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Betriebsprüfung im Friseursalon: Fehler vermeiden, Strafen umgehen

Mit diesen 5 Tipps gelingt die finanzamtkonforme Kassenführung

Betriebsprüfung im Friseursalon:   Fehler vermeiden, Strafen umgehen

Steuerprüfung ohne Bauchschmerzen – mit einem Kassensystem, das Sorgen nimmt und Sicherheit schafft (Bildquelle: @shutterstock)

Eine Steuerprüfung kann jeden Friseur- und Beautysalon treffen. Kleine Betriebe bekommen zwar seltener Besuch vom Finanzamt – das bedeutet aber keineswegs, dass sie sich in Sicherheit wiegen können. Denn: Wer geprüft wird, hängt auch vom Zufall ab – und mit Einführung des neuen Kassengesetzes Anfang 2018 ist das Risiko weiter gestiegen. Um keine böse Überraschung zu erleben, sollten Inhaber in Sachen Buch- und Kassenführung einige wichtige Punkte beachten und mit einem modernen Kassensystem wie winCOSY® auf Nummer Sicher gehen.

Selbst Saloninhaber, bei denen das Finanzamt noch nie etwas zu bemängeln hatte, können schon morgen die Ankündigung einer Steuerprüfung in der Post finden, denn neben Auffälligkeiten bei vorherigen Prüfungen spielen bei der Auswahl der Betriebe auch Faktoren eine Rolle, die man selbst nicht beeinflussen kann. So ist es möglich, dass gerade ein Prüfungsschwerpunkt auf der Branche liegt oder die Software der Finanzverwaltung den Salon per Zufall auswählt. Seit Anfang 2018 ist die Wahrscheinlichkeit, geprüft zu werden, weiter gestiegen: Seitdem hat das Finanzamt die Möglichkeit, eine unangemeldet Kassennachschau im Betrieb durchzuführen – und stellt der Prüfer dabei formelle Mängel oder Unstimmigkeiten fest, wird schnell eine reguläre Außenprüfung daraus.

Auch bei der Betriebsprüfung immer das Steuer in der Hand behalten

Um beim Gedanken an eine Steuerprüfung Bauchschmerzen zu bekommen, braucht man gar nichts zu verbergen haben: Auch aus Unwissenheit schleichen sich leicht Fehler ein – und die können den Salon teuer zu stehen kommen. Findet der Prüfer beispielsweise Einnahmen, die nicht ordnungsgemäß verzeichnet sind, nimmt er Schätzungen vor, die zu Steuernachzahlungen führen können. Bei groben Verstößen droht ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung. Umso wichtiger ist es, jederzeit auf eine mögliche Prüfung vorbereitet zu sein und bei der Buchführung grundsätzlich einige Punkte zu beachten:

Disziplin ist im Umgang mit Ihren Daten ein Muss
Jegliche großzügige Handhabung mit Ihren betrieblichen Daten ist im Falle einer Prüfung vorprogrammierter Ärger verbunden mit hohen Kosten und Zeitaufwand.

Auf Branchenkenntnisse achten
Der Friseur- und Beautymarkt hat wie alle Branchen Eigenheiten, die nicht jeder Steuerfachmann kennt. Deshalb wählen Sie einen Steuerberater, der über fach- und branchenbezogenes Spezialwissen verfügt.

Nie blind Vertrauen schenken
Einen Steuerberater zu haben bedeutet nicht, die Augen vor den eigenen Finanzen zu verschließen. Werfen Sie jeden Monat selbst einen Blick auf Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung und prüfen Sie, ob die Zahlen realistisch sind. Auf Nummer sicher gehen Sie, wenn Sie die Zahlen dann noch mit Ihrem Steuerberater besprechen.

Schlussbesprechung wahrnehmen
Sie haben einen Betriebsprüfer im Haus? Keine Panik! Im Anschluss an seine Prüfung haben Sie das Recht auf eine Schlussbesprechung gemeinsam mit Ihrem Steuerberater. Dabei können Sie alle Feststellungen und eventuelle Zweifelsfälle besprechen.

Ergebnisse prüfen
Im Nachgang der Schlussbesprechung erhalten Sie einen Prüfungsbericht, in dem alle Feststellungen und Einigungen noch einmal schriftlich fixiert sind. Prüfen Sie diesen Bericht unbedingt gemeinsam mit Ihrem Steuerberater.

Einspruchsfristen beachten
Sofern es Prüfungsfeststellungen gab, erhalten Sie einige Zeit später die geänderten Steuerbescheide. Auch hier ist ein erneuter Zahlencheck angezeigt – und das möglichst zeitnah, denn im Falle eines Einspruchs müssen strikte Fristen eingehalten werden, die Ihnen Ihr Steuerberater nennen kann.

Ein Kassensystem wählen, das Sorgen nimmt und Sicherheit schafft

Bedeutet die Aussicht auf eine Betriebsprüfung nun, dass man als Inhaber eines Friseur- oder Beautysalons mehr Zeit mit seinen Büchern als mit der eigentlichen Arbeit verbringen muss? Zum Glück nicht!
Denn: Moderne Kassensysteme wie winCOSY® nehmen Ihnen viele Aufgaben rund um die finanzamtskonforme Abrechnung ab. Zu den wichtigsten Merkmalen einer solchen zukunftsweisenden Lösung zählt eine Funktion, mit der auf Knopfdruck die vom Finanzamt geforderten GDPdU- und GoBD-Prüfdateien erstellt werden können. Für die kontinuierliche Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist darüber hinaus eine DATEV-Schnittstelle sinnvoll. Ein Kassensystem, das den gesetzlich vorgeschriebenen täglichen Kassensturz samt Z-Bon automatisch vornimmt, spart Zeit und gibt Sicherheit. Hilfreich sind zudem einfach zu bedienende Funktionen, um die Zählprotokolle übersichtlich zu archivieren, Stornobuchungen detailliert zu erfassen und sämtliche Leistungs-, Preis- und Artikeländerungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Ein automatisches Update in regelmäßigen Abständen stellt sicher, dass die Kassensoftware immer auf den aktuellsten Stand ist. Bei winCOSY® beispielsweise muss zur eigenen Sicherheit alle drei Monate ein Update abgerufen werden.

