energieerzeugung/-verteilung Verwendung.
Die IPI GmbH definiert sich als eine Intranet-Agentur mit Fokus auf Unternehmenskommunikation & Business-Lösungen auf Basis von Microsoft SharePoint. IPI zeichnet sich durch innovative Produkte, strategischen Weitblick und exzellentes Fachwissen aus. Über 50 Mitarbeiter agieren an der Schnittstelle zwischen den Fachabteilungen und der IT. Erfahrungsgemäß stellt der Kontakt zwischen Abteilungen wie Unternehmenskommunikation, HR und IT in SharePoint-Projekten oft eine Herausforderung dar – der die IPI jedoch gerne begegnet! Als Pionier und Marktführer für SharePoint-Technologien und Lösungen konzentriert sich die IPI seit 2002 auf kundenspezifische Dienstleistungen rund um die Themen:

– Intranet, Extranet, Internet
– Collaboration, Communities & Enterprise 2.0
– Wissens- & Innovationsmanagement
Die IPI begleitet ihre Kunden von der Anforderungsanalyse, über die Konzeption und Realisierung bis hin zum Going Live. Dabei bietet sie moderne Infrastrukturberatung auf Basis der SharePoint-Plattform sowie der angrenzenden Technologien. Die eigenen Business-Produkte und Dienstleistungen der IPI sind optimal auf die Zielgruppe mittelständische Unternehmen und Konzerne zugeschnitten. Zu den Referenzen zählen unter anderem amadeus, Bilfinger Berger, BITKOM, Caparol, Celesio, Freudenberg, HUK-COBURG, ITERGO, Medienholding Süd und Vorwerk.

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