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Business Economy Finances

E-Invoicing / E-Billing: Accelerator for Digitization

Exchange Summit Americas

E-Invoicing / E-Billing: Accelerator for Digitization

Kreuzlingen, Switzerland, March 2018 – E-Invoicing, a fundamental element in the digitization of the P2P process, is more than ever an important topic for the majority of companies around the world. With the U.S. aiming to define a standard and LATAM regulation constantly moving for new requirements a diversity of challenges needs to be faced.

In its third edition the Exchange Summit comes back to Miami on May 8 and 9 2018. It will offer insights into the latest market trends in the U.S., LATAM, Australia and Europe, covering current topics like E-Invoicing, Supply Chain Finance, Blockchain and AP/ARAutomation. User case studies from Nokia, Oath/yahoo, Pearson, Grupo Bimbo and many more will show how to maximize ROI in a global E-Invoicing roll-out project, how to keep E-Invoicing compliant and highlight where Robotic Process Automation will fit in.

A high level panel will debate the crucial question of standards and interoperability on the first congress day. On the second day the latest developments in Real Time Payments OASIS UBL and OASIS BDX will be covered. On May 7, preceding the Exchange Summit Americas, the E-Invoicing working group of the Business Payments Coalition will convene to review a standard and guidelines for an interoperability framework for the U.S.

Among other highlights Levine Naidoo, former Program Delivery Lead on the Digital Business Council“s initiative will share lessons learned from Australia and New Zealand and Vinicius Pimentel de Freitas, Head International E-Invoicing Coordination CIAT, will explore what is happening in Latin America: Mexico, Chile, Brazil, Colombia, Panama, Costa Rica and beyond.

Following the Exchange Summit Americas, Open PEPPOL invites to a meeting on PEPPOL E-Invoicing as the driver for standardization of the procurement process.

For further information visit: www.exchange-summit.com/exa

After 11 years of running the Exchange Summit in Europe very successfully, it was time to expand to the Americas in 2016. Up-to-date breakout sessions mixed with panel discussions, parallel streams and the exhibition give insights into all the important topics. Always welcoming high level participants, such as CFOs, heads of A/R and A/P, procurement, invoice management, supply chain management and IT, representing companies that are already using E-Invoicing or planning to start soon, the Exchange Summit is THE networking place for the E-Invoicing community.

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Wirtschaft Handel Maschinenbau

E-Rechnung: Grosse Marktveränderungen stehen bevor

E-Rechnung: Grosse Marktveränderungen stehen bevor

Kreuzlingen, 15. November 2017 – Soeben ist die aktuelle Marktstudie „E-Rechnung 2017“ erschienen. Auf 134 Seiten bietet der Autor Bruno Koch, Marktanalyst und CEO von Billentis tiefe Einblicke in die aktuellen Marktentwicklungen rund um den Einsatz der E-Rechnung. Gemäss der Studie stehen aufgrund der nun vorhandenen rechtlichen und technologischen Rahmenbedingungen grosse Veränderungen an.

Während der kommenden Jahre wird sich für elektronische Rechnungen und verwandte Prozesse das Umfeld völlig verändern. Die anstehende Markttransformation ist mächtig und betrifft die meisten Organisationen. Koch: „Die E-Rechnung und die damit verbundene Prozessautomatisierung (…) ist die Schlüsselkomponente, um Kosten deutlich zu senken, das Working Capital zu verbessern und die Kosten elastischer zu gestalten.“

In seiner Marktstudie „E-Rechnung 2017“ erläutert Bruno Koch anschaulich, warum sowohl die rechtlichen Rahmenbedingungen als auch die technologischen Entwicklungen eine neue Ära einläuten und der E-Rechnung dabei eine zentrale Bedeutung zukommt. Ein wichtiger Teil der Studie widmet sich konkreten Ratschlägen, wie Unternehmen und Organisationen ihr individuelles E-Rechnungs-Projekt erfolgreich starten und anschliessend zum Erfolg bringen können.

Wichtiges Fazit der Marktstudie „E-Rechnung 2017“: Es bedarf der raschen Entwicklung einer gesamtheitlichen Strategie für die der Rechnung vor- und nachgelagerten Rechnung, um in diesen Unternehmensbereichen wettbewerbsfähig zu bleiben.

Vereon begleitet seit 15 Jahren das Thema E-Rechnung u. a. mit der Ausrichtung des jährlich stattfindenden E-Rechnungs-Gipfels (nächstmalig am 15. und 16. Mai 2018 in Bonn) und unterstützt unter anderem die Erstellung der vorliegenden Marktstudie „E-Rechnung 2017“. Sie kann hier kostenlos bezogen werden: www.e-rechnungsgipfel.de/marktstudie

Über die Vereon AG
Die Vereon AG veranstaltet hochkarätige Tagungen, Konferenzen und Workshops zu aktuellen Themen aus Wirtschaft und Wissenschaft. Ausgewiesene Experten aus Forschung, Wissenschaft, Praxis und Politik präsentieren regelmässig pragmatische Lösungsansätze und wegweisende Trends. Führungs- und Fachkräfte aller Branchen schätzen diese Informationsplattformen zum Wissensausbau, Erfahrungsaustausch und zur Gewinnung wertvoller neuer Kontakte.

