Zahlungsausfälle durch zu späte SEPA-Umstellung, Update Vereinsverwaltung, Schulungsangebot für SEPA

Bundesweit gibt es keine verlässlichen Aussagen, ob die DLRG-Gliederungen im Endspurt zu den Umstellungsanforderungen im SEPA-Verfahren das Ziel 01.02.2014 rechtzeitig erreichen. In vielen DLRG-Gliederungen werden der DLRG-Beitrag und weitere Leistungen mit dem bisherigen nationalen Lastschrifteinzugsverfahren von den Mitgliedern und Zahlern eingezogen. Die deutsche Kreditwirtschaft warnt vor drohenden Zahlungsausfällen und sieht die Liquidität von Firmen, Vereine und Körperschaften in den ersten Monaten von 2014 gefährdet.

Um am SEPA-Lastschrift-Verfahren teilnehmen zu können, müssen jedoch einige technische Änderungen in den verwendeten IT-Systemen (der Mitgliederbestandsverwaltung und der Zahlungssystemen) und bisherige Abläufe und Prozesse verändert werden.

So muss bei der Deutschen Bundesbank eine Gläubiger-Identifikationsnummer online beantragt werden. Bestehende nationale Einzugsermächtigungen (die schriftlich mit Orginalunterschrift vorliegen) müssen in das SEPA-Lastschrift-Mandat umgedeutet werden und der Kontoinhaber der Zahlung über den Verfahrenswechsel informiert werden. Fehlende SEPA-Mandate müssen von den Mitgliedern neu abgefordert werden. In den Mitgliederbestandssystemen muss neben der Anschrift des DLRG-Mitgliedes zusätzlich die Anschrift des Kontoinhabers des Zahlers erfasst werden, wenn das DLRG Mitglied nicht die Zahlung als eigener Kontoinhaber übernimmt. Für den SEPA-Lastschriftlauf muss jedem Zahler eine Mandatsnummer zugeteilt werden und mit einer Vorinformation (Pre-Notification) ist der Zahler über die Abbuchung mit einem Vorlauf von 14 Tagen zu informieren. Gegenüber der Hausbank des Lastschrifteinreichers (DLRG-Gliederung) muss die DLRG eine SEPA-Vereinbarung mit der Bank schließen und die neue XML-Datei (mit dem Inhalt der Datensätze für die Abbuchungsaufträge) 6 Bank-Arbeitstage vor dem Fälligkeits-Termin des Beitragseinzuges auf elektronischem Wege in die Banksysteme (meist über Online-Zugänge zum Online-Banking) übertragen.

Sie sehen, dass es viele Schritte und Aufgaben abzuarbeiten gilt, um verlässlich das SEPA-Verfahren für den Lastschrifteinzug nutzten zu können.

Die Nutzer der DLRG Vereinsverwaltungs-Software werden in dem Prozess der SEPA Umstellung durch Software-Updates unterstützt. Der DLRG-Beitrag für das Geschäftsjahr 2014 und folgende wird mit dem SEPA Verfahren abgewickelt. Mit dem Release 3.09, liegt seit einiger Zeit eine Version vor, mit der die Grundfunktionen Umschlüsseln von Konto-Nummer / BLZ zur IBAN / BIC in den Stammsätzen des Vereines und der Mitglieder, die Generierung der Mandatsreferenz und die Erstellung von Serienbriefen zur Umstellungsinformation und zur Vorabinformation (Pre-Notification) bereit gestellt wird. Ab Ende Sep./Anf. Okt. werden mit der Version 3.10 die Restvorgänge zu SEPA und die SEPA-Zahldatei im XML-Format für die Hausbanken ausgeliefert.

Für die Nutzer der DLRG Vereinsverwaltung und weitere Interessenten aus den DLRG Gliederungen, bietet unser Dienstleister VHU Software GmbH in Kooperation mit dem DLRG-Präsidium Workshops an: 21./22.09. in Wiesbaden (HE), 28./29.09. in Hamburg, 5./6.10. in Öhringen (BA-WÜ). Der Workshop ist von 10.00 bis 17.00 Uhr mit folgendem Programm geplant: Einführung zur SEPA-Lastschrift, Versionsupdate, SEPA-Funktionalitäten, Offene Fragen. Die Teilnahme kostet 70 EUR und enthält Mittagessen sowie Tagungsgetränke. Zum Anmeldeprocedere wenden Sie sich an folgende E-Mail: vhu-software@t-online.de .

Um alle Gliederungen über die Anforderungen zur SEPA-Lastschrift zu informieren können Sie mit der beiliegenden Präsentation „SEPA Lastschrift“ einen guten Einstieg in das Thema erreichen.

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