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Erfolgreicher Außendienst bietet nicht nur optimalen Service – er fordert ihn auch!

Erfolgreicher Außendienst bietet nicht nur optimalen Service - er fordert ihn auch!

Business Lösungen für Field Service (Bildquelle: (c) panthermedia.net/Olivier26)

Techniker im Außendienst stellen hohe Anforderungen an eine Business Software, denn sie wollen mit den für sie relevanten Informationen gut versorgt sein: Was ist zu tun, wo muss ich hin, welche Maschine ist beim Kunden vor Ort im Einsatz? Software für Field Service ist geführte Kommunikation zwischen Außendienst und Disponenten für raschen und kompetenten Kundenservice.

Mit dem UniPRO/Serviceschein bietet der Freilassinger Softwarehersteller Unidienst eine eigene Lösung für den Außendienst auf Basis von Dynamics 365 an. Nicht in Konkurrenz zur Microsoft Dynamics 365 Lösung für Field Service, sondern als Alternative. Unidienst will den Kunden das System implementieren, das am besten den Anforderungen und Geschäftsprozessen des Unternehmens entspricht und die Serviceprozesse vollständig abbildet.

Die Entscheidung für den UniPRO/Serviceschein oder Microsoft Dynamics 365 for Field Service begründet sich weitgehend auf den notwendigen Funktionen, der technischen Infrastruktur und dem günstigsten Lizenzmodell. Allein die Option einer OnPremise oder Cloud Lösung, die Umsetzung der User-Struktur entsprechend des Unternehmensorganigramms oder der Einsatz eigener oder externer Techniker selektieren Kriterien zur Auswahl vor.

Mobilität ist groß geschrieben: Dass die Software mit Notebooks, Tablets und Mobiltelefonen bedient wird, im Online- oder Offline-Modus, ist mittlerweile Standard. Unterschiede gibt es dabei, ob die Techniker innerhalb von Dynamics 365 arbeiten, mit einem Excel-Dokument oder einer App. Die Interaktion zwischen den Disponenten und den Technikern ist ein automatisierter Prozess, die Software strafft und strukturiert konfliktfrei die Abläufe: Die Disposition der Techniker und Ressourcen (Materialien, Ersatzteile, Geräte), Einkauf (Bestellprozess und Lager), Kundeninventar und Dokumentation. Unabhängig davon, ob es sich beim Einsatz um eine Installation, Reparatur oder (vorsorgliche) Wartung handelt, die Techniker erhalten von den Disponenten die notwendigen Informationen, um ihre Aufgabe gut zu erledigen. Die technischen Details und Anweisungen gibt es über den Arbeitsauftrag bzw. Serviceschein, bei besonders kniffligen Fällen ist die integrierte Knowledge Base der richtige Ort für Recherche.

Wichtig ist, dass ein Servicefall nach Abschluss auch wirklich erledigt ist: Dokumentation, Weitergabe fakturierbarer Leistungen und Materialien zur Rechnungslegung, Aktualisierung des Kundeninventars und zufriedene Kunden. Nacharbeiten vor allem für Dokumentation und Inventar wird es mit korrekter Verwendung beider Systeme – UniPRO/Serviceschein oder Microsoft Dynamics 365 for Field Service – nicht mehr geben: Nach der Serviceanfrage ist vor dem Servicefall.

Die Unidienst GmbH Informationsdienst für Unternehmungen mit Sitz in Freilassing ist bereits seit 1974 als Unternehmensberatung und Softwareentwickler tätig. Seit 2003 plant und realisiert Unidienst kundenindividuelle CRM- und xRM-Projekte für mittelständische und große Unternehmen..

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Bereit für eine neue Business Software?

Ja! Doch welche passt zu meinem Unternehmen?

Bereit für eine neue Business Software?

Die Wahl, Implementierung und Weiterentwicklung einer für ein Unternehmen passenden Business Lösung ist komplex, intensiv und aufwändig. Häufig werden externe Berater gebeten, Know-How einzubringen. Jetzt sollte die Wahl der Software glücklich getroffen werden: ERP? CRM? Beides? Wie sieht das aus?

Für Produktions- und Handelsunternehmen ist es selbständig schwer zu entscheiden, welche Business Software für die eigene Firma optimal ist. Zu viele Faktoren, zu hoher Rechercheaufwand, die Vielzahl an Hersteller und Produkte. Zu undurchsichtig ist die Differenzierung von Abläufen, mit einer Kombination von Großbuchstaben abgekürzt.

Jetzt könnte man sagen – CRM und ERP, beides zusammen kann so falsch nicht sein. Beide Bereiche wählen, sich nicht „für“ ERP oder „gegen“ CRM entscheiden. Auch wenn Sie dann im Ergebnis richtig gewählt haben, dann ist allein die Entscheidung zu kombinieren per se nicht ein „Nummer sicher“, sondern ein eher zufälliges Ergebnis. Denn nur, wenn „Kombination“ auch heißt, durchgängige Prozesse gestalten zu können, schaffen Sie die Voraussetzung für klare, straffe interne Abläufe quer durch alle Unternehmensbereiche: Geschäftsführung, Vertrieb, Service, Produktion, Einkauf, Lager und Logistik. CRM+ERP – PLUS! Prozessketten, die untrennbar ineinander greifen. Technisch mit einer Oberfläche und einem Datenmodell. Keine redundanten Vorgänge und Daten. Ohne CRM greift also ERP zu kurz! So das Motto von Unidienst seit nunmehr fast 40 Jahren. Bestes eigenes Beispiel ist UniPRO/CRM+ERP – das ERP-System auf der Basis von CRM-Komponenten. Die Lösung für mittelständische Unternehmen in Produktion und Handel.

