Tag Archives: Dynamics

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Herstellung und Training – beide Unternehmensbereiche mit Software in Symbiose setzen

Herstellung und Training - beide Unternehmensbereiche mit Software in Symbiose setzen

UniPRO/Event

Die Herstellung eines komplexen Produkts steht nie für sich allein, für einen effektiven Einsatz ist dem Kunden das Know-How zu vermitteln. Viele Unternehmen betreiben eigene Schulungszentren, damit einem Kunden mit dem Verkauf einer Maschine, einer Software et cetera die passgenaue Schulung angeboten wird. UniPRO/Event koordiniert diese Abläufe.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Mitarbeiter beim Kunden zu schulen: Entweder bringt man eigene Trainer auf den Weg vor Ort oder man lädt in ein Schulungszentrum ein. Beides ist mit Unterstützung von UniPRO/Event organisierbar. Unidienst entwickelte die Software für Veranstaltungsmanagement dahin gehend, dass Angebote in Microsoft Dynamics 365 for Sales Positionen für Schulungen beinhalten und gesonderte Aufträge für Training nach sich ziehen.

Wird ein Produkt verkauft, gilt selbiges für eine Schulung. Im Schulungszentrum wird für den Kunden ein Termin recherchiert, der zeitlich nahe an der Auslieferung liegt. Die Ressourcen dabei sind bereits geprüft: Was sind geeignete Termine, stehen die für das bestimmte Produkt qualifizierten Trainer zur Verfügung, welche Ressourcen sind zusätzlich notwendig? Für Terminverschiebungen oder Stornierungen gibt UniPRO/Event definierte Prozesse zur Findung von Alternativen vor, inklusive Kommunikation mit den angemeldeten Teilnehmern.

Inhalte und Aufwände der einzelnen Schulungen hängen von den auszuliefernden Produkten ab. Für jeden Produkttyp gibt es eigene Schulungsvorlagen, anhand derer UniPRO/Event aufzeigt, an welchen Tagen alle erforderlichen Ressourcen buchbar sind. Dies ermöglicht eine komfortable Planung, unabhängig davon, ob das Training im Schulungszentrum oder beim Kunden vor Ort geschieht. Die Komplexität der zu schulenden Produkte erfordert womöglich Bestellungen von Ressourcen bei Lieferanten. Hier bedient sich Unidienst eines ihrer ERP-Bausteine: Der Bestellvorschlagsberechnung und Bestellung, die automatisch abhängig vom Termin der Schulung stattfindet.

Zentrale Infostelle bei der Administration von Terminen, Ressourcen und Aufträgen ist der Eventkalender. Er gibt Einblick über die täglichen, wöchentlichen und monatlichen – angebotenen, bestellten, durchgeführten Schulungen. Es besteht die Selektionsmöglichkeit nach Aufträge oder Ressourcen und -wichtig- nach der Auslastung der einzelnen Trainings, grafisch und bunt in Ampelfarben dargestellt: Ist die Gesamtzahl der Teilnehmer für einen Termin nicht erreicht, ist auf weitere Aufträge zum selben Produkt zu sichten und diesen Kunden die Teilnahme am Training anzubieten. Die Prüfung der Ressourcen geht gegen limitierte Verfügbarkeiten und ohne Ressourcenbegrenzung. Ähnlich gehandhabt werden Wartelisten – sprich Kapazitätsüberschreitungen.

UniPRO/Event baut auf Microsoft Dynamics 365 for Sales auf und ist kombinierbar mit Softwaremodulen selber Basis. Unidienst bietet die Lösung alleinstehend oder als Erweiterung für die eigenen Lösungen UniPRO/CRM+ERP oder UniPRO/Software & Consulting an.

Die Unidienst GmbH Informationsdienst für Unternehmungen mit Sitz in Freilassing ist bereits seit 1974 als Unternehmensberatung und Softwareentwickler tätig. Seit 2003 plant und realisiert Unidienst kundenindividuelle CRM- und xRM-Projekte für mittelständische und große Unternehmen..

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Mitgliederverwaltung für Institute, Organisationen, Vereine

Mitgliederverwaltung für Institute, Organisationen, Vereine

UniPRO/Mitgliederverwaltung

Institute, Organisationen oder Vereinigungen haben ihre eigenen Anforderungen an eine Business Lösung. Sie verwalten vor allem Personendaten – als Mitglieder, Förderer oder Partner. Mit UniPRO/Mitgliederverwaltung bietet Unidienst eine Lösung, die berufliche und gesellschaftliche Vernetzungen ins Zentrum stellt.

Unidienst erweiterte Microsoft Dynamics 365 for Sales um die Organisation von Mitgliedern. So verwalten etwa Hochschulen ihre Alumni oder Förderer – Verbände, Vereine und Stiftungen ihre Mitglieder. Die Abläufe im System beginnen mit der Erfassung der Personendaten, deren Relation und Bindung zur Organisation und enden nicht bei der Fakturierung von Mitglieds- oder Unterstützungsbeiträgen. Dazwischen liegt vieles – einfaches Kampagnenmanagement, Mitgliederbindung und nicht zuletzt die Einhaltung der Anforderungen zum Datenschutz.

