Tag Archives: ZUGFeRD

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IT mieten statt kaufen

PROJEKT PRO bietet Miet-Server an

IT mieten statt kaufen

PRO server unit

INFRASTRUKTUR IM PLANUNGSBÜRO

Viele Planungsbüros haben wenig personelle Ressourcen für ihre IT Infrastruktur. Oftmals fehlen auch einfach die Kenntnisse, um Installationen, Updates und Sicherungen korrekt und zeitsparend durchzuführen. PROJEKT PRO unterstützt die Anwender der Controlling und Management Software deshalb mit einem maßgeschneiderten Angebot: Ein optimal dimensionierter und vorab eingerichteter Server lässt viele von denjenigen Architekten aufatmen, die sich nicht als IT Fachmann sehen.

Grundlage für den wirtschaftlichen Erfolg jedes Unternehmens sind reibungslose Abläufe und eine funktionierende technische Infrastruktur. Das gilt für Bauunternehmen ebenso wie für Planungsbüros. Oftmals erhöhen jedoch überdimensionierte und dementsprechend teure Server unnötig das Investitionsvolumen.
Wem der ausgewiesene IT Fachmann im Team fehlt oder wer keinen externen Systemadministrator zur Seite hat, dem steht ein Serviceangebot von PROJEKT PRO zur Verfügung. ‚PRO server unit‘ ist insbesondere auf mittlere und kleine Architektur- und Ingenieurbüros zugeschnitten, die Controlling und Management Software nutzen oder es vorhaben.

Die physikalische Einheit von ‚PRO server unit‘ besteht aus einem vorinstallierten Hardware-Server und einer externen USB-Festplatte für die Datensicherung. Der unsichtbare, aber umso wertvollere Teil dieses Services beinhaltet die Sicherungsstrategie für die Unternehmens- und Projektdaten. Definierte Backup-Zyklen garantieren stündliche, tägliche und wöchentliche Sicherungen auf der USB-Festplatte. Zusätzlich wird dem lokalen Systemadministrator der Datenstand täglich zur Verfügung gestellt für die eigenverantwortliche Sicherung auf einem weiteren externen Medium. Im Falle eines Datenverlustes ist damit der Zeitaufwand für die Datenwiederherstellung auf ein Minimum reduziert, denn aktuelle Backups stehen jederzeit zur Verfügung und können rasch wieder eingespielt werden.

Wichtiger Bestandteil des Pakets sind zudem die Updates des Betriebssystems und der Software auf dem Hardware-Server sowie das laufende Monitoring der Server-Funktionalität. Werden Unregelmäßigkeiten festgestellt, meldet sich das PROJEKT PRO Support Team sofort.

‚PRO server unit‘ ist als Mietmodell für den monatlichen Betrag von € 120 konzipiert. PROJEKT PRO empfiehlt den Service speziell für Neugründungen und stetig wachsende Planungsbüros zusätzlich zum bestehenden Fileserver für die Datenablage. Bei Bedarf können sich Server-Mieter jederzeit für die Investition in eigene Hardware entscheiden, dann hilft das Support Team beim sicheren Datenumzug.

Mit ‚PRO server unit‘ haben PROJEKT PRO Kunden die Sicherheit eines stets aktuellen, zuverlässig funktionierenden Systems, auf dem sämtliche Daten korrekt gespeichert und den Benutzern jederzeit zur Verfügung gestellt werden.

PROJEKT PRO: Von Planern fur Planer
Seit über 25 Jahren begleitet PROJEKT PRO die Entwicklung in Planungsbüros und bietet Lösungen, um Architekten und Ingenieuren das tägliche Arbeiten zu vereinfachen. Aus der Nähe zum Planungsalltag entwickelt das Team von fast 40 Mitarbeitern mit Firmengründer Harald Mair eine Software, die fast jeden Aspekt der täglich en Büroarbeit abdeckt.
Die Software wird von einem interdisziplinären Team aus Architekten und Ingenieuren konzipiert und in Deutschland programmiert. Sie ist mittlerweile sechs Mal mit dem FileMaker Excellence Award ausgezeichnet und hat den FileMaker Magazin Award für die beste Branchenleistung erhalten. Die erfolgreiche Branchenlösung bietet über 1.700 Büros mit mehr als 14.000 Anwendern Stabilität und Betriebssicherheit.

Kontakt
PROJEKT PRO GmbH
Sylvia Braun
Kampenwandstr. 77c
83229 Aschau
+49 8052 95179-0
presse@projektpro.com
http://www.projektpro.com

Computer IT Software

tangro EDI Konverter, Digitalisierung praxisnah & konkret

Flexibel anpassbares Werkzeug für den Austausch strukturierter Daten, praxisgerecht konzipiert

tangro EDI Konverter, Digitalisierung praxisnah & konkret

Heidelberg, im Oktober 2018 – Mit dem EDI Konverter bietet tangro ein flexibel anpassbares Werkzeug für den Austausch strukturierter Daten, das praxisgerecht konzipiert ist. Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Kundenaufträge werden direkt übertragen, ohne manuelles Eingreifen. Dabei generiert die Software aus den EDI-Daten automatisch ein PDF-Bild, das eine visuelle Überprüfung für EDI-unerfahrene Anwender vereinfacht.

Wer tagtäglich mit EDI-Nachrichten zu tun hat, weiß: es kommt auch hier zu Fehlern. Sobald die vereinbarten Standards und Strukturen nicht minutiös eingehalten werden, läuft die Datenübertragung auf einen Fehler. Die Ursachensuche in den ausgesprochen kryptischen Daten stellt unerfahrene Anwender bei Standard-EDI-Lösungen vor große Probleme. In der Regel ist eine Rücksprache mit der IT erforderlich. tangro hat einen eigenen EDI-Konverter entwickelt, der aus den EDI-Daten automatisch ein PDF generiert, das auf dem Monitor parallel zu den Belegdaten dargestellt wird. Ein EDI-Laie kann dieses Bild visuell überprüfen und auf einen Blick erkennen, wo welche Daten fehlen bzw. Diskrepanzen aufgetreten sind.