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Wirtschaft Handel Maschinenbau

Exchange Summit 2017

E-Invoicing/E-Billing: Significant Market Transition Lies Ahead

Exchange Summit 2017

Kreuzlingen, Switzerland, July 11, 2017 – The European Core Invoice Standard EN16931 has been published on June 28th, 2018. Experts agree that E-Invoicing will be adopted at an even faster pace now also in Europe as already in the rest of the world. Therefore, the need for a global platform to exchange best practices, know how and fresh ideas increases even more.

The Exchange Summit is the leading congress with contributors and attendees from over 50 different countries. It represents a global platform for the important and quickly advancing topics around E-Invoicing. All participants will have the opportunity to exchange knowledge, and for networking with the aim to improve processes and a faster adoption of the new technologies.
The next Exchange Summit will be held on October 9-10 in Barcelona. There will be several round tables and presentations in order to discuss the challenges with experts, thought-leaders and users from the corporate and public sector. Latest trends and their impact for AP/AR automation such as Machine Learning, Blockchain and E-Receipts will be presented as well as updates on the must-haves in compliance, standards and formats. Furthermore, the current status and upcoming developments of E-Invoicing in China and other Asian countries will be looked at closer.

Keynote speakers Enrico Camerinelli, Prof. Dr. Peter Duerr and Bruno Koch will give new impulses to the audience. Bruno Koch, an independent and globally well-known market analyst in the field of E-Invoicing, will present some key findings of his highly-valued market report E-Invoicing/E-Billing: Significant market transition lies ahead in his speech. This market report not only provides facts, but also qualitative views, evaluation and details about the products offered by many providers: www.exchange-summit.com/market-report

For further information on the Exchange Summit, visit www.exchange-summit.com

Über Vereon AG
Die Vereon AG mit Sitz in Kreuzlingen (Schweiz) recherchiert und organisiert seit 2003 erfolgreich Kongresse, Fachtagungen und Seminare für Führungskräfte aus ganz Europa. Ein grosses persönliches Netzwerk und der tägliche Kontakt mit anerkannten Experten, Spezialisten und Entscheidern aus Wirtschaft und Wissenschaft bildet die solide Basis.

Jährlich bestätigen mehrere Tausend zufriedene Teilnehmende die grosse Bedeutung dieser professionell recherchierten und strukturierten Veranstaltungen in den Themenbereichen Banken, Finanzen, Chemie und Pharma, Energie, IT, Marketing und Vertrieb sowie Recht und Steuern für ihren nachhaltigen beruflichen Erfolg.

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Computer IT Software

Eventreihe: PDF-Rechnungsbearbeitung in SAP

Eventreihe: PDF-Rechnungsbearbeitung in SAP

Stuttgart, 13. September 2016 – Die E-Rechnung ist nicht mehr aufzuhalten. Ein Gesetzentwurf macht den Empfang und die Weiterverarbeitung elektronisch eingehender Rechnungen für die öffentliche Hand verpflichtend. Immer mehr Unternehmen nutzen bereits das PDF/A-Format anstatt kostspielige Scan- und OCR-Technologien. Versand und Empfang der Rechnungen und Avise erfolgen hierbei via E-Mail. Mit der Veranstaltungsreihe „Business Lunch – Schluss mit OCR Erfassungsproblemen“ informiert die Software4Professionals GmbH & Co. KG über die automatische Verarbeitung von PDF/A-Rechnungen in SAP – ohne aufwendige OCR-Technologien. Darüber hinaus erhalten Unternehmen Empfehlungen, wie sie ihre Lieferanten vom Nutzen der E-Rechnung überzeugen können.

Die Events richten sich an Entscheider aus dem Finanz- und Rechnungswesen; CIOs, IT-Manager sowie IT-Professionals und finden in Linz, Wien, Hamburg, Düsseldorf, Mannheim und München statt. Die Teilnehmer erfahren, wie ein standardisierter Rechnungsdurchlauf-Prozess aussehen kann und wie eine PDF-Rechnung automatisiert ausgelesen, erkannt sowie mit Freigaben versehen wird. Gastreferent Hendrik Neumann von der Bonpago GmbH gibt in seinem Vortrag „Die E-Rechnung ist da! So überzeugen Sie Ihre Lieferanten“ Tipps, wie Unternehmen ihre Lieferanten für die Versendung von E-Rechnungen gewinnen können. Neben einer Live-Präsentation der Software YAMBS.smart.PDF in SAP erhalten sie darüber hinaus Gelegenheit zum Austausch mit Experten und Fachbesuchern.