Nein, nein, sagen Stimmen zu den aktuellen Trends: Der CRM-Begriff befindet sich in der Auflösung, den gibt es gar nicht mehr! Die 360-Grad-Sicht auf den Kunden ist allzu oft zitiert, der Kunde im Mittelpunkt stört mehr denn je! Ein letztes Mal Schmunzeln über den altbekannten Scherz? Doch: Reicht es aus, eine Ressource und ihre Verfügbarkeit in den Mittelpunkt der Prozesse zu rücken?

Nein! Unidienst blickt dann einmal auf das Produkt. Es ist einerseits Ausgangslage für die Geschäftsidee und andererseits muss es den Bedarf der Kunden und Interessenten erfüllen. Hierfür ist Nutzen mit Zusatznutzen auszustatten. Zu bewerben, zu verkaufen, zu produzieren. Komplexe Varianten werden konfiguriert und Ressourcen bereitgestellt. Lieferanten sind zu wählen und Kosten und Preise zu definieren, Deckungsbeiträge zu erzielen. Der Interessent ist zum Kunde zu entwickeln und ihm bei Bedarf passgenaue Schulungen zur richtigen Handhabung anzubieten. Service für Implementierung, Wartung und gegebenenfalls Reparatur, mit kurzer Reaktionszeit und basierend auf stets aktuellem Kundeninventar.
Und zufrieden soll der Kunde nicht zuletzt auch noch sein. Eine wohl bekannte Liste an Anforderungen, mit leicht veränderter Sichtweise: Customer Engagement und Order Processing.

Die Zauberformel ist auch hier: CRM PLUS ERP, bzw. wenn es nach Unidienst geht UniPRO/CRM+ERP!

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Herstellung und Training – beide Unternehmensbereiche mit Software in Symbiose setzen

Herstellung und Training - beide Unternehmensbereiche mit Software in Symbiose setzen

UniPRO/Event

Die Herstellung eines komplexen Produkts steht nie für sich allein, für einen effektiven Einsatz ist dem Kunden das Know-How zu vermitteln. Viele Unternehmen betreiben eigene Schulungszentren, damit einem Kunden mit dem Verkauf einer Maschine, einer Software et cetera die passgenaue Schulung angeboten wird. UniPRO/Event koordiniert diese Abläufe.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Mitarbeiter beim Kunden zu schulen: Entweder bringt man eigene Trainer auf den Weg vor Ort oder man lädt in ein Schulungszentrum ein. Beides ist mit Unterstützung von UniPRO/Event organisierbar. Unidienst entwickelte die Software für Veranstaltungsmanagement dahin gehend, dass Angebote in Microsoft Dynamics 365 for Sales Positionen für Schulungen beinhalten und gesonderte Aufträge für Training nach sich ziehen.

Wird ein Produkt verkauft, gilt selbiges für eine Schulung. Im Schulungszentrum wird für den Kunden ein Termin recherchiert, der zeitlich nahe an der Auslieferung liegt. Die Ressourcen dabei sind bereits geprüft: Was sind geeignete Termine, stehen die für das bestimmte Produkt qualifizierten Trainer zur Verfügung, welche Ressourcen sind zusätzlich notwendig? Für Terminverschiebungen oder Stornierungen gibt UniPRO/Event definierte Prozesse zur Findung von Alternativen vor, inklusive Kommunikation mit den angemeldeten Teilnehmern.

Inhalte und Aufwände der einzelnen Schulungen hängen von den auszuliefernden Produkten ab. Für jeden Produkttyp gibt es eigene Schulungsvorlagen, anhand derer UniPRO/Event aufzeigt, an welchen Tagen alle erforderlichen Ressourcen buchbar sind. Dies ermöglicht eine komfortable Planung, unabhängig davon, ob das Training im Schulungszentrum oder beim Kunden vor Ort geschieht. Die Komplexität der zu schulenden Produkte erfordert womöglich Bestellungen von Ressourcen bei Lieferanten. Hier bedient sich Unidienst eines ihrer ERP-Bausteine: Der Bestellvorschlagsberechnung und Bestellung, die automatisch abhängig vom Termin der Schulung stattfindet.

Zentrale Infostelle bei der Administration von Terminen, Ressourcen und Aufträgen ist der Eventkalender. Er gibt Einblick über die täglichen, wöchentlichen und monatlichen – angebotenen, bestellten, durchgeführten Schulungen. Es besteht die Selektionsmöglichkeit nach Aufträge oder Ressourcen und -wichtig- nach der Auslastung der einzelnen Trainings, grafisch und bunt in Ampelfarben dargestellt: Ist die Gesamtzahl der Teilnehmer für einen Termin nicht erreicht, ist auf weitere Aufträge zum selben Produkt zu sichten und diesen Kunden die Teilnahme am Training anzubieten. Die Prüfung der Ressourcen geht gegen limitierte Verfügbarkeiten und ohne Ressourcenbegrenzung. Ähnlich gehandhabt werden Wartelisten – sprich Kapazitätsüberschreitungen.

UniPRO/Event baut auf Microsoft Dynamics 365 for Sales auf und ist kombinierbar mit Softwaremodulen selber Basis. Unidienst bietet die Lösung alleinstehend oder als Erweiterung für die eigenen Lösungen UniPRO/CRM+ERP oder UniPRO/Software & Consulting an.