Der tangro EDI Konverter verarbeitet Rechnungen ebenso wie Auftragsdaten und unterstützt alle wichtigen Standard-Formate, darunter EDIFACT und XML-basierte Formate wie ZUGFeRD, XRechnung und EbInterface. Die Software ist flexibel an vorhandene Geschäftsprozesse anpassbar und bildet unternehmensspezifische Regeln und Anforderungen ab. So reichert der Konverter die empfangene Nachricht automatisch mit Zusatzinformationen wie Bezugsquelle oder Buchungskreis an, die für eine vollautomatische Weiterverarbeitung benötigt werden. Fehlerfreie Belege werden – wie bei EDI üblich – durchgebucht, ohne Eingriff eines Sachbearbeiters. Zusätzlich lassen sich Regeln hinterlegen, die ein Dunkelbuchen dort verhindern, wo es explizit nicht erwünscht ist.

Bei Bedarf stößt der Konverter automatisch einen Workflow an, um Belege z.B. an den richtigen Bearbeiter oder die korrekte Organisationseinheit weiterzuleiten. Da eingehende EDI-Daten grundsätzlich als tangro-Beleg abgespeichert werden, wird zudem sichergestellt, dass der Verarbeitungsprozess bei fehlerhaften Belegen ebenfalls ohne zu stocken abläuft.

Über tangro
Die tangro software components gmbh ( www.tangro.de) ist führender SAP-Spezialist für Inbound-Dokumenten-Management mit über 30 Jahren SAP-Erfahrung. tangro unterstützt Firmen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen durch die Automatisierung Dokumenten-basierter Abläufe. Die tangro Inbound Suite zur automatisierten Dokumentenverarbeitung in SAP deckt die gängigen Belegarten in den Bereichen Finanzen, Einkauf und Kundenservice ab. Die Lösungen unterstützen sämtliche Eingangskanäle wie Posteingang, Fax, E-Mail oder EDI und kombinieren höchste Usability mit schneller Implementierung.

Kontakt
tangro software components gmbh
Gesine Liskien
Speyerer Straße 4
69115 Heidelberg
06221-133360
info@tangro.de
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PROJEKT PRO bringt Neuerungen

Digitalisierung und Teamorganisation im Planungsbüro

PROJEKT PRO bringt Neuerungen

Die Neuerungen in PROJEKT PRO 10.4 stehen unter der Klammer ‚Zeitersparnis und Arbeitserleichterung‘

Mit dem Anspruch, Architekten und Ingenieuren das Arbeiten zu vereinfachen, sind die Software-Entwickler an die Themen ‚Kollaboration und Digitalisierung‘ gegangen. Ergebnis sind Verbesserungen in der Bürosoftware PROJEKT PRO, die bei jedem einzelnen der über 14.000 Anwender zu Zeitersparnis und mehr Effizienz führen. Ein wirtschaftlicher Faktor, der sich umso deutlicher auswirkt, je mehr Teammitglieder eines Planungsbüros auf der datenbank-gestützten Plattform arbeiten.
Der Clou zum Release: Bestehende Lizenzen haben zukünftig noch mehr Inhalt. Kunden erhalten beim Zukauf einer PROJEKT PRO 10.4 Lizenz mehrere, bisher eigenständig angebotene, Produkte dazu. Und zwar für all ihre bestehenden Lizenzen.

Einige technische Neuerungen ermöglichen nun unter der Motorhaube eine bis zu 100 mal schnellere Datenverarbeitung. Langjährige Anwender werden zudem quer durch die Funktionalitäten aller Bausteine immer wieder von neuen Filtermöglichkeiten und Eingabe-Verbesserungen überrascht.

Der bereits bestehende Kalender-Baustein wurde zu einem leistungsfähigen Tool weiterentwickelt, in dem Projektleiter aktive, reaktive und kreative Aktionen und Ereignisse miteinander in Bezug setzen können. Der Nutzen ist eine weitere Dimension, die durch Verknüpfung terminierter Ereignisse mit bereits vorhandenen Projektinformationen entsteht. Mit der Angabe des Projektnamens entfalten die Filter ihre volle Kraft und ermöglichen Priorisierung nach diversen Gesichtspunkten.
Zusätzliche Features, die in den täglichen Abläufen Freude machen, sind Termineinladungen, Serientermine und die buchstabengenaue Selektion der Suchergebnisse.

Fenster-Optimierung unter Windows
Die Benutzerfreundlichkeit, die beim Arbeiten mit macOS normal erscheint, eröffnet PROJEKT PRO 10.4 neu allen Windows Anwendern: Fenster-Platzierung ohne Begrenzungsrahmen, Speichermöglichkeit der Fenster-Position und Erhalt der eingestellten Größe. Hört sich nicht besonders an, löst aber Begeisterung aus.

Ein Geschenk
Als Landschaftsarchitekt weiß Geschäftsführer Harald Mair um die Bedeutung der Software im Planungsbüro. Deshalb entwickelt PROJEKT PRO ausschließlich nach den Kriterien ‚Qualität und Performance‘. Erst im Frühjahr wurde als Service die ‚PRO server unit‘ vorgestellt, ein Miet-Server inkl. Installation, Backup-Plänen und Monitoring, der bei Büros ohne bestehende Netzwerk-Infrastruktur viel Anklang findet.
Zum Release von PROJEKT PRO 10.4 hat sich Harald Mair etwas Besonderes einfallen lassen: Bestehende Lizenzen werden im Leistungsumfang kostenfrei erweitert! PROJEKT PRO integriert die Produkte PRO tasks, PRO ava X, PRO mobile und PRO international. Mit dem Zukauf einer einzigen Lizenz werden diese in alle Bestands-Lizenzen eines Planungsbüros integriert. Neukunden erhalten die Zugaben automatisch mit ihrem Lizenzschlüssel.