Gampics Consult ist das Unternehmen hinter winCOSY®, dem innovativen Kassensystem für Friseure, Kosmetikstudios, Nagelstudios, Spa-Therapeuten und Fitnessstudios. Gampics Consult hilft Filialisten und Einzelunternehmern, ihr Geschäft zu organisieren und Arbeitsprozesse wie Kundenbindung, Mitarbeiterführung und Buchhaltung zu optimieren. Gegründet im Jahr 1978 mit Sitz in Bremen ist Gampics Consult seit 40 Jahren erfolgreich in Ihrer Branche tätig. Mehr Informationen unter www.gampics.com

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SALONWARE strebt Marktführerschaft in Deutschland an

Die Friseursoftware SALONWARE feiert in diesem Jahr ihren neunten Geburtstag.

SALONWARE strebt Marktführerschaft in Deutschland an

Die Friseursoftware SALONWARE feiert in diesem Jahr ihren neunten Geburtstag. (Bildquelle: © Javanesia45 – 215772359)

Die Friseursoftware SALONWARE feiert in diesem Jahr ihren neunten Geburtstag. Anlässlich des Jahrestags gibt Geschäftsführerin Regina Grabmaier die Marschroute für die kommenden Jahre bekannt: Weiterhin Konzentration auf den deutschen Markt, kein internationaler Einsatz, dafür aber Marktführerschaft bei deutschen Salons.

Die Digitalisierung hält zunehmend auch im Friseurhandwerk Einzug. Entsprechend hart umkämpft ist der Softwaremarkt. Dank ihrer Innovationsfähigkeit setzen sich Cloud-Lösungen wie SALONWARE immer mehr durch. Anbieter veralteter Lösungen haben hingegen kaum noch eine Chance und verschwinden vom Markt.

Strategisch hat die SALONWARE Pro GmbH von Anfang an die richtigen Weichen gestellt. Das Salonmanagementsystem kam im August 2009 als erste Cloud-Lösung für Friseursalons und Friseurbetriebe auf den Markt und wurde seither auf Basis von Kundenanforderungen stetig weiterentwickelt. Im vergangenen Jahr erhielt das beliebte Kassensystem nicht nur ein moderneres Design, sondern wurde auch technisch fit gemacht für die Zukunft. „Wir haben fünf Jahre Entwicklungsvorsprung vor vielen anderen Anbietern“, betont Regina Grabmaier, Geschäftsführerin der SALONWARE Pro GmbH in Burghausen – ein Vorsprung, der kaum noch aufzuholen ist. „Hierzulande ist mir keine Software bekannt, die funktional mit unserer vergleichbar wäre“.

Marschroute für die kommenden Jahre

Doch auf den Lorbeeren der Gegenwart will sich die SALONWARE-Geschäftsführerin keineswegs ausruhen, sondern gibt anlässlich des neunjährigen Jahrestags die strategische Marschroute für die kommenden Jahre bekannt: „Wir werden uns weiterhin auf den deutschen Markt konzentrieren – und die hiesigen gesetzlichen Anforderungen für elektronische Kassensysteme 1:1 umsetzen. Unsere Zielgruppe sind die Friseursalons und Friseurbetriebe in Deutschland. Es wird keinen internationalen Einsatz in anderen Ländern geben. Unser Ziel ist die Marktführerschaft in Deutschland“.

SALONWARE ist ein Managementsystem für Friseursalons und Friseurbetriebe, das alle wichtigen Funktionen für die Steuerung des Unternehmens zur Verfügung stellt. Die Software wird über das Internet zur Verfügung gestellt („Software-as-a-Service“) und kann mit einem aktuellen Internetbrowser auf einem Computer, Notebook oder einem mobilen Gerät, wie zum Beispiel einem Tablet oder Smartphone genutzt werden. SALONWARE hat bereits mehrere Auszeichnungen erhalten, darunter das BITMi-Gütesiegel „Software Made in Germany“ sowie das Prädikat „BEST OF 2016“ der Initiative Mittelstand (Innovationspreis-IT).

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Kassensystem für Friseursalons ab 19 Euro – SALONWARE für Einsteiger

Die bewährte Friseursoftware ist in zwei neuen Einsteigerversionen ab 19 Euro pro Monat verfügbar.

Kassensystem für Friseursalons ab 19 Euro - SALONWARE für Einsteiger

Versionen der Friseursoftware von SALONWARE

Ab Mitte 2018 wird SALONWARE, die bewährte Managementsoftware für Friseurbetriebe, in zwei Einsteigerversionen verfügbar sein: Die Starter-Edition eignet sich für Friseursalons mit bis zu drei Mitarbeitern und bis zu 200 Produkten/ Dienstleistungen. Die Basic-Edition kann bis zu fünf Mitarbeiter und 500 Produkte und Dienstleistungen verwalten.

SALONWARE kam im August 2009 als erste komplett browserbasierte Software für Friseursalons und Friseurbetriebe auf den Markt. Seither wird das Managementsystem auf Basis von Kundenwünschen kontinuierlich weiterentwickelt. Bei SALONWARE handelt sich um die umfangreichste und „mächtigste“ Softwarelösung für Friseursalons in Deutschland, die alle wichtigen Funktionen für die Unternehmenssteuerung zur Verfügung stellt, einschließlich eines integrierten Online-Buchungssystems.

