Tag Archives: E-Invoicing

Business Economy Finances

E-Invoicing Exchange Summit in Berlin: Digitizing Purchase-to-Pay

E-Invoicing Exchange Summit in Berlin: Digitizing Purchase-to-Pay

Kreuzlingen, Switzerland, August 2018 – E-Invoicing has become an important topic around the world. With several government initiatives mandating e-invoicing and real-time tax controls a diversity of challenges need to be faced by corporates and the public sector. Together with the digitization of other business critical processes e-invoicing is being implemented at a very fast pace in order for governments and companies to benefit from significant cost savings and to enhance compliance.

Taking into account this global roll-out, the market players demand a platform to exchange best practices, new ideas and opinions on e-invoicing and beyond. For more than 10 years the E-Invoicing Exchange Summit is the leading global event that brings together experts, thought leaders and professionals in invoicing and related areas, e.g. procurement, supply chain finance, accounts payable/receivable and tax.

The next E-Invoicing Exchange Summit will be held in Berlin on October 8-9, 2018. The great variety of presentations, roundtables, workshops and discussions ensure everyone“s needs and challenges will be met. The Regional Highlights track shows the implementation status of e-invoicing in various countries like Italy, USA, Kazakhstan and takes a closer look on how Germany is putting EU Directive 2014/55 into practice. The Technology and Innovation track provides latest insights of Blockchain and digital legal identity solutions and how these impact AP/AR processes. Within the Best Practice track selected success stories from corporates and the public sector will shed a light on the latest experiences from practitioners.
For further information, visit www.exchange-summit.com

Vereon AG organises leading-edge seminars, conferences and workshops addressing current business issues. Distinguished experts in research, science, industry and politics regularly present practical solution approaches and pioneering trends. Leaders and specialists from all sectors appreciate these information platforms for building knowledge, exchanging experience and making valuable new contacts.

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Wirtschaft Handel Maschinenbau

Neuer Anwenderbericht zum digitalen Rechnungsausgang im Baustoffhandel

Erfolgsbilanz eines norddeutschen Großhändlers nach 2 Jahren Einsatz der investitionsfreien Neopost-Lösung mail4business

Neuer Anwenderbericht zum digitalen Rechnungsausgang im Baustoffhandel

E-Invoicing

Die Hinrich Plambeck Baustoff- und Holzhandel GmbH & Co. KG aus Norddeutschland nutzt seit 2016 die Neopost-Lösung mail4business – unter anderem für Ausgangsrechnungen. Ein Anwenderbericht, der kürzlich veröffentlicht wurde, informiert über die Ausgangssituation, die Umsetzung der Lösung und die damit erzielten Erfolge.

Eine Lösung ganz nach Bedarf
Die All-in-one-Lösung mail4business deckt den ganzen Postausgang ab. Sie umfasst Hard- und Software nach Wahl (inkl. Fullservice) sowie den Zugang zum Neopost-Portal mit folgenden Neopost e Services: Neopost Hybridmail für das Briefpost-Outsourcing und Neopost e Invoicing für den elektronischen Versand von Transaktionsdokumenten aller Art. Plambeck hat sich für folgende Lösungskomponenten entschieden:
-Neopost Hybridmail zum einfachen Auslagern des Rechnungsdrucks und -versands
-Neopost e-Invoicing für den elektronischen Rechnungsversand auf Kundenwunsch
-OMS-500 zur Dokumentaufbereitung und Ausgabesteuerung (Output-Management)
-Frankiermaschine für Restpost – mit bequemen vollautomatischen Porto-Updates

Viele Vorteile verschiedener Art
Seit Einführung der All-in-one-Lösung vor 2 Jahren profitiert Plambeck beim Rechnungsausgang gleich in mehrfacher Hinsicht. Einige der wichtigsten Nutzeneffekte:
-Minimierung manueller Aufwände von ehemals 3-5 Stunden auf 1-2 Minuten pro Rechnungslauf
-Prozessbeschleunigung dank automatisierter Rechnungsläufe und nahtloser Systemintegration
-Liquiditätsvorteil durch schnelleren Cash-Flow dank der jetzt möglichen täglichen Rechnungsläufe
-Portoersparnis durch maximale Portorabatte bis hin zum kompletten Portowegfall bei E-Rechnungen
-Investitionseinsparung dank nutzungsbasiertem Abrechnungsmodell (plus Porto für Briefversand)

Den vollständigen Anwenderbericht finden Sie hier: https://www.neopost.de/baustoffbranche

