Tag Archives: Document Management System

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Secure Mobile and PC-Based File Archiving and Management

Scanning, archiving, managing all files and data in a revision-secure document archive.

Secure Mobile and PC-Based File Archiving and Management

ecoDMS Archive significantly optimises document archiving and management.

Aachen, March 2017. The ecoDMS software from Aachen is said to be the cheapest and most popular archiving system for scanning, archiving, managing and retrieving any types of files and data. The installation, setup and application of this client-server system is simple and user-friendly. The affordable price at a one-off 69 Euro per license for the entire system, including integrated full-text indexing and interfaces for Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird and Outlook, is very impressive. At www.ecodms.de all software components and manuals are available for download in the download area.

ecoDMS Archive significantly optimises document archiving and management. With just a few mouse-clicks the documents are archived, automatically full-text-indexed and, if required, also categorised without any interaction by the user. Intelligent document recognition automatically determines document affiliation and stores the files in the correct place and for the specified users.

Users can store virtually all file formats in ecoDMS Archive. There is no limitation on storage volume. The archive can be accessed as a local installation, via network, through the web and via mobile app. The desktop application offers a perfect overview of the stored documents and data in the network or locally on the PC. Those who want to access archived data while travelling can find their data files via ecoDMS mobile app. Via web client it is possible to retrieve data through the different web browsers. ecoDMS is a cross-platform application which can run on Windows, Ubuntu, Debian, MacOS, Raspberry Pi, Docker (incl. QNAP & Synology NAS), Android and iOS.

ecoDMS automatically full-text indexes the files and their metadata during the archiving process. For this process ecoDMS uses the free OpenSource component „Tesseract“. Using the integrated full-text search, the indexed documents can be retrieved within seconds. Searching for documents works like googling. Users merely need to enter the required search term and ecoDMS immediately displays the results, including a preview for PDF files.

Access permissions and classifications can be assigned to each document and each ecoDMS folder. The qualified access privileges system ensures the privacy of the archived data and allows specific data assignment. The classification feature categorises documents within the system and assigns the appropriate classification attributes, such as date, document type, status, and many more.

ecoDMS GmbH are pioneering an entirely new way of electronically archiving paper documents, digital files and emails. Being the lowest priced archiving system in the world, ecoDMS Archive is the standard for cross-platform, long-term, revision-secure document archiving. The software convinces with simple operation, state-of-the-art technology and powerful functions.

The Aachen-based software company is part of the renowned applord group, which has specialised on further developing and modernising digital processes as software services provider for large companies since 2001.

Prospective purchasers can download the ecoDMS software for free in the download area at www.ecodms.de Following the installation, users can test the archive for a trial period of 30 days. After the expiry of the demo version, the functional scope is reduced and the software continues to function as the Free4Three edition. This can be used for free by private users. To activate the full version, users can purchase a licence in the ecoDMS online shop. The number of required licenses depends on the simultaneous connections to ecoDMS Archive. The one-time price per simultaneous access is 69 Euro including 19% VAT. The licence term is unlimited for the respective ecoDMS version, regardless of the number of documents archived.

For a quick understanding of the software, free training videos are available with extensive user documentation. For this and more free information, please visit the ecoDMS website.

ecoDMS GmbH, together with applord GmbH and appecon GmbH, form the unique service partnership of applord Holding Europe GmbH. From the development of custom software solutions to providing standardised software applications and handling large IT projects, the renowned business group from Aachen combines a broad scope of services and solutions.

The foundations for ecoDMS were laid in 2004 with the planning and implementation of a software programme for digital incoming email processing of a major customer. Based on the many years of experience in the field of document archiving and workflow, applord GmbH successfully implemented this project and developed the ecoDMS Server. This ecoDMS Server today forms the foundation of the ecoDMS archiving software.

The overwhelming popularity and a constantly growing customer base initiated the founding of ecoDMS GmbH. As of October 1, 2014, all distribution rights of the ecoDMS software package of applord GmbH have been transferred to ecoDMS GmbH.

The Aachen software company has been offering archiving software for private users, small-to-medium-sized businesses and large corporations. Powerful and practice-oriented functions, state-of-the-art technologies, platform-independent components, user-friendly interface and fair pricing are already inspiring thousands of customers in Germany, Austria, Switzerland and other European countries. More than half of those are business customers of various sizes and from varying sectors of industry.

ecoDMS GmbH is renowned for its high degree of quality and service. Young, modern, and full of fervour, the company opens up new avenues in document archiving. A strong, motivated team is offering perfect all-round service. Sales, development and support: All under one roof.

Kontakt
ecoDMS GmbH
Andrea Warmuth
Salierallee 18a
52066 Aachen
0049 241 47572 01
news@ecodms.de
https://www.ecodms.de

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Legally Compliant and Revision-Secure Document Archiving

Legally-compliant and revision-secure archiving of files and information with the electronic document archive.

Legally Compliant and Revision-Secure Document Archiving

ecoDMS is one of the great success projects of the renowned applord group.

Aachen, January 2017. The archiving system with the lowest price worldwide comes from Aachen. The ecoDMS software is considered to be the standard for long-term, revision-secure document archiving.

ecoDMS is one of the great success projects of the renowned applord group. Based on long-term experience in document archiving and workflow, software developer applord GmbH developed ecoDMS Server, thus creating the basis for a unique archiving solution. ecoDMS has since been employed successfully by thousands of companies and private customers. This sensational success led to the founding of the homonymous company ecoDMS GmbH in 2014. Together with applord and appecon, ecoDMS today forms the unique service partnership of applord Holding Europe GmbH.

