VMF Service Plus – Was es bringt, wie es wirkt

Bad Homburg, Dezember 2011. Wenn Kunden mit ihrem Fahrzeug in die Werkstatt müssen, dann möchten sie eine reibungslose, schnelle Abwicklung. Egal, ob es um den Servicecheck, die Inspektion oder eine Reparatur geht. Das gilt insbesondere für Fuhrparkkunden, bei denen der Fahrer des Firmenfahrzeugs unter Umständen gar nicht alle Vereinbarungen seines Arbeitgebers mit der Fuhrparkmanagementgesellschaft kennen kann. Deshalb hat der Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften (VMF) VMF Service Plus entwickelt, einen automatisierten, voll elektronisch abgewickelten Managementprozess für Wartung & Inspektion. Hier sind alle relevanten Daten und Fakten hinterlegt; die Reparaturfreigaben, Rechnungsprüfungen und Zahlungen laufen voll elektronisch und damit sehr zügig. „Wir haben die Pilotphase von VMF Service Plus erfolgreich beendet. Zurzeit arbeiten mehr als 80 Werkstätten mit dem Prozess und fünf Mitglieder des VMF“, sagt Michael Velte, VMF-Vorstandsvorsitzender und Geschäftsführer der Deutschen Leasing Fleet.

Jetzt haben theoretisch alle in Deutschland ansässigen Werkstattbetriebe – ob freie oder Markenwerkstatt – die Möglichkeit, den kostenlosen Prozess mit seinen vielen Vorzügen besonders für Kunden und Werkstatt in ihren Ablauf zu integrieren. Bei den Kunden der VMF-Mitglieder geht es um rund 520.000 Fahrzeuge. Derzeit arbeiten die VMF-Mitglieder mit über 4.000 meist Fabrikatswerkstätten partnerschaftlich zusammen. Da zu den Regelterminen für Services wie Inspektionen noch die Verschleißreparaturen dazukommen, haben Werkstätten Jahr für Jahr über eine Million Mal ein VMF-Fahrzeug auf dem Hof stehen. Velte: „VMF Service Plus ist eine zukunftsweisende elektronische Unterstützung, die den Werkstattprozess schnell, zeitsparend und sehr wirtschaftlich macht. Jeder hat etwas davon: die Kfz-Werkstatt, der Kunde und die Fuhrparkmanagementgesellschaft.“ Die Pilotgesellschaften des VMF haben die Technik inzwischen in ihre Systeme integriert, die übrigen folgen 2012 nach und nach. „Der besondere Vorteil: VMF Service Plus ist mit den wichtigsten Dealer Management Systemen kompatibel“, so Velte weiter. Die oft befürchteten und bei anderen Systemen tatsächlich nötigen doppelten Eingaben müssen hier nicht gemacht werden.

Vorteile für Werkstätten
Mehr als 80 Werkstätten haben VMF Service Plus drei Monate lang intensiv getestet, 250 Werkstätten sind bereits vorgemerkt und werden nach und nach angeschlossen. Ein großer deutscher Hersteller hat bereits signalisiert, den Prozess nutzen zu wollen und die Technik zentral auf das Dealer Management System zu spielen. Für die Werkstätten ist die Handhabung denkbar einfach. Dennoch bietet der VMF für jede dazu kommende Werkstatt Schulungen gemeinsam mit Control EURxpert an, dem Technikdienstleister, der mit der Entwicklung und Umsetzung der Schlüsseltechnologie von VMF Service Plus beauftragt ist. „Wir konnten VMF Service Plus schnell einsetzen und unsere Abwicklungsgeschwindigkeit deutlich erhöhen“, bestätigt Peer Hellmold die einfache Handhabung. Er ist Serviceberater der Ludwig Fetzer GmbH & Co. KG, einer freien Werkstatt in Gießen. Und Hellmold empfiehlt den Einsatz generell, aber vor allem, wenn eine Werkstatt oft oder gar täglich mit Leasingfahrzeugen zu tun hat. Es gäbe weniger Rückfragen, weniger Reklamationen nach der Rechnungstellung und auch die Freigabe des Auftrags sowie der Zahlungseingang gehe um einiges schneller von statten. Das ist auch einer der Hauptvorteile für Harald Karle, der für die Ford-Vertretung Pfizenmaier Automobile GmbH in Ostfildern tätig ist. „Meine Erfahrung mit rund 200 über den automatisierten Prozess verarbeiteten Aufträgen ist, dass die Rechnung nach rund einer Woche beglichen ist. Früher konnten das schon mal drei bis vier Wochen werden“, so Karle.

