Seit dem die Pflicht zur digitalen Signierung von Rechnungen, welche per E-Mail versendet werden, durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 weggefallen ist, setzen Unternehmen nun vermehrt auf den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen. Diese gilt es aber weiterhin gesetzeskonform zu archivieren. selectDMS (http://blog.selectdms.com/category/e-mail-archivierung/) zeigt Ihnen, wie Sie dies einfach und effizient mit den Lösungen des E-Mail Management Spezialisten REDDOXX und dessen MailDepot lösen können.

Elektronische Rechnungen werden papierrechnungen gleichgestellt
Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 entlarvt die Anwendung der Digitalen Signatur zur Sicherstellung der Rechnungsherkunft als fragwürdig und umständlich. Rückwirkend zum 1. Juli 2011 werden Rechnungen, die ohne elektronische Signatur als PDF per E-Mail verschickt worden sind, von Finanzämtern anerkannt.

Abgesehen von den Überlegungen, die jede Unternehmung jetzt anstellen kann, wie die Ausgangsrechnungen das Haus verlassen sollen, sind es die eingehenden Rechnungen, für die schon gilt: Revisionssichere Archivierung. Viele Unternehmen, und es werden mehr, setzen nämlich schon auf die kosten- und zeiteffizientere Maßnahme, ihre Rechnungen an Kunden einfach via E-Mail zu verschicken.

Weit verbreitet ist der Irrglaube, es sei ausreichend, die entsprechenden Dokumente auszudrucken und einfach wie gehabt zu archivieren. Dieses ist deswegen nicht zulässig, da hier eine Veränderung stattfinden könnte. E-Mails mit zugehörigem Anhang müssen so archiviert werden, wie sie ins E-Mail Postfach hereinkommen.

Hier gilt es, den Unterschied zu beachten, zwischen, einfach im Posteingang liegen lassen, und revisionssicher zu archivieren. Über Jahre und über Jahrzehnte gilt es die handelsrechtlichen, steuerlichen und datenschutzkonformen Aufbewahrungsvorschriften zu beachten.

Meist kommen dazu komplexe interne Vereinbarungen, die abgebildet werden sollen, z.B. im Umgang mit privaten E-Mails am Arbeitsplatz. Wiederfinden und in die eigenen Strukturen ablegen möchte man auch nur relevante E-Mails – Spam und Viren natürlich nicht. All dieses gilt es zudem unternehmensweit reibungslos, gesetzeskonform und einfach administrierbar zu ermöglichen.

Revisionssichere Archivierung mit dem Reddoxx Maildepot
Die Lösung dafür ist die innovative Komplettlösung vom deutschen Hersteller REDDOXX. Alle gesetzlichen Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung erfüllend, trägt das Reddoxx Archiv „MailDepot 2.0“ das zugehörige TÜV-Prüfsiegel „Geprüfte Archivierung“. Darüber hinaus bietet das zwischen Internet und Mail-Server positionierte System einen einzigartigen patentierten 100% Schutz vor Spam E-Mails, sowie integrierten Virenschutz. Auch Verschlüsselung und (die weiterhin freiwillig verwendbare) digitale Signatur kann vom System ebenfalls zentral mit abgedeckt werden.

Einfache und effiziente Nutzung des Mailarchivs
Bedienung durch MS Outlook Integration, Webbrowser Zugriff oder eine übersichtliche Desktopapplikation ermöglichen Anwendern die verstaubtesten E-Mails in Sekundenschnelle wiederzufinden. Anlegen eigener Ablage Container, etablieren von umfangreichen Policies und Vorgänge im Vier-Augen-Prinzip ermöglichen ebenso umfangreiche Administrationsmöglichkeiten.

E-Mail Management ist mehr als Hard- und Software
Ganzheitliches E-Mail Management erfordert Fingerspitzengefühl: Die komplexe Gesetzeslage, die Wünsche des Anwenders, dafür bereitgestellte Zeit- und Kostenaufwendungen und flexible Nachhaltigkeit muss berücksichtigt werden. Hier empfiehlt es sich auf Theorie und Praxiserfahrung gleichermaßen zu hören.

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Gerne zeigen Ihnen unsere Spezialisten rund um das Thema E-Mail Archivierung in einer Online Präsentation oder einem Termin Vor-Ort, wie Sie schnell und einfach ein gesetzeskonformes E-Mail Archiv für MS Exchange Server 2007 und 2010, Lotus Notes, Tobit David und alle anderen E-Mail Systeme aufbauen können. Fragen Sie Ihren Wunschtermin sofort hier an: http://blog.selectdms.com/kostenloses-infopaket/terminanfrage/
Die Neininger Solutions ist ein Geschäftsbereich des traditionsreichen IT-Systemhauses Bürotechnik Neininger GmbH, welcher sich auf IT Lösungen in den Bereichen Enterprise Content Management (ECM), Dokumenten Management Systeme (DMS), E-Mail Management, E-Mail Archivierung, Backup, Storage, Virtualisierung und IT Security spezialisiert hat. Das Unternehmen mit Sitz in Donaueschingen ist überregional tätig und betreut mittelständische Unternehmen vorwiegend in den Regionen Freiburg, Konstanz (Bodensee), Tuttlingen, Villingen-Schwenningen, Rottweil, Balingen, Stuttgart.

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