Von Planern für Planer:
Seit über 25 Jahren begleitet PROJEKT PRO die Entwicklung in Planungsbüros und bietet Lösungen, die Architekten und Ingenieuren das tägliche Arbeiten vereinfachen. Aus der Nähe zum Planungsalltag entwickelt das Team von fast 40 Mitarbeitern mit Firmengründer Harald Mair eine Software, die fast jeden Aspekt der täglichen Büroarbeit abdeckt.
Die Software wird von einem interdisziplinären Team aus Architekten und Ingenieuren konzipiert und in Deutschland programmiert. Sie ist mittlerweile sechs Mal mit dem FileMaker Excellence Award ausgezeichnet und hat den FileMaker Magazin Award für die beste Branchenleistung erhalten. Die erfolgreiche Branchenlösung bietet über 1.700 Büros mit mehr als 14.000 Anwendern Stabilität und Betriebssicherheit.

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ZEP Faktura-Modul unterstützt ZUGFeRD-Format

provantis in Liste der ZUGFeRD-Unterstützer aufgenommen

ZEP Faktura-Modul unterstützt ZUGFeRD-Format

Seit der im März vorgestellten Version 5.5 unterstützt das Faktura-Modul von ZEP – Zeiterfassung für Projekte – das Erstellen von Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Dieses Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) als gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden kann und den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht. Die Firma provantis IT Solutions wurde nun auch offiziell in die ZUGFeRD-Unterstützerliste aufgenommen.

Oliver Lieven, Geschäftsführer provantis IT Solutions, erklärt: „Der elektronische Rechnungsaustausch gewinnt im Unternehmensalltag immer mehr an Bedeutung. Das ZUGFeRD-Format unterstützt diese Entwicklung durch eine einfache, schnelle und strukturierte Übergabe der Rechnungsdaten zwischen Rechnungssteller und Empfänger. Mit der Integration von ZUGFeRD in die neue Version des ZEP Faktura-Moduls ermöglichen wir es unseren Kunden, ihre Rechnungen elektronisch genauso einfach, schnell und sicher zu übertragen wie in Papierform. Der große Vorteil: Mit einer elektronischen Rechnungsübertragung sparen Unternehmen eine Menge an Zeit, Aufwand und Kosten für das Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden ihrer Rechnungen.“

ZUGFeRD-Format: Grundlage für einfachen und sicheren elektronischen Rechnungsaustausch

Das bereits 2014 eingeführte ZUGFeRD-Format basiert auf dem PDF/A-3-Format. Eine XML-Rechnung kann damit in eine PDF-Datei eingebettet werden. Damit können sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per Mail übermittelt werden. PDF/A-3 stellt sicher, dass die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung erfüllt wird. Darüber hinaus können die empfangenen strukturierten Daten ohne weitere Bearbeitung, wie z.B. das Einscannen einer „normalen“ PDF-Rechnung, ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden.

Bei der Entwicklung des einheitlichen Datenformats ZUGFeRD wurden Unternehmen aus der Automobilindustrie, der Konsumgüterbranche, dem Bankensektor, dem Gesundheitswesen und der Software-Industrie sowie auch die öffentliche Verwaltung einbezogen. Da das Format den Anforderungen der internationalen und europäischen Standardisierung entspricht, kann es unter Berücksichtigung der jeweils relevanten nationalen Vorschriften auch beim grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch verwendet werden.

Durch die Integration des ZUGFeRD-Formats in alle gängigen Buchhaltungs- und ERP-Lösungen ist die Nutzung für den Anwender transparent und ohne zusätzliche Kosten möglich.

ZEP Faktura für Rechnungsplanung und Rechnungserstellung

ZEP Faktura ist eines der zahlreichen Zusatzmodule für die ZEP-Zeiterfassungslösung, das den Funktionsumfang der Lösung über die reine Zeiterfassung hinaus erweitert. Die in der Zeiterfassung verarbeiteten Zeiten werden mit den in ZEP hinterlegten Stunden- und Tagessätzen automatisch in das Modul zur Rechnungserstellung übernommen. Darüber hinaus unterstützt ZEP Faktura bei der Rechnungsplanung. Können Rechnungen auf Grund eines vorher geplanten Abrechnungstermins gestellt werden oder sind Aufwände entstanden, für die noch keine Abrechnung geplant wurde, erinnert ZEP an diese. Damit wird sichergestellt, dass zukünftig keine Rechnungen mehr vergessen werden.

In der von provantis in Auftrag gegebenen Trendstudie Projekt-Controlling 2016 gaben immerhin 35 Prozent der befragten Unternehmen an, dass es in der Vergangenheit vorgekommen sei, dass Projektzeiten zwar erfasst, aber nicht abgerechnet wurden. Mit dem ZEP Faktura-Modul wird dieses Versäumnis zukünftig beseitigt.

Darüber hinaus bietet das Faktura-Modul eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten für das Projekt-Controlling wie z.B.

– Übersicht über zur Abrechnung anstehende Rechnungspositionen
– Übersicht über geleistete Arbeiten, die auf noch keiner Rechnung berücksichtigt sind
– Übersicht über gestellte Rechnungen
– Überblick über gestellte, aber noch nicht bezahlte Rechnungen und Mahnungen
– Dokumentation bezahlter Rechnungen
– etc.

Das Abrufen von Umsatzprognosen auf Grundlage der geplanten Erträge und geleisteten Zeiten ist über das Modul ebenfalls möglich.

