Priorisieren im Projektmanagement ist kein Hexenwerk mehr

In jedem Unternehmen sind Entscheidungen an der Tagesordnung. Doch nicht allen Firmen fällt es leicht, sinnvoll und rasch zu guten Entscheidungen zu gelangen. Nicht überall läuft der „Prozess der Entscheidungsfindung“ effektiv ab. In unserer Beratungstätigkeit treffen wir immer wieder auf Steine im Getriebe.

Dabei haben schnelle Entscheider die Nase vorn:

– Ihre Projekte gelangen rascher auf den Weg und werden früher fertig
– Mehr Projekte kommen erfolgreich zum Abschluss – absehbare Flops werden eher abgebrochen
– Es wird weniger Zeit in Meetings verschwendet
– Alle involvierten Teammitglieder sind zufrieden und motiviert

Einfache Regeln, bessere Entscheidungen

Bei Innovationsprojekten ist nicht nur eine einzige Entscheidung zu treffen. Meist gibt es Fragen über Fragen: Wie wichtig ist das Projekt in Relation zu anderen Vorhaben? Kann alles von einem Inhouse-Team erledigt werden oder müssen Fremdanbieter hinzugezogen werden? Wie viel Zeit und Ressourcen wird das Projekt beanspruchen? Die Antworten auf diese Fragen ermöglichen eine informierte Grundsatz-Entscheidung: Soll das Projekt starten, wird der Vorschlag realisiert?

Wie gehen effektive Entscheidungsträger hier vor? Alle erfolgreichen Führungskräfte, die wir beobachten durften, haben eines gemeinsam: Sie halten sich an ein Set von wenigen, einfachen Regeln. Regeln, die sie selbst festgelegt haben.

Gründlichkeit vs. Effizienz?

Nehmen wir an, zwei verschiedene Firmenleitungen erhalten einige Vorschläge für neue Projekte. Nun sollen sie entscheiden, welche Vorschläge abgelehnt und welche realisiert werden sollen.

Geschäfts-Gremium Nummer 1 tritt zusammen und entscheidet flott aufgrund einiger weniger, simpler Regeln, die in Entscheidungsfällen wie diesen automatisch zur Anwendung kommen – darüber hat man sich bereits zu einem früheren Zeitpunkt geeinigt. Bereits nach einer halben Stunde sind alle Entscheidungen gefällt. Alle Teammitglieder sind einverstanden.

Gremium Nummer 2 wählt einen anderen Zugang: Das Meeting dauert über vier Stunden, diverse Standpunkte werden erörtert, doch zu einer Entscheidung kommt es in diesem Stadium noch nicht. Stattdessen beschließt die Firmenleitung, einige Abteilungen des Hauses mit der weiteren Klärung zu beauftragen: Verschiedene Vorgangsweisen sollen theoretisch durchgespielt und die Analyseergebnisse einige Wochen später dem Gremium präsentiert werden. Dann wird weiter diskutiert… und endlich entschieden.

Gründliche Evaluation, Berücksichtigung aller Meinungen: Ist das Vorgehen des zweiten Gremiums nicht vernünftiger und verantwortungsvoller? Ja – wenn diese Art der Entscheidungsfindung zu deutlich besseren Ergebnissen führen würde.

Tut sie aber nicht.

Möchten Sie wissen, warum?

Wie Entscheidungen wirklich fallen

Ein interessante Studie aus Israel, erschienen im Jahr 2011, hat sich mit einer Berufsgruppe auseinandergesetzt, für die Entscheidungen von großer Tragweite an der Tagesordnung sind: Richter. Über 1000 Fälle wurden analysiert. In allen ging es um die Frage, ob ein Angeklagter vor seinem Prozess auf freiem Fuß bleiben darf oder ob er in Untersuchungshaft muss.

Worauf gründeten sich die richterlichen Beschlüsse? Natürlich auf die Faktenlage – wenn man den Richtern glaubt. Nur schien leider ein anderer Faktor die Entscheidungen noch stärker zu beeinflussen: Nämlich die Zeit, die seit der letzten Essenspause der Richter vergangen war: 60% der Angeklagten wurden auf freien Fuß gesetzt, wenn die Richter eben erst gespeist hatten. Lag die letzte Mahlzeit der Entscheidungsträger länger zurück, wurden die Urteile strenger und strenger – bis zu jenen Fällen, die kurz vor der nächsten richterlichen Jause verhandelt wurden. Von diesen, so entschieden die hungrigen Richter, durften nur 10% nach Hause.