With ecoDMS, private users and companies of any size and industry can inexpensively, securely and easily benefit from the advantages of modern document archiving. The document management system archives all files and information in a central electronic document archive. The software fulfils the technical requirements of revision-secure archiving, thus securing the long-term availability and confidentiality of any amount of data.

ecoDMS Archive is a software that is easily affordable and easy to use for everyone. A fair licence price, without compulsory additional costs at full functionality, is one of the essential characteristics. ecoDMS is the first archiving system for the broad masses. The low purchasing price of 60 Euro per licence for the entire document archive including full-text recognition and all Office, email and mobile plugins is paid only once and is non-recurring. Easy operation and cross-platform application under Windows, Ubuntu, Debian, MacOS, Raspbian, Synology, QNAP, Android and iOS turn ecoDMS into a well-rounded software.

Paper documents, emails, contracts, PDFs, drawings, Office documents, tables, images, music, videos, letters, any files and information can be stored with this cross-platform archiving system in a legally compliant and revision-secure way.

With just a few mouse-clicks the documents are archived, automatically full-text-indexed and categorised, if required. Intelligent document recognition automatically determines document affiliation and stores the file in the correct place and for the specified users.

The document archive is easy to access within seconds via desktop client, smart phone, tablet or web interface. Retrieving the archived data is as easy as googling.

ecoDMS also takes care of the confidentiality of documents when archiving. For each folder and each document, users or administrators can assign individual access permissions. To maintain revision-security, ecoDMS also has a history function. The history function automatically logs the processing and archiving steps in a file.

ecoDMS can be used by any number of users simultaneously and offers unlimited space for documents. Paper documents are simply scanned in with a document scanner. ecoDMS has plugins for popular Office applications, such as Microsoft Office, LibreOffice and OpenOffice. These can be installed in a few steps and allow direct archiving from these applications. The Office files can then be processed further and saved as a new version with the integrated version management. There are also specific addons that enable email archiving from Microsoft Outlook and Mozilla Thunderbird.

The virtual PDF/A printer is also particularly useful. It allows easy archiving of documents from printable applications, such as image processing software, graphics applications and accounting software, in PDF/A format. All it requires is a simple click on the print function of the respective programme.

In the ecoDMS online shop at www.ecodms.de, customers can purchase licences and support at fair prices. The software is immediately dispatched via e-mail. Any product, pricing and sales information is freely accessible at ecoDMS.de. There are also free training videos available. Moreover, ecoDMS can be tested for a period of 30 days for free and without obligations. The Free4Three Edition is a free version for private users.

ecoDMS GmbH, together with applord GmbH and appecon GmbH, form the unique service partnership of applord Holding Europe GmbH. From the development of custom software solutions to providing standardised software applications and handling large IT projects, the renowned business group from Aachen combines a broad scope of services and solutions.

The foundations for ecoDMS were laid in 2004 with the planning and implementation of a software programme for digital incoming email processing of a major customer. Based on the many years of experience in the field of document archiving and workflow, applord GmbH successfully implemented this project and developed the ecoDMS Server. This ecoDMS Server today forms the foundation of the ecoDMS archiving software.

The overwhelming popularity and a constantly growing customer base initiated the founding of ecoDMS GmbH. As of October 1, 2014, all distribution rights of the ecoDMS software package of applord GmbH have been transferred to ecoDMS GmbH.

The Aachen software company has been offering archiving software for private users, small-to-medium-sized businesses and large corporations. Powerful and practice-oriented functions, state-of-the-art technologies, platform-independent components, user-friendly interface and fair pricing are already inspiring thousands of customers in Germany, Austria, Switzerland and other European countries. More than half of those are business customers of various sizes and from varying sectors of industry.

ecoDMS GmbH is renowned for its high degree of quality and service. Young, modern, and full of fervour, the company opens up new avenues in document archiving. A strong, motivated team is offering perfect all-round service. Sales, development and support: All under one roof.

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Donau System Partners entscheidet sich für M-Files

M-Files EIM wird zentrale Lösung für Dokumentenmanagement, Projektabwicklung und CRM. 360-Grad-Sicht auf alle Dokumente und Projektdaten unterstützt das Beratungsgeschäft.

Donau System Partners entscheidet sich für M-Files

M-Files steigert Effizienz in der Unternehmensberatung

Ratingen (D), 22.11.2016. – M-Files, ein führender Anbieter von Lösungen, die das Management von Dokumenten und anderen Informationen drastisch verbessern, gibt gemeinsam mit seinem Partner fido GmbH & Co. KG aus Rottenburg bekannt, dass sich die Unternehmensberatung Donau System Partners aus Mühlheim an der Donau für M-Files EIM als zentrale Lösung für das Informationsmanagement entschieden hat. Die Implementierung des neuen Informationsmanagements wurde vor kurzem erfolgreich abgeschlossen und durch den M-Files-Partner fido begleitet.

Beratungsgeschäft erfordert ganzheitlichen Ansatz für Informationsmanagement

Für Beratungsunternehmen sind Effizienz und Qualität in den eigenen Prozessen der Schlüssel zum Erfolg. Um die Informationen aus dem stetig wachsenden Geschäft sicher und effizient verwalten zu können, suchte Donau System Partners nach einer neuen Lösung für das Informationsmanagement. Im Consulting-Alltag ist eine 360-Grad-Sicht auf alle Unterlagen mit Bezug zum jeweiligen Thema sowie zum Projekt und Kunden notwendig. Dies erfordert – je nach Situation und Fragestellung – unterschiedliche Sichten auf die Informationen.
Die bisher verwendete Ablage in klassischen Ordnerstrukturen auf File-Servern machte die Nutzung von Informationen umständlich. Für viele Fragestellungen war es notwendig, mehrere Ordner einzusehen und Inhalte und Versionen zu vergleichen. Die bisherige Lösung behinderte das Wachstum des Unternehmens, da sich neue Mitarbeiter erst mühsam in die wenig intuitive Form der Ablage einarbeiten mussten. Eine wesentliche Forderung an das neue System war daher, dass es durch bestmöglichen Ease-of-use hilft, Fehler zu vermeiden und dabei so einfach und angenehm in der Benutzung ist, dass keine parallelen Ablagesysteme entstehen.
„Ein effizientes Informationsmanagement ist für unser Beratungsgeschäft entscheidend“, sagt Yannick Schulz, Chief Technology Officer bei Donau System Partners. „Ohne einen umfassenden Überblick über alle relevanten Unterlagen und einen schnellen Zugriff auf notwendige Informationen, können unsere Berater nicht die Effizienz und Professionalität zeigen, für die wir stehen.“