Bislang konnten Friseurbetriebe zwischen den Versionen Express und Professional wählen. „Diese Versionen sind für Einsteiger und kleinere Friseurbetriebe allerdings oft zu umfangreich“, so die Erfahrung von Regina Grabmaier, Geschäftsführerin der SALONWARE Pro GmbH. „Deshalb werden wir Mitte 2018 mit der Starter- und der Basic-Edition zwei neue Einsteigerversionen mit reduziertem Funktionsumfang herausbringen.“

Ab 19 Euro inklusive Support und Updates
Die beiden Einsteigerversionen beinhalten ein Kassensystem mit Kundenverwaltung, Umsatzauswertungen und dem DATEV-Export für den Steuerberater. Im Vergleich zu den Professional- und Express-Versionen von SALONWARE fehlen jedoch Terminkalender, Online-Termin-Vereinbarung sowie Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung. Die Starter-Edition ist für Friseursalons mit bis zu drei Mitarbeitern sowie 200 Produkten und Dienstleistungen. Die Basic-Edition kann bis zu fünf Mitarbeiter und 500 Produkte und Dienstleistungen verwalten.

Mit SALONWARE Starter bzw. Basic erhalten Friseurbetriebe eine professionelle Software zum kleinen Preis. Die Einsteigerversionen sind ab 19 Euro monatlich erhältlich – und zwar inklusive Support und Updates, jedoch ohne Vertragslaufzeiten oder Jahresverträge. Sollte der Betrieb größer werden, ist das auch kein Problem: „Der Wechsel zu größeren Versionen ist jederzeit möglich“ verspricht Grabmaier.

Versionen im Überblick: https://www.salonware.de/neu/

SALONWARE ist ein Managementsystem für Friseursalons und Friseurbetriebe, das alle wichtigen Funktionen für die Steuerung des Unternehmens zur Verfügung stellt. Die Software wird über das Internet zur Verfügung gestellt („Software-as-a-Service“) und kann mit einem aktuellen Internetbrowser auf einem Computer, Notebook oder einem mobilen Gerät, wie zum Beispiel einem Tablet oder Smartphone genutzt werden. SALONWARE hat bereits mehrere Auszeichnungen erhalten, darunter das BITMi-Gütesiegel „Software Made in Germany“ sowie das Prädikat „BEST OF 2016“ der Initiative Mittelstand (Innovationspreis-IT).

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DSGVO: Was müssen Friseursalons jetzt beachten?

Mit dem Kassensystem winCosy® sind Friseure bestens auf das neue Gesetz vorbereitet

DSGVO: Was müssen Friseursalons jetzt beachten?

Das Kassensystem winCOSY® bereitet Friseure bestens auf die neue Datenschutzgrundverordnung vor (Bildquelle: @Tyler Olson – stock.adobe.com)

Bremen, Mai 2018 – Am 25. Mai 2018 tritt die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Jeder Friseur, der beispielsweise eine Kundendatei führt oder Online-Reservierungen anbietet, muss spätestens mit diesem Datum einige neue gesetzliche Regelungen beachten. Das Kassensystem winCOSY® macht es Unternehmern leicht, die Vorgaben einzuhalten und so hohe Strafen zu vermeiden.

Das neue Datenschutzgesetz soll dafür sorgen, dass die personenbezogenen Daten der Menschen in allen EU-Ländern noch besser geschützt werden. Auch für deutsche Unternehmen bringt das einige Änderungen mit sich. So ist es heute in Friseursalons üblich, Kundendaten wie Telefonnummern oder E-Mail-Adressen, aber auch Informationen zu individuellen Schneide- und Farbtechniken oder Allergien zu speichern. Mit Inkrafttreten des DSGVO benötigen Saloninhaber hierfür eine schriftliche Einverständniserklärung jedes Kunden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Speicherung digital oder manuell – zum Beispiel anhand eines Karteikartensystems – erfolgt. Jeder Kunde hat zudem das Recht, sich die erfassten Daten zur Kontrolle ausdrucken und aushändigen zu lassen. Personenbezogene Daten von Kunden, die länger nicht im Salon waren, müssen gelöscht werden, da laut DSGVO die Speicherfrist auf das unbedingt erforderliche Mindestmaß beschränkt ist. Für Friseure bedeutet das eine Löschung der Daten nach etwa zwei Jahren ohne Besuch des Kunden.

Mit winCOSY® in Sachen Datenschutz auf Nummer sicher gehen

Was im ersten Moment nach viel Aufwand klingt, können Inhaber von Friseursalons dank der innovativen Kassensoftware winCOSY® mit wenigen Klicks ganz nebenbei erledigen: Der Inhaber und die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, bei der Anlage eines Neukunden oder bei einem Kassiervorgang die Einverständniserklärung zum Datenschutz sofort auszudrucken – die Druckfunktion und das Blatt sind direkt im Kassensystem hinterlegt. Darüber hinaus werden bei der Boneingabe die kundenbezogenen Daten wie Adresse und Telefonnummer ausgeblendet, sodass Dritte sie nicht sehen können und keinen Zugriff darauf haben. Angezeigt werden diese Daten nur Personen mit einer Chef-Legitimation. Und auch das Löschen alter Daten nach zwei Jahren ist mit winCosy® im Handumdrehen erledigt, da sich diese mit wenigen Klicks aus der Datenbank selektieren lassen.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten wird Pflicht

Auch hinsichtlich ihrer Dokumentationspflichten müssen sich Inhaber von Friseursalons künftig auf höhere Anforderungen einstellen. So sind die Betriebe dazu verpflichtet, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten anzulegen und bei einer Kontrolle jederzeit vorlegen zu können. Das Verzeichnis ermöglicht Prüfern eine schnelle Übersicht über alle Mitarbeiter und Verfahren, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Zwar galt auch bisher unter gewissen Voraussetzungen die Pflicht, ein Verzeichnis über relevante Verarbeitungstätigkeiten zu führen, doch ein Verstoß hatte in der Regel keine Konsequenzen. Mit Einführung der DSGVO droht Inhabern von Friseursalons, die kein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen, ein Bußgeld. Darüber hinaus sind sie dazu verpflichtet, ihre Mitarbeiter über die neuen Regelungen zu informieren, damit sich diese entsprechend verhalten können. Dazu zählen übrigens auch jene Mitarbeiter, die nicht direkt im Salon arbeiten, aber mit den personenbezogenen Daten zu tun haben, wie zum Beispiel der Steuerberater. Auch sie müssen im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufgeführt werden.

