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Dokumente gemäß GoBD und DSGVO aus ecoDMS löschen

Das moderne Löschkonzept von ecoDMS erlaubt es Dokumente und personenbezogene Daten gemäß GoBD und DSGVO gesetzeskonform aus dem Archiv zu entfernen.

Aachen, im August 2019. Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS wird eine revisionskonforme Archivierung aller Dokumente für jedermann möglich. Die sichere Archivierung ist das A und O einer solchen Softwarelösung. Trotzdem ist unter bestimmten Umständen das Löschen bestimmter Daten unausweichlich. In die aktuellen ecoDMS Version 18.09 (apu) haben die Aachener ein modernes Löschkonzept integriert, welches es erlaubt Dokumente und personenbezogene Daten gemäß GoBD und DSGVO gesetzeskonform aus dem Archiv zu entfernen.

Dabei unterscheidet die Software zwischen dem einfachen Verschieben von Dokumenten in einen virtuellen Papierkorb, der unwiderruflichen Entfernung von Dokumenten aus dem Archiv und dokumentenunabhängig dem Löschen personenbezogener Daten, also angelegten Benutzern.

Über die Funktion „In den Papierkorb verschieben“ können nicht mehr benötigte Dokumente aus der Hauptansicht entfernt und in einen virtuellen Papierkorb verschoben werden. Diese Funktion steht allen Benutzern zur Verfügung, die die betroffenen Dokumente im Archiv klassifizieren dürfen.

Neben der einfachen Papierkorb-Funktion verfügt ecoDMS über eine Löschfunktion, die es autorisierten Benutzern erlaubt Dokumente mittels integriertem Löschkonzept endgültig aus dem Archiv zu entfernen. Die Dokumente durchlaufen hierbei mehrere Stufen.

Nach dem Verschieben einer Datei in den Papierkorb werden diese dem zuständigen Benutzer zur Prüfung vorgelegt. Ob ein Dokument aber tatsächlich entfernt werden darf, hängt von den genauen Dokumenteneinstellungen ab. Denn jeder Dokumentenart kann optional auch eine eigene Aufbewahrungsfrist zugewiesen werden. Diese legt fest, ab wann ein Dokument tatsächlich entfernt werden darf. So können z.B. für Rechnungen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen berücksichtigt werden. Außerdem kann eine zusätzliche Sichtungsprüfung vor dem Löschvorgang gefordert werden. Die Umsetzung dieser Sichterheitsmaßnahmen erfolgt über den Einstellungsdialog vom zuständigen Administrator im Bereich „Dokumentenarten“. Bei der Überprüfung des Dokuments kann der zuständige Benutzer optional die hinterlegte Frist verlängern oder die sofortigen Freigabe zum Löschen der Datei erteilen.

Der anschließende Löschvorgang erfordert das Erstellen eines Löschprotokolls. An dieser Stelle müssen ein PIN-Code und eine Begründung für den Löschvorgang erfasst werden. Dieses Protokoll ersetzt anschließend die ursprüngliche Originaldatei. Innerhalb der Klassifizierung und Historie werden zudem jegliche Textinformationen anonymisiert. Das Bemerkungsfeld im Klassifizierungsdialog ist beispielsweise ein solches Textfeld. Zugriff auf das Löschprotokoll haben anschließend nur noch Super Administratoren mit bestimmten Zugriffsrechten auf das Archiv.

Neben dem Löschen von Dokumenten erlaubt ecoDMS auch die Entfernung angelegter Benutzer. In diesem Fall werden Berechtigungen innerhalb von Klassifizierungen und Ordnerstrukturen auf einen anderen, bestehenden Benutzer übertragen.

Dies ist nur ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit dem ecoDMS Archiv. Diese und weitere Informationen finden Sie im Internet unter www.ecodms.de

Die ecoDMS GmbH, mit Sitz im Nordrhein-westfälischen Aachen (Deutschland), bietet Archivierungssoftware für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell hebt sich die Softwarefirma bei den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Archivsysteme inklusive Volltexterkennung und jeglicher Plugins sind einmalig in der Branche.

Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivierungssoftware.

Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS Archiv“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

Zusammen mit den Firmen applord, appecon und applord Information Technologies bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. Die Firmensitze in Deutschland und Österreich agieren europaweit. Die applord-Gruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord-Gruppe ein breites Leistungsspektrum.

Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.

Kontakt
ecoDMS GmbH
Ralf Schmitz
Salierallee 18a
52066 Aachen
0049 241 47572 01
news@ecodms.de
https://www.ecodms.de

Die Bildrechte liegen bei dem Verfasser der Mitteilung.

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