Themenschwerpunkte der Veranstaltung sind:
-Der Weg einer Rechnung – vom E-Mail-Eingang bis zur Archivierung
-Rechtssichere Verarbeitung von PDF-Rechnungen ohne OCR-Prozess
-Vorteile des neuen PDF/A-Dateiformats
-Möglichkeiten der automatischen Verbuchung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug

Termine:
-Linz, 28.09.2016
-Wien, 29.09.2016
-Hamburg, 10.10.2016
-Düsseldorf, 11.10.2016
-Mannheim, 12.10.2016
-München, 13.10.2016
Die Veranstaltungen sind kostenlos und finden in Deutschland von 11:30 bis 13.30 Uhr, in Österreich von 11.00 bis 13.00 Uhr statt.
Weitere Informationen und Anmeldung unter: http://www.yambs.eu/de/aktuelles/events.html

Seit 2002 unterstützt die Software4Professionals GmbH & Co. KG Konzerne und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse im Finanz- und Rechnungswesen schneller, effizienter und transparenter zu gestalten. Durch die Kombination von Expertenwissen im Finanz- und Rechnungswesen sowie der SAP-Beratung profitieren Unternehmen von maßgeschneiderten Lösungen zur automatischen Buchung von Belegen in SAP. Die von Software4Professionals entwickelte Standardsoftware-Suite YAMBS umfasst Lösungen für das Electronic Banking, die Avise-Verarbeitung, Eingangsrechnungen und Sammelrechnungs-Belege. Zukünftig wird ein Hauptaugenmerk auf dem Datentransfer und der Verarbeitung von Informationen aus PDF-Dateien jeglicher Art in SAP liegen. Die Software ist in mehr als zehn Sprachen verfügbar und wird weltweit bei über 170 namhaften Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größenklassen mit Erfolg eingesetzt. Software4Professionals hat seinen Hauptsitz in Stuttgart und ein Büro in Wien (Österreich).

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Computer IT Software

VOI bietet Workshops zum elektronischen Rechnungsaustausch

Bonn, 07. März 2014. Der VOI- Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. veranstaltet in Zusammenarbeit mit dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) eine Workshop-Reihe zum Thema „Implementierung einer ZUGFeRD-Schnittstelle“. Die ersten Workshops dieser Reihe finden am 3. April in Hamburg, am 4. April in Aachen und am 17. April 2014 in Berlin statt. Inhalte der Workshops sind Grundlagen und Rahmenbedingungen zum elektronischen Rechnungsaustausch sowie zugehörige Integrationsszenarien. Zielgruppe sind Software- und Lösungsanbieter aus den Segmenten ERP, Finanzbuchhaltung, ECM, Input Management, Output Management u. a. Der Besuch der Workshops ist nach vorheriger Anmeldung kostenlos.

Die innerhalb der VOI-Akademie laufenden Integrationsworkshops verfolgen das Ziel, Produktmanager, Softwareentwickler, aber auch das technische Management bei Software- und Lösungsanbietern mit den Anforderungen von ZUGFeRD vertraut zu machen und ihnen Wege zur erfolgreichen Implementierung in den eigenen Lösungen aufzuzeigen.

ZUGFeRD ist ein einheitliches Format für den elektronischen Rechnungsversand, das die bestehenden EDI-Standards ergänzen und die Umstellung der bisherigen papierbasierten Prozesse vereinfachen soll. Entwickelt wurde es vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD), einer nationalen Plattform, die von Bundesministerien, Verbänden und Unternehmen gestützt wird. Auch der VOI arbeitet aktiv im FeRD mit und beschäftigt sich u. a. mit der Implementierung des ZUGFeRD-Formates.

„Mit ZUGFeRD wird erstmals ein standardisiertes Rechnungsformat vorgelegt, das von Unternehmen jeder Größenordnung für effektive Rechnungsprozesse ohne Medienbruch eingesetzt werden kann“, sagt VOI-Vorstandsmitglied Marcus Hartmann und ergänzt: „Jetzt ist es an der Zeit, dass die Anbieter entsprechender ERP- bzw. EIM-Lösungen diesen Standard in Ihre Software zur Rechnungsverarbeitung integrieren.“ Stefan Engel-Flechsig, Leiter FeRD, führt an: „Der Siegeszug der eRechnung und des ZUGFeRD-Formats ist nicht mehr aufzuhalten – gerade weil wir mit ZUGFeRD auf internationalen Standards aufbauen und ZUGFeRD damit einfach in vorhandene Rechnungslösungen zu integrieren ist.“

Die Termine:
03. April 2014 Hamburg (Cognizant Solutions GmbH)
04. April 2014 Aachen (I.R.I.S. AG)
17. April 2014 Birkenwerder bei Berlin (Francotyp-Postalia Holding AG)
jeweils von 9.30 Uhr bis 15.00 Uhr

Weitere Informationen:
http://www.voi.de/images/pdf/VOI-ZUGFeRD-IntWorkshops-2014.pdf

Zur kostenlosen Anmeldung:
http://www.voi.de/images/pdf/Anmeldung-VOI-Integrationsworkshop.pdf

Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.