Zentraler Zugriff im Fokus – auch mobil

Mit M-Files ist die Verwaltung von Kunden, Projekten und Verträgen in einem System zentralisiert und stehen für einen sicheren, einheitlichen und bedarfsgerechten Zugriff bereit. Allen Informationen – Dokumenten, aber auch anderen Projektinformationen – können einfach Metadaten zugeordnet werden können, um beliebige strukturierte Sichten und Recherchen zu ermöglichen. Alle Dokumente sind mit einer leistungsstarken Suchfunktion sowohl über Metadaten als auch im Volltext durchsuchbar. Dabei werden auch gescannte Textdokumente durch die Umwandlung von Bild in Text mittels OCR mit M-Files in die Suche einbezogen. auf alle Dokumente und Kundenunterlagen stand bei der Auswahl der neuen Lösung im Fokus.
Die Beratung der Kunden von Donau Systems Partners erfolgt häufig beim Kunden vor Ort. Folglich müssen Mitarbeiter und Consultants auch beim Kunden Zugriff auf alle Dokumente haben, um in Kundengesprächen souverän, professionell und flexibel agieren zu können. Durch den Webzugriff und die nativen Apps für Smartphones und Tablets erlaubt es M-Files, die Dokumente auch mobil einsehen und bearbeiten zu können. Das steigert die Produktivität der Mitarbeiter in der Beratung ungemein.
Neben dem mobilen Online-Zugriff über Laptop, Tablet und Smartphone wurde auch ein Offline-Zugriff auf die Kundenakten gefordert und mit M-Files umgesetzt. Änderungen im Offline-Betrieb werden selbstverständlich synchronisiert, wenn wieder Zugang zum zentralen Repository besteht.

Einfache Migration und kontinuierliche Verbesserung durch den Kunden

Die Migration der bestehenden Informationen nach M-Files verlief reibungslos. Aus den bisherigen Ablageordnern im Filesystem wurden die Dateien und Dokumente per Drag & Drop nach M-Files überführt. Dabei konnten bisherige Ordnungskriterien aus der Ordnerstruktur einfach in Metadaten übersetzt und neue Metadaten ergänzt werden.
M-Files ist so einfach in der Konfiguration, dass Donau System Partners die notwendigen Strukturen leicht selbst angelegen konnte. Das Beratungshaus kann nun eigenständig das Informationsmanagement flexibel und kontinuierlich an neue oder veränderte Prozesse anpassen. So kommen immer neue Anwendungsfälle hinzu. Im Moment wird das gesamte Kundenbeziehungsmanagement (CRM) auf der Basis von M-Files umgesetzt.
„Wir sind begeistert, wie einfach sich M-Files von uns an unsere Anforderungen anpassen lässt“, sagt Yannick Schulz. „Dass wir mit M-Files nun auch unsere CRM-Anforderungen umsetzen können, ist ein klarer Vorteil für uns. So lassen sich die Prozesse aus CRM und Informationsmanagement einfach verzahnen.“

Interne Verwaltung profitiert auch von M-Files

Auch losgelöst vom externen Beratungsgeschäft wurde das Informationsmanagement in der internen Verwaltung verbessert. So werden die umfangreichen Reportingfunktionen von M-Files nicht nur bei der Auswertung von Kundenprojekten genutzt, sondern auch intern.
Für die Abrechnung und Vertragsverwaltung werden die Aufwände in M-Files projektbezogen erfasst und ausgewertet. So können Zeitkontingente und Vertragsgegenstände kontinuierlich überwacht und der Abrechnungsprozess mit den Kunden damit deutlich effizienter gestaltet werden. Alle internen Abteilungen profitieren von den verbesserten Suchmöglichkeiten durch die Digitalisierung. Die in M-Files abgebildete Archivierung von geschäftlichen Unterlagen erfüllt zudem die gesetzlichen Anforderungen.
„M-Files hat unsere Erwartungen an das neue Informationsmanagement weit übertroffen. Unsere Berater und Mitarbeiter profitieren von der neuen Transparenz in den Informationen und können sich auf das konzentrieren, was zählt – die Beratung und den Service für unsere Kunden“, fasst Yannick Schulz die Erfahrungen mit M-Files zusammen.
„Donau Systems Partners ist ein schönes Beispiel dafür, wie Unternehmen aus alten Ablagestrukturen ausbrechen und mit dem flexiblen Ansatz für Informationsmanagement von M-Files Qualität, Effizienz und damit auch den Ertrag steigern können“ ergänzt Christopher Schaffert, Leiter Business Solutions bei fido.

Mehr Informationen zum Angebot von fido rund um das Thema Dokumentenmanagement finden sich hier:
http://www.fido-buerosysteme.de
Auf der M-Files-Website finden Interessenten auch eine Guided Tour zum Produkt:
https://www.m-files.com/de/tour

M-Files, gegründet 1989 in Finnland, ist ein führender Anbieter von Enterprise Information Management (EIM), Enterprise Content Management (ECM) und Document Management Systems (DMS).
Die Lösungen von M-Files helfen Unternehmen, Informationssilos aufzulösen, ihren Mitarbeitern einen einfacheren Zugang zu Informationen bereitzustellen, Prozesse effizienter zu gestalten und Compliance sicherzustellen. M-Files EIM basiert auf dem revolutionären Ansatz, das „Was“ bei der Speicherung von Dokumenten in den Mittelpunkt zu stellen, anstatt sich auf das „Wo“ zu konzentrieren. Mit modernster Suchtechnologie, automatischer Klassifizierung und maschinellem Lernen ermöglicht M-Files eine intelligente Organisation von Informationen nach ihrem Wert.
Tausende von Kunden in mehr als 100 Ländern weltweit wie beispielsweise Elektra, OMV, NBC Universal und SAS nutzen täglich M-Files EIM erfolgreich, um ihre Produktivität zu erhöhen und um die Qualität und Einhaltung von regulatorischen oder gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen. Neben vielen Niederlassungen in Skandinavien, Westeuropa und Nordamerika verfügt M-Files über ein weltweites Netzwerk von mehr als 450 erfahrenen Partnern.
M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation.
Weitere Informationen unter www.m-files.de .