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Mit UniPRO/CRM+ERP in die Cloud

Mit UniPRO/CRM+ERP in die Cloud

(Bildquelle: (c) ra2studio/Fotolia)

Enterprise Resource Planning (ERP) in der Cloud. Was vor wenigen Jahren noch unvorstellbar war, ist jetzt Standard: Die Cloud bietet heute effiziente Möglichkeiten der Geschäftsprozess-Optimierung, die mit lokalen Installationen kaum noch erreicht werden können.

Bereitstellen werden wir OnPremise auch künftig, so Unidienst. Der Freilassinger Softwarehersteller bietet mit UniPRO/CRM+ERP ein vollwertiges ERP-System auf Basis von Microsoft Dynamics 365 an. Allerdings offeriert Microsoft mit dem Cloud-Angebot Möglichkeiten, die in einer lokalen Installation kaum mehr wirtschaftlich sinnvoll hergestellt werden können. Nachdem Unidienst konsequent die neuen Möglichkeiten ihren Anwendern erschließt, ist abzusehen, dass die Attraktivität der Produktpakete von OnPremise-Installationen hinter der von Cloud-Produkten zurückbleiben wird.

Ein gutes Beispiel ist gerade Dynamics 365. Als Cloud-Dienst bietet die Kombination aus Dynamics 365 for Sales, Customer Service, Field Service und Project Service Automation zusammen mit Office 365 für die Mitarbeiter die Möglichkeit aus einem Portal heraus zu agieren. Dieses Funktionsbündel ist für Cloud wesentlich interessanter als für OnPremise.

Mit UniPRO/CRM+ERP bietet Unidienst eine vollwertige Lösung für Produktionsunternehmen und Handel, allein auf der Basis der CRM-Komponenten von Microsoft Dynamics 365. Nur wer Buchhaltung und Kostenrechnung benötigt, kann zusätzlich auf ERP-Lizenzen (Dynamics 365 for Finance and Operations) zurückgreifen. UniPRO/CRM+ERP deckt neben Vertrieb, Service und Marketing auch die Bereiche Produktion, Lager, Einkauf, Versand und Fakturierung ab. Mit dem UniPRO/Configurator erfolgt die Preis- und Produktkonfiguration variantenreicher Produkte in der Cloud – die Konfigurationsdaten werden über die Oberfläche erfasst.

Bei den Cloud-Lizenzen handelt es sich um monatliche Miete inklusive Wartung. Im Gegensatz zu den Kauflizenzen sind die Anfangsinvestitionen wesentlich geringer, die Kosten für eine eigene IT-Infrastruktur und jährlich zusätzliche Wartung entfallen. Zu bezahlen ist nur, was wirklich benötigt wird – die Lizenzen entsprechen stets der aktuellen Useranzahl und der Speicherplatz wird nur nach Bedarf erhöht. Nicht alle User benötigen beim Einsatz von UniPRO/CRM+ERP vollwertige Microsoft-Lizenzen, eine beachtliche Anzahl der Anwender wird mit TeamMember-Lizenzen auskommen und mit dem Unidienst-Produkt durchgängige Geschäftsprozesse vorfinden.

Neben den Lizenzkosten das weitere wesentliche Argument für Produktionsbetriebe: Für die Systemsicherheit, Aktualisierung und Wartung ist der Provider zuständig. Es gibt keine System- und somit keine Produktionsausfälle mehr, welche die Wettbewerbsfähigkeit womöglich mindern.

UniPRO/CRM+ERP fußt auf den Komponenten Microsoft Dynamics 365 for Sales and Customer Service. Die Lösung wird für Online und OnPremise Installationen bereitgestellt. Ergänzend können zusätzliche Apps von Unidienst oder in der Microsoft AppSource erworben werden.

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Systemair optimiert Einsatz der Wartungs-Techniker mit Unidienst-Modul für Microsoft Dynamics 365

Systemair optimiert Einsatz der Wartungs-Techniker mit Unidienst-Modul für Microsoft Dynamics 365

UniPRO/Serviceschein – straffe Abläufe für Service und Wartung (Bildquelle: (c)panthermedia.net/Olivier26)

Ausgangslage und Überlegungen für die Anschaffung

Als führendes Unternehmen der Lüftungstechnik unterhält das schwedische Unternehmen Systemair mit den Marken Systemair, Frico, Fantech und Menerga in Deutschland mehr als 350 Mitarbeiter an neun Standorten.

Der Startschuss für das gemeinsame Projekt zur Einsatzsteuerung von Service-Technikern fiel im Jahr 2015, als Jürgen Hernadi, CIO der Gruppe, erste Produktinformationen zum UniPRO/Serviceschein bei Unidienst anforderte. Systemair arbeitete bereits mit Microsoft Dynamics CRM 2013. Da man die Flexibilität dieses Systems kannte, war es naheliegend, ein ergänzendes Tool für die Anlagenwartung der Kunden zu implementieren. Dabei sollten die internen Abläufe von der Annahme der Serviceanfrage bis hin zur Fakturierung gestrafft werden.

Nachdem der Serviceschein in vielen Ländern und entsprechend unterschiedlichen Sprachen eingesetzt wird, war die Mehrsprachigkeit der Oberfläche und die Allgemeingültigkeit der Funktion über die Standorte hinweg ein wichtiges Kriterium.

