Die Intranet-Agentur IPI GmbH nennt die Erfolgsfaktoren für Social Intranet-Projekte
Lichtenau. Die Einführung von Social Intranets in Unternehmen geht stets einher mit einer kontinuierlichen Veränderungskommunikation. Die Intranet-Agentur IPI GmbH rät daher dazu, bei Intranet-Projekten vor allem die Führungskräfte-Kommunikation zu beleuchten und gezielt zu unterstützen. Die Führungskräfte aus unterschiedlichsten Fachabteilungen von Beginn an in die Projektplanung einzubeziehen, ist ein wesentlicher Bestandteil der Projektarbeit. Auch bei ihrer neuartigen Einführungsmethode i-volve, die die IPI auf dem IPI-Summit am 15./16. Mai 2014 vorstellen wird, hat die Führungskräfte-Kommunikation einen erheblichen Anteil. Roland Klein, Geschäftsführer der IPI GmbH betont: „Führungskräfte werden bei einem Intranet-Projekt zu Change-Managern. Diese von der ersten Stunde an mit einzubeziehen ist entscheidend für den Erfolg des Intranets. Dabei spielt es kaum eine Rolle, wie „social“ das Intranet konzipiert ist. Die spätere Beteiligung der Mitarbeiter hängt in jedem Fall stark davon ab, wie sehr die Führungskräfte hier als Vorbild wahrgenommen werden.“
Nach Einschätzung der IPI sind unter anderem folgende Faktoren entscheidend für den Erfolg und die Akzeptanz eines Intranet-Projekts:
Führungskräfte für die Vision gewinnen
Mit der einsamen Entscheidung des Firmenchefs und einem Kaltstart bei der Einführung des Intranets sind Misserfolge vorprogrammiert. Die Führungsmannschaft muss daher das Projekt von Anfang an mit tragen, damit es Nutzen für das Unternehmen stiften kann. Hierzu ist es wichtig, dass die Führungskräfte das Intranet als Teil der Unternehmensstrategie verstehen. Die Vision davon, wie das künftige Intranet aussehen und die internen Abläufe unterstützen wird, muss somit gleich zu Beginn den Führungskräften aller Abteilungen vermittelt werden.
Nutzen an eigenen Anwendungsfällen begreifen
Da sich die Aufgaben von Führungskräften von den Tätigkeiten ihrer Mitarbeiter oft stark unterscheiden, sollten zunächst spezielle Anwendungsfälle gefunden werden, die den Nutzen speziell für die Führungsmannschaft aufzeigen. Dabei sollten möglichst Aha-Effekte erzielt werden, die zeigen, wie etwa eine konkrete Prozessunterstützung, eine Arbeitserleichterung oder Zeitersparnis für die Führungskraft aussehen können. Idealer Weise lassen sich auch konkrete Probleme hier sofort optimal lösen. Um die Begeisterung im nächsten Schritt auf die Belegschaft zu übertragen, sind wiederum Anwendungsfälle aus der täglichen Arbeit der Mitarbeiter erforderlich.
Die Führungsaufgabe neu definieren
Gerade weil in vielen Fällen Führungskräfte in Wahrheit die Arbeit von Fachkräften erledigen, ist es ein wichtiger Aspekt in einem Intranet-Projekt, die eigentlichen Führungsaufgaben rund um die interne Kommunikation neu zu erarbeiten. Soll das Intranet die Informationsverteilung optimieren und den Austausch der Mitarbeiter fördern, ist es notwendig, dass die führenden Köpfe diesen Ansatz verstehen und umsetzen. Im Zuge einer Intranet-Einführung werden Führungskräfte somit verstärkt zu internen Beratern. Statt wie bisher Fachwissen weiter zu geben, müssen nun unternehmensweite Informationen an die Mitarbeiter transportiert und verständlich gemacht werden.
Den Kulturwandel mit Leben füllen
In den Abläufen und internen Prozessen spiegelt sich die Kultur des Unternehmens wieder. Da sich organisatorische Rahmenbedingungen im Zuge des Intranet-Projekts stark wandeln, müssen diese beispielsweise in einem veränderten Informationsverhalten Ausdruck finden. Die Führungskräfte sind dann gefordert, ihr eigenes Informationsverhalten auf die neuen Rahmenbedingungen anzupassen. Nur so wird die neue Arbeitsweise von den Mitarbeitern angenommen und übernommen. Im Vordergrund steht dann für die Führungskräfte beispielsweise das aktive Teilen und Aufbereiten von Informationen.
Führungskräfte gehen mit gutem Beispiel voran
Damit die Mitarbeiter den Nutzen des Intranets erkennen, ist es notwendig, Vorbilder zu etablieren. Wer könnte die Vorteile und Möglichkeiten besser transportieren als Führungskräfte, die mit gutem Beispiel voran gehen? Führungspersönlichkeiten mit Weitblick geben ihren Mitarbeitern Orientierung und beteiligen sich aktiv am Intranet. Hemmungen und Vorbehalte bei den unterschiedlichen Anwendern aus der Belegschaft sollen so abgebaut werden. Damit dies erfolgreich gelingt, kann es sinnvoll sein, die Kompetenz vor allem bei der Nutzung von Social-Funktionen wie Kommentieren, Bloggen und Bewerten im Vorfeld zu schulen.
Ein langfristiges Engagement im Intranet
Die IPI GmbH hat in ihren Projekten im Mittelstand und bei Konzernen die Erfahrung gemacht, dass sich Intranets stets in verschiedenen Evolutionsstufen weiter entwickeln. Dieser Tatsache wird mit i-volve Rechnung getragen. Es ist eher unwahrscheinlich, bereits von Beginn an alle Mitarbeiter zu hundert Prozent begeistert ins Boot zu holen. Daher ist es auch nicht damit getan, einmalig eine Einführungsschulung abzuhalten und dann darauf zu hoffen, dass sich bahnbrechende Erfolge einstellen. Das kontinuierliche, interne Marketing für das Projekt zahlt sich dabei ebenso aus wie ein kontinuierliches Engagement der Führungskräfte, die sich langfristig, dauerhaft und spürbar mit eigenen Beiträgen beteiligen.
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Wir definieren uns als eine Intranet-Agentur mit Fokus auf interne Unternehmenskommunikation & Fachapplikationen auf Basis von Microsoft SharePoint.
Seit dem Jahr 2002 konzentrieren sich über 60 festangestellte Mitarbeiter auf die Themen globale Social Intranet- & Collaboration-Lösungen für den gehobenen Mittelstand und Konzerne.
Wir verfügen über die Größe und das Know-how, um Kunden alle relevanten Kompetenzen, von der Kommunikations- und Fachberatung über die Projekt-Realisierung bis hin zur kontinuierlichen Weiterentwicklung von Intranet-Lösungen, aus einer Hand anzubieten.
Zu den Referenzen zählen unter anderem amadeus, Bayer, Datev, dm-drogerie markt, ERGO, Fresenius, Infineon, Konica Minolta, KWS Saat, M+W, Vorwerk u.v.m..
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