Als einer der führenden Anbieter von digitalen Kommunikations- und Transportlösungen sowie ausgereiften Lösungen zur effizienten Postbearbeitung ist Neopost nicht nur Vorreiter in technologischer Hinsicht. Mit einer starken lokalen Präsenz in 31 Ländern und über 6.000 Mitarbeitern agiert der international erfolgreiche Technologie- und Servicedienstleister auch als Know-How Träger und kompetenter Partner beim effektiven, sicheren und datenschutzkonformen Handling großer Kontaktsätze und Datenmengen – speziell auch im Sinne der DSGVO.
Ganz gleich ob on-site, in der Cloud oder als ressourcenschonende Outsourcing-Dienstleistung: Die durchdachten Lösungen von Neopost erleichtern nicht nur das Management und die Verarbeitung jeglicher Art von Vertriebs-, Transaktions- oder Kunden-kommunikationsdokumenten. Der Datenschutz wurde bereits bei der System- und Produktentwicklung intergiert. Produkte und Services von Neopost bilden damit die perfekte Basis für eine effiziente, moderne und datenschutzgerechte Dokumentenver-arbeitung im Sinne der neuen, europaweit einheitlichen Datenschutzbestimmungen.
Der Auftrag von Neopost ist, Unternehmen anzuleiten und zu unterstützen, ihre Kommunikation und Waren optimal zu versenden und zu empfangen – indem man Firmen hilft, sich besser mit ihrem Geschäftsumfeld zu verbinden: mittels ausgereifter Hardware, praktischen Softwarelösungen und kompetenten Services. Neopost liefert dafür innovative, anwenderfreundliche Lösungen für das physische und digitale Kommunikationsmanagement von Großunternehmen und KMU sowie für den reibungslosen Ablauf von Transportprozessen bei Supply Chain- und E-Commerce-Akteuren.
Um seine Lösungen in mehr als 90 Ländern zu vermarkten, arbeitet Neopost zudem mit einem erfahrenen Netzwerk ausgezeichneter und geprüfter Technologie- und Servicepartner zusammen.
Neopost wird im Compartment A des Euronext Paris gehandelt und gehört insbesondere zum Index SBF 120. 2016 erzielte Neopost einen Umsatz von 1,2 Milliarden Euro.
Erfahren Sie mehr auf www.neopost.de

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Wirtschaft Handel Maschinenbau

Neopost beim „Gipfeltreffen“ der E-Invoicing-Entscheider

Vierter E-Rechnungs-Gipfel in Bonn gewinnt Neopost als Aussteller im Experten- und Partnernetzwerk „Traffiqx“

München, 08. Mai 2018 – Bereits zum vierten Mal in Folge nimmt die Neopost GmbH & Co. KG am renommierten E-Rechnungs-Gipfel 2018 in Bonn teil. Als Mitglied des namhaften Experten- und Partnernetzwerks Traffiqx präsentieren sich die Münchner Service- und Lösungsanbieter am 15. und 16. Mai erneut als ausgewiesene Digitalisierungsexperten – nicht nur für den elektronischen Rechnungsaustausch, sondern für das gesamte digitale Dokumentenmanagement. Neopost zählt damit zu den festen Größen der viel besuchten Fachveranstaltung.

Dass Neopost auch in diesem Jahr wieder an beiden Kongresstagen als Aussteller zugegen ist, hat einen ebenso einfachen wie wichtigen Grund. Denn beim jährlichen Treffen von Verwaltung und Wirtschaft zur E-Rechnung geht es genau um die Themen, denen sich die Digitalisierungsspezialisten des internationalen Technologiekonzerns verschrieben haben: die kostensparende, einfache und rechtssichere Optimierung anspruchsvoller Postbearbeitungs- und Dokumentenmanagementprozesse.

Ergebnisorientierte Expertenkonferenz für Wirtschaft und Verwaltung

Wie aktuell das Thema „E-Invoicing“ im Rahmen der notwendigen Digitalisierung von Wirtschaft und Verwaltung in Deutschland ist, zeigt sich nicht nur am Vortragsprogramm und der hochkarätigen Rednerliste des Expertengipfels. Die Veranstalter um Bundesministerium des Innern (BMI) und Verband elektronische Rechnung (VeR) erwarten in diesem Jahr einen absoluten Besucherrekord.

„Noch bis vor Kurzem standen groß angelegte Maßnahmen zur Digitalisierung wichtiger Ein- und Ausgangsprozesse meist etwas weiter unten auf der Agenda vieler Unternehmen und Behörden. Mit den Vorgaben aus E-Rechnungs-Gesetz und Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat sich das aber schlagartig geändert“, weiß VeR-Vorstandsmitglied Ronald Kühnelt von der Neopost GmbH & Co. KG.

Praxisnahes Vortragsprogramm zu den wichtigsten Digitalisierungsthemen

In Anbetracht des straffen gesetzlichen Zeitplans zur Einführung der E-Rechnung in der Verwaltung sind die thematischen Schwerpunkte des 4. E-Rechnungs-Gipfels in diesem Jahr besonders klar definiert. Sie sollen betroffenen Entscheidern als praktische Orientierungshilfe für die anstehenden Herausforderungen dienen. Neben Vorträgen zur organisatorischen wie auch technischen Umsetzung der E-Rechnung auf Behörden- und Unternehmensseite erwarten die Teilnehmer deshalb auch einige exklusive Fortschrittsberichte zu wichtigen Leuchtturmprojekten in Bund und Ländern.

Darüber hinaus geht es beim diesjährigen E-Rechnungs-Gipfel um die Auswirkungen der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf digitalisierte Prozesse wie den elektronischen Rechnungsaustausch. Ein Thema, dem sich Rechtsanwalt Dr. Axel-Michael Wagner von der Kanzlei Peters, Schönberger und Partner mbB aus München nicht nur in dem von ihm geleiteten Fachforum am ersten Tag des E-Rechnungs-Gipfels in Bonn widmet.

Der erfahrene Rechtsexperte spricht auch im Rahmen der Neopost-Veranstaltungsreihe „Business Afternoon“ in Stuttgart und München über die Bedeutung der DSGVO für die digitale Prozessoptimierung im Dokumentenmanagement.

Besuchen Sie Neopost am Traffiqx-Stand auf dem 4. E-Rechnungs-Gipfel 2018 in Bonn. Wir freuen uns auf Sie!