Auswahl der passenden Lösung

Ursprünglich basierten die Funktionen des UniPRO/Servicescheins weitgehend auf Entitäten des CRM-Systems, über die Arbeitszeiten und verwendete Materialien erfasst werden konnten. Um auch externe Techniker bzw. Personen ohne unmittelbaren Zugang auf das CRM-System via Serviceschein über die Einsatzsituation zu informieren und die durchgeführten Arbeiten abzufragen, boten sich Excel und Outlook als ideale Werkzeuge an. Per Outlook-Termin und darin enthaltener Excel-Datei erhält heute der Techniker für seine Einsätze sämtliche für den Einsatz relevante Details – wie Maschinendaten, bereitgestellte Ersatzteile, zu prüfende Messwerte. Dokumente zur installierten Anlage können von Microsoft SharePoint in den Outlook-Termin bzw. in eine E-Mail gepackt werden, damit der Techniker sich optimal für seinen Einsatz vorbereiten bzw. jederzeit nachschlagen kann.

Aber auch der Disponent kann für einen Einsatz Ersatzteile reservieren, bestellen und rechtzeitig vor dem Besuch zum Kunden liefern lassen oder dem Service-Techniker mitgeben.

Direkt vor Ort erfasst der Techniker seine Arbeitszeiten und Fahrtwege, eingesetzte und ausgebaute Materialien. Der Serviceschein kann digital vom Kunden unterschrieben und vom Techniker bestätigt werden. Gegebenenfalls zusammen mit weiteren Dokumenten sendet der Techniker die Excel-Datei per E-Mail an eine definierte Adresse an Systemair zurück.

Da der UniPRO/Serviceschein international eingesetzt wird, bestimmt der User, wie die Daten bereitgestellt werden – die Sprache für den Techniker und die Sprache des Kunden.

Aus dem Kundentermin resultierende Dokumente (mit Signatur des Kunden) werden mit der Rückmeldung automatisch in Microsoft SharePoint gespeichert. Die einsatzspezifischen Kosten werden über das Serviceschein-Modul berechnet und an die Fakturierung übergeben.

Techniker ohne CRM-Lizenz

Im Standard von Microsoft Dynamics CRM 2013 – Bereich Service (aktuell Dynamics 365 for Customer Service) – können nur Personen als Ressourcen verwaltet werden, die auch als User vorhanden sind. Der Excel-Serviceschein setzt dies nun nicht mehr voraus! Allein die Disponenten sind mit einer Lizenz ausgestattet, die Techniker benötigen nur das entsprechende Unidienst-Modul für Techniker, Outlook, Excel und als Hardware ein Notebook und das Signaturpad für eine Unterschrift. Als Ressourcen – sprich Techniker – können deswegen nicht nur eigene Mitarbeiter, sondern auch externe Dienstleister mit den für sie relevanten Daten auf den Weg geschickt werden, ohne dass sie Zugang zum CRM-System benötigen. Die Rückmeldung erfolgt in jedem Fall an eben dieses.

Aktuell wird der Support für die Partnerunternehmen auf eine weitere Ebene gehoben – es ist bereits möglich, dass Serviceanfragen über ein Webportal und als Excel-Datei an Systemair gerichtet werden. Der Partner sieht im Portal den aktuellen Bearbeitungsstand einer Serviceanfrage. Ein weiterer Schritt in Richtung Automatisierung im Dienste einer optimalen Partnerbetreuung.

Resümee inklusive Kosten und Nutzen des Projekts

Die Implementierung war aufgrund der Komplexität der Prozesse anspruchsvoll. Darüber hinaus galt es, Daten aus den vorhandenen CRM-Entitäten einzubeziehen, ohne die Wartung und Weiterentwicklung des UniPRO/Servicescheins zu tangieren. Dementsprechend wurden externe Daten mittels XML-Definitionen einbezogen. Dabei gingen die Programmierung durch Unidienst und das Testing auf der Seite von Systemair Hand in Hand. Nach erfolgreichem Abschluss war es dann sehr schnell möglich, das Modul UniPRO/Serviceschein in mehreren, internationalen Unternehmensstandorten und Tochterfirmen einzusetzen. Da sich das System sehr stabil verhält, konnte auch die Anzahl der verarbeiteten Servicescheine rasch gesteigert werden. Mittlerweile handelt es sich um Massendaten, die zwischen den Disponenten und den Technikern ausgetauscht werden.

Stellt man die Kosten der Implementierung dem Nutzen gegenüber, so stehen auf der einen Seite natürlich der Implementierungsaufwand durch Unidienst und die internen Kosten für Konzeption und Testing. Auf der anderen Seite stehen aber allgemeingültige, standortübergreifende Prozesse für den technischen Außendienst, bei denen eine Support-Anfrage eines Partnerunternehmens mit schnellst verfügbaren Ressourcen erledigt wird. Die automatische Fakturierung und Aktualisierung des Kundeninventars ist dabei technisch gesehen ein „Nebeneffekt“, für den Vertrieb jedoch unabdingbar.

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Auftragsabwicklung und Faktura mit UniPRO/Software & Consulting

Auftragsabwicklung und Faktura mit UniPRO/Software & Consulting

Periodische Auftragsabrechnung

Die Lösung UniPRO/Software & Consulting richtet sich an Unternehmen der Branchen IT und Software, Beratung und Consulting. Im Zentrum der Geschäftsprozesse steht dabei vor allem die Dienstleistung, deren Vertrieb und Verrechnung eigene Anforderungen an ein CRM-System stellt.