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jan.thijs.van.wijngaarden@m-files.com
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Computer IT Software

Studie von M-Files und AIIM zeigt Häufigkeit von Verletzungen der Informationssicherheit

Mangelhaft geschützte Netzwerkordner sind die größte Schwachstelle und verursachen häufig die unzulässige Offenlegung von vertraulichen Informationen.

Studie von M-Files und AIIM zeigt Häufigkeit von Verletzungen der Informationssicherheit

Studie von M-Files und AIIM zeigt Häufigkeit von Verletzungen der Informationssicherheit

Ratingen, 18. August 2016 – M-Files, ein führender Anbieter von Lösungen, die das Management von Dokumenten und anderen Informationen drastisch verbessern, gab heute die Ergebnisse einer Umfrage zur Verbreitung von Informationssicherheitslücken bekannt. Die internationale Umfrage mit Teilnehmern aus Nordamerika, Europa und anderen Teilen der Welt wurde gemeinsam mit dem US-Verband für Informations- und Bildmanagement (The Association for Information and Image Management, kurz AIIM) durchgeführt und macht deutlich, wie verbreitet Verstöße gegen die Informationssicherheit in Unternehmen und anderen Organisationen sind.

Die Umfrage ergab, dass 38 Prozent der Unternehmen einen oder mehr Vorfälle von mangelnder Informationssicherheit innerhalb des letzten Jahres hinnehmen mussten. Darüber hinaus hat fast ein Drittel (31 Prozent) der Befragten das Gefühl, dass ihr Unternehmen oder ihre Organisation nur unzureichende Bemühungen zum Schutz von vertraulichen und sensiblen Informationen tätigt. Dazu passend geben 36 Prozent zu Protokoll, dass es in ihrer Organisation keine formalen Richtlinien dafür gibt, wie Informationen zu speichern, zu verwalten und auszutauschen sind, oder dass ihnen solche Richtlinien nicht bekannt sind.

Die Umfrage zeigt jedoch auch, dass viele Unternehmen durchaus proaktive Schritte unternehmen, um dieser Verletzungen der Informationssicherheit Herr zu werden. Fast sechs von zehn Befragten (59 Prozent) gaben an, dass ihre Organisation innerhalb des letzten Jahres neue Informationssicherheitslösungen und/oder -systeme implementiert hat.

„Dass die Informationssicherheit auf breiter Front verletzt wird, kann als eine direkte Folge einer ineffektiven Informationsmanagementstrategie gesehen werden“, sagte Greg Milliken, Vice President of Marketing bei M-Files Corporation. „Es wird deutlich, dass die Unternehmen erheblich bessere Lösungen für das Informationsmanagement benötigen, die die erforderlichen Kontrollmechanismen und Sicherheitsmerkmale mitbringen müssen, um vertrauliche Informationen besser zu schützen, aber gleichzeitig dem berechtigten Nutzer die Informationen bereitzustellen, die er benötigt.“

„Unternehmen jeder Größe müssen das Thema Informationssicherheit erheblich ernster nehmen. Dabei muss die ganze Organisation – Menschen, Prozesse, Governance und Technologie – beleuchtet werden, um die Anforderungen an Sicherheit und Zugangskontrollen besser zu erfüllen“, sagt Bob Larrivee, Vice President und Chief Analyst von AIIM Research. „Es ist ebenso wichtig, dass die Nutzer die Bedeutung und den Wert von Informationssicherheit und Governance-Richtlinien erkennen und transparent wird, welche Rolle IT dabei spielt. Ebenso müssen sich die IT-Systeme klar an den Sicherheitsanforderungen des Unternehmens ausrichten, während sie gleichzeitig einen intuitiven Weg für die Benutzer bieten müssen, schnell und effizient auf die benötigten Informationen zugreifen zu können.“

Auf der Grundlage einer Onlinebefragung von AIIM-Mitgliedern auf der ganzen Welt lieferte die neue Studie im Detail auch folgende weitere Erkenntnisse:
Unzureichend gesicherte Dateiordner im Netzwerk sind nach Ansicht der meisten Befragten die Hauptursache für interne Verletzungen der Informationssicherheit des Unternehmens. Auch Unterlagen in Papierform (46 Prozent) und private File-Sharing-Anwendungen (44 Prozent) wurden als Schwachstellen genannt.

Auf die Frage, welche proaktiven Maßnahmen ihre Organisation durchgeführt hat, um potenzielle Verletzungen der Informationssicherheit zu verringern, gaben die Befragten folgende Antworten:
– 62 Prozent sagten, ihr Unternehmen habe formale Information-Governance-Richtlinien erstellt und an die Mitarbeiter kommuniziert.
– 59 Prozent haben Zugriffsrechte und andere Sicherheitseinstellungen geändert, um sensible Informationen besser zu schützen.
– 47 Prozent gaben an, ihr Unternehmen habe ein Enterprise Information Management (EIM), Enterprise Content Management (ECM) oder Document Management System (DMS) eingeführt.

Mitarbeiter von Unternehmen, die bereits formale Richtlinien für das Speichern, Verwalten und Nutzen von Informationen etabliert haben, wurden zudem spezifisch befragt.
– 76 Prozent gaben an, dass Mitarbeiter verpflichtet sind, die Richtlinien für das Information Management zu lesen und zu beachten.
– 71 Prozent gaben an, dass ihr Unternehmen EIM, ECM oder ein DMS nutzt.
– 65 Prozent gaben an, dass ihr Unternehmen spezielle Trainingsmaßnahmen oder Unterweisungen für Richtlinien und Prozesse nutzt.