Als einer der führenden Anbieter von digitalen Kommunikations- und Transportlösungen sowie ausgereiften Lösungen zur effizienten Postbearbeitung ist Neopost nicht nur Vorreiter in technologischer Hinsicht. Mit einer starken lokalen Präsenz in 31 Ländern und über 6.000 Mitarbeitern agiert der international erfolgreiche Technologie- und Servicedienstleister auch als Know-How Träger und kompetenter Partner beim effektiven, sicheren und datenschutzkonformen Handling großer Kontaktsätze und Datenmengen – speziell auch im Sinne der DSGVO.
Ganz gleich ob on-site, in der Cloud oder als ressourcenschonende Outsourcing-Dienstleistung: Die durchdachten Lösungen von Neopost erleichtern nicht nur das Management und die Verarbeitung jeglicher Art von Vertriebs-, Transaktions- oder Kunden-kommunikationsdokumenten. Der Datenschutz wurde bereits bei der System- und Produktentwicklung intergiert. Produkte und Services von Neopost bilden damit die perfekte Basis für eine effiziente, moderne und datenschutzgerechte Dokumentenver-arbeitung im Sinne der neuen, europaweit einheitlichen Datenschutzbestimmungen.
Der Auftrag von Neopost ist, Unternehmen anzuleiten und zu unterstützen, ihre Kommunikation und Waren optimal zu versenden und zu empfangen – indem man Firmen hilft, sich besser mit ihrem Geschäftsumfeld zu verbinden: mittels ausgereifter Hardware, praktischen Softwarelösungen und kompetenten Services. Neopost liefert dafür innovative, anwenderfreundliche Lösungen für das physische und digitale Kommunikationsmanagement von Großunternehmen und KMU sowie für den reibungslosen Ablauf von Transportprozessen bei Supply Chain- und E-Commerce-Akteuren.
Um seine Lösungen in mehr als 90 Ländern zu vermarkten, arbeitet Neopost zudem mit einem erfahrenen Netzwerk ausgezeichneter und geprüfter Technologie- und Servicepartner zusammen.
Neopost wird im Compartment A des Euronext Paris gehandelt und gehört insbesondere zum Index SBF 120. 2016 erzielte Neopost einen Umsatz von 1,2 Milliarden Euro.
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E-Rechnungs-Gesetz: Wie gut sind deutsche Unternehmen vorbereitet?

Laut jüngster Neopost-Umfrage besteht bei Lieferanten öffentlicher Stellen noch ein enormer Informations- und Handlungsbedarf.

E-Rechnungs-Gesetz: Wie gut sind deutsche Unternehmen vorbereitet?

E-Rechnungs-Gesetz: Wie gut sind deutsche Unternehmen vorbereitet?

München, 27. März 2018 – Nach dem E-Rechnungs-Gesetz gelten ab dem 27. November 2018 für die Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen spezielle digitale Einbringungsarten und -formate. Ab dem 27. November 2020 wird die E-Rechnung für Lieferanten öffentlicher Stellen fast ausnahmslos zur Pflicht. Über die Hälfte der betroffenen Unternehmen kennt das E Rechnungs-Gesetz aber gar nicht. Von denen, die es kennen, müssen fast alle ihre bisherigen Versandwege und -formate umstellen. Drei Viertel von ihnen sind allerdings noch nicht aktiv geworden. Das zeigt die jüngste Onlineumfrage von Neopost, an der 372 Dienstleistungs-, Industrie- und Handelsunternehmen ganz unterschiedlicher Branchen teilnahmen.

Mindestens ein Drittel der Umfrageteilnehmer stellt Rechnungen an öffentliche Stellen: die meisten davon (37%) an Kommunen und Länderbehörden, knapp 26% an Bundesbehörden. Gleichzeitig beteiligt sich mindestens jedes fünfte Unternehmen an öffentlichen Ausschreibungen. Trotzdem haben über 52% der Betroffenen noch nie vom E-Rechnungs-Gesetz gehört – Der aktuelle Informationsbedarf ist hoch. An der technischen Umstellung arbeiten bislang weniger als 25%. Und das, obwohl die neue E-Rechnung bei öffentlichen Ausschreibungen schon bald relevant sein könnte.

„Wir sehen uns in unserem Angebot für E-Invoicing klar bestätigt“, sagt Ronald Kühnelt, Leiter Marketing Communications & Customer Relations bei der Neopost GmbH, und ergänzt: „Eine flexible Portallösung wie die Neopost e-Services ist in mehrfacher Hinsicht sinnvoll. Sie erspart Unternehmen den technischen Umstellungsaufwand und stellt alle Einbringungsarten wie Rechnungsformate bereit. Damit bietet sie Unternehmen einen leichten und sicheren Weg, um die gesetzlichen Vorgaben fristgerecht zu erfüllen.“

Viele Unternehmen setzen schon auf digitalen Versand
Fast 47% der Lieferanten öffentlicher Stellen versenden mindestens die Hälfte ihrer Dokumente bereits elektronisch. Aber auch andere Unternehmen gehen zunehmend digitale Wege. Das zeigt ein Vergleich der aktuellen Onlineumfrage mit der Neopost-Umfrage „Dokumentenversand in Unternehmen“ von 2016. Den vollelektronischen Versand nutzen heute demnach rund 8% mehr als 2016. Interessant ist auch: Nur noch 14% geben ihre Postbearbeitung außer Haus (2016: 20%). Das lässt auf den zunehmenden Einsatz digitaler Lösungen schließen, die eine effiziente Alternative zum Outsourcing bieten.