Eine Mitgliederverwaltung ist eine besondere Art von B2C. Im Mittelpunkt stehen nicht Vertrieb und Verkauf, sondern eine langfristige intensive Bindung von Personen an die Organisation. Etwa Förderer und Sponsoren, ihr Beziehungsgeflecht ist mit Hierarchien oder Verbindungen abbildbar. Besonders verdiente Förderer oder langjährige Mitglieder erhalten eine Auszeichnung oder eine Ehrung auf Grund ihrer Verdienste – erkennbar durch die in UniPRO/Mitgliederverwaltung dokumentierten Beitragszahlungen oder persönlichen Zuwendungen.

Eine wesentliche Kernfunktion ist die periodische Fakturierung von Beiträgen. Zu definierten Fälligkeitsdati werden diese per Knopfdruck abgerechnet. Die Lösung ist speziell entwickelt, mit Massendaten umzugehen: Parallel zur Erzeugung der Rechnungen wird das Fälligkeitsdatum fortgeschrieben und bei Bedarf der Beleg sofort per E-Mail an den Adressaten versandt oder an den Drucker übergeben. So werden tausende Beiträge automatisiert in Rechnung gestellt.

Unidienst bedient sich bei UniPRO/Mitgliederverwaltung stark an den in Microsoft Dynamics 365 for Sales vorhandenen Tools und der Anbindung von Microsoft Office und Outlook. Dies bedeutet große Flexibilität für den Anwender: Newsletter und Pressemeldungen werden versandt und direkt mit den Kontakt-Datensätzen im System verbunden. Excel- und Word-Vorlagen können selbständig konfiguriert und vielseitig verwendet werden: Spendenbestätigungen, Teilnehmerlisten, Mitgliedsausweise, Einladungen zur Mitgliederversammlung oder Fundraising Events.

UniPRO/Mitgliederverwaltung richtet sich an Organisationen, Institutionen und Vereinigungen, der Einsatz ist für Online Varianten und lokale (OnPremise) Installationen möglich.

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Professionelles Liegenschaftsmanagement mit UniPRO/Real Estate

Professionelles Liegenschaftsmanagement mit UniPRO/Real Estate

Immobilienmakler, Projektentwickler und Bauträger – sie sind die Zielgruppe von UniPRO/Real Estate, der Business Solution für Entwicklung, Verwaltung und Verkauf von Gebäuden und Grundstücken. Die Bedürfnisse und Geschäftsprozesse dieser Zielgruppen gehen dabei Hand in Hand.

Mit UniPRO/Finance bietet der Freilassinger Softwarehersteller Unidienst eine Business Solution speziell für Finanzdienstleister. Diese ist modular aufgebaut und bietet mit UniPRO/Real Estate eine Komponente, die dann gerade auch Situationen, wie Immobilienmakler in Kombination mit Bauträgern gerecht wird. Denn die Applikation zeigt Immobilien aus dem Blickwinkel von Investoren, Fondsentwickler, Bauträger, Eigentümer und Verwalter.

UniPRO/Finance ist die Basis, mit den Geschäftsprozessen für Finanzdienstleister. UniPRO/Real Estate baut darauf auf und organisiert die Konzeption, die Herstellung und die Verwaltung bzw. den Verkauf von Liegenschaften. Und zwar inklusive Projektentwicklung und Bauausführung. Die Projektentwicklung startet mit der initialen Idee für ein größeres Bauprojekt und geht über in Konzeption, unternehmerische Entscheidungen und Vorbereitungen für die Bauphase. Grundstücke, Gebäude und Gebäudedetails werden verwaltet, immer im Hinblick auf Entwicklungspotential, Risiko- und Immobilienbewertung und mögliche Interessenten für Investition, Kauf beziehungsweise Miete.

Die Bauausführung beinhaltet die Bauplanung mit Architekten und Handwerkern bis zur Vergabe der Aufträge für eine Umsetzung. UniPRO/Real Estate zeigt die einzelnen Herstellungsaufwände, Ausschreibungen und erhaltenen Angebote transparent auf, pro Objekt und Gewerk. Sämtliche Korrespondenz und Aktivitäten zwischen den Akteuren werden als Historie dokumentiert.

Zuletzt – der Verkauf oder die Vermietung der Immobilien. Interessenten, Mieter und Käufer sind verwaltet, inklusive ihrer Miet- und Kaufverträge. Rechnungen für einen Kauf werden ebenso mit UniPRO/Real Estate erstellt, wie Mietrechnungen automatisiert zu periodischem Fälligkeitsdatum.

UniPRO/Finance und UniPRO/Real Estate basieren auf Microsoft Dynamics 365. Die Modularität der Lösung ermöglicht nicht nur die Integration weiterer Komponenten (UniPRO/Investment, UniPRO/Insurance, UniPRO/Asset Management), sondern die Anbindung praktischer Apps aus den Bereichen CRM und ERP. Exemplarisch etwa der UniPRO/Serviceschein, mit welchem das Facility Management die Techniker oder Hausmeister zur Behebung von Schäden oder Mängeln in den Gebäuden digital unterstützt auf den Weg schickt.