Spezifische Prozesse für Auftragsabwicklung und Faktura bietet der Freilassinger Softwarehersteller Unidienst mit der Lösung UniPRO/Software & Consulting. Große Themen sind dabei die auftragsbezogene Zeiterfassung und deren Abrechnung, Angebotssplitting in mehrere Aufträge unterschiedlichen Typs und die automatisierte Fakturierung periodischer Leistungen.

Microsoft Dynamics 365 for Sales bringt im Standard schon einige Funktionen für die Angebots-, Auftrags- und Rechnungsbearbeitung mit. UniPRO/Software & Consulting ergänzt diese um die Anforderungen mitteleuropäischer Unternehmen: Voraussetzungen, wie Mehrwertsteuerberechnungen, Belegtexte, automatisierte Rabattierung, Gesamtpreisberechnung oder die Verwendung von abweichenden Rechnungs- und Lieferadressen.

Darüber hinaus entwickelte Unidienst für Dienstleistungsunternehmen eigene Module zur Auftragsabwicklung und Faktura, konkret für die reibungslose Abwicklung und Abrechnung von Aufträgen und Serviceanfragen. Dies beinhaltet die Zusammenarbeit mit Systempartnern zu einem gemeinsamen Kunden, indem mit speziellen Preisen und Konditionen gearbeitet wird. An den Kunden ergeht abschließend ein Lieferschein, an den Systempartner eine Rechnung.

In der Regel besteht ein Angebot aus Produkten unterschiedlichen Typs, seien es Dienstleistungen, Service- oder Beratungspauschalen, Miete, Kauf oder Wartung von Lizenzen. Nach der Beauftragung durch den Kunden konvertieren Sie das Angebot in mehrere Aufträge. Lizenzen werden ggf. sofort fakturiert, Dienstleistungen nach Anfall und Miete, Wartung und wiederkehrende Leistungspauschalen übergeben Sie an die periodische Auftragsabrechnung.

Dabei rechnen Sie automatisiert bis zur Beendigung des Vertrags die Beträge zu kundenspezifischen Fälligkeiten ab. Entweder einmal im Monat für alle in diesem Zeitraum fälligen Rechnungen, oder tagesgenau.

Gerade im Projektgeschäft sind Teil- und Schlussrechnungen gefordert, oder veränderte Kunden-Anforderungen erhöhen den Aufwand Ihres Unternehmens. Durch die auftragsbezogene Zeiterfassung fakturieren Sie zu jedem Zeitpunkt die erbrachten Leistungen auf Basis von IST-Zeiten. Den tatsächlich erbrachten Zeitaufwand stellen Sie mit entsprechenden Reports dar und ermitteln Deckungsbeiträge, Projekt- oder Auftragsergebnisse. Rechtzeitig erkennen Sie die Notwendigkeit eines Nachtragsangebots.

UniPRO/Software & Consulting basiert auf Microsoft Dynamics 365 for Sales and Customer Service und wird für Kunden mit Online als auch OnPremise Installationen bereitgestellt. Ergänzende UniPRO/Module zum Auftrags- und Faktura-Prozess sind: Der UniPRO/Configurator, Angebots- und Produktkonfigurator für komplexe Produkte, UniPRO/ReportManager für einen automatisierten Belegversand sowie Schnittstellen zu DATEV pro und BMD.

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Mit UniPRO/Commission Provisionen und Honorare berechnen

Mit UniPRO/Commission Provisionen und Honorare berechnen

Provisionsbasis pro Provisionsempfänger

Mit UniPRO/Commission bietet Unidienst ein Tool zur Provisions- und Prämienabrechnung für Leistungen von Mitarbeitern, externen Vermittlern oder Beratern. Die App eignet sich branchenübergreifend für Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 for Sales im Einsatz haben. Unidienst selbst bietet UniPRO/Commission allen eigenen Zielgruppen an: Produktions- und Handelsbetrieben, Software- und IT-Unternehmen, Dienstleistern und Finanzdienstleistern.

Provisions- und Prämienabrechnung sind komplexe Prozesse, die nicht zwangsläufig arbeits- und zeitintensiv sein müssen. Unmittelbar mit der Erfassung von Auftragspositionen führt UniPRO/Commission eine Provisionsabrechnung durch. Das Programm berücksichtigt dabei eine Vielzahl an Parametern, wie Vertragslaufzeiten, Deckungsbeiträge, Umsätze und Agios um Provisionseinheiten zu ermitteln. Diese werden den Mitarbeitern zugewiesen – das können branchenspezifisch Vertriebsmitarbeiter, Vermittler und Berater oder auch Consultants sein. Auch eine Aufteilung auf mehrere Provisionsempfänger ist möglich, ein Strukturvertrieb ist in Microsoft Dynamics 365 for Sales auf diese Weise abbildbar.

Die Abrechnung von Provisionen erfolgt in periodischen Abständen, wobei die Zahlungen an die Provisionsempfänger durchaus von den Zahlungen der Kunden abhängig gemacht werden können. Voraussetzung ist nur, dass sämtliche Provisionsempfänger im CRM-System als Mitarbeiter gelistet (externe und interne Mitarbeiter, Lieferanten) und die entsprechenden Provisionsdaten und -einheiten hinterlegt sind.