Bisherige Versandvorlieben machen ein Umdenken nötig
Mehr als 96% der Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern versenden Dokumente bevorzugt als PDF Datei per E-Mail. Das ist nicht nur bezüglich Datenschutz und Revisionssicherheit kritisch zu sehen, sondern auch mit Blick auf die offizielle E-Rechnung. Denn das neue Gesetz fordert Rechnungen im strukturierten Datenformat gemäß EU-Standard, die per Webportal einzubringen sind. Das macht nicht nur ein Umdenken nötig, sondern auch umfangreiche IT-Anpassungen. Anpassungen, die Unternehmen sich sparen können – mit einer webbasierten Lösung, die allen gesetzlichen Anforderungen gerecht wird.

Alle Ergebnisse der Neopost-Onlineumfrage 2018 finden Sie hier: https://www.neopost.de/umfrage

Die Neopost GmbH & Co. KG ist eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der Neopost S.A., Bagneux / Frankreich, Europas führendem und weltweit zweitgrößtem Anbieter für digitale Dokumenten- und Postbearbeitungssysteme. Neopost hat Direktvertretungen in 31 Ländern, beschäftigt über 6.000 Mitarbeiter und erzielte im Jahr 2016 einen Jahresumsatz von über 1,2 Mrd. Euro. Neopost bietet seine Produkte und Dienstleistungen in über 90 Ländern an. Neopost ist ein führender Anbieter auf den Märkten für Poststellenausrüstungen und Logistiklösungen. Eine umfangreiche Dienstleistungspalette, etwa in den Bereichen Softwarelösungen, Consulting, E-Invoicing, Kundendienst und Finanzierung ergänzen das Angebot. Neopost ist im Compartment A der Euronext Paris börsennotiert und im SBF-120-Index aufgeführt. Neopost beschäftigt in Deutschland und Österreich an mehreren Standorten rund 300 Mitarbeiter.

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E-Invoicing / E-Billing: Accelerator for Digitization

Exchange Summit Americas

E-Invoicing / E-Billing: Accelerator for Digitization

Kreuzlingen, Switzerland, March 2018 – E-Invoicing, a fundamental element in the digitization of the P2P process, is more than ever an important topic for the majority of companies around the world. With the U.S. aiming to define a standard and LATAM regulation constantly moving for new requirements a diversity of challenges needs to be faced.

In its third edition the Exchange Summit comes back to Miami on May 8 and 9 2018. It will offer insights into the latest market trends in the U.S., LATAM, Australia and Europe, covering current topics like E-Invoicing, Supply Chain Finance, Blockchain and AP/ARAutomation. User case studies from Nokia, Oath/yahoo, Pearson, Grupo Bimbo and many more will show how to maximize ROI in a global E-Invoicing roll-out project, how to keep E-Invoicing compliant and highlight where Robotic Process Automation will fit in.

A high level panel will debate the crucial question of standards and interoperability on the first congress day. On the second day the latest developments in Real Time Payments OASIS UBL and OASIS BDX will be covered. On May 7, preceding the Exchange Summit Americas, the E-Invoicing working group of the Business Payments Coalition will convene to review a standard and guidelines for an interoperability framework for the U.S.

Among other highlights Levine Naidoo, former Program Delivery Lead on the Digital Business Council“s initiative will share lessons learned from Australia and New Zealand and Vinicius Pimentel de Freitas, Head International E-Invoicing Coordination CIAT, will explore what is happening in Latin America: Mexico, Chile, Brazil, Colombia, Panama, Costa Rica and beyond.

Following the Exchange Summit Americas, Open PEPPOL invites to a meeting on PEPPOL E-Invoicing as the driver for standardization of the procurement process.

For further information visit: www.exchange-summit.com/exa

After 11 years of running the Exchange Summit in Europe very successfully, it was time to expand to the Americas in 2016. Up-to-date breakout sessions mixed with panel discussions, parallel streams and the exhibition give insights into all the important topics. Always welcoming high level participants, such as CFOs, heads of A/R and A/P, procurement, invoice management, supply chain management and IT, representing companies that are already using E-Invoicing or planning to start soon, the Exchange Summit is THE networking place for the E-Invoicing community.

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Computer IT Software

eurodata Unternehmensgruppe ist auf der Jahrestagung für automatisierte Rechnungsverarbeitung & Invoice-Processing vertreten

Matthias Henn von TTO spricht zum Thema „Automated Onboarding“

Saarbrücken, 19. September 2017 – Vom 28. bis 29 September präsentieren Vertreter der TTO GmbH, einem Unternehmen der eurodata Unternehmensgruppe, im Kölner City Novotel ihr Wissen und ihre Lösungen rund um das Thema automatisierte Rechnungsverarbeitung.

Die Verarbeitung von Rechnungen findet zunehmend in der Cloud statt. Der Grund: dadurch lässt sich Zeit und Geld sparen – Fachleute sprechen von bis zu 60 Prozent gegenüber der traditionellen Rechnungsabwicklung. Darüber hinaus ermöglichen digitale Rechnungsportale mehr Flexibilität und Transparenz. Darüber will der Kongress „Automatisierte Rechnungsverarbeitung & Invoice-Processing“ aufklären und die Unternehmen informieren, wie sie ihre Rechnungsstellung erfolgreich automatisieren und die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft stellen können.