Schwer zu glauben, aber wahr.

Für wichtige Projekt-Entscheidungen in Unternehmen ergibt sich daraus: Dass ein Projekt positiv beurteilt wird, ist wesentlich wahrscheinlicher, wenn die Entscheidungsträger ausgeruht und satt sind. Je niedriger der Blutzuckerspiegel der Entscheider, desto ungünstiger stehen die Chancen auf die Verwirklichung des Projekts. Kluge Projekt-Präsentierer wählen also einen Zeitpunkt gleich nach dem Frühstück oder Mittagessen – oder sie bringen ein paar leckere Snacks zum Meeting mit!

Firmenleitungen sollten aus dieser Studie jedoch eine andere Lehre ziehen. Möchten Sie wirklich, dass Ihre Projekt-Entscheidungen zum Teil auf unbewussten Faktoren basieren, die mit dem zur Debatte stehenden Projekt nicht das Geringste zu tun haben?

Vor dieser „Falle“ schützen Sie sich durch die Implementierung einfacher Entscheidungs-Regeln, denen alle Team-Mitglieder zustimmen. Und zwar bereits im Vorfeld.

Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht?

Ein zweites Beispiel verdeutlicht, dass komplexe Entscheidungsprozesse nicht notwendigerweise zu fruchtbaren Resultaten führen:

Der amerikanische Wirtschaftswissenschaftler Harry Markowitz ist berühmt für seine „Portfolio-Theorie“ – ein System aus komplexen Variablen für die Diversifizierung eines Anlage-Portfolios, für das er 1990 sogar den Nobelpreis erhielt. Viele Jahre später gab Markowitz jedoch in einem Interview zu, dass er eine andere, wesentlich simplere Strategie gewählt hatte, als es um seine eigene Altersversorgung ging: Die so genannte 1/n-Regel, bei der das Investitionskapital gleichmäßig auf alle in Frage kommenden Anlageformen aufgeteilt wird.

Die Effizienz beider Methoden ist inzwischen gründlich erforscht: In der Tat bringt die einfache 1/n-Regel verlässlich höhere Renditen als das knifflige Portfolio-Modell. Die Nobelpreis-Theorie führte gelegentlich sogar zu Verlusten, was bei 1/n niemals geschah. 80% aller Investoren, die nach dem simpleren Prinzip vorgehen, sind lachende Gewinner.

Die natürliche Schlussfolgerung lautet: In beinahe allen Fällen führt das einfachere Set von Entscheidungsregeln zum größeren Erfolg. Für professionelle Entscheidungsträger ist es daher deutlich von Vorteil, wenn sie solche simplen Richtlinien für ihren Bedarf entwickeln und ihr Team darauf einschwören. So reduzieren sie ihren Zeitaufwand und minimieren das Potential für Konflikte. Das geschäftliche Ziel bleibt immer klar im Fokus.

Professionell moderierte Entwicklung von Entscheidungsregeln

Gerne sind wir Ihnen behilflich, solide Entscheidungsregeln zu entwickeln – gemeinsam mit Ihren Führungskräften. Wir planen, gestalten und moderieren für Sie dazu eine bewährte Abfolge von-Workshops:
-Entscheidungsprobleme identifizieren – Entscheidungsziele definieren
-Entscheidungs- und Priorisierungsregeln entwickeln – Umsetzungsplan erstellen
-Lessons learned und Regeln weiterentwickeln

Ihr Vorteil: Wenn wir als Profis diese Workshops vorbereiten und begleiten, können Sie sich voll auf Ihre Inhalte konzentrieren. Mit Hilfe unserer erprobten-Tools finden Sie rasch und effizient zu besseren Projekt-Entscheidungsregeln.

SolidCreativity: Profis für innovatives Projektmanagement

SolidCreativity unterstützt Unternehmen in Mittelstand und Industrie seit 2004 bei der Entwicklung innovativer Produktkonzepte, eleganter Problemlösungen und der Einführung von agilem Projektmanagement.

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