Der Vertrieb der Immobilien zeichnet sich durch Mobilität aus. Kollegen im Außendienst tragen die aktuellsten Informationen zu den entwickelten Immobilien stets mit sich. Per Notebook, Tablet oder Mobiltelefon. Plakativ wirken dabei Dashboards, die nicht nur die Vertriebsmitarbeiter über die aktuellen Entwicklungen auf dem Laufenden halten, sondern potentiellen Kunden präsentiert werden. Interessant ist in diesem Zusammenhang die Anbindung von Immobilien- und Kundenportalen.

Das Lizenzmodell von UniPRO/Real Estate und Microsoft Dynamics 365 unterscheidet den Einsatz der Lösung nach der Tätigkeit der Anwender: Für Mitarbeiter, die Interessenten zu einer Immobilie beraten, reichen eingeschränkte, günstigere Lizenzen als für Kollegen, die in der Akquisition, im Projektmanagement oder der Bauausführung tätig sind.

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Systemair optimiert Einsatz der Wartungs-Techniker mit Unidienst-Modul für Microsoft Dynamics 365

Systemair optimiert Einsatz der Wartungs-Techniker mit Unidienst-Modul für Microsoft Dynamics 365

UniPRO/Serviceschein – straffe Abläufe für Service und Wartung (Bildquelle: (c)panthermedia.net/Olivier26)

Ausgangslage und Überlegungen für die Anschaffung

Als führendes Unternehmen der Lüftungstechnik unterhält das schwedische Unternehmen Systemair mit den Marken Systemair, Frico, Fantech und Menerga in Deutschland mehr als 350 Mitarbeiter an neun Standorten.

Der Startschuss für das gemeinsame Projekt zur Einsatzsteuerung von Service-Technikern fiel im Jahr 2015, als Jürgen Hernadi, CIO der Gruppe, erste Produktinformationen zum UniPRO/Serviceschein bei Unidienst anforderte. Systemair arbeitete bereits mit Microsoft Dynamics CRM 2013. Da man die Flexibilität dieses Systems kannte, war es naheliegend, ein ergänzendes Tool für die Anlagenwartung der Kunden zu implementieren. Dabei sollten die internen Abläufe von der Annahme der Serviceanfrage bis hin zur Fakturierung gestrafft werden.

Nachdem der Serviceschein in vielen Ländern und entsprechend unterschiedlichen Sprachen eingesetzt wird, war die Mehrsprachigkeit der Oberfläche und die Allgemeingültigkeit der Funktion über die Standorte hinweg ein wichtiges Kriterium.

Auswahl der passenden Lösung

Ursprünglich basierten die Funktionen des UniPRO/Servicescheins weitgehend auf Entitäten des CRM-Systems, über die Arbeitszeiten und verwendete Materialien erfasst werden konnten. Um auch externe Techniker bzw. Personen ohne unmittelbaren Zugang auf das CRM-System via Serviceschein über die Einsatzsituation zu informieren und die durchgeführten Arbeiten abzufragen, boten sich Excel und Outlook als ideale Werkzeuge an. Per Outlook-Termin und darin enthaltener Excel-Datei erhält heute der Techniker für seine Einsätze sämtliche für den Einsatz relevante Details – wie Maschinendaten, bereitgestellte Ersatzteile, zu prüfende Messwerte. Dokumente zur installierten Anlage können von Microsoft SharePoint in den Outlook-Termin bzw. in eine E-Mail gepackt werden, damit der Techniker sich optimal für seinen Einsatz vorbereiten bzw. jederzeit nachschlagen kann.

Aber auch der Disponent kann für einen Einsatz Ersatzteile reservieren, bestellen und rechtzeitig vor dem Besuch zum Kunden liefern lassen oder dem Service-Techniker mitgeben.

Direkt vor Ort erfasst der Techniker seine Arbeitszeiten und Fahrtwege, eingesetzte und ausgebaute Materialien. Der Serviceschein kann digital vom Kunden unterschrieben und vom Techniker bestätigt werden. Gegebenenfalls zusammen mit weiteren Dokumenten sendet der Techniker die Excel-Datei per E-Mail an eine definierte Adresse an Systemair zurück.

Da der UniPRO/Serviceschein international eingesetzt wird, bestimmt der User, wie die Daten bereitgestellt werden – die Sprache für den Techniker und die Sprache des Kunden.

Aus dem Kundentermin resultierende Dokumente (mit Signatur des Kunden) werden mit der Rückmeldung automatisch in Microsoft SharePoint gespeichert. Die einsatzspezifischen Kosten werden über das Serviceschein-Modul berechnet und an die Fakturierung übergeben.

Techniker ohne CRM-Lizenz

Im Standard von Microsoft Dynamics CRM 2013 – Bereich Service (aktuell Dynamics 365 for Customer Service) – können nur Personen als Ressourcen verwaltet werden, die auch als User vorhanden sind. Der Excel-Serviceschein setzt dies nun nicht mehr voraus! Allein die Disponenten sind mit einer Lizenz ausgestattet, die Techniker benötigen nur das entsprechende Unidienst-Modul für Techniker, Outlook, Excel und als Hardware ein Notebook und das Signaturpad für eine Unterschrift. Als Ressourcen – sprich Techniker – können deswegen nicht nur eigene Mitarbeiter, sondern auch externe Dienstleister mit den für sie relevanten Daten auf den Weg geschickt werden, ohne dass sie Zugang zum CRM-System benötigen. Die Rückmeldung erfolgt in jedem Fall an eben dieses.