Erfolgsfaktor „Automated Onboarding“
„Wir sind seit Jahren in diesem Bereich tätig und können nicht nur auf eine weitreichende Expertise verweisen, sondern haben auch intensive Erfahrungen bei der konkreten Umsetzung dieser Aufgabenstellung sammeln können“, sagt Matthias Henn, COO TTO GmbH und Referent.

In seinem Vortrag erklärt Henn, warum das automatische Onboarding das Schlüsselelement für die erfolgreiche Partneranbindung bei elektronischen Rechnungsdatentausch ist. Anhand eines konkreten Anwendungsbeispiels erfahren die Zuhörer, wie sich Geschäftspartner mit Hilfe von qualifizierten Tests automatisiert anbinden lassen, womit sich eine manuelle Fehlersuche und -analyse beim Datenaustausch vermeiden lässt und wie entlang der Verarbeitungs- und Prozesskette Transparenz erzeugt werden kann.

Der Vortrag von Matthias Henn findet am Donnerstag, den 28.09. um 12.15 Uhr statt. Weitere Informationen zur Veranstaltung und Agenda: http://bit.ly/2h1EJs6

Die eurodata AG entwickelt und vermarktet cloudbasierte Softwarelösungen für Handelsnetze, Steuerberater und KMUs sowie Softwareprodukte zur Implementierung von Industrie 4.0 Lösungen. Mehr als 50.000 Kunden vertrauen den eurodata-Hochleistungsrechenzentren, einer sicheren Cloud „Made in Germany“, mit professionellen Web- und Cloud-Dienstleistungen. Damit übernehmen wir auch die Verantwortung für den reibungslosen Betrieb der Lösungen. Die eurodata AG wurde 1965 gegründet und hat ihren Hauptsitz in Saarbrücken. Heute fokussieren sich mehr als 500 Mitarbeiter nachhaltig um den Erfolg unserer Kunden in ganz Europa. www.eurodata.de

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Wirtschaft Handel Maschinenbau

Neues zum E-Rechnungs-Gesetz 2018

Aktueller Verordnungsentwurf nennt zulässige Rechnungsformate und formuliert E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten des Bundes.

Neues zum E-Rechnungs-Gesetz 2018

Neues zum E-Rechnungs-Gesetz 2018

München, 11. Juli 2017
Ende Juni hat das Bundesministerium des Innern einen Referentenentwurf für die „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes“ vorgelegt. Die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) soll die Umsetzung des deutschen E-Rechnungs-Gesetzes vom April 2017 endgültig regeln. Das Gesetz hat die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die einen europaweiten E Invoicing-Standard für öffentliche Aufträge vorschreibt, in nationales Recht überführt. Der Verordnungsentwurf konkretisiert nun Detailaspekte wie Rechnungspflichtinhalte, Weiterverarbeitung und Datenschutz. Erstmals benennt er auch die für Deutschland verbindlichen Rechnungsformate und Übermittlungswege. Zudem erklärt er die E Rechnung für Bundeslieferanten zur Pflicht – ergänzend zu den EU-Bestimmungen.

XRechnung als bevorzugtes Rechnungsformat
Grundsätzlich sollen Rechnungssteller das deutsche Standardformat XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung verwenden. Dieses Format ist eine nationale Spezifikation der europäischen CENNorm, die technische Anforderungen für die EU-einheitliche E-Rechnung vorgibt. Neben XRechnung sollen alle Datenaustauschformate zulässig sein, die die Mindestanforderungen der CEN-Norm erfüllen. Solche Alternativformate sind vom Empfänger nach XRechnung-Maßgabe zu konvertieren und zu verarbeiten.

Rechnungseinbringung in offiziellem Webportal
Zur Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist ein Verwaltungsportal vorgesehen, in dem sich die Rechnungssteller registrieren müssen. Dort sollen sie ihre Rechnungen auf unterschiedliche Weise einbringen können: per Webformular, Datei-Upload, Webservice, DE-Mail und E-Mail. Die E-Mail-Einbringung könnte jedoch ab 2023 eingestellt werden, je nach Ergebnis der geplanten Vorab-Evaluierung.

Pflicht zur elektronischen Einbringung ab 2020
Während die EU-Kommission mit der E-Rechnung nur Auftraggeber in die Pflicht nimmt, sieht Deutschland auch eine Verbindlichkeit für Auftragnehmer vor – wie schon viele andere Mitgliedstaaten. Laut EU-Richtlinie müssen oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane E-Rechnungen ab dem 27.11.2018 annehmen, alle anderen Behörden ab dem 27.11.2019. Und zwar unabhängig vom Rechnungsbetrag. Darüber hinaus sollen Lieferanten hierzulande ihre Rechnungen ab dem 27.11.2020 elektronisch stellen müssen – außer bei Direktaufträgen mit einem voraussichtlichen Nettoauftragswert von maximal 1.000 Euro. Weitere Abrechnungsausnahmen gelten im Rahmen von Organleihen, Auslandsbeschaffungen sowie verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen, die der Geheimhaltung unterliegen.

Was bedeutet das für deutsche Unternehmen?
Abgesehen von definierten Ausnahmefällen dürfen öffentliche Auftraggeber ab Ende 2020 keine Papierrechnungen mehr annehmen. Bundeslieferanten aus der Privatwirtschaft müssen also elektronisch abrechnen: unter Nutzung der vorgeschriebenen Datenaustauschformate und Übermittlungswege. Zur unternehmensseitigen Rechnungsdigitalisierung erklärte der VeR (Verband elektronische Rechnung) schon im April: „Mit Blick auf die technischen wie finanziellen Herausforderungen kann es sich […] lohnen, einen erfahrenen Technologie- und Beratungspartner mit dem elektronischen Rechnungsaustausch zu beauftragen.“ In einer aktuellen Pressemeldung würdigt der VeR das geplante Onlineportal zur Rechnungseinbringung. Damit berücksichtige der Verordnungsentwurf die Tatsache, dass schon viele Unternehmen den Service eines E-Invoicing-Providers in Anspruch nehmen.