AIIM und M-Files werden die umfassenden Ergebnisse der Umfrage in einer Reihe von englischsprachigen Artikeln aufbereiten und veröffentlichen. Der erste Artikel kann unter folgendem Link kostenfrei bezogen werden: http://info.aiim.org/information-security-checking-the-locks

Mehr zum Thema Informationssicherheit findet sich auch auf der Website von M-Files:
http://www.m-files.com/de/m-files-security

Über AIIM (Association for Information and Image Management)

AIIM vertritt seit 70 Jahren die Anliegen von Experten für Informationsmanagement. Die Associaction sieht ihre Aufgabe darin, insbesondere in Zeiten von sozialen Medien, mobiler Informationsnutzung, Cloud Computing und Big Data sicherzustellen, dass ihre Mitglieder und externe Experten die aktuellen und zukünftigen Herausforderungen an das Management von Informationen verstehen. Gegründet im Jahre 1943, baut AIIM auf ein starkes Erbe im Bereich der Forschung und des Mitgliederservices auf. Heute ist AIIM eine global agierende, gemeinnützige Organisation, die unabhängige Forschung betreibt und Bildung sowie Zertifizierungsprogramme für Informationsspezialisten anbietet. AIIM repräsentiert die Information Management Community mit Programmen und Inhalten für Praktiker, Technologieanbieter, Integratoren und Berater. Weitere Informationen finden Sie unter: www.aiim.org

M-Files, gegründet 1989 in Finnland, ist ein führender Anbieter von Enterprise Information Management (EIM), Enterprise Content Management (ECM) und Document Management Systems (DMS).
Die Lösungen von M-Files helfen Unternehmen, Informationssilos aufzulösen, ihren Mitarbeitern einen einfacheren Zugang zu Informationen bereitzustellen, Prozesse effizienter zu gestalten und Compliance sicherzustellen. M-Files EIM basiert auf dem revolutionären Ansatz, das „Was“ bei der Speicherung von Dokumenten in den Mittelpunkt zu stellen, anstatt sich auf das „Wo“ zu konzentrieren. Mit modernster Suchtechnologie, automatischer Klassifizierung und maschinellem Lernen ermöglicht M-Files eine intelligente Organisation von Informationen nach ihrem Wert.
Tausende von Kunden in mehr als 100 Ländern weltweit wie beispielsweise Elektra, OMV, NBC Universal und SAS nutzen täglich M-Files EIM erfolgreich, um ihre Produktivität zu erhöhen und um die Qualität und Einhaltung von regulatorischen oder gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen. Neben vielen Niederlassungen in Skandinavien, Westeuropa und Nordamerika verfügt M-Files über ein weltweites Netzwerk von mehr als 450 erfahrenen Partnern.
M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation.
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Computer Information Telecommunications

Digitalisation 2.0: Low Cost, State-of-the-Art Archiving with ecoDMS

Digital Storage of Documents, Files, Records and Papers in a Central, Modern Archive

Digitalisation 2.0: Low Cost, State-of-the-Art Archiving with ecoDMS

Digital Storage of Documents, Files, Records and Papers in ecODMS

Aachen, Germany, September 2015. „The cleverest DMS of all times“ is the motto under which ecoDMS GmbH is offering an entirely new generation of archiving system with its own archiving solution ecoDMS. The document management system convinces with intelligence, ease and mobility. The fair pricing concept makes the application of ecoDMS interesting to private users and small businesses.

ecoDMS is an archiving software which includes all key functions of a document management system. ecoDMS is developed, supported and distributed by ecoDMS GmbH. ecoDMS GmbH is a company of the renowned Aachen IT group applord Holding Europe GmbH.

ecoDMS can be customised for the user’s documents, structures and number and type of users. This also applies to the intelligent template designer. It automatically recognises documents, enters the data in the right place and fills in the required classifications. There is also an option available for entirely automatic background archiving. The documents then merely need to be transferred to the archive. The system assigns and archives automatically when it recognises a suitable template. The template is created by the user via the ecoDMS user interface. This function speeds up and simplifies the archiving process immensely. The files, for example, only need to be dragged into ecoDMS with the mouse. When the recognition is successful, the system completes the process automatically.

With ecoDMS users can store any type of file format and any amount of data. Being a client-server system, all information is saved in a postgreSQL database. This is part of the ecoDMS installation and does not require any prior database and/or server knowledge. All files and settings are safely stored on the customer’s PC and not on third party servers or at the manufacturer. ecoDMS can either be used locally on an individual computer or in a network. The installation is completed quickly and easily.

The documents easily find their way into the archive. Paper documents merely need to be scanned with a document scanner. E-mails can be archived directly from Outlook or Thunderbird. This is done with the integrated ecoDMS email add-on. For Office documents there is also a dedicated plugin. It allows direct archiving from MS Word, Excel, PowerPoint and from LibreOffice Calc, Writer and Impress. A PDF/A printer is the interface for any third party printing applications. Moreover, data already on the PC can easily be dragged and dropped into ecoDMS. All documents are either assigned automatically via the template designer or manually by the user.

After archiving, it is easy to retrieve the documents. The document search is similar to the search process of a web search engine. When entering search terms, the matching documents are retrieved and displayed within seconds. This is enabled through the integrated full-text indexing function (OCR) and the available classification attributes (meta data).

The assignment of user-, folder- and document permissions guarantees the security of all data and information. The access permissions can be defined precisely.

The document management system can be downloaded for free at www.ecodms.de for a trial period of 30 days. Private users may use the system for free. The website contains elaborate instructions, videos and product information to help users to get started. An unlimited licence fee for the full version is 41.18 Euros net. The number of licences can be determined freely and can be increased at any time. The licence depends on the number of simultaneous users. The licence fees are one-off. There are no monthly or annual maintenance costs. The purchase of support and maintenance services is optional. Those who do not require support do not need to pay for it. For 41.18 Euros net, users receive a full DMS with all plugins and functions.