Ein Überblick über die Funktionen und Leistungsmerkmale des ZEP Faktura-Moduls steht auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de/zusatzmodule/faktura.html) zur Verfügung.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 650 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

Kontakt
provantis IT Solutions GmbH
Oliver Lieven
Stuttgarter Straße 41
71254 Ditzingen
+49 7156 / 43623-0
+49 7156 / 43623-11
presse@provantis.de
http://www.zep.de

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Umsetzung der elektronischen Rechnung erfolgt auf der Basis von XRechnung

Kreuzlingen, 6. Juli 2017 – Das Thema E-Rechnung ist derzeit aktuell wie nie zuvor: Zum einen hat das Bundesministerium des Innern (BMI) seinen Referentenentwurf zur E-Rechnungs-Verordnung am 22. Juni 2017 der Verbändeöffentlichkeit zugänglich gemacht. Am selben Tag wurde der in diesem Entwurf genannte Standard XRechnung ohne Änderungen vom IT-Planungsrat verabschiedet. Der IT-Planungsrat hat dabei den Standard XRechnung als maßgeblich für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 in Deutschland beschlossen. Damit sind föderal übergreifend alle nationalen Hoheitsträger (Bund/Länder/Kommune) gehalten, die Umsetzung der elektronischen Rechnung auf der Basis von XRechnung vorzunehmen. Diese Wirkung tritt sofort in Kraft. Zum anderen wurde am 28. Juni 2017 der europäische CEN/TC 434 Standard EN 16931 für E-Invoicing veröffentlicht. Damit laufen nun die Fristen zur nationalen Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU.

Am 27. und 28. Juni 2017 kamen in Wiesbaden auf Schloss Biebrich auf Einladung des Bundesministeriums des Innern (BMI) und des Verbandes elektronische Rechnung (VeR) über 150 Teilnehmer aus der Öffentlichen Verwaltung und der Privatwirtschaft zusammen, um konkrete Maßnahmen zur Einführungen der E-Rechnung in Deutschland zu diskutieren und erste Erfahrungen hierzu auszutauschen. In zahlreichen Keynotes, Diskussionsrunden und Vorträgen wurden nicht nur die für Deutschland spezifischen Aspekte in der Öffentlichen Verwaltung und der Privatwirtschaft betrachtet, sondern darüber hinaus auch die Erfahrungen der im Thema weiter fortgeschrittenen Länder wie z. B. Österreich, Schweden und Dänemark näher betrachtet.

Besonders die erst seit dem 22. Juni 20017 verankerte zentrale Rolle der XRechnung wurde im Rahmen des E-Rechnungs-Gipfels intensiv diskutiert. Denn nicht nur für die Öffentliche Verwaltung hat dieser Standard große Auswirkungen, sondern auch die Privatwirtschaft als Rechnungssteller muss sich nun mit einer raschen Umsetzung befassen. In diesem Zuge wurde im Rahmen der Tagung auch der aktuelle Projektstand für die zentrale Rechnungseingangsplattform des BMI und BMF vorgestellt. Der angestrebte Zeitplan ist sportlich: bereits ab 1. Juni 2018 soll der Roll-out im gesamten Geschäftsbereich des BMI erfolgen. Durch die frühzeitige Pilotierung der E-Rechnung am Bundesverwaltungsamt (BVA) bereits ab 2013 liegen jedoch inzwischen zahlreiche Praxiserfahrungen vor und schaffen so sehr gute Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung. Eine Erkenntnis ist, dass der Anbindung von Lieferanten eine Schlüsselrolle zukommt.

Als Fazit des diesjährigen E-Rechnungs-Gipfels lässt sich festhalten, dass 1. die E-Rechnung verpflichtend für alle wird, die dem Bund Rechnung stellen wollen, 2. der Bund eine zentrale Lösung für alle Bundesbehörden anbieten wird, 3. mit der XRechnung ein auf dem CEN-Standard beruhendes Format für elektronischer Rechnungen per Rechtsverordnung festgelegt wird und 4. mit einer zügigen Ausweitung der Verpflichtung zur E-Rechnung in allen Bereichen zu rechnen ist.

Auf der Website des E-Rechnungs-Gipfels www.e-rechnungsgipfel.de werden zahlreiche Informationen rund um die E-Rechnung zur Verfügung gestellt. Nebst einer umfangreichen aktuellen Marktstudie, sind ausgewählte Vorträge (u. a. auch zu oben erwähnter zentraler Rechnungseingangsplattform des BMI und BMF) sowie der Referentenentwurf zur E-Rechnungs-Verordnung als freier Download verfügbar.

Über Vereon AG
Die Vereon AG mit Sitz in Kreuzlingen (Schweiz) recherchiert und organisiert seit 2003 erfolgreich Kongresse, Fachtagungen und Seminare für Führungskräfte aus ganz Europa. Ein grosses persönliches Netzwerk und der tägliche Kontakt mit anerkannten Experten, Spezialisten und Entscheidern aus Wirtschaft und Wissenschaft bildet die solide Basis.

Jährlich bestätigen mehrere Tausend zufriedene Teilnehmende die grosse Bedeutung dieser professionell recherchierten und strukturierten Veranstaltungen in den Themenbereichen Banken, Finanzen, Chemie und Pharma, Energie, IT, Marketing und Vertrieb sowie Recht und Steuern für ihren nachhaltigen beruflichen Erfolg.

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provantis IT Solutions stellt ZEP 5.5 vor

provantis IT Solutions stellt ZEP 5.5 vor

Die Firma provantis IT Solutions hat die neue Version 5.5 ihrer webbasierten Softwarelösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte angekündigt. Highlights der neuen Version sind zwei neue Module für die Angebotsverwaltung und die einfachere Abrechnung externer Mitarbeiter sowie der Einsatz von ZEP als „vollwertiger“ Kalender-Server. Darüber hinaus wurden mehr als 100 kleinere und größere Erweiterungen in das neue Release integriert. Der Rollout der neuen Version erfolgt Anfang März.