Aktuell wird der Support für die Partnerunternehmen auf eine weitere Ebene gehoben – es ist bereits möglich, dass Serviceanfragen über ein Webportal und als Excel-Datei an Systemair gerichtet werden. Der Partner sieht im Portal den aktuellen Bearbeitungsstand einer Serviceanfrage. Ein weiterer Schritt in Richtung Automatisierung im Dienste einer optimalen Partnerbetreuung.

Resümee inklusive Kosten und Nutzen des Projekts

Die Implementierung war aufgrund der Komplexität der Prozesse anspruchsvoll. Darüber hinaus galt es, Daten aus den vorhandenen CRM-Entitäten einzubeziehen, ohne die Wartung und Weiterentwicklung des UniPRO/Servicescheins zu tangieren. Dementsprechend wurden externe Daten mittels XML-Definitionen einbezogen. Dabei gingen die Programmierung durch Unidienst und das Testing auf der Seite von Systemair Hand in Hand. Nach erfolgreichem Abschluss war es dann sehr schnell möglich, das Modul UniPRO/Serviceschein in mehreren, internationalen Unternehmensstandorten und Tochterfirmen einzusetzen. Da sich das System sehr stabil verhält, konnte auch die Anzahl der verarbeiteten Servicescheine rasch gesteigert werden. Mittlerweile handelt es sich um Massendaten, die zwischen den Disponenten und den Technikern ausgetauscht werden.

Stellt man die Kosten der Implementierung dem Nutzen gegenüber, so stehen auf der einen Seite natürlich der Implementierungsaufwand durch Unidienst und die internen Kosten für Konzeption und Testing. Auf der anderen Seite stehen aber allgemeingültige, standortübergreifende Prozesse für den technischen Außendienst, bei denen eine Support-Anfrage eines Partnerunternehmens mit schnellst verfügbaren Ressourcen erledigt wird. Die automatische Fakturierung und Aktualisierung des Kundeninventars ist dabei technisch gesehen ein „Nebeneffekt“, für den Vertrieb jedoch unabdingbar.

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Auftragsabwicklung und Faktura mit UniPRO/Software & Consulting

Auftragsabwicklung und Faktura mit UniPRO/Software & Consulting

Periodische Auftragsabrechnung

Die Lösung UniPRO/Software & Consulting richtet sich an Unternehmen der Branchen IT und Software, Beratung und Consulting. Im Zentrum der Geschäftsprozesse steht dabei vor allem die Dienstleistung, deren Vertrieb und Verrechnung eigene Anforderungen an ein CRM-System stellt.

Spezifische Prozesse für Auftragsabwicklung und Faktura bietet der Freilassinger Softwarehersteller Unidienst mit der Lösung UniPRO/Software & Consulting. Große Themen sind dabei die auftragsbezogene Zeiterfassung und deren Abrechnung, Angebotssplitting in mehrere Aufträge unterschiedlichen Typs und die automatisierte Fakturierung periodischer Leistungen.

Microsoft Dynamics 365 for Sales bringt im Standard schon einige Funktionen für die Angebots-, Auftrags- und Rechnungsbearbeitung mit. UniPRO/Software & Consulting ergänzt diese um die Anforderungen mitteleuropäischer Unternehmen: Voraussetzungen, wie Mehrwertsteuerberechnungen, Belegtexte, automatisierte Rabattierung, Gesamtpreisberechnung oder die Verwendung von abweichenden Rechnungs- und Lieferadressen.

Darüber hinaus entwickelte Unidienst für Dienstleistungsunternehmen eigene Module zur Auftragsabwicklung und Faktura, konkret für die reibungslose Abwicklung und Abrechnung von Aufträgen und Serviceanfragen. Dies beinhaltet die Zusammenarbeit mit Systempartnern zu einem gemeinsamen Kunden, indem mit speziellen Preisen und Konditionen gearbeitet wird. An den Kunden ergeht abschließend ein Lieferschein, an den Systempartner eine Rechnung.

In der Regel besteht ein Angebot aus Produkten unterschiedlichen Typs, seien es Dienstleistungen, Service- oder Beratungspauschalen, Miete, Kauf oder Wartung von Lizenzen. Nach der Beauftragung durch den Kunden konvertieren Sie das Angebot in mehrere Aufträge. Lizenzen werden ggf. sofort fakturiert, Dienstleistungen nach Anfall und Miete, Wartung und wiederkehrende Leistungspauschalen übergeben Sie an die periodische Auftragsabrechnung.

Dabei rechnen Sie automatisiert bis zur Beendigung des Vertrags die Beträge zu kundenspezifischen Fälligkeiten ab. Entweder einmal im Monat für alle in diesem Zeitraum fälligen Rechnungen, oder tagesgenau.