Gampics Consult ist das Unternehmen hinter winCOSY®, dem innovativen Kassensystem für Friseure, Kosmetikstudios, Nagelstudios, Spa-Therapeuten und Fitnessstudios. Gampics Consult hilft Filialisten und Einzelunternehmern, ihr Geschäft zu organisieren und Arbeitsprozesse wie Kundenbindung, Mitarbeiterführung und Buchhaltung zu optimieren. Gegründet im Jahr 1978 mit Sitz in Bremen ist Gampics Consult seit 40 Jahren erfolgreich in Ihrer Branche tätig. Mehr Informationen unter www.gampics.com

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Unterschätzt: Gutscheine verbessern die Kundenbeziehung

Warum Saloninhaber auf das Anbieten von Gutscheinen nicht verzichten sollten

Unterschätzt: Gutscheine verbessern die Kundenbeziehung

Gutscheine sind eine gute Möglichkeit für zusätzliche Kundenbindung (Bildquelle: ©Racorn – 123rf.com)

Bremen, April 2018 – Der Muttertag steht vor der Tür. Ein schöner Anlass für Friseure und Saloninhaber über Sonderaktionen für ihre Kunden nachzudenken. Die Ausgabe von Gutscheinen ist eine gute Möglichkeit, für zusätzliche Kundenbindung zu sorgen und wertvolle Kundendaten zu generieren. Für Saloninhaber müssen solche Aktionen keine Zeitfresser sein. Das Kassensystem winCOSY® von Gampics Consult bietet die Möglichkeit, Gutscheine für Kunden ohne Zeitverluste direkt an der Kasse zu erstellen und auszudrucken.

Gutscheine als Instrument zur Kundenbindung

Geschenkgutscheine im Beauty- & Spa-Bereich erfreuen sich seit Jahren großer Beliebtheit. Für viele Anbieter stellen sie häufig eine aufwendige und lästige Zusatzleistung dar, zumal sie in der Regel bis zu drei Jahre nach Ausstellungsdatum einlösbar sind. Dabei wird häufig vernachlässigt, dass das Anbieten von Gutscheine wertvolle Kundendaten liefern kann. So können neben dem Namen des Kunden bei Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen auch E-Mail oder Telefonnummer dokumentiert werden. Zugleich bindet ein Gutschein den Kunden an den Anbieter und führt in der Regel auch zu Folgeaufträgen.

Einfache Erstellung und Ausdruck

Mit der Salonsoftware winCOSY® können Gutscheine mit einem variablen Euro-Wert erstellt und ausgedruckt werden. Der Ausdruck der Gutscheine erfolgt aus dem Kassensystem heraus und wird dem Kunden sofort ausgehändigt.

Intelligente Erinnerungsfunktion und umfangreiche Auswertung

Die Salon-Software ermöglicht es zudem, aufgrund von persönlichen Kunden-Daten an Ereignisse zu erinnern. So können etwa Geburtstags- oder Muttertags-Gutscheine generiert werden. Kunden, die in einem längeren definierten Zeitraum nicht mehr im Salon waren, können mit einem initiativ versandten Gutschein zu einem erneuten Besuch motiviert werden. Denkbar sind auch Rabattaktionen für sehr aktive oder umsatzstarke Zielkunden bei bestimmter Zielvorgabe. Die Software ermöglicht zudem, die Kunden aufzulisten, die einen Gutschein eingelöst haben und den eingelösten Gutscheinwert anzuzeigen.

Die Gutscheinfunktion ist im Basispaket von winCOSY® enthalten. Dieses ist bereits für 35 Euro im Monat erhältlich.

Gampics Consult ist das Unternehmen hinter winCOSY®, dem innovativen Kassensystem für Friseure, Kosmetikstudios, Nagelstudios, Spa-Therapeuten und Fitnessstudios. Gampics Consult hilft Filialisten und Einzelunternehmern, ihr Geschäft zu organisieren und Arbeitsprozesse wie Kundenbindung, Mitarbeiterführung und Buchhaltung zu optimieren. Gegründet im Jahr 1978 mit Sitz in Bremen ist Gampics Consult seit 40 Jahren erfolgreich in Ihrer Branche tätig. Mehr Informationen unter www.gampics.com

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ROBERTO – Shopware-Software-Serie für Handel & E-Commerce

Brandneu: Das Modul SEO

ROBERTO - Shopware-Software-Serie für Handel & E-Commerce

Als Agentur-Partner hat mitho® bereits zahlreiche Plugins und Erweiterungen für Shopware entwickelt und so bedarfsgerechte und intelligente Shopware-Lösungen für Kunden entwickelt. In der neuen Produktserie Roberto, hat mitho® nun alle Lösungen modular gebündelt und für alle Shopware-Shop-Betreiber zugänglich gemacht. Die intelligenten Software-Erweiterungsmodule von Roberto, sind perfekt auf einen erfolgreichen und innovativen eCommerce abgestimmt und lassen sich beliebig miteinander kombinieren.

Mit dem neuen Modul SEO, wird Roberto zum persönlichen SEO-Assistenten.

SEO bleibt ein Dauerthema im E-Commerce!

Gerade bei der OnPage Optimierung lassen sich viele Shop-Betreiber von SEO-Agenturen unterstützen. Speziell dafür entwickelte die Firma mitho® eine Software-Erweiterung für Shopware-Shops, die Arbeitsprozesse verschlankt und automatisiert Ergebnisse liefert.

Nun öffnet mitho® endlich die Tore für Endbetreiber ohne technische Kenntnisse und stellt dieses Produkt zur Verfügung!