For this and more information, visit www.ecodms.de.

The Aachen IT company ecoDMS GmbH has developed ecoDMS, a software which enables long-term, secure archiving of all private and business documents and files. This document management system is extremely popular and as a result of its excellent pricing and enormous flexibility is ideal for private users and enterprises of any size and industry. As the first DMS provider, ecoDMS GmbH is targeting private users, SMEs as well as large corporations. The service-oriented architecture (SOA) helps the system to flexibly adapt to the business needs of a company.

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Long-Term, Secure Archiving of Documents and Data

The applord Holding Europe GmbH company ecoDMS GmbH, with DMS software of the same name, offers secure scanning, archiving and management of all private and business documents.

Long-Term, Secure Archiving of Documents and Data

scanning, archiving, managing of all documents with ecoDMS

Aachen (Germany), July 2015. The Aachen IT company ecoDMS GmbH has developed ecoDMS, a software which enables long-term, secure archiving of all private and business documents and files. This document management system is extremely popular and as a result of its excellent pricing and enormous flexibility is ideal for private users and enterprises of any size and industry.

ecoDMS is a company from applord Holding Europe. With the motto „Experience the difference“, applord Holding Europe GmbH covers a broad spectrum of products and services from the development of software solutions to the implementation of IT projects. This unique offering allows the applord group to be a highly effective IT partner for corporations, SMEs and also private users.

The combination of cross-platform architecture, custom and standard software solutions, qualified and independent consulting and professional project support offers our customers a perfect all-round service. The long-time experience in executing big and small software development projects, as well as a highly competent team, guarantee maximum future-proof IT investments.

applord GmbH, ecoDMS GmbH and appecon GmbH all form the applord Group, which offers clients all IT services and solutions from one source: Development, software, and consulting.

Since its founding in 2014, ecoDMS GmbH has been selling the ecoDMS software. This archiving solution enables users to securely archive and centrally manage and easily retrieve documents. A high level of quality and service distinguish the software company. Young, dynamic, and full of beans, ecoDMS is on the road to success with its archiving solution. With a strong, dedicated team, it offers a perfect all-round service.

As the first DMS provider, ecoDMS GmbH is targeting private users, SMEs as well as large corporations. The service-oriented architecture (SOA) helps the system to flexibly adapt to the business needs of a company. Complex and frequently changing business processes can be implemented with a combination of several service-calls. This enables each company to provide all archiving processes with the necessary structures, configurations and permissions for its specific purposes.

By employing ecoDMS users can save a lot of time and money when archiving, managing, searching and providing documents and information. Please refer to www.ecodms.de (http://www.ecodms.de) for more detailed information, videos and documentation on the software. The archiving system can also be downloaded there. After the first installation, ecoDMS automatically has full functionality for the period of 30 days. This allows potential customers to test the broad spectrum of functions of this DMS solution. Private users may also continue to use the document management system for free after the test phase, but with limited functionality. To activate the full version, also for business use, a license is required, which customers can download online for 41.18 euro net in the online shop of ecoDMS GmbH.

The Aachen IT company ecoDMS GmbH has developed ecoDMS, a software which enables long-term, secure archiving of all private and business documents and files. This document management system is extremely popular and as a result of its excellent pricing and enormous flexibility is ideal for private users and enterprises of any size and industry. As the first DMS provider, ecoDMS GmbH is targeting private users, SMEs as well as large corporations. The service-oriented architecture (SOA) helps the system to flexibly adapt to the business needs of a company.

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HUK-Coburg uses electronic HR Records from Saperion

The HUK Coburg Insurance Group has abandoned paper-based HR records in favor of a fully electronic archive. Their system is based on SAPERION ECM Suite for centralized archiving and document management. An authorization system controls which employees may view or modify specific records. The solution is secure against revisions and eliminates sources of errors with automated, standardized procedures.

Berlin – The insurance group has been using the latest version of SAPERION AG’s archive and document-management system since the fall of 2013. The HR department benefits particularly from having rapid access to all records for its more than 9000 employees as well as numerous features designed to accelerate daily routines. The practice of physically moving records from one place to another has been abandoned. Digital HR records have also made processes like wage increases, employee evaluations, and qualification measures more efficient. Procedures can now be standardized and automated using the system. In addition, deadlines can be met automatically or displayed for handling. Authorization structures even make it possible to automatically provide documents to individual people or departments.

According to Michael Eck, manager of the digital archive project: „We have had thoroughly positive experiences with the SAPERION ECM Suite. Our employees value the system for its straightforward operation and the transparency it creates. Administrative expenses have also been reduced significantly.“

More efficient workflows in the HR department save time, which the company uses to provide greater support for its employees. Parallel processing capabilities ensure that every record is always complete and up-to-date. For example, anyone with the proper authorization can view his or her own record, even from one of the company’s many branch offices. It is no longer necessary to request the record from headquarters in Coburg. Finding the right records is also much easier because the system displays the current processing status, the name of the person who made the changes, and all previous changes. Linkages to other solutions were critical for successful launching of the electronic HR records. SAPERION ECM Suite in Coburg, Germany exchanges data with systems for calculating wages as well as the Active Directory, so any changes are automatically updated in SAPERION.

About SAPERION from Perceptive Software: SAPERION AG has more than 30 years of specialized experience in the fields of document management and compliance. It provides mid-sized and global firms with a high-performance and secure software platform for Enterprise Content Management. As a long-term partner of major global players, SAPERION AG exhibits a straightforward approach to business, tremendous flexibility, and impressive reaction speed. SAPERION“s mission is to bring organizations, people, and processes together so they can react faster and reach better decisions in the dynamic markets of today. Approximately 2000 companies around the world and in virtually every industry use SAPERION to improve the quality of their products, increase customer satisfaction, reduce costs, and gain critical competitive advantages. SAPERION products target three core issues present at many corporations: process optimization, legal compliance and security, and integration of information. More information available at www.saperion.com

About HUK-COBURG: The HUK-COBURG Insurance Group is a large German insurance company with more than 10-million customers. It offers a comprehensive range of insurance products for private households. Parent company HUK-COBURG has followed the principle of reciprocity in the insurance business since 1933. HUK-COBURG is divided into five loss and accident insurers, one of which operates solely online, two life insurers, two health insurers, and one service company.