Was bietet Neopost in diesem Zusammenhang?
Als Provider bietet Neopost eine effiziente und einfache Lösung für den rechtskonformen digitalen Rechnungsaustausch mit Geschäftspartnern aller Art. Neopost e-Invoicing nimmt Unternehmen alle technischen Belange ab und unterstützt vielfältige Formate sowie Übermittlungswege. Zudem profitieren Unternehmen von einem starken internationalen Providernetzwerk: dem TRAFFIQX-Netzwerk, in dem Neopost mit namhaften Partnern wie der DATEV organisiert ist. Neopost e-Invoicing wird als wartungs- und investitionsfreie Portallösung angeboten, die alle gängigen Rechnungsformate kostenfrei bereitstellt. Insbesondere auch die gesetzlich Vorgeschriebenen. Das hat sich schon mehrfach gezeigt, ob bei der E RECHNUNG.GV.AT in Österreich oder bei offiziellen Standards anderer EU-Länder.
Neopost e-Invoicing ist also nicht nur ein sicherer Umsetzungsweg, sondern auch ein besonders leichter und wirtschaftlicher.

Mehr zu Neopost e-Invoicing

Weiterführende Links
Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen
Referentenentwurf für die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes

Die Neopost GmbH & Co. KG ist eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der Neopost S.A., Bagneux / Frankreich, Europas führendem und weltweit zweitgrößtem Anbieter für digitale Dokumenten- und Postbearbeitungssysteme. Neopost hat Direktvertretungen in 31 Ländern, beschäftigt über 6.000 Mitarbeiter und erzielte im Jahr 2016 einen Jahresumsatz von über 1,2 Mrd. Euro. Neopost bietet seine Produkte und Dienstleistungen in über 90 Ländern an. Neopost ist ein führender Anbieter auf den Märkten für Poststellenausrüstungen und Logistiklösungen. Eine umfangreiche Dienstleistungspalette, etwa in den Bereichen Softwarelösungen, Consulting, E-Invoicing, Kundendienst und Finanzierung ergänzen das Angebot. Neopost ist im Compartment A der Euronext Paris börsennotiert und im SBF-120-Index aufgeführt. Neopost beschäftigt in Deutschland und Österreich an mehreren Standorten rund 300 Mitarbeiter.

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Umsetzung der elektronischen Rechnung erfolgt auf der Basis von XRechnung

Kreuzlingen, 6. Juli 2017 – Das Thema E-Rechnung ist derzeit aktuell wie nie zuvor: Zum einen hat das Bundesministerium des Innern (BMI) seinen Referentenentwurf zur E-Rechnungs-Verordnung am 22. Juni 2017 der Verbändeöffentlichkeit zugänglich gemacht. Am selben Tag wurde der in diesem Entwurf genannte Standard XRechnung ohne Änderungen vom IT-Planungsrat verabschiedet. Der IT-Planungsrat hat dabei den Standard XRechnung als maßgeblich für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 in Deutschland beschlossen. Damit sind föderal übergreifend alle nationalen Hoheitsträger (Bund/Länder/Kommune) gehalten, die Umsetzung der elektronischen Rechnung auf der Basis von XRechnung vorzunehmen. Diese Wirkung tritt sofort in Kraft. Zum anderen wurde am 28. Juni 2017 der europäische CEN/TC 434 Standard EN 16931 für E-Invoicing veröffentlicht. Damit laufen nun die Fristen zur nationalen Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU.

Am 27. und 28. Juni 2017 kamen in Wiesbaden auf Schloss Biebrich auf Einladung des Bundesministeriums des Innern (BMI) und des Verbandes elektronische Rechnung (VeR) über 150 Teilnehmer aus der Öffentlichen Verwaltung und der Privatwirtschaft zusammen, um konkrete Maßnahmen zur Einführungen der E-Rechnung in Deutschland zu diskutieren und erste Erfahrungen hierzu auszutauschen. In zahlreichen Keynotes, Diskussionsrunden und Vorträgen wurden nicht nur die für Deutschland spezifischen Aspekte in der Öffentlichen Verwaltung und der Privatwirtschaft betrachtet, sondern darüber hinaus auch die Erfahrungen der im Thema weiter fortgeschrittenen Länder wie z. B. Österreich, Schweden und Dänemark näher betrachtet.

Besonders die erst seit dem 22. Juni 20017 verankerte zentrale Rolle der XRechnung wurde im Rahmen des E-Rechnungs-Gipfels intensiv diskutiert. Denn nicht nur für die Öffentliche Verwaltung hat dieser Standard große Auswirkungen, sondern auch die Privatwirtschaft als Rechnungssteller muss sich nun mit einer raschen Umsetzung befassen. In diesem Zuge wurde im Rahmen der Tagung auch der aktuelle Projektstand für die zentrale Rechnungseingangsplattform des BMI und BMF vorgestellt. Der angestrebte Zeitplan ist sportlich: bereits ab 1. Juni 2018 soll der Roll-out im gesamten Geschäftsbereich des BMI erfolgen. Durch die frühzeitige Pilotierung der E-Rechnung am Bundesverwaltungsamt (BVA) bereits ab 2013 liegen jedoch inzwischen zahlreiche Praxiserfahrungen vor und schaffen so sehr gute Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung. Eine Erkenntnis ist, dass der Anbindung von Lieferanten eine Schlüsselrolle zukommt.