Die Berechnung des Provisionsanteils erfolgt ausschließlich über die Provisionsbasis, sprich die Produkte und Provisionstypen, für welche es mit dem Vertriebsmitarbeiter eine Vereinbarung gibt. So gibt es für jeden Mitarbeiter eine eigene Provisionsbasis, anhand dieser die Abrechnung für Produkte und Arbeitszeiten erfolgt. Bei umsatzabhängigen Provisionen wird zumeist die Relation zu einem Produkt und/oder einem Provisionstyp herangezogen, wobei das Produkt vorrangig behandelt wird. Der Einheitendivisor regelt, welche Prozentsätze an den Provisionsempfänger weiter gegeben werden.

Im Auftrag können mehrere Provisionsempfänger eingetragen werden, wobei ein Aufteilungsprozentsatz dann je nach Provisionsrolle die Höhe des Provisionsbetrags regelt. Im Strukturvertrieb ergibt sich die Provision aus der Hierarchie. Die Provision errechnet sich aus der Differenz zwischen den Ebenen. Alle diese Details werden für einen Mitarbeiter in der Provisionsbasis dokumentiert und gleich einer Regel für die Abrechnung durch UniPRO/Commission festgelegt.

Nach dem Durchführen der Berechnung stehen die Provisionsbeträge für jene Empfänger bereit, deren Anspruch sich unmittelbar aus den Auftragsdaten errechnen lässt. Ist festgelegt, dass die tatsächlichen Provisionen sich aus Rechnungen ergeben, so ermittelt UniPRO/Commission bei der Fakturierung. Mögliche Provisionstypen sind Abschluss- und Folgeprovisionen, das können unter anderem Tipp-, Akquisitions-, Vertriebs- und Ausführungsprovisionen sein.

UniPRO/Commission bietet Unidienst als alleinstehende App, sowie als Modul der eigenen Lösungen UniPRO/CRM+ERP, UniPRO/Software & Consulting und UniPRO/Finance an. Voraussetzung ist Microsoft Dynamics 365 for Sales, Online oder OnPremise.

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Vermögensverwalter erhalten Bestands- und Transaktionsdaten direkt in UniPRO/Asset Management

Vermögensverwalter erhalten Bestands- und Transaktionsdaten direkt in UniPRO/Asset Management

Bankdaten in das CRM-System importieren (Bildquelle: (c) Uwe Merkel)

Mit UniPRO/Asset Management bietet Unidienst eine Business Solution für Vermögensverwalter und Honorarberater, welche Performanceberechnung und Honorarabrechnung beinhaltet. Die Basis sind die Depots- und Bestandsanalysen, die Bestands- und Transaktionsdaten kontoführender Banken voraussetzen. Für deren automatisierten Import entwickelte Unidienst ein entsprechendes Transfertool – UniPRO/Transaction.

Um Bestands- und Transaktionsdaten mit UniPRO/Asset Management zu verarbeiten, werden die Daten von den kontoführenden Banken an einem definierten Speicherort abgelegt und mit dem Transfertool UniPRO/Transaction übernommen. Sind im CRM-System dann Portfoliobestand, Portfoliotransaktionen und Portfoliohistorie aktualisiert, ist es möglich Provisionen und Honorare zu berechnen.

Über Mapping-Dateien wird bestimmt, welche Details aus den Bestands- und Transaktionsdaten nach UniPRO/Asset Management übertragen und dort weiter verarbeitet werden. Bestehende Zuweisungen gibt es zur Augsburger Aktienbank (AAB), DAB BNP PARIBAS, ebase, Capital Bank, comdirect, Fondsdepot Bank und FIL Fondsbank GmbH (FFB). UniPRO/Transaction sieht vor, auch individuelle Mappings zu verarbeiten. So können Vermögensverwalter die kontoführenden Banken anbinden, mit denen sie zusammenarbeiten. Das Transfer-Tool holt die Daten über HTTP, HTTPS, FTP, FTPS, SFTP oder direkt von einer Festplatten-Partition ab.

Die importierten Bestands- und Transaktionsdaten werden in UniPRO/Asset Management im Portfoliobestand oder in der Portfoliohistorie eingetragen, als Basis für die Berechnung der Bestandsprovisionen oder Provisionserstattungen. Das Importprogramm ermöglicht bei Bedarf wiederholte Importe, etwa um bestehende Daten zu aktualisieren. Bei jedem Import erfolgt eine Prüfung auf bestehende Datensätze, auf vorhandene Verträge und Vertragsdetails, damit die Bankdaten korrekt zugewiesen werden und keine Dopplung entsteht. Verarbeitete Dateien können sofort im Archiv auf Microsoft SharePoint automatisch abgelegt werden.

Abhängig von der Honorarart – bestimmt in der Honorarvereinbarung für die Berater, kontoführenden Banken, Lizenzgeber oder für ein Haftungsdach – werden abschließend zum Monatsultimo Performances und Performance Fees, Verwaltungsgebühren, Eintrittsgebühren, Kontoführungsgebühren festgestellt und die Fakturierung angestoßen.

Die Lösung UniPRO/Asset Management für Vermögensverwalter und Honorarberater ist eine aufbauende Komponente zur Branchenlösung UniPRO/Finance. Basis ist Microsoft Dynamics 365 for Sales, die Bereitstellung kann sowohl für Online- als auch OnPremise-Kunden erfolgen. Das Transfertool UniPRO/Transaction ist ein erweiterndes Modul zum Import von Transaktionen und Beständen.