Der VOI ist der unabhängige Fachverband für Anbieter und Anwender im Bereich Enterprise Information Management (EIM). Darunter versteht der VOI ein Daten, Informationen und Wissen umfassendes Qualitätskonzept zur Verbesserung der Unternehmensprozesse. Als „voice of information“ bildet er die Brücke zwischen Anbietern und Anwendern.
Weitere Infos unter www.voi.de

VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.
Peter Schmerler
Heilsbachstr. 25
53123 Bonn
Telefon: +49 228 90820-89
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Sven Körber
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Computer IT Software

Elektronischer Rechnungstag Frankfurt

Erfahrungsaustausch zu Rechnungen im geschäftlichen Zahlungsverkehr

München, 3. April 2013. Am 17. und 18. April 2013 findet in Frankfurt der 13. Elektronische Rechnungstag statt. Am ersten Veranstaltungstag steht ein Intensiv-Seminar zum Thema Rechnungen per Mail im Geschäftsverkehr im Mittelpunkt des Programms. Die Konferenz des zweiten Tages findet unter dem Titel Prozessoptimierung durch elektronische Rechnungen mit Praxisbeispielen u.a. von MAN, RZB, Stadtwerke Karlsruhe, VW Financial Services, American Express und Fresenius statt. Partner der Veranstaltung sind der VeR Verband elektronische Rechnung sowie der VOI-Verband Organisations- und Informationssysteme. Der 13. Elektronische Rechnungstag wird veranstaltet von Kongress Media in Kooperation mit B&L Management Consulting GmbH aus Frankfurt am Main. Die Veranstaltung findet im Hotel Steigenberger Metropolitan, Poststr. 6 in 60329 Frankfurt am Main statt.

Unternehmen haben den elektronischen Rechnungsprozess zur Erzielung erheblicher Einsparungen entdeckt. Der Gesetzgeber hat mit dem Steuervereinfachungsgesetz und den Umsetzungsrichtlinien reagiert. Es gibt damit mehr Möglichkeiten, Prozesse rund um Ein- und Ausgangsrechnungen zu optimieren.

Der Rechnungstag bietet eine umfassende Betrachtung und Vergleich aller Möglichkeiten: Von der Papierrechnung über die Digitalisierung bis zu den verschiedenen Formen der elektronischen Rechnung werden beleuchtet. Darüber hinaus behandeln Experten auch die in diesem Zusammenhang stehenden steuerrechtlichen Fragen. Im rechtlichen Fokus sind die geltenden Änderungen des Umsatzsteuergesetzes und die neuen EU-Vorgaben.

Das Seminar geht auf Fragen der Rechnungsoptimierung in Zusammenhang mit digitalen Verfahren ein. Es beleuchtet dabei die Möglichkeiten, rechtliche Grundlagen, vergleicht Angebote von Dienstleistern mit Inhouse-Lösungen. Dazu werden alle wichtigen Fakten zu elektronischen Rechnungen vorgestellt.

Die Hauptveranstaltung am 18.04. bietet Fachvorträge und Best Practices zum Konzept und der Umsetzung von elektronischen Rechnungen im Geschäftsverkehr.

Mehr Informationen: http://www.rechnungstag.de
Direkt zur Anmeldung: http://www.rechnungstag.de/anmeldung.html

Über den VeR:

Der Verband elektronische Rechnung (VeR) mit Sitz in München vertritt die Interessen von Dienstleistern und Beratungsunternehmen für den elektronischen Rechnungsaustausch sowie von Unternehmen, die E-Invoicing im Einsatz haben. Der Verband versteht sich somit als Sprachrohr der gesamten E-Invoicing-Wirtschaft. Im Auftrag seiner Mitglieder verfolgt der VeR das Ziel, E-Invoicing als Standard zu etablieren, sodass Unternehmen aller Größen einfach und sicher am elektronischen Rechnungsaustausch teilnehmen können. Durch gezielte Aufklärung will der VeR die Akzeptanz von E-Invoicing bei Unternehmen und in der Öffentlichkeit erhöhen. Der Verband liefert aktuelle Informationen zu allen technischen und rechtlichen Fragen rund um E-Invoicing. Zudem engagiert er sich für die Vereinfachung im elektronischen Rechnungsaustausch – auch auf internationaler Ebene. Im März 2010 hat der Verband einen Roaming-Standard für die bessere Zusammenarbeit zwischen E-Invoicing-Anbietern vorgestellt und damit eine Vorreiterrolle übernommen. Aktuell hat der VeR 51 Mitglieder. Weitere Infos unter www.e-invoice-alliance.de.

