Ostfildern 09.06.2011 Das vielleicht wichtigste Werkzeug für ein Dokumentenmanagement-System ist die Suchfunktion. Wenn man nicht genau weiß, wo sich eine Datei befindet, gibt man einfach Stichworte ein, die sich im Text des Dokumentes befinden müssten und das DMS spuckt die entsprechenden Dokumente aus. Durch Eingrenzungsmöglichkeiten in der Suche, wie beispielsweise nur in E-Mails, Dokumenten, Projektakten, Foren, Wikis oder einfach nur in bestimmten Verzeichnissen zu suchen, kann man meistens die Trefferanzahl zwar schon deutlich einschränken, aber nicht selten liefert die Suche, vor allem bei häufig vorkommenden Stichworten, auch dann noch eine sehr lange Trefferliste. Um das richtige Dokument zu finden, helfen dann höchstens noch Anhaltspunkte, wie beispielsweise das Datum oder der Verfasser einer E-Mail. Eine weitere, viel effektivere Hilfe ist das Thumbnail-Preview-Modul von agorum® core, mit dem bereits in der Ergebnisliste eine Vorschau des Dokumentes angezeigt werden kann. Mit diesem Feature hat man schneller einen Überblick, welches Dokument das richtige sein könnte und welches nicht. Wer sich ob der relativ geringen Größe des Thumbnails immer noch nicht sicher ist, ob er das richtige Dokument vor sich hat, kann sich schnell mit einem Klick auf den schon bekannte Preview-Button in einem Bild in Originalgröße versichern, dass es das richtige Dokument ist. Sehr praktisch ist dieses Preview-Modul außerdem auch dann, wenn auf dem gerade benutzten Gerät die Software nicht installiert ist, die man zum Ansehen der Datei benötigt. So kann eine PDF ohne Reader oder ein Word-Dokument ohne Textbearbeitungssoftware angesehen werden.

Das Thumbnail-Preview-Modul kann zusätzlich zum agorum® Preview-Modul eingesetzt werden und ist vielfältig auf die Bedürfnisse der Anwender anpassbar. Die Größe der Thumbnails kann beispielsweise bequem global eingerichtet werden. In welchen Listenansichten die Thumbnail-Preview angezeigt wird, kann der Nutzer entweder global angeben oder für einzelne Bereiche lokal definieren. Zum Beispiel kann die Thumbnail-Preview in den Ergebnislisten von Suchen angezeigt werden, beim Aufrufen von Verzeichnissen aber nicht. Wird die Thumbnail-Preview trotzdem benötigt oder stört sie, ist sie manuell mit einem Klick zu- oder abschaltbar. Im Zuge dieser Entwicklung wurden in agorum® core auch die Listenansichten im Allgemeinen noch einmal optimiert. Die Übersicht und Erfassbarkeit der Informationen wurde nochmals verbessert und wird, wie das Thumbnail-Preview-Modul, mit der bald erscheinenden Version 6.5.0 verfügbar sein.

Weitere Informationen:
http://www.agorum.com

Dokumentenmanagement-System agorum® core:

agorum® core ist ein revisionssicheres Dokumenten- und Enterprise Content Management System (DMS/ECM), mit dem Anwender wie gewohnt mit ihren Dokumente arbeiten können, aber umfangreiche zusätzliche Funktionen erhalten. Das System vereint eine effiziente Dokumentenablage und zentrale Informationsbereitstellung mit E-Mail-, Workflow-, Wiki- und Foren-Funktionen sowie mit Adressbüchern und Kalendern. Damit ist agorum® core eine ganzheitliche Dokumentenmanagement-Lösung, mit der sich auch elektronische Akten vollständig abbilden und in Geschäftsprozesse integrieren lassen.

Herzstück von agorum® core ist das so genannte „DMS-Laufwerk“, welches es Anwendern ermöglicht, mit dem DMS zu arbeiten, wie mit einem ganz normalen Netzwerklaufwerk. Wie gewohnt werden Dokumente in den üblichen Verzeichnissen geöffnet und gespeichert. Dadurch reduziert sich der Schulungs- und Einarbeitungsaufwand auf ein Minimum. Die einfache Bedienbarkeit des Systems erhöht zudem deutlich die Akzeptanz des Systems bei den Anwendern und Administratoren.

Über agorum® Software GmbH:

Die agorum® Software GmbH entwickelt und vertreibt des Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core. Das bereits 1998 gegründete Unternehmen verfolgt konsequent die Philosophie, dass ein DMS einfach zu bedienen und in Unternehmen jeglicher Größe einsetzbar sein muss, deshalb ist agorum® core das DMS – einfach für jeden.

Mit Integrationen in verschiedenste Standardanwendungen, bringt agorum® sein DMS direkt zu den Anwendern. Egal ob sie in einer Groupware wie Outlook, Open-Xchange, Lotus Notes, dem Windows Explorer oder einem Unternehmensportal wie Liferay zu Hause sind, agorum® core integriert sich direkt in die jeweilige Oberfläche. Die Anwender können ihre Arbeitsweisen beibehalten und in ihrer gewohnten Umgebung genauso weiterarbeiten wie bisher.

Mit der Offenlegung des Quellcodes von agorum® core ist sichergestellt, dass die Software höchste Zukunfts- und Investitionssicherheit bietet, da das System jederzeit auch herstellerunabhängig weiterbetrieben werden kann. Ein hoch attraktives Preis-/Leistungsverhältnis und die gelebte Nähe zu Kunden und Partnern, sowohl in der Entwicklung als auch im Service, gewährleisten zufriedene Kunden und fruchtbare Partnerbeziehungen.

Weit über 50.000 Downloads und mehrere tausend Installationen des Systems, seit 2008, bestätigen den Erfolg des Dokumentenmanagement-Systems. Über 30 kompetente Vertriebs- und Technologiepartner aus unterschiedlichen Branchen und Fachgebieten, bilden ein Netzwerk mit breit gefächertem Know-How und erzeugen damit hohe Synergieeffekte untereinander. Für DMS-Projekte jeglicher Art stehen dem Kunden damit Spezialisten und Entwickler aus dem agorum®-Netzwerk zur Verfügung. Zudem beteiligen sich in der offenen Community über 1.000 Mitglieder aktiv an der stetigen Weiterentwicklung von agorum® core.

agorum® Software GmbH
Stefan Röcker
Vogelsangstrasse 24
73760 Ostfildern
stefan.roecker@agorum.com
+4971112154157
http://www.agorum.com/