So unterstützt beispielsweise das ZEP Faktura-Modul ab sofort das Erstellen von Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Dieses Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) als gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden kann und den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht.
„Wir freuen uns, unseren Kunden mit der neuen Version 5.5 von ZEP zahlreiche neue Funktionen sowie neue Module zur Verfügung stellen zu können, die ihnen die Zeiterfassung und -abrechnung sowie das Controlling ihrer Projekte erleichtert“, erklärt Oliver Lieven, Geschäftsführer provantis IT Solutions GmbH. Sein Geschäftsführerkollege Thilo Jahke ergänzt: „In die neue Version flossen mehrere Monate intensiver Entwicklungsarbeit, wir sind uns aber sicher, dass sich diese Arbeit gelohnt hat und hoffen, dass unsere Kunden dies ebenfalls so sehen.“

Neues Modul „Angebote“: Weil jedes Projekt mit einem Angebot beginnt …

… verfügt nun auch die neue Version von ZEP über ein entsprechendes Modul, mit dem Unternehmen Angebote erstellen, verwalten und versenden können. Wird aus dem Angebot dann ein Auftrag, können die Angebotsdaten direkt in ein neues Projekt überführt werden. Oliver Lieven erläutert: „Mit dem neuen Modul für Angebote werden wir unserem eigenen Anspruch gerecht, mit ZEP den gesamten kaufmännischen Lebenszyklus eines Projekts abzudecken – und dieser beginnt in der Regel bereits mit dem Erstellen eines Angebots.“

Weitere Informationen zum neuen Modul finden Sie auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de/zusatzmodule/angebote).

Neues Modul „Freie Mitarbeiter“: Gutschrift statt Rechnung

Ebenfalls neu in ZEP 5.5 ist das Modul „Freie Mitarbeiter“, mit dem Unternehmen, die viele externe Mitarbeiter einsetzen, die interne Abrechnung der von diesen Mitarbeitern geleisteten Arbeiten deutlich vereinfachen können. Dies spart am Ende Zeit und Geld.

Anstatt nämlich wie bisher auf die Rechnung eines freien Mitarbeiters warten zu müssen und diese dann erst zu prüfen und zu bezahlen, dreht das neue Gutschriftenverfahren im Freelancer-Modul von ZEP „den Spieß“ einfach um. Im System werden zukünftig die mit dem freien Mitarbeiter vereinbarten Stunden- und Tagessätze hinterlegt. Am Monatsende wird daraus entsprechend der geleisteten Arbeitszeiten eine „Gutschrift“ erzeugt. Diese bekommt der Mitarbeiter in die Hand, das Geld wird überwiesen und fertig. Die aufwändige Rechnungsprüfung entfällt, da es schlicht keine Rechnung mehr gibt. Thilo Jahke erklärt: „In Zeiten eines anhaltenden Fachkräftemangels besteht für viele Dienstleistungsunternehmen die einzige Chance, ihre Personalressourcen zu erweitern, darin, externe Fachleute zu beschäftigen. Die interne Abrechnung dieser Mitarbeiter war in der Vergangenheit eine sehr zeitaufwändige Arbeit. Mit dem neuen ZEP-Modul kann diese Arbeit deutlich vereinfacht und damit effektiver und kostengünstiger durchgeführt werden.“

Weitere Informationen zum neuen Modul stehen auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de/zusatzmodule/freie_mitarbeiter.html) zur Verfügung.

ZEP wird zum Kalender-Server

Ab der neuen Version kann ZEP als „vollwertiger“ Kalender-Server eingesetzt werden, d.h. neue Termine oder Fehlzeiten können ab sofort direkt in ZEP angelegt werden. Eine Integration der gängigen Kalender-Clients (Apple Kalender, Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, etc.) sowie das Synchronisieren mit Smartphone Kalender-Apps ist problemlos möglich. ZEP unterstützt dabei auch den Versand von Einladungen zu gemeinsamen Terminen, Kalenderfreigaben oder das Abfragen freier/besetzter Termine, u.v.m.

Ein Überblick über die Funktionen, Leistungsmerkmale und Module von ZEP steht auf der ZEP-Webseite ( http://www.zep.de) zur Verfügung.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 600 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de

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OPTIMAL SYSTEMS forciert elektronischen Rechnungsaustausch

Berlin, 10.06.2016: OPTIMAL SYSTEMS geht mit gutem Beispiel voran und hat eine Initiative gestartet, mit der die digitale Rechnungsbearbeitung weiter angetrieben werden soll. Dazu hat der Anbieter der Enterprise Content Management-Software enaio® seine Lieferanten über die Vorteile des elektronischen Rechnungsversandes informiert und konnte damit die Rate der per E-Mail eingehenden Rechnungen deutlich steigern. Gleichzeitig übermittelt das Unternehmen Ausgangsrechnungen elektronisch an seine Kunden, sofern deren Einverständnis vorliegt. Ziel der Initiative ist, mittelfristig den Rechnungsaustausch vollständig papierlos abzuwickeln.

Der im März 2016 veröffentlichte Digital Office Index des Digitalverbandes bitkom ergab, dass 58 Prozent der deutschen Unternehmen ihre Rechnungen immer noch auf Papier erstellen. Selbst bei Unternehmen ab 500 Mitarbeitern, mit einem enorm hohen Rechnungsvolumen, setzt fast die Hälfte auf Papier. Etwas besser stellt sich die Situation beim Empfang von Rechnungen dar: Nur circa 40 % der deutschen Unternehmen empfangen Rechnungen in Papierform.