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80539 München
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sekretariat@e-invoice-alliance.de
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Charles Vögele setzt auf elektronische Prozesse

Automatisierung bei Bestellprozessen und Rechnungsverarbeitung

Charles Vögele setzt auf elektronische Prozesse

Charles Vögele

Zürich-Urdorf, 12. Dezember 2012 – Die Charles Vögele Gruppe automatisiert den Bestellprozess und die Kreditoren Rechnungsverarbeitung. Für die Umsetzung dieses Vorhabens beauftragt der Konzern den Spezialisten RR Donnelley in Zürich-Urdorf.

Künftig werden alle Arten von Lieferantenrechnungen an die RR Donnelley-eigene Postleitzahl „8901 Urdorf“ gesandt, wo sie gescannt und in der Rechnungsprüfungssoftware „Basware“ gegen Bestellungen, Verträge oder Projekte geprüft und genehmigt werden. Die neuen Prozesse sehen auch den Empfang von elektronischen Rechnungen vor.

Ausschlaggebend für die Wahl RR Donnelleys waren die Referenzen aus gleichgelagerten Projekten, die Möglichkeit, den Rechnungsempfang vollumfänglich an RR Donnelley auszulagern und den Bestell- und Kreditoren-Workflow als „Service as a Software“ durch RR Donnelley betreiben zu lassen. Wichtig für die Entscheidung war ebenfalls die internationale Präsenz RR Donnelleys in den Ländern, in denen auch Charles Vögele seine Niederlassungen hat.
Charles Vögele Gruppe

Die Charles Vögele Gruppe ist einer der führenden vertikalen Fashion-Retailer Europas. Sie bietet für Menschen, die mitten im Leben stehen, aktuelle und preiswerte Mode zum Wohlfühlen. Eine attraktive Präsentation der Ware sowie eine sympathische und kompetente Beratung schaffen ein entspanntes und genussvolles Einkaufserlebnis. Charles Vögele hat rund 800 Verkaufsnieder-lassungen in neun Ländern: Schweiz, Deutschland, Niederlande, Belgien, Österreich, Slowenien, Polen, Ungarn und Tschechien.
Die Aktien der Charles Vögele Holding AG sind an der SIX Swiss Exchange kotiert (Valoren-Nr. 693 777).
www.charles-voegele.ch

RR Donnelley
RR Donnelley Schweiz ist ein auf die Rechnungsbearbeitung und Dokumentenverwaltung spezialisiertes Unternehmen mit Geschäftsstellen in Zürich-Urdorf und Genf-Carouge. RR Donnelley & Sons hat seinen Hauptsitz in Chicago und beschäftigt weltweit 60’000 Mitarbeiter.
In der Luberzen 17, 8902 Zürich-Urdorf, jean-claude.ruppen@rrdonnelley.ch, Tel. +41 44 735 33 30
www.rrdonnelley.ch

RR Donnelley Schweiz ist ein auf die Rechnungsbearbeitung und Dokumentenverwaltung spezialisiertes Unternehmen mit Geschäftsstellen in Zürich-Urdorf und Genf-Carouge. RR Donnelley & Sons hat seinen Hauptsitz in Chicago und beschäftigt weltweit 60’000 Mitarbeiter.

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RR Donnelley Schweiz
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In der Luberzen 17
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VeR begrüßt Wegfall der Prüfpflicht für elektronische Signatur

VeR begrüßt Wegfall der Prüfpflicht für elektronische Signatur

Hubert Hohenstein, Vorstandsvorsitzender des VeR

München, 9. November 2012. Das Bundesministerium der Finanzen hat mit sofortiger Wirkung ihr Schreiben „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ geändert. Demnach entfällt die Prüfpflicht für elektronische Signaturen beim elektronischen Rechnungsempfang. Der Verband elektronische Rechnung Deutschland e.V. (VeR) begrüßt diese Entscheidung als einen Schritt zum weiteren Bürokratieabbau.