Roberto´s SEO Modul optimiert die größten technischen SEO Bereiche automatisch und professionell. Ist das Modul installiert und konfiguriert, erledigt Roberto mit wenig Aufwand durch Vollautomation, die technischen Dinge, die monatlich Ihre SEO-Agentur vorgenommen hat.
Roberto übernimmt die technische OnPage-Optimierung vollautomatisch und deckt die vier wichtigsten Bereiche ab:

– Optimierung der internen Navigationsstruktur (PRG-Pattern)
– Einfache interne Linkoptimierung durch den Internal-Linkmanager
– vollautomatische Content-Optimierung für Kategorieseiten mit bebilderten Themenblöcken
– Automatische Steuerung der Fehlerseiten und Weiterleitungen (404, 301, 302)

Und als besonderen Service übernimmt mitho® nicht nur die Installation der Software-Erweiterung in den Shopware-Shop. Gemeinsam mit dem Kunden werden vorab die notwendigen Anforderungen erarbeitet. Die daraus resultierenden Konfigurationen und individuellen Anpassungen werden ebenfalls von mitho® umgesetzt.

Noch in der Beta-Phase aber bald verfügbar:
ROBERTO – Der Shopware Erweiterungs-Assistent für intelligente Systeme von mitho®.
Das Modul Kassensystem:
Roberto verwaltet, mit einer integrierten Warenwirtschaft, Ihre Shopware-Shops zusammen mit den Ladengeschäften, in einem Backend. Das Kassensystem arbeitet in Echtzeit, GoBD-konform, plattformübergreifend und Touchscreen optimiert! Sie behalten permanent die Kontrolle über Ihre Bestände. Nebenbei übernimmt Roberto die Kassenabschlüsse, Rechnungen, Stornos, Rabattfunktionen und vieles mehr.

Die Kreativ- und Ideenschmiede mitho® ist seit über zehn Jahren erfolgreich in der Welt des E-Commerce zuhause – mit all seinen Schnittmengen & Schnittstellen. Neben der Kreation & Realisierung kompletter Shoplösungen (Plugins, Templates, API) liegt der Fokus auf dem Mobile Bereich (QR-Shopping, Responsive/HTML5, WebApps) und der Individualprogrammierung. Spezialisiert ist mitho® auf die Shopsysteme Shopware und Magento. Mit seiner Marke QRnext setzt mitho® auf den Mobile Commerce.

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Saloninhaber: Ist Ihr Kassensystem fit für 2018?

9 Punkte, die Kassensysteme können sollten

Saloninhaber: Ist Ihr Kassensystem fit für 2018?

(Bildquelle: @Andriy_Popov_123rf.com)

In Friseur- und Beautysalons fließen im Tagesgeschäft nach wie vor hohe Summen an Bargeld. Für das Finanzamt Grund genug, Steuerbetrug durch leicht manipulierbare Kassensysteme zu befürchten und kontinuierlich die Gesetze zu verschärfen. So erlaubt seit Anfang 2018 das sogenannte Kassengesetz eine unangemeldete Kassennachschau. Mit dem Kassensystem winCOSY® sind Saloninhaber jederzeit auf der sicheren Seite.

Seit Jahresbeginn hat die Finanzverwaltung ein neues Instrument zur Hand: Im Zuge einer Kassennachschau kann sie ohne Termin im Dienstleistungsbetrieb auftauchen, die Kassenbuchhaltung prüfen und bei Ungereimtheiten sofort zur Betriebsprüfung übergehen. Inhabern wird empfohlen, ihre Kassensoftware auf den neuesten Stand zu bringen, um (unwissentliche) Fehler und hohe Strafen zu vermeiden.

Kassenmanipulationen sind kein Kavaliersdelikt

Bei einer Betriebsprüfung muss der betroffene Unternehmer dem Prüfer alle erforderlichen Aufzeichnungen, Kassenbücher und weitere für die Kassenführung relevanten Unterlagen oder Datenträger vorlegen. Die Daten zu archivieren und den digitalen Zugriff darauf zu ermöglichen, gehört zu den wichtigsten Aufgaben aller Saloninhaber, die mit einer elektronischen Registrierkasse arbeiten. Denn: Stößt der Prüfer auf nicht ordnungsgemäß verzeichnete Einnahmen, nimmt er Schätzungen vor, die Steuernachzahlungen zur Folge haben können. Bei groben Verstößen droht ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung.

Jederzeit gut vorbereitet: Keine Angst vor Kassennachschau und Betriebsprüfung

Das neue „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ verpflichtet alle Dienstleister, die eine digitale Kasse führen, auf ein fälschungssicheres System umzustellen. Saloninhaber sollten bei ihrem Kassensystem neun wichtige Punkte berücksichtigen, um ab sofort finanzamtskonform abzurechnen:

1. GDPdU- und GoBD-Prüfdatei
Mit den sogenannten Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gibt der Gesetzgeber Dienstleistern vor, wie sie ihre Buchhaltungsunterlagen digital aufbewahren müssen. Die Kassensoftware sollte über eine Funktion verfügen, mit der auf Knopfdruck die vom Finanzamt geforderten GDPdU- und GoBD-Prüfdateien erstellt werden können. Für die kontinuierliche Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist eine DATEV-Schnittstelle zur regelmäßigen Übermittlung finanzamtskonformer Daten sinnvoll.

2. Z-Bon Automatik
Seit 2016 besteht die Pflicht, täglich einen Kassensturz samt Z-Bon auszustellen, um die Kassenbestände an jedem einzelnen Tag im Jahr nachvollziehbar zu machen. Noch immer ziehen viele Saloninhaber den Z-Bon jeden Abend manuell. Dies mithilfe eines Kassensystems wie winCOSY® zu automatisieren, spart ihnen Zeit und gibt Sicherheit.

3. Zählprotokoll
Um den Bargeldbestand fortlaufend zu dokumentieren, müssen Saloninhaber morgens und abends das Zählprotokoll ausdrucken und unterschreiben. Der Kassenanbieter sollte ihnen bei der Ablage der benötigten Dokumente (digital und als Ausdruck) zur Seite stehen und Lösungen anbieten.

4. Stornoprotokoll
Jede Stornobuchung muss als Protokoll mit Angabe von Artikel, Zeit und Mitarbeiter erfasst werden. Der Prüfer kann alle entsprechenden Belege anfordern, deshalb sollte die Kassensoftware über eine entsprechende Funktion verfügen.