Gerade im Projektgeschäft sind Teil- und Schlussrechnungen gefordert, oder veränderte Kunden-Anforderungen erhöhen den Aufwand Ihres Unternehmens. Durch die auftragsbezogene Zeiterfassung fakturieren Sie zu jedem Zeitpunkt die erbrachten Leistungen auf Basis von IST-Zeiten. Den tatsächlich erbrachten Zeitaufwand stellen Sie mit entsprechenden Reports dar und ermitteln Deckungsbeiträge, Projekt- oder Auftragsergebnisse. Rechtzeitig erkennen Sie die Notwendigkeit eines Nachtragsangebots.

UniPRO/Software & Consulting basiert auf Microsoft Dynamics 365 for Sales and Customer Service und wird für Kunden mit Online als auch OnPremise Installationen bereitgestellt. Ergänzende UniPRO/Module zum Auftrags- und Faktura-Prozess sind: Der UniPRO/Configurator, Angebots- und Produktkonfigurator für komplexe Produkte, UniPRO/ReportManager für einen automatisierten Belegversand sowie Schnittstellen zu DATEV pro und BMD.

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Mit UniPRO/Commission Provisionen und Honorare berechnen

Mit UniPRO/Commission Provisionen und Honorare berechnen

Provisionsbasis pro Provisionsempfänger

Mit UniPRO/Commission bietet Unidienst ein Tool zur Provisions- und Prämienabrechnung für Leistungen von Mitarbeitern, externen Vermittlern oder Beratern. Die App eignet sich branchenübergreifend für Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 for Sales im Einsatz haben. Unidienst selbst bietet UniPRO/Commission allen eigenen Zielgruppen an: Produktions- und Handelsbetrieben, Software- und IT-Unternehmen, Dienstleistern und Finanzdienstleistern.

Provisions- und Prämienabrechnung sind komplexe Prozesse, die nicht zwangsläufig arbeits- und zeitintensiv sein müssen. Unmittelbar mit der Erfassung von Auftragspositionen führt UniPRO/Commission eine Provisionsabrechnung durch. Das Programm berücksichtigt dabei eine Vielzahl an Parametern, wie Vertragslaufzeiten, Deckungsbeiträge, Umsätze und Agios um Provisionseinheiten zu ermitteln. Diese werden den Mitarbeitern zugewiesen – das können branchenspezifisch Vertriebsmitarbeiter, Vermittler und Berater oder auch Consultants sein. Auch eine Aufteilung auf mehrere Provisionsempfänger ist möglich, ein Strukturvertrieb ist in Microsoft Dynamics 365 for Sales auf diese Weise abbildbar.

Die Abrechnung von Provisionen erfolgt in periodischen Abständen, wobei die Zahlungen an die Provisionsempfänger durchaus von den Zahlungen der Kunden abhängig gemacht werden können. Voraussetzung ist nur, dass sämtliche Provisionsempfänger im CRM-System als Mitarbeiter gelistet (externe und interne Mitarbeiter, Lieferanten) und die entsprechenden Provisionsdaten und -einheiten hinterlegt sind.

Die Berechnung des Provisionsanteils erfolgt ausschließlich über die Provisionsbasis, sprich die Produkte und Provisionstypen, für welche es mit dem Vertriebsmitarbeiter eine Vereinbarung gibt. So gibt es für jeden Mitarbeiter eine eigene Provisionsbasis, anhand dieser die Abrechnung für Produkte und Arbeitszeiten erfolgt. Bei umsatzabhängigen Provisionen wird zumeist die Relation zu einem Produkt und/oder einem Provisionstyp herangezogen, wobei das Produkt vorrangig behandelt wird. Der Einheitendivisor regelt, welche Prozentsätze an den Provisionsempfänger weiter gegeben werden.

Im Auftrag können mehrere Provisionsempfänger eingetragen werden, wobei ein Aufteilungsprozentsatz dann je nach Provisionsrolle die Höhe des Provisionsbetrags regelt. Im Strukturvertrieb ergibt sich die Provision aus der Hierarchie. Die Provision errechnet sich aus der Differenz zwischen den Ebenen. Alle diese Details werden für einen Mitarbeiter in der Provisionsbasis dokumentiert und gleich einer Regel für die Abrechnung durch UniPRO/Commission festgelegt.

Nach dem Durchführen der Berechnung stehen die Provisionsbeträge für jene Empfänger bereit, deren Anspruch sich unmittelbar aus den Auftragsdaten errechnen lässt. Ist festgelegt, dass die tatsächlichen Provisionen sich aus Rechnungen ergeben, so ermittelt UniPRO/Commission bei der Fakturierung. Mögliche Provisionstypen sind Abschluss- und Folgeprovisionen, das können unter anderem Tipp-, Akquisitions-, Vertriebs- und Ausführungsprovisionen sein.

UniPRO/Commission bietet Unidienst als alleinstehende App, sowie als Modul der eigenen Lösungen UniPRO/CRM+ERP, UniPRO/Software & Consulting und UniPRO/Finance an. Voraussetzung ist Microsoft Dynamics 365 for Sales, Online oder OnPremise.

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Preis- und Produktkonfiguration im Software- und Lizenzvertrieb

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Angebotskonfigurierung mit UniPRO/Configurator

Zügige und fehlerfreie Angebotserstellung, mittlerweile ein großes Thema für IT- und Softwareunternehmen. Die Vielzahl an Apps und Solutions, Versionen und Releases, Upgrades, Updates und Features fordern dem Vertrieb hohes Produktwissen und strukturiertes Vorgehen in der Kundenbetreuung ab.