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 sind die umsatzsteuerlichen Regelungen für elektronische Rechnungen deutlich vereinfacht und liberalisiert worden. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur ist nicht weiter zwingend vorgeschrieben. Soweit die Unternehmer jedoch weiter auf die Signaturvariante setzen sind Gesetzgeber und Finanzverwaltung bislang die Frage schuldig geblieben, welche Archivierungs- und Prüfungspflichten den Steuerpflichtigen dann künftig treffen. Insbesondere vor dem Hintergrund, dass es künftig zur Sicherstellung von Authentizität und Integrität lediglich eines sogenannten innerbetrieblichen Kontrollverfahrens mit Prüfpfad bedarf, stellte sich die Frage, inwieweit hier überhaupt eine zusätzliche Verifikation erforderlich ist. Erfreulicherweise hat die Finanzverwaltung nun hierauf reagiert und mit Schreiben vom 14.09.2012 eine Änderung der GDPdU dahingehend veranlasst, dass es künftig keiner weiteren Verifikationen bzw. gesonderter Archivierung im Signaturfall bedarf. „Mit dem Wegfall der Prüfpflicht für elektronische Signaturen wird insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen der Umgang mit elektronischen Rechnungen nochmals massiv erleichtert“, sagt Hubert Hohenstein, Vorstandsvorsitzender des VeR. Auf Basis der GDPdU war es bisher insbesondere zwingend erforderlich, dass die qualifizierte Signatur bzw. die Signaturberechtigung geprüft, das Ergebnis dokumentiert wird und der Signaturprüfschlüssel sowie das qualifizierte Zertifikat des Empfängers aufbewahrt werden. Dazu mussten der Eingang von elektronischen Rechnungen, deren Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung protokolliert werden: Alles letztlich Gründe, die den Empfänger von Rechnungen bislang daran gehindert haben auf die elektronische Variante umzustellen. „Seit der Gesetzesnovellierung kommt es ohnehin zentral auf eine korrekte Rechnungseingangsprüfung an“, so Hohenstein. „Von daher ist die Streichung dieses Abschnittes innerhalb der GDPdU mehr als folgerichtig.“

Über den VeR:

Der Verband elektronische Rechnung (VeR) mit Sitz in München vertritt die Interessen von Dienstleistern und Beratungsunternehmen für den elektronischen Rechnungsaustausch sowie von Unternehmen, die E-Invoicing im Einsatz haben. Der Verband versteht sich somit als Sprachrohr der gesamten E-Invoicing-Wirtschaft. Im Auftrag seiner Mitglieder verfolgt der VeR das Ziel, E-Invoicing als Standard zu etablieren, sodass Unternehmen aller Größen einfach und sicher am elektronischen Rechnungsaustausch teilnehmen können. Durch gezielte Aufklärung will der VeR die Akzeptanz von E-Invoicing bei Unternehmen und in der Öffentlichkeit erhöhen. Der Verband liefert aktuelle Informationen zu allen technischen und rechtlichen Fragen rund um E-Invoicing. Zudem engagiert er sich für die Vereinfachung im elektronischen Rechnungsaustausch – auch auf internationaler Ebene. Im März 2010 hat der Verband einen Roaming-Standard für die bessere Zusammenarbeit zwischen E-Invoicing-Anbietern vorgestellt und damit eine Vorreiterrolle übernommen. Aktuell hat der VeR 52 Mitglieder.

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E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld

Ergebnisse der neuen Marktstudie von Bruno Koch, Billentis
E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld
EXPP Summit

Kreuzlingen, 25. April 2012 – Im Vergleich zu papierbasierten Verfahren ermöglichen elektronische Rechnungs-Verarbeitungsprozesse Kostensenkungen von 50-80%. Investitionen in die elektronische Rechnungsverarbeitung können deshalb häufig schon in 6 Monaten wieder eingespielt werden.

Viele Unternehmen nutzen die elektronischen Verfahren bereits. Im Jahr 2012 dürften sie weltweit bereits über 15 Milliarden und in Europa rund 4,5 Milliarden Rechnungen papierfrei verschicken und archivieren.

Die starke Verschuldung des öffentlichen Sektors führt dazu, dass auch dieses Segment ihre Abläufe automatisieren und die Kosten nachhaltig senken muss. Das Optimierungspotenzial des öffentlichen Sektors alleine in Europa dürfte mindestens 40 Milliarden Euro betragen (Deutschland 6,5, Österreich und die Schweiz je 600 Millionen Euro). Die Bundesverwaltung kann davon profitieren. Die größten Einsparungen können aber insbesondere bei den Bundesländern und Kommunen erzielt werden.

Immer mehr Kunden erwarten von ihren Lieferanten die Rechnungen in elektronischer Form. Deshalb werden in den kommenden Jahren für den elektronischen Rechnungsmarkt nachhaltige Wachstumsraten von weltweit 20% bzw. 30% in Europa erwartet.

Wegen der Attraktivität dieses Marktes bieten mehrere hundert Dienstleister und Softwarehäuser ihre Lösungen für die E-Rechnung an. An Angeboten fehlt es also nicht. Viel eher suchen Benutzer nun ganzheitliche Informationen zum Thema E-Rechnung. Als Hilfe für Unternehmen, die das für sie beste Modell wählen und eine geeignete Lösung finden wollen, steht eine neue Marktstudie zur Verfügung.

Verfasser ist der unabhängige und international bekannte Marktanalyst Bruno Koch von Billentis. Die Studie soll Rechnungsversender und -empfänger unterstützen, die teure und papiergebundene Rechnungsverarbeitung durch moderne und automatisierte Verfahren zu ersetzen. Sie enthält die wichtigsten Zahlen und Informationen über den Markt. Nebst Fakten zur Marktentwicklung und relevanten Initiativen (Standards, Gesetz) findet der Leser darin auch qualitative Bewertungen und viele Details zu mehreren Lösungsangeboten.