5. Datumssperre
Verfügt das Kassensystem über eine Datumssperre, kann die Kasse ausschließlich für den aktuellen Tag geöffnet werden. Nachträgliche Manipulationen sind damit ausgeschlossen.

6. Kassenöffnungsliste
Wer war wann an der Kasse? Die Kassensoftware winCOSY® verfügt über eine Funktion, mit der alle Kassenöffnungen digital protokolliert werden. Auf diese Weise lässt sich jede Buchung nachträglich leicht nachvollziehen.

7. Automatisches Update
Um sicherzustellen, dass die Kassensoftware auf den aktuellsten Stand ist, empfiehlt sich ein automatisches Update in regelmäßigen Abständen. Bei winCOSY® muss zur eigenen Sicherheit alle drei Monate ein Update abgerufen werden.

8. Dokumentation von Änderungen
Der Gesetzgeber fordert, dass alle Leistungs-, Preis- und Artikeländerungen dokumentiert werden. Das Kassensystem sollte die Änderungen erfassen und so speichern, dass sie für den Prüfer ersichtlich und nachvollziehbar sind.

9. Handbücher und Bedienungsanleitung
Sämtliche Organisationsunterlagen wie die Bedienungs- und Programmieranleitung des Kassensystems müssen aufbewahrt werden. Der Prüfer kann jederzeit Zugang zu den Dokumenten verlangen, deshalb sollten Saloninhaber eine Übersicht bereithalten, wo diese abgelegt sind.

Das Kassensystem winCOSY® nimmt ihnen die wichtigsten Aufgaben ab, sodass sie weder bei einer Kassennachschau noch bei einer Betriebsprüfung eine böse Überraschung zu befürchten haben.

Gampics Consult ist das Unternehmen hinter winCOSY®, dem innovativen Kassensystem für Friseure, Kosmetikstudios, Nagelstudios, Spa-Therapeuten und Fitnessstudios. Gampics Consult hilft Filialisten und Einzelunternehmern, ihr Geschäft zu organisieren und Arbeitsprozesse wie Kundenbindung, Mitarbeiterführung und Buchhaltung zu optimieren. Mehr Informationen unter www.gampics.com

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Kein Bargeld! Kein Problem!

Komplettlösungen für die Gemeinschaftsverpflegung von Hypersoft

Kein Bargeld! Kein Problem!

(NL/8924937832) Geschlossene bargeldlose Geldkreisläufe bieten für die regelmäßige Abrechnung von Mahlzeiten diverse Vorteile. Insbesondere für die Schulverpflegung sind Systemverbünde aus Kassen in der Mensa, Getränke- bzw. Speiseautomaten und Aufwertern zum Aufbuchen von Guthaben auf RFID-Medien überaus interessant. Mit ihrer Hilfe ist eine kontrollierte und bedarfsgerechte Versorgung von Schülern möglich, während Bargeldtransaktionen am zentralen Aufwerter konzentriert werden. Hierdurch bleiben Sie kontrollierbar und können jederzeit nachvollzogen werden. Die Nutzbarkeit des Guthabens bleibt auf das Schulgelände beschränkt.

Was ist ein geschlossener Geldkreislauf?

In einem geschlossenen Geldkreislauf wird Bargeld an wenigen zentralen Punkten in Buchgeld umgewandelt. Dieses Buchgeld dient dann innerhalb eines geschlossenen Gebäudekomplexes, eines Campus oder einer Anlage zur Bezahlung von Dienstleistungen, Produkten oder Gebühren. Das Buchgeld kann an den selbigen oder an weiteren zentralen Punkten jederzeit wieder in Bargeld umgewandelt werden. Es stellt während seines Daseins als Buchgeld also ein Guthaben für die das System benutzende Person dar.

Wie findet die Umwandlung von Bargeld in Buchgeld statt?

Innerhalb eines geschlossenen Geldkreislaufes können verschiedene zentrale Punkte für die Annahme von Bargeld vorbereitet werden. An diesen zentralen Punkten wird Bargeld durch manuelle Einzahlung in Buchgeld umgewandelt. Dies kann an personenbetrieben Kassen oder an automatisierten Selbstbedienungssystemen (Automaten) geschehen. Die einzahlende Person erhält nach der Einzahlung einen Beleg für die Einzahlung und/oder ein Medium, welches Ihr den Zugang zu dem nun vorhandenen Buchgeld gestatten. Hierbei handelt es sich in der Regel um RFID-Medium (Chipkarte).

Wie werden Verkaufsstellen in einen geschlossenen Geldkreislauf eingebunden?

Verkaufsstellen die für die Verarbeitung von Buchgeld vorgesehen sind, erhalten eine technische Vorrichtung die es ihr erlaubt auf den Buchgeldbestand der das System benutzenden Person zuzugreifen. Die entsprechende Person drückt Ihr Einverständnis durch konkludentes Handeln (Überreichen des Mediums) aus. Zur Erhöhung der Sicherheit kann eine zusätzliche Personenidentifizierung in das System integriert werden. Diese kann z.B. durch Eingabe eines Zahlencodes (PIN) aber auch durch einen Fingerabdruckleser oder ein Passwort gewährleistet werden. In der Praxis sind Verkaufsstellen häufig mit modernen PC-Kassen oder mit Automaten ausgestattet, welche über eine Lesevorrichtung für das entsprechende Medium verfügen.

Welche Vorteile bieten geschlossene Geldkreisläufe?

Die Umwandlung von Bar- in Buchgeld an nur wenigen zentralen Punkten bietet viele Vorteile:

1. Eine eingeschränkte Anzahl für die Annahme von Bargeld vorbereitete Verkaufsstellen innerhalb eines Komplexes lassen sich mit wenig Aufwand sehr effektiv überwachen.

2. Es muss wenig Personal vorgehalten werden, dass für die Verantwortung und die Aufgaben im Umgang mit Bargeld vorbereitet ist. Dementsprechend ist die Anzahl der Personen die in Kontakt mit Bargeld geraten gering.