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UniPRO/Serviceschein – die papierlose Servicelösung für Microsoft Dynamics CRM

UniPRO/Serviceschein - die papierlose Servicelösung für Microsoft Dynamics CRM

Unidienst geht mit UniPRO/Serviceschein für Microsoft Dynamics CRM über die bestehende Funktion einer papierlosen Servicelösung hinaus: Der bisherige Ablauf wurde in einen automatisierten Prozess eingebettet und unterstützt eine neue Dynamik zwischen den Mitarbeitern im internen Servicecenter und den Technikern, die unterwegs zum Kunden sind: Stringente Abläufe für mehr Effizienz und Kundenorientierung!

Unidienst stellt mit UniPRO/Serviceschein eine Lösung bereit, welche die Zusammenarbeit von Disponenten und Technikern strukturiert. Statt dem herkömmlichen Papierformular unterstützt der UniPRO/Serviceschein die volldigitale Abwicklung von Serviceaufträgen, deren gesamter Prozess in Microsoft Dynamics CRM abgewickelt wird. Eine effiziente Lösung für alle Unternehmen, deren Servicetechniker einen eigenen Zugriff auf das CRM-System haben, da diese dort ihre Arbeitszeiten und verarbeitete Materialien erfassen.

Allerdings gibt es auch Konstellationen, bei denen dem Servicetechniker keine CRM-Lizenz zur Verfügung steht. Hierfür stellt das neue Modul „Excel-Client“ für den UniPRO/Serviceschein alle notwendigen Funktionen in einem Excel zur Verfügung: Zum Beispiel zur Erfassung von Arbeitszeiten, Materialverbrauch oder Messdaten. Damit setzt Unidienst eine Innovation um, die insbesondere für Unternehmen interessant ist, die externe Techniker engagieren oder eigene Techniker nicht mit CRM-Lizenzen ausstatten wollen. In diesen Fällen erzeugt der Excel-Client automatisch aus den CRM-Daten ein Excel und versendet diese Datei per E-Mail an den Techniker. Sendet der Techniker dieses Excel dann ausgefüllt zurück, überträgt der Excel-Client die Daten in die CRM-Entitäten, erzeugt den Einsatzbeleg und versendet diesen als PDF automatisch an den Kunden.

Der Prozess im Einzelnen: Wie gewohnt nimmt ein Kollege/eine Kollegin im First Level/Second Level das Anliegen eines Kunden entgegen und legt eine Serviceanfrage und eine Serviceaktivität an. Zentral ist dabei die Dokumentation der Anforderungen des Kunden – möglich sind neben einem Defekt auch Implementierungen, Service oder Wartungen. Das Programm UniPRO/Serviceschein unterstützt bei der Auswahl des geeigneten Technikers, indem die Verfügbarkeiten geprüft werden und ein geeigneter Termin vorgeschlagen wird. Sämtliche Informationen aus der Serviceanfrage, als auch Details zum beim Kunden im Einsatz befindlichen Gerät, werden im Serviceschein zusammengefasst. Dies gilt auch für Geräteeinstellungen, welche vor Ort zu überprüfen sind.

An dieser Stelle startet der automatisierte Prozess, denn jetzt würden die Techniker auf die Daten in der Entität Serviceschein in Microsoft Dynamics CRM zugreifen. Mit Hilfe des Clienttools werden die Details automatisch als Excel-Serviceschein per Email an die jeweiligen Techniker verteilt. Diese schließen die Kundentermine mit dem Ausfüllen des Excel-Servicescheins ab, indem die Fahrt- und Arbeitszeiten sowie ein- und ausgebaute Teile in den jeweiligen Reitern des Excel-Tabellenblatts erfasst werden. Der Serviceschein ist so lange aktualisierbar bis die Unterzeichnung des Formulars erfolgt.

Der Serviceprozess wird folglich auch papierlos abgeschlossen: Mit der Einbindung des Signierpads von Signotec, können nun sowohl Techniker und Kunde das digitale Formular unterschreiben. Das erwähnte Clienttool verteilt die Excel-Servicescheine nicht nur periodisch an die Techniker, sondern holt diese auch regelmäßig wieder retour. Die vorgenommenen Eintragungen werden nach Microsoft Dynamics CRM übernommen, die Dienstleistungen und Einsatzzeiten stehen für die Fakturierung als Rechnungspositionen zur Verfügung. Über den digitalen Serviceschein erhält der Kunde jedoch nicht nur eine Rechnung, sondern auch den Beleg des unterzeichneten Servicescheins.

Unternehmen profitieren nicht allein davon, dass der Excel-Serviceschein ohne unmittelbare Anbindung an das CRM-System verwendet werden kann. Vielmehr ist er flexibel an die kundenspezifischen Anforderungen anpassbar, indem mehrere Logos oder Anschriftenzeilen verwendet werden können oder sämtliche Felder in der Entität Serviceschein in die Excel-Variante integriert werden können. Spezifikationen werden den Technikern in Form von Checklisten bereitgestellt, um die Qualitätsstandards einzuhalten. International tätige Unternehmen erzeugen die Servicescheine in unterschiedlichen Sprachen.

Unidienst ist dem Anspruch, stringente Abläufe zwischen dem Servicecenter und den Technikern zu schaffen, nachgekommen. Der Einsatz von UniPRO/Serviceschein stärkt die Kundenorientierung, indem die Akteure unterstützt werden: die Entlastung der Disponenten in den administrativen Aufgaben, die erhöhte Mobilität der Techniker und Microsoft Dynamics CRM als Bindeglied.