Die Studie ist kostenlos in Deutsch und Englisch verfügbar: www.expp-summit.com (Rubrik Market-Report).
Der EXPP Summit ist der führende internationale Kongress zum Thema E-Invoicing & E-Billing. Er ist der weltweite Treffpunkt für E-Invoicing Experten und Anwender und bietet die perfekte Plattform, um sich über aktuelle Trends und Entwicklungen zu informieren und auszutauschen.

EXPP Summit, Vereon AG
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Computer IT Software

Aerodynamische Rechnungen

Swiss International Air Lines gestaltet mit Basware Rechnungsbearbeitung weltweit transparent und verkürzt Durchlaufzeit um mehrere Wochen.
Aerodynamische Rechnungen
RR Donnelley

Zürich-Urdorf, 8. März 2012 – «Nichts ist schöner, als Fliegen» – Nicht jeder würde zustimmen. Unbestritten ist, dass bei der SWISS alle mit dem Fluggeschäft verbundenen Rechnungen stets fristgerecht zur Bezahlung in den weltweit verteilten Buchhaltungen eintreffen. Bei der Fluggesellschaft SWISS zirkulieren jährlich etwa 100″000 Rechnungen, unter anderem für Catering, Landegebühren, IT oder Gebühren für die Flugzeugabfertigung.

Das Unternehmen bearbeitete seine Rechnungen bis vor wenigen Jahren vollständig manuell – vom Posteingang über die Verteilung an die zuständigen Fachbereiche bis hin zur abschliessenden Weitergabe an die Buchhaltung. Dort wurden die Rechnungen gescannt, um sie für die digitale Archivierung vorzubereiten. Ein solcher Vorgang nahm manchmal bis zu sechs Wochen in Anspruch. Dies verursachte unnötige Abklärungen mit entsprechendem administrativem Aufwand. Ausserdem war gelegentlich nicht vollständig klar, wo und in welchem Status sich einzelne Rechnungen befanden.

Rechnungen weltweit auf der Spur

«In einem ersten Schritt analysierten wir die am Markt erhältlichen digitalen Lösungen», erinnert sich René Wieser, Managing Director und Head of Financial Accounting bei SWISS. «Dann bestätigte sich schnell, dass wir mit elektronisch gestützten Prozessen Fehler und Verzögerungen reduzieren können.» Eine Handvoll Anbieter stand zur Auswahl. «Manche konnten ihr Produkt aber nicht weltweit anbieten und andere hätten zu hohe laufende Lizenzgebühren verursacht», erklärt Wieser.

Schliesslich kam SWISS mit den Lösungen des finnischen Anbieters in Berührung. Basware ist nicht nur in der Lage, den internationalen Ansatz zu unterstützen, sondern liefert mit seiner Software auch ein einfach zu bedienendes Produkt.

SWISS wählte Basware Scan & Capture sowie Invoice Processing (IP), implementiert von RR Donnelley. Scan & Capture ist eine Scan-Lösung, die Rechnungen digitalisiert und zur weiteren Bearbeitung an Basware IP weiterleitet. Mit IP steht SWISS ein Werkzeug zur Verfügung, das den Aufenthaltsort von digitalen Rechnungen im gesamten Unternehmen jederzeit schnell erkennt. Systematisch hilft Invoice Processing, die Rechnungen durch den Freigabeprozess bis hin zur Verbuchung und Archivierung in der Buchhaltung zu befördern.

Software weltweit eingeführt – in nur einem Jahr

Nach etwa einem Jahr hatte RR Donnelley die Basware-Lösungen komplett in die IT-Umgebung von SWISS integriert. Nicht nur die Hauptniederlassung, sondern auch 31 Auslandsvertretungen verwenden die Software, beispielsweise in Hongkong, Johannesburg oder New York. Mit knapp 900 Lizenzen arbeiten die Mitarbeiter in den Buchhaltungen und in den Fachbereichen heute. Der stabile Betrieb des Basware-Systems ist mit einer der Gründe für die hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Die Prozesse sind so definiert, dass die Basware-Software mit den eingesetzten Drittlösungen bei der Fluggesellschaft Hand in Hand geht. Das funktioniert so: Rechnungen aus den verschiedenen Ländern – egal, ob für ein Produkt oder eine Dienstleistung – treffen in Papierform oder digital in den entsprechenden Länderbuchhaltungen ein. Klassische Rechnungen scannen die Angestellten dort intern mit Basware Scan & Capture. Anschliessend werden die gescannten Rechnungen in den Shared Service Centern (Basel, Bangkok, Mexiko und Krakau) vorkontiert. Kommen Rechnungen elektronisch an, befördert eine e-Invoicing Lösung diese direkt zu Basware IP, wo sie ihre Vorkontierung erhalten.

