Die ersten sechs Monate eines Jahres sind bei Hausverwaltungen üblicherweise die arbeitsintensivsten Monate. Hier kommt es dann oft zu Stockungen des normalen Geschäftsganges, die Mitarbeiter reißen unzählige Überstunden ab und die Kundenzufriedenheit sinkt wegen der langen Bearbeitungszeiten. Hier kann aber Abhilfe geschaffen werden, das zumindest meint Andreas Schmeh, Beratungsleiter von PIWI Privates Institut der Immobilienwirtschaft GmbH in Karlsruhe.

Die Fachleute aus Karlsruhe beraten ausschließlich Hausverwaltungen und Bau-oder Besitzgenossenschaften im sogenannten Prozessmanagement, also dem Ablauf von Tätigkeiten innerhalb von Hausverwaltungen. Dabei würden sich gerade diese arbeitsintensiven Monate hervorragend eignen, um durch systematisches Vorgehen die Bearbeitungszeiten nachhaltig zu senden, meint Schmeh. „Leider machen sich hier viel zu wenige Führungskräfte Gedanken“ moniert er. So sollten jetzt Anfang Januar alle Belegordner für das neue Jahr bereits fertig sein und im Regal stehen. Die alten Belegordner mit den Kontoauszügen des Vorjahres sollten jetzt komplett aufgebucht werden, sofern noch Rückstände bestehen. Und als drittes Element empfiehlt der Fachmann, dass bis Ende Januar/Anfang Februar alle Belegordner auf Vordermann gebracht sein sollten. „Im Klartext bedeutet dies: Alle Kontoauszüge sind verbucht, der Ordner wird durchgeschaut, ob alle Rechnungsbeleg vorhanden sind, ob alle Rechnungen in der richtigen Reihenfolge liegen, ob die Rechnungen den richtigen Verbrauchskonten zugeordnet sind und die Buchungstexte in der EDV stimmig sind“ erläutert Andreas Schmeh. Wer hier systematisch und konzentriert arbeite, habe seine gesamten Belegordner Ende Januar bereits auf Vordermann. Wer Heizkostenaufstellungen aufzugeben habe, könne diese ebenso bereits jetzt schon vorzubereiten, so dass an dem Tag, an dem die Abrechnung über Wasser/Gas ins Haus kommt, nur noch die fehlenden Daten ergänzt werden müssen und am gleichen Tag die Aufstellungen versendet werden könnten, empfiehlt der Fachmann.

Außerdem rät er dringend, nach Versendung der Heizkostenaufstellungen zeitnah bei den betreffenden Wärmedienstleistern nachzufassen und nachzufragen. „Ansonsten landet Ihr Auftrag erst einmal auf einem großen Stapel“ warnt er. Als Hausverwalter sollte man immer im Hinterkopf behalten, dass eine schnelle Abrechnungserstellung der größte Kundenwunsch überhaupt sei. Wem es gelinge, durch systematisches Vorgehen seine Abrechnungen schneller zu versenden, der bekomme deutlich weniger nachfragende Anrufe („Wann kommt die Abrechnung?“) und steigert deutlich die Zufriedenheit seiner Kunden. Wie man eine solche Beschleunigung der Arbeitsabläufe als Hausverwalter organisiert bekommt, darüber informiert Schmeh seine Kunden direkt in deren Betrieben. „Wir optimieren in kürzester Zeit die Abläufe und schon nach wenigen Tagen sind unsere Kunden üblicherweise 30% schneller in der Sachbearbeitung“ berichtet Andreas Schmeh stolz. Und noch eine frohe Botschaft überbringt er allen Hausverwaltungen zum Jahresanfang: “ Es gibt kräftige staatliche Zuschüsse, wenn Sie sich durch uns helfen lassen, ihre eigenen Abläufe zu verbessern“ berichtet er stolz. Wer sich diese Zuschüsse entgehen lasse, der sei selber schuld: „Der Staat hat erkannt, wie wichtig sinnvolle Ablaufstrukturen bei Hausverwaltungen sind und gewährt deshalb Zuschüsse in Höhe von 50% auf anfallende Beratungskoten.“ So sinke der Eigenanteil der Firma, während sie direkt von allen Verbesserungen profitiert. “ Wer Stockungen in seinem Geschäftsbetrieb als Hausverwalter hat, der sollte mit uns sprechen“ rät Andreas Schmeh.

PIWI Privates Institut der Immobilienwirtschaft ist ein hochspezialisiertes Beratungsunternehmen ausschließlich für Hausverwalter, Baugenossenschaften und Immobilieninvestoren. Die Spezialisten helfen dabei, dass diese Berufsgruppen schneller und zügiger die Arbeit erledigt bekommen, entwickeln ein speziell auf den Betrieb abgestimmtes Marketing, helfen bei der Auswahl der richtigen Fachsoftware oder
organisieren professionell Nachfolgeregelungen und Unternehmensverkäufe. Eine besonders hohe Kompetenz haben sie in der Beratung von Existenzgründern und Startups in der Immobilienwirtschaft.

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