Mit dem UniPRO/Configurator muss nicht zwangsläufig eine Produktion angestoßen werden. Auch wenn CPQ (Configure, Price, Quote) ein wichtiges Stichwort ist und vorrangig in den Zusammenhang mit Produktionsunternehmen gebracht wird. Es ist zu kurz gedacht, den Konfigurator allein im ERP-Umfeld zu sehen. Unidienst-Kunden, die UniPRO/Software & Consulting einsetzen, verwenden den UniPRO/Configurator in der Angebots- bzw. Auftragsbearbeitung – dem Vertrieb von Kundenlizenzen.

Bei der Angebotslegung unterstützt der Konfigurator die Kollegen im Vertrieb, indem er per Dialog sämtliche Details so lange abfragt, bis dem Kunden aus dem Produktportfolio des Unternehmens das optimale Softwarebündel genannt werden kann. Er generiert neben den Produktdaten auch die für den Angebotsbeleg vorgesehenen produktspezifischen Positionstexte. Gerade hier gibt es einige Neuerungen – so können nun Produktdetails in einzelne Positionen aufgesplittet werden. Lizenzfeatures und Zusatzprodukte bilden mit dem „Hauptprodukt“ ein Bündel, können aber bei Bedarf gesondert auf einem Beleg angedruckt und in der Preisberechnung extra gehandhabt werden. Abhängig von der Kundensprache erstellt der UniPRO/Configurator für diese komplexen, variantenreichen Produkte sprachabhängige Belegtexte.

Anwender, die mit dem UniPRO/Configurator Kundenlizenzen verkaufen, konfigurieren zusammen mit den Lizenzen auch Lizenzfeatures. Sind bei Bestandskunden Produktupdates oder -upgrades für vorhandene Lizenzen gefordert, führt der Konfigurator diese durch und bezieht sich dabei auf die beim Kunden vorhandenen Lizenzen, indem die Seriennummer berücksichtigt wird.

Es ist möglich, Angebotspositionen mit auftragsspezifischen Konfigurationsprodukten zu kopieren. Dabei werden nicht nur die Eingaben in den Angebotspositionen übernommen, sondern auch die dahinter liegenden Konfigurationsdaten. Auf diese Weise ist der Prozess, einem Kunden ein identisches Angebot zukommen zu lassen, unterstützt.

Preise werden bei konfigurierbaren Produkten rein über den UniPRO/Configurator bestimmt. Er berechnet den Gesamtpreis, auf der Basis der durch den Anwender hinzugefügten Produkteigenschaften und Ausführungen. Das gilt auch für Rabatte, insgesamt sind bis zu vier verschiedene Rabatte je Komponente anwendbar. Bei gesplitteten Angebotspositionen können optionale Produkte und Zusatzprodukte bei der Berechnung des Gesamtpreises gesondert behandelt werden, für einen entsprechenden Belegdruck stehen die hierfür notwendigen Daten bereit. Entscheidet sich der Interessent für einen Kauf, so werden die konfigurierten Angebotsdaten direkt in den Auftrag übernommen.

Unidienst bietet den UniPRO/Configurator als App an, Voraussetzung ist Microsoft Dynamics 365 for Sales – Online oder OnPremise! In die Lösung UniPRO/Software & Consulting ist die Anwendung nahtlos integrierbar, Lizenzen sind nur für die Kollegen im Vertrieb notwendig, die für die Angebotslegung variantenreicher Produkte zuständig sind.

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Vermögensverwalter erhalten Bestands- und Transaktionsdaten direkt in UniPRO/Asset Management

Vermögensverwalter erhalten Bestands- und Transaktionsdaten direkt in UniPRO/Asset Management

Bankdaten in das CRM-System importieren (Bildquelle: (c) Uwe Merkel)

Mit UniPRO/Asset Management bietet Unidienst eine Business Solution für Vermögensverwalter und Honorarberater, welche Performanceberechnung und Honorarabrechnung beinhaltet. Die Basis sind die Depots- und Bestandsanalysen, die Bestands- und Transaktionsdaten kontoführender Banken voraussetzen. Für deren automatisierten Import entwickelte Unidienst ein entsprechendes Transfertool – UniPRO/Transaction.

Um Bestands- und Transaktionsdaten mit UniPRO/Asset Management zu verarbeiten, werden die Daten von den kontoführenden Banken an einem definierten Speicherort abgelegt und mit dem Transfertool UniPRO/Transaction übernommen. Sind im CRM-System dann Portfoliobestand, Portfoliotransaktionen und Portfoliohistorie aktualisiert, ist es möglich Provisionen und Honorare zu berechnen.

Über Mapping-Dateien wird bestimmt, welche Details aus den Bestands- und Transaktionsdaten nach UniPRO/Asset Management übertragen und dort weiter verarbeitet werden. Bestehende Zuweisungen gibt es zur Augsburger Aktienbank (AAB), DAB BNP PARIBAS, ebase, Capital Bank, comdirect, Fondsdepot Bank und FIL Fondsbank GmbH (FFB). UniPRO/Transaction sieht vor, auch individuelle Mappings zu verarbeiten. So können Vermögensverwalter die kontoführenden Banken anbinden, mit denen sie zusammenarbeiten. Das Transfer-Tool holt die Daten über HTTP, HTTPS, FTP, FTPS, SFTP oder direkt von einer Festplatten-Partition ab.