3. Die eigentliche Umwandlung von Bar- in Buchgeld lässt sich mit Hilfe von Automaten vollständig im SB Betrieb abbilden.

4. Bei Differenzen sind die Fehlerursachen wesentlich schneller zu finden.

5. Die Überführung von Bargeldbeständen zu den Banken lässt sich entsprechend den Vorgaben von Werttransportunternehmen durchführen

6. Die Abrechnung von Kassen und Automaten kann mit Hilfe einer entsprechenden Software automatisiert, überwacht und analysiert werden

7. Verlust eines Mediums bedeutet nicht automatisch Verlust des Buch- oder Bargeldes.

8. Durch technische Hilfsmittel (Netzwerklösungen, Analysesoftware) lassen sich die Bar- und Buchgeldbewegungen in Echtzeit überwachen.

9. Die Verwendbarkeit von Buchgeldguthaben kann auf Wunsch eingeschränkt werden, so dass sie ggf. nur an bestimmten Kassen und Automaten verwendbar sind. Aber auch überregionale Systeme sind möglich.

Die Hypersoft GmbH stellt sich als Komplettanbieter auf.

Als einer der führenden Anbieter von Kassen- und Bezahlsystemen bietet die Hypersoft GmbH aus Hamburg ein breites Sortment an Lösungen für die Gemeinschaftsverpflegung an. Neben seit Jahren bewährten Kassenlösungen, führt das innovative Unternehmen auch moderne Automaten- und Kiosksysteme im breiten Sortiment. Diese sind dank Ihrer integrierten Barzahlungssysteme ideal für den Aufbau von bargeldlosen Geldkreisläufen geeignet. Mit Hilfe von ausgefeilten Analyse- und Auswertungstools lassen sich einmal etablierte Zahlungskreisläufe einfach und effektiv überwachen und optimieren.

Mit Ihrer aktuellen Marketingaktion macht die Hypersoft GmbH auf Lösungen für die Schulverpflegung aufmerksam. Hierbei wird das Augenmerk auf einen Systemverbund gelegt, welcher durch seine Einfachheit besticht. Er besteht im wesentlichen aus einer Kasse für den Kiosk oder die Mensa und einem zentralen Aufwerter. An diesem können Schüler und Lehrkräfte RFID-Medien selbständig aufladen und die so entstehenden Guthaben anschließend für den Kauf von Speisen und Getränken verwenden. Auch Snack- und Getränkeautomaten können in das System eingebunden werden.

Unter https://www.hypersoft-shop.de/aktionen kann man sich über die aktuellen Marketingaktionen der Hypersoft GmbH informieren.

Farhad Djavidan und Andreas Koll – der Programmierer und der Gastronom und Kaufmann – ein starkes Team. Gemeinsam haben Sie das bodenständige und praxisorientierte Software-Haus aus kleinen Anfängen heraus zu einem der innovativsten Unternehmen für Gastronomiesystemsoftware entwickelt. Ihr gemeinsames Ziel zu Beginn der Zusammenarbeit: Die Widerlegung der vorherrschenden Meinung, dass eine lückenlose Kontrolle in der Gastronomie nicht möglich sei.

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Mitabeiterprovision? Aber sicher!

Kassensoftware für Friseure berechnet Provisionen

Mitabeiterprovision? Aber sicher!

Das Kassensystem winCOSY® berechnet Mitarbeiterprovisionen in Bezug zum erwirtschafteten Umsatz. (Bildquelle: @Gampics Consult / Jan-Timo Schaube)

Die Auszahlung einer leistungsabhängigen Provision ist eine bewährte Möglichkeit, engagierte Mitarbeiter zu halten und zu motivieren. Doch wie hoch darf diese Zulage aus betriebswirtschaftlicher Sicht sein? Und welche Mitarbeiter bringen dem Salon so viel Umsatz, dass sie sich eine solche Beteiligung verdient haben? Das Kassensystem winCOSY® übernimmt die Berechnung – das gibt Inhabern finanzielle Sicherheit und spart ihnen obendrein eine Menge Arbeit.

Gutes Personal zu finden ist für Friseure heute fast ebenso schwer, wie dieses langfristig zu halten. Eine leistungsbezogene Provision ist ein bewährtes Mittel, um individuelle Leistungen zu honorieren. Sie trägt dazu bei, engagierte Mitarbeiter ans Unternehmen zu binden, und kann darüber hinaus die Motivation der Belegschaft spürbar erhöhen. Denn: Wer merkt, dass er geschätzt wird, ist auch bereit, sich mehr anzustrengen. Doch so einleuchtend die Vorteile sind, stellt die Umsetzung Arbeitgeber zunächst vor einige Fragen: Ab welcher Umsatzhöhe ist die Auszahlung einer Prämie überhaupt betriebswirtschaftlich vertretbar? Und welcher Mitarbeiter bringt bezogen auf eine Stunde Arbeitszeit tatsächlich am meisten Umsatz? Das Kassensystem winCOSY® berechnet diese und weitere Kennzahlen schnell und einfach – so haben Inhaber eine sichere Basis für ihr Handeln.

Zeit sparen und Sicherheit gewinnen
Klar ist: In jedem Salon müssen zunächst die Kosten gedeckt und der Gewinn gesichert sein, bevor man als Inhaber darüber nachdenkt, einen Teil des Gewinnes als Provision an die Mitarbeiter abzugeben. Die für die Berechnung des Mindestumsatzes erforderlichen Parameter brauchen Anwender von winCOSY® nur einmalig festzulegen – den Rest übernimmt dann Monat für Monat das Kassensystem. In der Praxis bedeutet das:

1. Die Stammdaten des Salons (Lohnkosten, Fixkosten, variable Kosten, Wareneinsatz) werden beim Kauf des Kassensystems durch den Anbieter Gampics eingepflegt.
2. Der Anwender legt fest, wie viel Gewinn er monatlich einbehalten möchte.
3. Außerdem entscheidet er, welche Mitarbeiter auf welche Leistung (Dienstleistung und/oder Verkauf) eine Provision erhalten sollen. Beim Festlegen der Provisionshöhe berät der Anbieter Gampics seine Kunden gern auf Basis seiner langjährigen Branchenerfahrung und Expertise.
4. Nach jedem Arbeitstag prüft der Anwender die Anwesenheit seiner Mitarbeiter und trägt eventuelle Fehlzeiten ins System ein.
5. Am Ende des Monats stellt das System mit wenigen Klicks den aktuellen Umsatz (sofern der Mindestumsatz überschritten wurde) die Prämienhöhe für die einzelnen Mitarbeiter zur Verfügung.