Erheblicher Nachholbedarf
„Diese Zahlen belegen, dass wir Deutschland nach wie vor einen erheblichen Nachholbedarf bezüglich des elektronischen Rechnungsaustausches haben“, sagt Sven Kaiser, Geschäftsbereichsleiter Marketing der OPTIMAL SYSTEMS. „Deshalb haben wir diese Initiative gestartet und wollen somit weitere Unternehmen von den Vorteilen überzeugen. Dabei wäre es wenig authentisch, wenn wir unseren Kunden E-Invoicing empfehlen und wir weiter auf die Zustellung mit der Postkutsche setzen.“

Intern vollständig digital
Intern bearbeitet der ECM-Anbieter seine eingehenden Rechnungen auf Basis von enaio® bereits vollständig digital und konnte damit den Zeitraum vom Erhalt bis zur Verbuchung und Ausgleich um 10 Prozent verkürzen. enaio® ermöglicht die schnelle, sichere Bearbeitung elektronischer Rechnungen und deren Austausch. Prüfroutinen sowie digitale Workflows für Kenntnisnahme & Freigabe (Approvals) sorgen für eine hohe Sicherheit. Eingehende Rechnungen erkennt das System automatisch, verteilt sie an die zuständigen Sachbearbeiter und gleicht optional die Daten mit im ERP-System oder Finanzbuchhaltungssystem vorhandenen Daten ab. Dabei lassen sich die Vorgänge direkt mit der zugehörigen elektronischen Rechnung verknüpfen.

Lieferanten, die ihre Rechnung elektronisch versenden, profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten, schnellerem Ausgleich und geringeren Kosten. Auf der Empfängerseite wiederrum schlägt die schnellere Bearbeitung in der Nutzung gewährter Skonti, Rabatte oder saisonaler Angebote zu Buche. Außerdem reduzieren sich durch Wegfall manueller Arbeiten ebenfalls die Kosten.

Einheitliches Format für den Rechnungsaustausch
Idealerweise erfolgt der Rechnungsaustausch über das ZUGFeRD-Datenmodell. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung“. Dabei handelt es sich um eine PDF/A-3-Datei, in der die Rechnung als langzeitarchivsichere PDF/A sowie die Rechnungsdaten als XML-Datensatz hinterlegt sind. Der Kunde kann diese maschinenlesbaren XML-Daten direkt an sein ERP- oder Finanzbuchhaltung-System weitergeben und erspart sich somit die manuelle Erfassung oder Extraktion. enaio® archiviert Dateien in diesem Format revisionssicher und liest bei der Ablage die XML-Datei aus, sodass dem Anwender beim Öffnen der Indexmaske die Rechnungswerte präsentiert werden und er diese nicht mehr selbst erfassen muss.

Über die OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe:
OPTIMAL SYSTEMS entwickelt und vertreibt seit 25 Jahren mit über 330 Mitarbeitern Software für Enterprise Content Management (ECM). Im Wesentlichen geht es dabei um Softwarelösungen für umfassendes Informationsmanagement sowie für die Digitalisierung und effiziente Abwicklung von Unternehmensprozessen. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, Informationen schnell zu finden, transparent zu verwalten, sicher zu archivieren und das Konzept des Digital Workplace zu realisieren. Rund 300.000 Anwender bei über 1.860 Kunden arbeiten täglich mit enaio® – der ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS. Zur Unternehmensgruppe gehören elf Gesellschaften, die von 14 Standorten agieren. enaio® ist in zehn europäischen Ländern sowie in Asien und Übersee im Einsatz.

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10709 Berlin
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M-Exchange optimiert Rechnungsverarbeitung mit enaio

Berlin, Lohmar, 03.06.2016: Die M-Exchange AG hat die Enterprise Content Management Lösung von enaio® von OPTIMAL SYSTEMS implementiert. Damit kann der Anbieter von Lösungen zur Optimierung von Beschaffungsprozessen den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess vollständig abbilden, von der Angebotsanfrage über die Bestellung bis zur Rechnungsprüfung inklusive sämtlicher Freigabeszenarien. Der Einkauf profitiert dadurch unter anderem von einer Zeit- sowie Kostenersparnis und kann seinen Fokus auf seine Kerntätigkeit setzen.

In Zeiten von Industrie 4.0 ist auch der Einkauf gefragt, die digitale Transformation weiter voranzutreiben. M-Exchange unterstützt ihn dabei mit seiner Komplettlösung aus elektronischer Beschaffung inklusive vollautomatisierter Rechnungsverarbeitung. Letztere wird vom Rechenzentrum übernommen, unabhängig vom Medium – Papier-, PDF- oder EDI. In diesem Prozess ist enaio® jetzt Bestandteil und sorgt dafür, dass über entsprechende digitale Workflows Liefer-, Kündigungs- und Zahlungsfristen sicher eingehalten werden. Prüfungen und Genehmigungen laufen automatisiert, medienbruchfrei und ohne manuelle Unterbrechungen ab.

Darüber hinaus können im Archiv ein- und ausgehende Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden. Das integrierte Vertragsmanagement-Modul garantiert verbesserte Standardisierung und Beschleunigung der Kontraktverwaltung und erleichtert durch seine strukturierte Ablage die Inhaltssuche. Zusätzlich können mit enaio® Belege für das Lieferantenmanagement standortübergreifend erstellt, ausgetauscht, verwaltet und abgelegt werden.

Über die M-Exchange AG
M-Exchange bietet ihren Kunden einzigartige Lösungen zur Optimierung sämtlicher operativer Beschaffungsprozesse. Das umfangreiche Portfolio besteht aus eProcurement-Plattform, Beratungsservices, Lieferantenintegration und Rechnungsmanagement. Zusätzlich können externe Partner-Dienste für den strategischen Beschaffungssektor nahtlos integriert werden. Die SaaS-Lösung passt sich den Geschäftsprozessen der Kunden komplett an. M-Exchange ist Partner im Einkauf und bietet die komplette Palette zur Prozessoptimierung: Bestellung, Lieferung, Rechnung und Zahlung werden über ein modulares Tool abgewickelt. Die M-Exchange, gegründet im Januar 2000, ist ein Tochterunternehmen der WV Energie AG und beschäftigt an zwei deutschen Standorten und einer Vertretung in Österreich 20 Mitarbeiter. Namhafte Kunden wie die Sartorius AG, Rheinische Energie AG und die Unicredit Bank AG vertrauen auf die M-Exchange.