Die Unidienst GmbH Informationsdienst für Unternehmungen mit Sitz in Freilassing ist bereits seit 1974 als Unternehmensberatung und Softwareentwickler tätig. Als zertifizierter Microsoft Dynamics CRM Partner, plant und realisiert Unidienst als einer der ersten deutschen Microsoft Partner seit 2003 kundenindividuelle CRM- und ERP-Projekte für mittelständische und große Unternehmen.

Kontakt
Unidienst GmbH
Sandra Sommerauer
Gewerbegasse 6a
83395 Freilassing
+49 8654 4608- 16
sandra.sommerauer@unidienst.de
http://www.unidienst.de

Computer IT Software

Effizienz im Einkauf mit Microsoft Dynamics CRM

UniPRO/CRM+ERP für Produktionsbetriebe

Effizienz im Einkauf mit Microsoft Dynamics CRM

Einkauf mit UniPRO/CRM+ERP

Mit UniPRO/CRM+ERP stellt Unidienst eine vollwertige ERP-Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics CRM bereit. Für die Abteilung Einkauf bietet die Software umfangreiche Funktionen für stringente und effiziente Abläufe in Materialwirtschaft und Koordination der Lieferanten.

Die Strategie von Unidienst fußt seit jeher auf der Kombination eines CRM-Systems mit Komponenten des ERP-Bereichs. Mit dem Produkt UniPRO/CRM+ERP auf der Basis von Microsoft Dynamics CRM bietet der Freilassinger Softwareentwickler eine vollwertige ERP-Lösung an, welche auch für Produktionsbetriebe interessant ist. Unidienst erweitert die Standardbereiche Vertrieb, Marketing und Service um Einkauf, Produktion und Lagerverwaltung. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Sämtliche Unternehmensbereiche -ob Geschäftsführung, Vertrieb, Marketing, Service, Produktion, Einkauf, Lager oder Logistik- arbeiten mit einem System, mit einheitlicher Oberfläche und Bedienung.

Wirtschaftlicher Erfolg steht und fällt mit der Funktionsfähigkeit des Einkaufs. Unkontrollierte Lagerentnahmen, spät wahrgenommener Bestellbedarf oder das Festhalten an unzuverlässigen Lieferanten sind oft das Ergebnis redundanter Datenpflege, Parallelität mehrerer Software-Systeme und intransparenter Abläufe.

Die Branchenlösung UniPRO/CRM+ERP beinhaltet umfangreiche Elemente für den Bereich „Einkauf“. Zentral sind dabei die Lagerwirtschaft und das Bestellwesen. Mit dem Erzeugen eines Auftrags prüft UniPRO/CRM+ERP sofort die Lagerverfügbarkeiten und die Lagerauswahl. Ist die Ware nicht vorhanden, erfolgt die Prüfung auf Handelsware oder Eigenproduktion. Gibt es für das Anstoßen des Produktionsprozesses nicht ausreichend lagerndes Material, ist für beide ein Bestellprozess unter Berücksichtigung von Bestands- und Mindestmengen auszuführen. Ob sich für den Kunden hieraus ein veränderter Liefertermin ergibt, prüft UniPRO/CRM+ERP im Hintergrund.

Im Blick sind die Lagerverfügbarkeiten sämtlicher Standorte eines Unternehmens, auch international. Die generierten Bestellvorschläge beziehen Saisonmengen ein, sofern Mindestmengen und ein Materialbereitstellungsdatum für die Produkte definiert sind. Dies gilt nicht nur für alle firmeneigenen Standorte im Intercompany-Prozess, sondern auch für eigene und ausgelagerte Kommissionsläger bei Partnerunternehmen und mobile Läger wie im Fall von Montagefahrzeugen.

Für die Zusammenarbeit mit den Lieferanten stellt UniPRO/CRM+ERP einen Lieferkalender bereit. Dieser gibt nicht nur Auskunft darüber, an welchen Tagen ein Lieferant zustellt, sondern er wirkt in die Berechnung der Wiederbeschaffungszeit eines Produkts hinein. Unabdingbar ist die Lieferantenbewertung. Diese erlaubt dem Einkauf die Lieferanten einzustufen und die Zusammenarbeit langfristig zu planen. Verschlechtert sich die Performance eines Lieferanten im Zeitverlauf, können entsprechende Maßnahmen getroffen werden. Der Beurteilung zugrunde liegen die Kriterien Preis, Qualität, logistische Prozesse und Service. Gibt es für einen Lieferanten eine Bestellsperre, so berücksichtigt UniPRO/CRM+ERP diese im Bestellprozess.

Eben weil Unidienst ERP-Funktionen als integrierte Bestandteile einer umfassenden CRM-Strategie begreift, ist der Funktionsumfang für die Abteilung Einkauf nur die logische Konsequenz daraus, dass konsequente Kundenorientierung vor allem auf einer effizienten Abwicklung von Aufträgen basiert. Nur möglich, bei leistungsfähigem und strukturiertem Einkauf!

Die Unidienst GmbH Informationsdienst für Unternehmungen mit Sitz in Freilassing ist bereits seit 1974 als Unternehmensberatung und Softwareentwickler tätig. Als zertifizierter Microsoft Dynamics CRM Partner, plant und realisiert Unidienst als einer der ersten deutschen Microsoft Partner seit 2003 kundenindividuelle CRM- und ERP-Projekte für mittelständische und große Unternehmen.

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