Eine Investition, die sich auszahlt
Bei Buchung der winCOSY® Module P (= Provisionsberechung) und T (= Mindestumsatzberechnung) wissen Saloninhaber jederzeit über alle Personalkosten und -erlöse Bescheid, können sie zuordnen und individuelle Provisionen festlegen. Die monatlichen Kosten hierfür belaufen sich auf 15 Euro (netto) – das lohnt sich schon für Salons ab drei Mitarbeiter.

Gampics Consult ist das Unternehmen hinter winCOSY®, dem innovativen Kassensystem für Friseure, Kosmetikstudios, Nagelstudios, Spa-Therapeuten und Fitnessstudios. Gampics Consult hilft Filialisten und Einzelunternehmern, ihr Geschäft zu organisieren und Arbeitsprozesse wie Kundenbindung, Mitarbeiterführung und Buchhaltung zu optimieren. Gegründet im Jahr 1978 mit Sitz in Bremen ist Gampics Consult seit über 35 Jahren erfolgreich in Ihrer Branche tätig. Mehr Informationen unter www.gampics.com

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TCPOS: Kasse von morgen für Kantinen

Messeneuheit auf der Igeho: Automatische Speisenerkennung

TCPOS: Kasse von morgen für Kantinen

TCPOS Dish Recognition (Bildquelle: iStock-500868331, TCPOS SA)

Den Kassenplatz der Zukunft gestalten: TCPOS, führender Anbieter im POS-Sektor für Gastronomie und Einzelhandel, zeigt auf der Messe Igeho 2017 in Basel erstmalig eine kamerabasierte Kassenlösung für Kantinen. Die automatische Speisenerkennung modernisiert den Bezahlvorgang am Point-of-Sale.

In Kantinen, Selbstbedienungsrestaurants und bei Caterern in der Gemeinschaftsverpflegung ist der Zeit- und Kostendruck enorm. Die Gäste haben hohe Ansprüche an Service und Qualität. Kurze Wartezeiten, schnelle Abwicklung und modernes Ambiente spielen eine zunehmende Rolle. Mit der Zielsetzung, den Kassenprozess durch automatisierte Prozesse zu beschleunigen und die Servicequalität zu verbessern, hat der Schweizer POS-Spezialist TCPOS eine innovative Kassentechnologie entwickelt. Diese erkennt anhand von spezifischen Merkmalen, welcher Artikel auf dem Tablett liegt, wie hoch der Preis ist und fügt den Betrag der Transaktion hinzu.

Die Intelligenz der automatischen Speisenerkennung – Dish Recognition – basiert auf einer mit der Kasse verbundenen Kamera, die Speisen und Getränke automatisch identifiziert und die Informationen elektronisch an das bestehende Kassen- und Abrechnungssystem überträgt. Da nicht mehr jeder Artikel einzeln eingegeben werden muss, beschleunigt das System die Kassentransaktion und führt zu einem höheren Kantinendurchsatz.

Für den Kunden ist der Vorgang einfach: Er wählt seine Speisen und Getränke und stellt sie auf das Tablett. Im Kassenbereich platziert er sein Tablett unter einer Webcam. Die Kamera stellt aufgrund der unterschiedlichen Form und Farbe fest, um welche Produkte es sich handelt und berechnet den Preis. Dieser Prozess verläuft wesentlich schneller als das Eintippen jedes Produktes in die Kasse bei einer herkömmlichen Registrierkasse.

Vielfalt an Gerichten programmieren

Für den Einsatz des Systems programmiert der Küchenchef die Gerichte sowie deren Preise im System. Bei einer großen Vielfalt an Gerichten erleichtert die automatische Erkennung dem Bediener die Arbeit, weil er nicht mehr alle verfügbaren Artikel im Gedächtnis behalten muss. Kantinenbetreiber können damit ihr Angebot mit einer größeren Vielfalt ausstatten, was dem Servicegedanken entspricht.

„An unserem Messestand auf der Igeho stellen wir die innovative Dish Recognition erstmalig der Öffentlichkeit vor“, sagt Christian Mattle, Geschäftsführer der TCPOS Niederlassung in der deutschsprachigen Schweiz. „Wir laden interessierte Caterer ein, die Ersten zu sein, die an der Entwicklung dieses digitalen Projektes teilnehmen. Wir sind überzeugt, dass wir damit neue Maßstäbe für Innovation und Qualität in der Branche setzen.“

TCPOS präsentiert „Dish Recognition“ vom 18. – 22. November 2017 an der Igeho in Basel in Halle 1.1, Stand B135.

TCPOS ist führender Anbieter im POS-Sektor für Retail, Hospitality und Freizeit. Mehr als 10.000 Kunden weltweit vertrauen auf unsere maßgeschneiderten IT-Lösungen. Durch unsere skalierbaren, anpassungsfähigen und zukunftsorientierten Lösungen unterstützen wir unsere Kunden effektiv, ihren Bedürfnissen gerecht zu werden.
TCPOS beschäftigt rund 250 Mitarbeiter in der Schweiz, Deutschland, Österreich, Bulgarien, Frankreich, Italien, China, Taiwan, USA, Kanada, UAE, Argentinien und Mexico. Der Hauptsitz befindet sich in Lugano im Kanton Tessin im italienischsprachigen Teil der Schweiz, die deutsche Hauptniederlassung ist in Völklingen. Seit 2013 ist TCPOS Teil der Zucchetti Group. www.tcpos.com

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