Über die OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe:
OPTIMAL SYSTEMS entwickelt und vertreibt seit 25 Jahren mit über 330 Mitarbeitern Software für Enterprise Content Management (ECM). Im Wesentlichen geht es dabei um Softwarelösungen für umfassendes Informationsmanagement sowie für die Digitalisierung und effiziente Abwicklung von Unternehmensprozessen. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, Informationen schnell zu finden, transparent zu verwalten, sicher zu archivieren und das Konzept des Digital Workplace zu realisieren. Rund 300.000 Anwender bei über 1.860 Kunden arbeiten täglich mit enaio® – der ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS. Zur Unternehmensgruppe gehören elf Gesellschaften, die von 14 Standorten agieren. enaio® ist in zehn europäischen Ländern sowie in Asien und Übersee im Einsatz.

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Die E-Rechnung trifft auf breite Akzeptanz:

Zentrale Aussagen des E-Rechnungs-Gipfel 2016 auf Schloss Biebrich

Kreuzlingen, Schweiz, 19. Mai 2016 – Die E-Rechnung ist derzeit in nahezu allen Bereichen der deutschen Wirtschaft Ausgangspunkt für Prozessoptimierungen im Finanz-, Rechnungs-, und Bestellwesen. Daher bieten der Verband elektronische Rechnung (VeR) und das Bundesministerium des Innern (BMI) gemeinsam mit dem Veranstalter Vereon eine regelmäßige Austausch- und Networkingplattform zu diesen Themen an. Am E-Rechnungs-Gipfel diskutieren Praktiker und Experten wichtige Punkte rund um die Einführung und den Betrieb in der Öffentlichen Verwaltung und der Privatwirtschaft.

Am 10. und 11. Mai kamen etwa 150 Experten auf Schloss Biebrich in Wiesbaden zusammen, um die aktuellen Entwicklungen und Herausforderungen zu erörtern. Staatssekretär Klaus Vitt (BMI) eröffnete mit seinen Ausführungen zum Entwurf der Bundesregierung für ein E-Rechnungsgesetz die Tagung. Er machte hiermit den hohen Stellenwert der E-Rechnung von Beginn an deutlich.
Marktanalyst Bruno Koch (Billentis) ermöglichte durch seine aktuellen Zahlen und Einschätzungen zur Marktlage und -entwicklung eine Standortbestimmung im internationalen Kontext. Eine zentrale Erkenntnis seiner Untersuchungen ist, dass Deutschland bereits von zahlreichen Ländern bei der Einführung der E-Rechnung überholt wurde. Weiterhin mahnte er, die E-Rechnung nicht als isolierten Prozess zu betrachten, sondern mit einer Automatisierung und Digitalisierung in der gesamten Financial Supply Chain zu kombinieren. Nebst dem E-Procurement und dem E-Ordering gesteht er auch dem E-Payment eine wachsende Bedeutung zu.

In weiteren Beiträgen von Experten und Praktikern aus der Öffentlichen Verwaltung und Unternehmen wurden Erfolgsfaktoren bei der Einführung und dem Betrieb der E-Rechnung erörtert. Nebst steuerrechtlichen Aspekten wurden auch die prozessualen Lösungswege näher beleuchtet. Den Prozessen in der Bundesverwaltung kam hierbei aufgrund der dort bereits beschlossenen Einführung der E-Rechnung und der damit verbundenen Signalwirkung für die Öffentliche Verwaltung und für die Privatwirtschaft eine besondere Bedeutung zu. Aus Sicht der Rechnungssteller dürfte die Aussicht auf eine schnellere Bezahlung der Rechnungen der größte Motivator zum Einsatz der E-Rechnung sein.

Zum Abschluss dieses sehr themenfokussierten ersten Tages öffnete Prof. Dr. Key Pousttchi von der Universität Potsdam die Horizonte mit seinen Ausführungen zum allgegenwärtigen Megatrend Digitalisierung. Er machte anschaulich klar, warum nicht nur für die Rechnungsprozesse sondern für alle Geschäftsprozesse und die gesamte Gesellschaft tiefgreifende Änderungen bevorstehen.
Ein Highlight am zweiten Tag des E-Rechnungs-Gipfels 2016 bildete die hochkarätig besetze Diskussionsrunde zu den Umsetzungsmaßnahmen für Bund, Länder und Kommunen. Ministerialdirektorin Beate Lohmann (BMI), Dr. Marianne Wulff (Vitako) und Dr. Lars Meyer-Pries (DATEV) erörterten konkrete Maßnahmen, wie die Vorteile der E-Rechnung in die Breite und bis zum Kleinstbetrieb überzeugend transportiert und kommuniziert werden können. Allerdings ist eine aktive Bewerbung der E-Rechnung derzeit noch erschwert, da Fragen zu den zu verwendenden Standards

noch nicht abschließend beantwortet werden können. So ist beispielweise eine eindeutige Aussage, ob und wie ZUGFeRD ein Bestandteil des europäischen CEN E-Rechnungsstandards sein wird, erst bis
spätestens Mai 2017 zu erwarten. Ob ein Zögern mit der aktiven Bewerbung und der Einführung der E-Rechnung bis dahin die richtige Strategie ist, wurde kontrovers diskutiert. Letztlich wird es Aufgabe des IT-Planungsrates sein, einen Standard in der Öffentlichen Verwaltung rasch umzusetzen.

