Neue Vorgaben der GoBD sind zukünftig umzusetzen – bei Nichtbeachtung drohen Sanktionen
Ab dem 01. Januar 2015 gelten die vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Sie enthalten Anforderungen, welche zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit an die elektronische Buchführung zu stellen sind. Neben allgemeinen Ordnungsmäßigkeitsvorgaben werden insb. neue Dokumentationspflichten eingeführt und bestehende verschärft. Die Verfahrensdokumentation stellt dabei den Dreh- und Angelpunkt der Anforderungen dar. Es handelt sich dabei um einen von den Finanzbehörden geforderten Nachweis über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und somit auch von mit ihr zusammenhängenden IT-Systemen, Daten und Prozessen. In ihr muss beschrieben werden, wie Dokumente und Belege empfangen, erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Darüber hinaus ist auch das Interne Kontrollsystem zu beschreiben und die Art und Weise der Kontrollausübung mit Nachweisen festzuhalten. Stellt die Finanzverwaltung fest, dass die Buchführung nicht den Ordnungsmäßigkeitskriterien entspricht, kann dies nachteilige Konsequenzen zur Folge haben. Denn neben der Verwerfung der Buchführung und der folgenden Schätzung der Besteuerungsgrundlagen, können simultan auch Verzögerungs- und Zwangsgelder in einer Höhe von bis zu 250.000 Euro festgesetzt werden.
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