Auch Klaus Menton, Geschäftsführer der Hermann Menton GmbH & Co KG (Menton Automobilcenter) und früherer Sprecher des Aftersales-Ausschusses des BMW Händlerverbandes, bestätigt nochmal den Nutzen des papierlosen Prozesses: „Durch den online gestützten Prozess sparen wir viel Zeit. Außerdem brauchten wir auch keine neue Software zu erlernen, sondern arbeiten mit unserem bekannten Dealer Management System.“ Seinen Erfolg sieht er vor allem in der schnellen und transparenten Einführung in seinem Unternehmen begründet, verrät er: „Wir erinnern und sensibilisieren regelmäßig in den Teammeetings, denn wir sparen Geld. Und Zeit, die wir in Bereichen wieder für unsere Kunden nutzen können, die durch die Warteschleifen zu kurz kamen.“

Auch der VMF ist mit der Pilotphase und den ersten Erfolgen von VMF Service Plus zufrieden. „Wir möchten den beteiligten Pilotnutzern herzlich für ihr Vertrauen und die intensive Mitarbeit danken. Wir konnten VMF Service Plus im Praxistest justieren und weiter optimieren, was uns sehr geholfen hat“, sagt Velte. Die Rückmeldungen von Kunden und involvierten Werkstätten sind positiv. Künftig werden alle VMF- Mitglieder sukzessive auf die elektronische Abwicklung umstellen. „Unser Ziel ist, dass wir bis Ende 2012 mit 500 Kernwerkstätten nur noch über VMF Service Plus zusammen arbeiten und immer mehr Werkstätten dazu kommen“, beschreibt Velte den Plan. Dazu werden sich Experten aus dem Kreise der VMF-Mitglieder direkt um die Partnerwerkstätten kümmern und als Paten zur Verfügung stehen.

Zum Prozess: VMF Service Plus
Wichtigstes Ziel des automatisierten Managementprozesses für Wartung & Inspektion ist es, die Kundenzufriedenheit zu steigern – sowohl im Sinne des Leasingnehmers, der Werkstatt als auch der Leasinggesellschaft. Für die Werkstatt liegen die Vorteile von VMF Service Plus in den schlankeren, schnelleren Prozessen, den geringeren Kosten für Mitarbeiter und Archivierung, der hohen Transparenz darüber, was durch den Leasingvertrag abgedeckt ist und was nicht sowie der verbesserten Liquidität. Die Zeit, bis eine Rechnung bezahlt wird, reduziert sich um circa die Hälfte der herkömmlichen Handhabung. Gerade deshalb, weil nachträgliche, zeitraubende Reklamationen entfallen.
Der VMF, der Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften, fokussiert sich auf Qualitäts- und Zukunftssicherung. Er versteht sich als Kompetenzzentrum für Fuhrparkmanagement. Ihm gehören neun herstellerunabhängige Flottenleasinggesellschaften mit hoher Marktbedeutung und langjähriger Erfahrung an. Mit ihrer gemeinsamen Arbeit setzen sie Branchenstandards, um dem Flottenbetreiber, Sicherheit und Transparenz beim Management seines Fuhrparks zu bieten.

Weitere verifizierte Informationen zu allen Fragen des Flottenleasing, Fuhrparkmanagement und zum Markt finden Sie unter www.vmf-fuhrparkmanagement.de.

VMF – Verband markenunabhängiger Fuhrparkmanagementgesellschaften e. V.
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