Die importierten Bestands- und Transaktionsdaten werden in UniPRO/Asset Management im Portfoliobestand oder in der Portfoliohistorie eingetragen, als Basis für die Berechnung der Bestandsprovisionen oder Provisionserstattungen. Das Importprogramm ermöglicht bei Bedarf wiederholte Importe, etwa um bestehende Daten zu aktualisieren. Bei jedem Import erfolgt eine Prüfung auf bestehende Datensätze, auf vorhandene Verträge und Vertragsdetails, damit die Bankdaten korrekt zugewiesen werden und keine Dopplung entsteht. Verarbeitete Dateien können sofort im Archiv auf Microsoft SharePoint automatisch abgelegt werden.

Abhängig von der Honorarart – bestimmt in der Honorarvereinbarung für die Berater, kontoführenden Banken, Lizenzgeber oder für ein Haftungsdach – werden abschließend zum Monatsultimo Performances und Performance Fees, Verwaltungsgebühren, Eintrittsgebühren, Kontoführungsgebühren festgestellt und die Fakturierung angestoßen.

Die Lösung UniPRO/Asset Management für Vermögensverwalter und Honorarberater ist eine aufbauende Komponente zur Branchenlösung UniPRO/Finance. Basis ist Microsoft Dynamics 365 for Sales, die Bereitstellung kann sowohl für Online- als auch OnPremise-Kunden erfolgen. Das Transfertool UniPRO/Transaction ist ein erweiterndes Modul zum Import von Transaktionen und Beständen.

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Integriertes Lizenzmanagement für Microsoft Dynamics 365

Integriertes Lizenzmanagement für Microsoft Dynamics 365

Kundeninventar mit UniPRO/LicenseManagement

Mit UniPRO/Software & Consulting bietet Unidienst eine Business Solution für IT- und Softwareunternehmen. Diese erweitert den im CRM gern zitierten 360-Grad-Blick auf den Kunden um Lizenzverwaltung und Kundeninventar bei Softwareprodukten.

Das Bedürfnis, mit dem CRM-System IT-spezifische, verkaufte und installierte Produkte zu verwalten, entstammt nicht allein den eigenen Anforderungen des Freilassinger Software-Entwicklers Unidienst, sondern vielmehr jenen der heutigen IT-Landschaft: Schnell aufeinander folgenden Versionen und Releases. Der Mix mehrerer, verschiedener Komponenten und Apps bei einem Kunden. Und last but not least, der Schutz des geistigen Eigentums durch die Vergabe von Lizenzschlüsseln.

UniPRO/Software & Consulting baut auf Microsoft Dynamics 365 for Sales and Customer Service auf und bringt Geschäftsprozesse für Lizenzprodukte ein. Nicht nur durch die Abbildung der Produkte und Projekte inklusive ihrer Versionen, sondern mit dem Angebots- und Auftragswesen für Lizenzen, deren Wartung, Upgrades, Down Grades und Lizenzfeatures. Unidienst steuert neben den Entitäten zur Verwaltung der Details Funktionen bei, um Kundeninventare zu erstellen, Auslieferungsprozesse anzustoßen, Kosten zu fakturieren und Lizenzschlüssel zu versenden.

Software-Programme werden als Pakete zusammengefasst und mit sogenannten Features ausgestattet. Das wären etwa Programmkomponenten oder erweiternde Bausteine. Im Lizenzdatensatz werden Programme und Features, die beim Kunden eingesetzten IT-Systeme und Versionen zusammengefasst. Mit Anbindung eines externen, kundenseitigen Webservice kann eine Lizenzdatei erstellt und zusammen mit einem Lizenzschlüssel an den Kunden versandt werden – als Lizenzdokument per Mail oder Post samt Dongle.

Im UniPRO/LicenseManagement werden je nach Lizenztyp (Single License, Multi License, Network License und Nodelocked License) Lizenzdatensätze und Lizenzfeatures zu einem Kunden angelegt und verknüpft mit dem Kundeninventar. Mit einem Blick erkennen die Kollegen in Vertrieb und Service, welche Programme der Kunde in Verwendung und Wartung hat. Ablaufende Wartungsverträge können sie prompt verlängern, Softwareupdates anregen und bei Auslieferung Lieferscheine erstellen. Die lizenz-spezifische Preisberechnung für Pflegelieferungen ist für die Rechnungslegung heranzuziehen.

Unabhängig davon ob Sie Lizenzen für OnPremise oder Cloud anbieten, es sich um Kauf- oder Mietlizenzen handelt – mit der periodischen Auftragsabrechnung erfolgt die Fakturierung für alle fälligen Aufträge automatisiert; u.a. per Monat, Quartal, Jahr.