Als Fazit des diesjährigen E-Rechnungs-Gipfels lässt sich festhalten, dass 1. die E-Rechnung verpflichtend für alle wird, die dem Bund Rechnung stellen wollen, 2. der Bund eine zentrale Lösung für alle Bundesbehörden anbieten wird, 3. mit der XRechnung ein auf dem CEN-Standard beruhendes Format für elektronischer Rechnungen per Rechtsverordnung festgelegt wird und 4. mit einer zügigen Ausweitung der Verpflichtung zur E-Rechnung in allen Bereichen zu rechnen ist.

Auf der Website des E-Rechnungs-Gipfels www.e-rechnungsgipfel.de werden zahlreiche Informationen rund um die E-Rechnung zur Verfügung gestellt. Nebst einer umfangreichen aktuellen Marktstudie, sind ausgewählte Vorträge (u. a. auch zu oben erwähnter zentraler Rechnungseingangsplattform des BMI und BMF) sowie der Referentenentwurf zur E-Rechnungs-Verordnung als freier Download verfügbar.

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Die Vereon AG mit Sitz in Kreuzlingen (Schweiz) recherchiert und organisiert seit 2003 erfolgreich Kongresse, Fachtagungen und Seminare für Führungskräfte aus ganz Europa. Ein grosses persönliches Netzwerk und der tägliche Kontakt mit anerkannten Experten, Spezialisten und Entscheidern aus Wirtschaft und Wissenschaft bildet die solide Basis.

Jährlich bestätigen mehrere Tausend zufriedene Teilnehmende die grosse Bedeutung dieser professionell recherchierten und strukturierten Veranstaltungen in den Themenbereichen Banken, Finanzen, Chemie und Pharma, Energie, IT, Marketing und Vertrieb sowie Recht und Steuern für ihren nachhaltigen beruflichen Erfolg.

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Computer IT Software

Outsourcing im Mittelstand

Warum sich E-Invoicing rechnet

Outsourcing im Mittelstand

Bildquelle JustOn GmbH_Marko Fliege (Bildquelle: JustOn GmbH)

Wenn es um Optimierungsprozesse und Kostenersparnis geht, setzen immer mehr mittelständische Firmen auf elektronische Rechnungen. Damit lassen sich sowohl manuelle Abläufe der Rechnungsabwicklung durch automatisierte digitale Finanzprozesse optimieren als auch jede Menge Kosten und Ressourcen sparen. Mit einer verbesserten Liquidität und Prozesstransparenz steigt der Wettbewerbsvorteil, insbesondere für den Mittelstand. Spezialisierte Full-Service-Billing-Dienstleister automatisieren Rechnungsabläufe mithilfe von Software zeit- und kosteneffizient. „Somit ist es Unternehmen möglich, sich auf das eigene Kerngeschäft zu konzentrieren, da Kapital und Personal für strategisch wichtige Aufgaben und Ressourcen eingesetzt werden können“, weiß Marko Fliege, CEO und Gründer der JustOn GmbH, Full-Service-Dienstleister im Bereich Abrechnung und elektronische Rechnungserstellung aus Jena.

Digitalisierung lohnt sich
Digitale Finanzprozesse stellen einen wesentlichen Faktor für langfristiges Unternehmenswachstum dar. Denn ein funktionierendes Buchhaltungs- und Rechnungssystem ist die Grundlage eines jeden Unternehmens. Wer Prozesse an spezialisierte Outsourcing-Dienstleister übergibt, setzt im eigenen Unternehmen Ressourcen frei. So lassen sich beispielsweise Fixkosten durch wegfallende Gehaltszahlungen für Personal und Investitionen für Soft- und Hardware minimieren. Eventuelle Liquiditätsengpässe von Mittelständlern können somit verhindert werden. Anhand elektronischer Rechnungsabwicklung, des sogenannten E-Invoicings, werden Umlaufzeiten verkürzt und Cashflows optimiert. Mit ihrer gleichnamigen Software automatisiert die JustOn GmbH die gesamte Rechnungsabwicklung. JustOn basiert auf dem weltweit führenden cloudbasierten CRM-System Salesforce® und lässt sich ohne Programmieraufwand innerhalb weniger Tage integrieren. „Mittlerweile lässt sich JustOn auch in ERP-Systeme wie SAP einbinden und hält Konnektoren für weitere Buchhaltungssysteme bereit“, erklärt Marko Fliege. „Für die Rechnungserstellung greift die Software auf alle notwendigen Informationen innerhalb der bestehenden IT-Infrastruktur des Unternehmens zu und verarbeitet sie zu einem Dokument.“

Zuverlässig und effizient
Insbesondere Finanzabteilungen haben eine wichtige Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens, da in ihnen Daten zu aktuellen Umsatzzahlen sowie Kundenfluktuations- und Kündigungsraten zusammenlaufen. Ohne die nötige Erfahrung bleiben diese Daten oft ungenutzt. Mithilfe einer Vielzahl von Optimierungs- und Automatisierungstools der Software lassen sich aus diesen Daten fundierte Absatz- und Umsatz-Forecasts erstellen, die es ermöglichen, kundenindividuelle Preismodelle zu generieren und potenzielle Kunden noch zielgerichteter anzusprechen. „Dabei spielt Datensicherheit eine wesentliche Rolle. JustOn arbeitet nach den aktuellen Standards GoBD-konform und berücksichtigt alle steuerrechtlichen und datenschutzrelevanten Aspekte“, betont Marko Fliege.
Weitere Informationen unter www.juston.com/de/