Papierrechnungen verbleiben in den Buchhaltungen, während Basware IP im nächsten Schritt der Fachabteilung die digitalisierten Rechnungen zukommen lässt. Hier liegt der eigentliche Geschwindigkeitsvorteil gegenüber der klassischen Rechnungsbearbeitung begründet: Die Übertragung erfolgt innerhalb von Sekunden in das E-Mail-Postfach des Empfängers. Keine physische Rechnung ist mehr von Raum zu Raum oder von Gebäude zu Gebäude unterwegs.

Im entsprechenden Fachbereich prüfen nun die verantwortlichen Mitarbeiter, ob alle in der Rechnung enthaltenen Informationen korrekt sind. Dazu gehören etwa das bestellte Produkt oder die Dienstleistung, die Bestellmenge sowie der Preis. Ist alles in Ordnung, setzt der entsprechende Mitarbeiter die Rechnung auf «geprüft». Um dem standardisierten «Vier-Augen-Prinzip» bei SWISS Rechnung tragen zu können, muss eine zweite autorisierte Person die geprüfte Rechnung freigeben. Dieser Prozess erfolgt elektronisch und automatisiert unter Berücksichtigung der sogenannten Freigabe-Limits. Anschliessend ist die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Der elektronische Beleg und der dazugehörige Datensatz gehen schliesslich an SAP R/3 in der Buchhaltung. Die SAP-Lösung dient der abschliessenden Verbuchung und gibt das elektronische Dokument an das Archiv weiter.

Dem Zahlungsziel voraus

Üblicherweise handelt es sich bei den zeitlichen Limits für Zahlungen um einen Zeitraum von 30 Tagen. Das ist aber nicht überall gleich: In bestimmten Ländern verlangen Lieferanten eine Überweisung innerhalb der Hälfte der Zeit.

Bevor das Unternehmen die Prozesse elektronisch aufgestellt hatte, konnte die Bearbeitung manchmal aber bis zu sechs Wochen dauern. Das neue Zahlungssystem trägt entscheidend dazu bei, dass alle Arbeitsschritte heute durchschnittlich innerhalb von sechs Tagen über die Bühne gehen. Weltweit den Aufenthaltsort einzelner Rechnungen zu kennen, war vor wenigen Jahren ebenfalls undenkbar. Im nächsten Schritt soll ein Autoflow installiert werden. Dieser Workflow befördert die Rechnungen nach den einzelnen Arbeitsschritten automatisch zum nächsten verantwortlichen Angestellten in der Bearbeitungskette. Das ist vor allem im Ausland ein grosser Vorteil: Geprüfte Rechnungen müssen nicht mehr an den verantwortlichen Buchhalter in der Schweiz adressiert werden.

Nutzen
– Lieferantenbeziehungen: noch pünktlichere Zahlung
– Einsatz der Software läuft störungsfrei
– Erhöhte Transparenz der in Verarbeitung befindlichen Rechnungen
– Elektronischer Freigabe-Workflow und Prüfung der Rechnungen unter Einbezug der Freigabe-Limits
– Automatisierte Umsetzung des Vier-Augen-Prinzip

Swiss International Air Lines
SWISS ist die nationale Fluggesellschaft der Schweiz und bedient ab zehn deutschen Flughäfen via Zürich (Drehkreuz) und den beiden Landesflughäfen Basel und Genf weltweit über 70 Destinationen mit einer Flotte von 88 Flugzeugen. Sie ist Teil des Lufthansa-Konzerns und Mitglied der Star Alliance, des weltweit grössten Netzwerkes von Fluglinien. Als nationale Fluggesellschaft der Schweiz steht SWISS für deren traditionelle Werte. Auf Grund ihrer Herkunft verpflichtet sie sich zu höchster Produkt- und Servicequalität. Ihre überschaubare Grösse ermöglicht es SWISS, Ihre Gäste persönlicher und individueller zu betreuen.
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RR Donnelley Schweiz ist ein auf die Rechnungsbearbeitung und Dokumentenverwaltung spezialisiertes Unternehmen mit Geschäftsstellen in Zürich-Urdorf und Genf-Carouge. RR Donnelley & Sons hat seinen Hauptsitz in Chicago und beschäftigt weltweit 60’000 Mitarbeiter.
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Über Basware
Basware ist mit mehr als 1 Million Anwendern in über 60 Ländern weltweiter Marktführer bei Purchase-to-Pay-Lösungen. Die Lösungen von Basware optimieren den gesamten Prozess von der Bedarfsanforderung bis hin zur Rechnungsbearbeitung. Mit den Lösungen und Services von Basware können Unternehmen ihre Liquidität verbessern, das Betriebskapital optimieren und ihre Finanzprozesse über den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess flexibel steuern.
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