Hierbei könnten auch die Erfahrungen des Nachbarn Österreich nützlich sein. Im Beitrag der österreichischen Bundesverwaltung wurden zahlreiche Erfolgsfaktoren in dem bislang 2-jährigen Betrieb aufgezeigt. Besonders bemerkenswert sind hierbei eine frühzeitige und partnerschaftliche Kommunikation, damit die Rechnungssteller frühzeitig mit ins Boot geholt werden, der ausschließliche und verpflichtende Einsatz eines zentralen Portals zur Einreichung der E-Rechnungen, XML als einzig akzeptiertes Einreichungsformat und öffentlich verfügbare Testsysteme. Ein Erfolgsmodell mit Modellcharakter für Deutschland?

Eine in vielen Ländern bereits stark verbreitete neue Finanzierungsquelle vor allem für kleine und mittlere Unternehmen stellte Prof. Dr. Rolf Henke, Institutsleiter beim Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik in Dortmund zum Abschluss der Tagung vor. Mit wachsender Bedeutung der E-Rechnung eröffnet sich mit dem Supply Chain Financing vor allem für die KMUs als Motor der Wirtschaft eine neue und flexible Finanzierungsform. Aber auch in diesem Aspekt sind die europäischen Nachbarländer, z. B. die Niederlande, bereits weiter fortgeschritten als Deutschland.

Die Beiträge und Diskussionen im Rahmen des E-Rechnungs-Gipfels 2016 machten klar, dass nicht primär technologische Hürden die Herausforderung sind. Vielmehr bedarf es einer klaren Kommunikation und damit verbundener Aufklärung und Begleitung im Change Management aller im Rechnungswesen beteiligten Personen und Organisationen. Auf dieser Basis können diverse Digitalisierungsprojekte in der Öffentlichen Verwaltung und in der Privatwirtschaft erfolgreich angestoßen und durchgeführt werden. Dies ist ein unbedingtes Muss, denn die Grenzen zwischen realer und virtueller Welt lösen sich unaufhaltbar und zügig auf. Man darf bereits jetzt auf die Fortschritte gespannt sein, die am 27. und 28. Juni 2017 im Rahmen des nächsten E-Rechnungs-Gipfels zu verkünden sind.
Die zentralen Aussagen des E-Rechnungs-Gipfels 2016 und die damit relevanten Prozesse rund um die E-Rechnung wurden in einem Graphic Recording zusammengefasst. Dieses Bild steht kostenfrei zum Download zur Verfügung: www.e-rechnungsgipfel.de

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noeske netsolutions: ZUGFeRD – Mehr Effektivität in der Finanzbuchhaltung?

Seit einiger Zeit ist der Begriff ZUGFeRD in aller Munde. Doch wird damit wirklich die Effektivität in der Finanzbuchhaltung erhöht?

noeske netsolutions: ZUGFeRD - Mehr Effektivität in der Finanzbuchhaltung?

noeske invoice mit ZUGFeRD-Schnittstelle

Bad Homburg, 25.April 2016 – nicht ohne Grund verbreitet sich die Digitalisierung von Rechnungen, denn das Verfahren spart Porto, Druck, Papier und vor allem Zeit. Noch effizienter wird der Rechnungsversand im ZUGFeRD-Format.

Hinter dem Begriff ZUGFeRD verbirgt sich das Akronym für Zentraler User Guide (ZUG) des Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Dabei handelt es sich um eine einheitliche Spezifikation für elektronische Rechnungen in Form ein PDF/A-Datei ( siehe Whitepaper zu dem Thema ZUGFeRD ). Das Rechnungsformat ermöglicht das standardisierte Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen. Eine bis dato übliche OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) zwecks Extraktion der Rechnungsdaten kann somit langfristig entfallen.

Durchschnittlich 60 % Einsparungen durch ZUGFeRD
Laut einer Kalkulation des Bundeswirtschaftsministeriums (BMWi) sparen Unternehmen mit ZUGFeRD im Durchschnitt 60 % der Aufwände für die Rechnungsverarbeitung – konkret 9,27 EUR pro Rechnung (durch vereinfachtes Papierhandling, Wegfall von Portokosten, einfachere Prüfung, Vorkontierung, Verbuchung und Ablage der Rechnungen).

noeske netsolutions hat die ZUGFeRD-Schnittstelle neuerdings vollständig in das Zusatzmodul noeske invoice (Eingangsrechnungslösung) seiner modularen DMS-Webapplikation noeske webdms , integriert. Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format werden dazu aus einem E-Mail-Postfach abgeholt und die in das PDF eingebetteten Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen (inklusive Überprüfung gesetzlichen Anforderungen gemäß § 14 UStG). Im Anschluss wird in noeske invoice die Eingangsrechnungsprüfung gestartet, wobei die Rechnungen innerhalb von noeske webdms u.a. die Kontierung, sowie eine fachliche Prüfung und Freigabe durchlaufen und anschließend als kompletter Buchungsdatensatz an die Finanzbuchhaltung übergeben (per Standard-Schnittstelle noeske connect ).

Über noeske netsolutions
noeske netsolutions hat sich darauf spezialisiert, Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen für den konkreten Kundenbedarf und die entsprechenden Geschäftsprozesse zu entwickeln.
Eine große Anzahl realisierter DMS-Projekte in den letzten 20 Jahren zeugen vom umfangreichen Know-how und der Praxiserfahrung der Mitarbeiter an den beiden Standorten in Bad Homburg (Zentrale) und Sinntal (Entwicklung). Seit 1994 steht noeske netsolutions für Zuverlässigkeit und Kontinuität in der Betreuung aller Projekte. Am 01.12.2001 wurde das Unternehmen als reines DMS-Unternehmen gegründet und zum 01.01.2003 in eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung umgewandelt. Heute zählen sowohl kleine und mittelständische Unternehmen, als auch weltweit agierende Konzerne wie Abbott/AbbVie, American Express oder Lufthansa zu unserem langjährigen Kundenstamm und zu den Nutzern von noeske webdms.

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