Das Softwareunternehmen JustOn GmbH wurde 2010 von Geschäftsführer Marko Fliege gegründet und hat seinen Stammsitz in Jena. Mit dem Ziel, einfach zu handhabende Businesssoftware anzubieten, brachte das Entwicklerteam die cloudbasierte Abrechnungssoftware JustOn auf den Markt. Ursprünglich entwickelt für das weltweit führende CRM-System Salesforce®, lässt es sich heute auch in alle anderen CRM-, ERP- oder Buchhaltungssysteme integrieren. JustOn vereint den gesamten Prozess der digitalen Rechnungsabwicklung in einer Lösung und beinhaltet sowohl Funktionen zu Vertragsmanagement als auch zu Abrechnungs-, Zahlungs- und Forderungsmanagement. Als Ergänzung bestehender CRM-Systeme sorgt JustOn nicht nur für Zeit- und Kosteneinsparungen bei der Rechnungserstellung, sondern ermöglicht Unternehmen ebenfalls die transparente und fundierte Auswertung von Schlüsselkennzahlen wie Cashflow oder Kundenfluktuations- beziehungsweise -kündigungsraten. Inzwischen betreut JustOn mehr als 100 Kunden weltweit, darunter US-amerikanische Konzerne wie AOL Platforms oder deutsche E-Commerce-Start-ups wie Lieferheld.

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Elektronischer Rechnungsaustausch: PDF per E-Mail wird bevorzugt

Elektronischer Rechnungsaustausch: PDF per E-Mail wird bevorzugt

Die elektronische Rechnungsvariante PDF per E-Mail senkt die Bearbeitungszeit auf rund fünf Minuten.

Stuttgart, 10. April 2017 – Die Rechnungsvariante PDF per E-Mail wird von vielen Rechnungsversendern bevorzugt. Bei der Umstellung auf einen elektronischen Rechnungseingang ist diese Akzeptanz der Lieferanten ein entscheidender Erfolgsfaktor, so die Erfahrung von Software4Professionals GmbH & Co. KG, Hersteller der Standardsoftware-Suite YAMBS. Unternehmen, die sich für den Empfang elektronischer Rechnungen im PDF-Format entscheiden, erreichen mit den richtigen Maßnahmen Umstellungsquoten von 90 Prozent der Lieferanten. Das Rechnungsvolumen lässt sich somit annähernd komplett digitalisieren.

Eine kooperative Studie der Goethe-Universität Frankfurt am Main und der Bonpago GmbH ergab, dass die Übermittlung einer Rechnung im PDF-Format der einfachste Weg für eine erfolgreiche Umstellung auf den elektronischen Rechnungsverkehr ist. Eine Fallstudie von Bonpago bei dem mittelständischen, international tätigen Produktionsunternehmen Rothenberger bestätigte diese Ergebnisse: Aktuell senden 96 Prozent der Lieferanten elektronische Rechnungen. Diese gehen ausschließlich als PDF per E-Mail ein.

„Die Rechnungsvariante PDF per E-Mail ist besonders für Unternehmen interessant, die noch keine oder nur wenig Erfahrung mit dem elektronischen Rechnungsaustausch haben, da die Umstellung unkompliziert und ohne weitere Prozessanpassungen möglich ist“, erläutert Simon Bolta, Sales Manager bei Software4Professionals. Eine Datenerhebung der Goethe-Universität Frankfurt im Jahr 2013 ergab, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung 16 bis 23 Minuten dauert. Der elektronische Austausch von PDF-Rechnungen senkt den Aufwand auf rund fünf Minuten. Die automatische Verarbeitung von Rechnungen im PDF/A-Format erfolgt dabei mithilfe einer Lösung, welche die Daten aus der PDF-Datei extrahiert und an die Buchhaltungssoftware weitergibt. Kostspielige Scan- und OCR-Technologien werden dadurch obsolet.

Weitere Informationen unter: https://www.yambs.eu/loesungen/yambsinvoice-dialog/yambssmartpdf/

Seit 2002 unterstützt die Software4Professionals GmbH & Co. KG Konzerne und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse im Finanz- und Rechnungswesen schneller, effizienter und transparenter zu gestalten. Durch die Kombination von Expertenwissen im Finanz- und Rechnungswesen sowie der SAP-Beratung profitieren Unternehmen von maßgeschneiderten Lösungen zur automatischen Buchung von Belegen in SAP. Die von Software4Professionals entwickelte Standardsoftware-Suite YAMBS umfasst Lösungen für das Electronic Banking, die Avise-Verarbeitung, Eingangsrechnungen und Sammelrechnungs-Belege. Zukünftig wird ein Hauptaugenmerk auf dem Datentransfer und der Verarbeitung von Informationen aus PDF-Dateien jeglicher Art in SAP liegen. Die Software ist in mehr als zehn Sprachen verfügbar und wird weltweit bei über 170 namhaften Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größenklassen mit Erfolg eingesetzt. Software4Professionals hat seinen Hauptsitz in Stuttgart und ein Büro in Wien (Österreich).

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