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Computer Information Telecommunications

Secure document archive in the cloud – from Saperion

Secure document archive in the cloud - from Saperion

fileNshare from Saperion

„fileNshare“ from Saperion gives users the ability to create and view documents, release them to other people for joint editing, and archive data for legal compliance. The service is accessible from any location with Internet access. Saperion stores the data in secure data centers in the cloud. The data are synchronized locally every time the user accesses the system, so it works even without a continuous Internet connection. „fileNshare“ was introduced for the first time in November 2013 at the Gartner conference in Barcelona.

Berlin – Revision-proof, cloud-based archive www.filenshare.com has been available since early November. „fileNshare breaks down old barriers. Our new digital document archive in the cloud is ideal for a variety of scenarios, whether the customer prioritizes mobile access to documents, collaborative project work, or simply needs an affordable digital archive,“ according to Saperion CEO Herbert Lörch. In addition to larger corporations that seek a user-friendly solution for joint project work, it also targets freelancers, independent contractors, and companies for whom digital archiving has previously been too complicated or costly. „fileNshare“ makes legally-secure archiving and rapid access to archived data straightforward and secure, even with mobile devices.

This cloud-based solution comprises all of the functions that are expected in a cutting-edge archive and document management system: individual folder and record structures, keywords for every document, previews, and the ability to grant rights for projects and folders that contain multiple documents. In addition, the archive is ideal for collaborating on projects. All changes are traceable and all legal requirements fulfilled.

When business data are stored in the cloud, security is paramount. Only those who were explicitly approved receive access to documents. Information is not assigned to any specific user, but instead to the company itself, so valuable corporate knowledge stays under lock and key. This is a major advantage over many similar offerings that are not designed specifically for business use. Furthermore, all documents are encrypted before archival on the server. They are decoded only when accessed. As result, data are reliably protected from unauthorized access.

„Saperion fileNshare“ was introduced for the first time in November 2013 at the Gartner Symposium/ITxpo in Barcelona.

About SAPERION from Perceptive Software: SAPERION is a European manufacturer of high-performance Enterprise Content Management software for medium-sized firms and multinational corporations. As a long-term partner of major global players, SAPERION AG exhibits a straightforward approach to business, tremendous flexibility, and impressive reaction speed. SAPERION“s mission is to bring organizations, people, and processes together so they can react faster and reach better decisions in the dynamic markets of today. Approximately 2000 companies around the world and in virtually every industry use SAPERION to improve the quality of their products, increase customer satisfaction, reduce costs, and gain critical competitive advantages. SAPERION products target three core issues present at many corporations: process optimization, legal compliance and security, and integration of information. More information available at www.saperion.com

About Gartner Symposium/ITxpo 2013: Gartner Symposium/ITxpo is the world’s most important gathering of CIOs and other senior IT executives. This event delivers independent and objective content with the authority and weight of the world’s leading IT research and advisory organisation, and provides access to the latest solutions from key technology providers. Gartner’s annual Symposium/ITxpo events are key components of attendees‘ annual planning efforts. IT executives rely on Gartner Symposium/ITxpo to gain insight into how their organisations can use IT to address business challenges and improve operational efficiency. Additional information is available at http://www.gartner.com/eu/symposium.

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Computer Information Telecommunications

New Mobile Online Archive from SAPERION

New Mobile Online Archive from SAPERION

\“SAPERION ECM Together” enables mobile access to archived documents.

The new „SAPERION ECM Together“ document archive gives users the ability to create, view, share, and jointly edit documents. Yet the company that owns the archive maintains complete control over the information at all times. Access to the service requires only a PC, tablet, or smartphone with Internet access. Data are stored legally compliant in the cloud, but may be edited even without a permanent Internet connection.

Berlin – SAPERION ECM Together is a new online document archive that can be accessed around-the-clock from stationary computers or mobile devices. Encryption and sophisticated approaches to security and authorization ensure that every change is logged without possibility of revisions and only „desired“ access is possible.

Data are stored either in the public cloud or in the company’s own computing center (private cloud). Information is not assigned to any specific user, but instead to the company itself, so valuable corporate knowledge stays under lock and key. The ability to protect corporate knowledge for the long term is a major advantage over many similar offerings that are not designed specifically for business use.

In addition to large corporations that seek a user-friendly solution for joint project work, SAPERION ECM Together also targets freelancers, independent contractors, and companies for whom digital archiving has previously been too complicated or costly. It is even easy to give external contractors controlled access to existing SAPERION archives. According to Herbert Lörch, CEO of SAPERION: „Our objective is to provide a straightforward and secure service for legally-compliant archiving and rapid access to archived data. ECM Together is a hassle-free way to get these features.“

SAPERION ECM Together comprises all of the functions that are expected in a cutting-edge archive and document management system: individual folder and record structures, keywords for every document, previews, and the ability to grant rights for projects and folders that contain multiple documents.

SAPERION ECM Together will be available through SAPERION and all SAPERION partners starting in early 2013.

About SAPERION: SAPERION is a European manufacturer of high-performance Enterprise Content Management software for medium-sized firms and multinational corporations. As a long-term partner of major global players, SAPERION AG exhibits a straightforward approach to business, tremendous flexibility, and impressive reaction speed. SAPERION“s mission is to bring organizations, people, and processes together so they can react faster and reach better decisions in the dynamic markets of today. Approximately 2000 companies around the world and in virtually every industry use SAPERION to improve the quality of their products, increase customer satisfaction, reduce costs, and gain critical competitive advantages. SAPERION products target three core issues present at many corporations: process optimization, legal compliance and security, and integration of information. More information available at www.saperion.com

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Computer IT Software

TA Triumph-Adler räumt Dokumentenmanagement auf und Preise ab

Best Marketing Company Award 2011
TA Triumph-Adler räumt Dokumentenmanagement auf und Preise ab

Der Nürnberger Document-Business-Spezialist erhält beim Best Marketing Award 2011 eine weitere Auszeichnung und ist in seiner Kategorie bester IT- und EDV-Anbieter.