UniPRO/LicenseManagement ist Bestandteil von UniPRO/Software & Consulting und eignet sich für Unternehmen aus IT und Software, die branchenspezifische Geschäftsprozesse für Customer Relationship Management schätzen. Die Bereitstellung setzt Microsoft Dynamics 365 for Sales and Customer Service – Online oder OnPremise – voraus. Bei variantenreichen Produkten empfiehlt sich der Einsatz des UniPRO/Configurators, den Produkt- und Angebotskonfigurator von Unidienst, der mit UniPRO/LicenseManagement Hand in Hand arbeitet.

Die Unidienst GmbH Informationsdienst für Unternehmungen mit Sitz in Freilassing ist bereits seit 1974 als Unternehmensberatung und Softwareentwickler tätig. Seit 2003 plant und realisiert Unidienst kundenindividuelle CRM- und xRM-Projekte für mittelständische und große Unternehmen..

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Computer IT Software

Serviceeinsätze effizient organisieren

Serviceeinsätze effizient organisieren

Serviceeinsätze effizient organisieren (Bildquelle: (c) Corbis)

Kundenzufriedenheit durch schnelle und reibungslose Serviceeinsätze. Mit dem Serviceschein für Dynamics 365 for Sales and Customer Service steuert der Disponent einen Servicefall von der erstmaligen Kontaktaufnahme durch den Kunden, über den Besuch des Technikers bis hin zur Fakturierung von Leistung und Material.

Ein volldigitaler Prozess, bei dem der Disponent von der Anlage einer Serviceanfrage bis zu deren Abschluss die Zügel in der Hand behält. Das war das Ziel von Unidienst beim App UniPRO/IncidentManagement, dem Serviceschein für Dynamics 365. Papierlos und automatisiert – für straffe interne und externe Abläufe bei der Behebung von Defekten, bei Implementierungen, Service- und Wartungsarbeiten.

Die Kundenanfragen werden im Servicecenter entgegengenommen – egal ob First, Second oder Third Level – und bereits zeitgleich mit dem Kundengespräch Serviceanfrage und -aktivität generiert. Gerade bei Bestandskunden überzeugt die Arbeit mit einem CRM-System, da neben den Kundendaten bereits die Details der Geräte vor Ort parat sind. Auf der Basis dieses Kundeninventars, wird in der Serviceanfrage bereits auf die Anforderungen der Gerätschaft Bezug genommen. Es ist deswegen ein Leichtes, den am besten für den Servicefall qualifizierten Techniker einzusetzen. Über die Serviceaktivität in Dynamics 365 werden dessen Dienstleistungen nach notwendiger Zeit reserviert und abgerechnet.

Noch während sich Disponent und Kunde über den Termin vor Ort abstimmen, erfolgt eine Abfrage auf die Verfügbarkeit des Technikers. Die Disponenten reagieren so auf Dringlichkeiten oder Terminwünsche – sie vermitteln den passenden und schnellst möglichen Termin. Zentral ist, dass die Kollegen im Servicecenter aussagekräftige Details zum Servicefall abfragen, damit die Applikation UniPRO/IncidentManagement in der Entität Serviceschein sämtliche notwendigen Werte und Informationen bereitstellen kann. Und zwar nicht nur für die Behebung von Defekten, sondern auch für Implementierungen, Service oder Wartung.

Das Kundeninventar – mit der Identifikation des betroffenen Geräts werden automatisch die technischen Daten hierfür aufbereitet: Einerseits Material, Ersatzteile bei Ein- und Ausbauten. Andererseits Messwerte und Wissensdatenbank-Artikel zur Unterstützung der Techniker bei der Problemfindung und -korrektur.

Resultieren aus dem Kundengespräch vorab schon Hinweise für einen notwendigen Materialtausch, regelt der Disponent die Materialbeistellung innerhalb der Serviceaktivität. Auf Basis der technischen Daten der Geräte bestimmt er die Ersatzteile und wie sie zum Kunden kommen: per Spedition oder Post bis zu einem definierten Fälligkeitsdatum.

Zusammengeführt werden sämtliche Daten in der Entität Serviceschein – der Entität, über welche sich Disponenten und Techniker austauschen: UniPRO/IncidentManagement gibt diese automatisiert an die Techniker aus, entweder über Microsoft Dynamics 365 in genannter Entität oder als Excel-Datei per E-Mail bzw. Outlook-Kalendereintrag.

Dem Kundenbesuch folgt der Abschluss der Serviceaktivität. Prompt erfolgt die Fakturierung auf der Grundlage der Rückmeldung des Technikers zu Materialeinsatz und Arbeitszeit. Aus dem Serviceschein-Datensatz heraus erzeugt das App die zugehörigen Rechnungspositionen.

UniPRO/IncidentManagement ist für Dynamics 365 for Sales and Customer Service für Online- und OnPremise-Varianten verfügbar. Für die Disponenten sind die Lizenzen für Dynamics 365 und den Serviceschein notwendig. Für die Techniker ist eine Dynamics 365 Lizenz nicht zwingend erforderlich.

Die Unidienst GmbH Informationsdienst für Unternehmungen mit Sitz in Freilassing ist bereits seit 1974 als Unternehmensberatung und Softwareentwickler tätig. Als Partner für Microsoft Dynamics 365, plant und realisiert Unidienst als einer der ersten deutschen Microsoft Partner seit 2003 kundenindividuelle CRM- und xRM-Projekte für mittelständische und große Unternehmen.

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