Insgesamt 560 Unternehmen wurden bewertet; TA Triumph-Adler ließ sie fast alle hinter sich und gehört 2011 zu den Top-Drei der größeren Unternehmen, ab 250 Mitarbeitern. Als einziger EDV- und IT-Dienstleister in seiner Kategorie ist der Spezialist im Document-Business somit unangefochtener Sieger auf seinem Gebiet und in seiner Branche. Selbst so renommierte Namen wie E-Plus, Porsche oder T-Systems mussten dem Unternehmen den Vortritt lassen.

Nachdem der Marktführer im Dokumentenmanagement im April 2011 bereits mit dem IT-Innovationspreis der Initiative Mittelstand ausgezeichnet wurde, dokumentiert die neuerliche Spitzenplatzierung den zukunfts- und kundenorientierten Fokus, den die neue Geschäftsführung konsequent umsetzt.

Der Best Marketing Company Award wird seit 2007 verliehen. Ihm liegt keine Juryentscheidung zugrunde. Vielmehr wird das Ranking nach objektiv-wissenschaftlichen Kriterien durch den Lehrstuhl für innovatives Markenmanagement der Uni Bremen unter Leitung
von Prof. Dr. Christoph Burmann ermittelt. Dabei werden 18 Indikatoren mit 64 Variablen gewichtet und zu einem Gesamtergebnis aufaddiert. Bewertet werden dabei die Marktorientierung von Management und Unternehmensführung.

Bei TA Triumph-Adler gilt es als selbstverständlich, auf die Erfordernisse des Marktes mit seiner ständigen Weiterentwicklung zu reagieren und Kundenbedürfnisse frühzeitig zu erkennen, untersuchen und nachhaltig zu integrieren. Der Anspruch, Beratung, Hard- und Softwarelösungen sowie einfache Konzepte und den passgenauen Service inkl. Finanzierung anzubieten, gehört zur Firmenphilosophie. Das unterscheidet TA Triumph-Adler von Wettbewerbern in diesem Marktsegment.

Für Karl Rainer Thiel, Leiter Konzernkommunikation und Corporate Marketing, liegt darin auch die Chance zur weiteren Differenzierung gegenüber dem Wettbewerb: „Auch diese Auszeichnung beflügelt weiter unsere Innovationskraft und ist zusätzlicher Antrieb für unsere hohe Marktorientierung.“ Im Mittelpunkt der immer individuell ausgerichteten Lösungen von TA Triumph-Adler steht dabei, die Abläufe im Dokumenten-Management zu vereinfachen und transparenter zu machen. Die so verbesserte Effizienz verschafft klare Wettbewerbsvorteile. „Unser Kunden können den Fokus ganz auf ihre Stärken und ihre Kernkompetenzen legen,“ betont auch COO und Geschäftsführer Guiscardo Pin und unterstreicht damit, warum sein Unternehmen beim Best Marketing Company Award 2011 selbst die ganz Großen hinter sich gelassen hat.

Über die TA Triumph-Adler GmbH:
Im Document Business ist TA Triumph-Adler der Spezialist. Das Unternehmen analysiert und berät Geschäftskunden individuell und realisiert den effizienten Document-Workflow. Sowohl in papier- als auch in elektronischer Form und mit nachhaltigem Service. Mit über 208.000 installierten Systemen bei mehr als 35.000 zufriedenen Endkunden und mit 115 Jahren Erfahrung im „Document-Business“ ist der Konzern Marktführer in Deutschland. Über 400 eigene Document-Consultants sowie 500 eigene System-Supporter garantieren flächendeckenden Service. Der Konzern ist über 10 rechtlich selbständige s.g. „Solution Center“ (GmbH´s) an mehr als 50 deutschen Standorten sowie international für seine Kunden vor Ort. TA Triumph-Adler bietet ganzheitliche und einzigartige modulare Lösungskonzepte (Hardware = TOM „Total Output Management“; Service = JAMES; Software = DIDO „Digital Document Organisation“, Asset- u. Systemmanagement = „KIRK“ ). Das Unternehmen ist Vollsortimenter in den Bereichen Druck, Fax, Kopie, Scan, DMS und MPS und verfügt mit der TA Leasing GmbH über einen eigenen Finanzdienstleister, der den Unternehmenskunden nahezu jede Form der Finanzierung ermöglicht. Mit der spezialisierten TA Triumph-Adler Corporate Consulting GmbH betreut der Document Spezialist national und international aufgestellte Großkunden. Mit der TA Triumph-Adler Professional Services GmbH garantiert der Konzern innovative Servicelösungen und -dienstleistungen. Die TA Triumph-Adler GmbH erzielte im Geschäftsjahr 2009 mit 1.285 Mitarbeitern (davon rund 150 Auszubildende) einen Umsatz von 287,5 Mio. Euro. Die Gesellschaft übernimmt mit der Triumph-Adler Stiftung „Triumph für Kinder“ (Kto.: 5260500, BLZ: 76040061) sozial- und gesellschaftspolitische Verantwortung, fühlt sich dem Schutz der Umwelt verpflichtet und folgt einer effizienten und umfassenden Corporate Governance. Sitz der GmbH ist Nürnberg.

TA Triumph-Adler GmbH
Karl Rainer Thiel
Südwestpark 23
90449 Nürnberg
+49 (0) 9 11/ 68 98 – 3 51
www.triumph-adler.net
krt@triumph-adler.net

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trio-market-relations GmbH
Michael Tschugg
Carl-Reuther-Str. 1
68305 Mannheim
m.tschugg@trio-group.de
+49 (0) 6 21/ 3 38 40 – 9 85
http://www.trio-group.de