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Agentursoftware easyJOB: Neues Release 5.00!

Neuer Freigabeprozess für Kostenvoranschläge, einfachere Erstellung von Angeboten, App für Termine und Aufgaben & vieles mehr.

Agentursoftware easyJOB: Neues Release 5.00!

Darauf haben zahlreiche Nutzer unserer Agentursoftware gewartet: Mit dem neuen Release 5.00 wird die Erstellung von Angeboten nun erheblich einfacher. Zudem haben wir einen neuen Freigabeprozess für Kostenvoranschläge integriert und zusätzliche Funktionen implementiert, die Standardvorgänge in Ihrer Agentur weiter vereinfachen.

Neu: easyJOB berechnet automatisch Rabatte

Kennen Sie das auch? Da erstellen Sie umfangreiche Angebote und möchten auf einige der Posten, etwa alle Agenturleistungen, oder auf das gesamte Projekt einen Rabatt gewähren. Schon geht die manuelle Rechnerei los. Schwierig wird es, wenn sich einige Zahlen im Angebot ändern und Sie die Werte dann manuell anpassen müssen. Schnell kommt es zu ärgerlichen Rechenfehlern. Damit ist nun Schluss: Mit der neuen Funktion „neue kalkulierte Leistung“ nimmt easyJOB Ihnen jetzt das Rechnen ab. Grundlage sind in den Stammdaten hinterlegte Kalkulationsmodelle, die Sie dort einfach als Zu- oder Abschläge einrichten können.

Beispielsweise könnten Sie das Kalkulationsmodell „Rabatt 5%“ auf alle ausgewählten Leistungszeilen anwenden. Man markiert die entsprechenden Leistungen und erhält auf Knopfdruck eine neue „kalkulierte Zeile“.

Ändern Sie etwas an den Jobleistungen, bekommen Sie sofort eine neu berechnete Rabattzeile ausgegeben. Ein Klick darauf, und es öffnet sich ein Detailfenster. Hier können Sie einfach ein anderes Kalkulationsmodell wählen, Leistungen entfernen oder hinzunehmen. easyJOB passt die Werte automatisch an.

Ein Zusatzmodul ermöglicht noch tiefergehende Anwendungen. In den Kalkulationsmodellen können Sie dann direkt definieren, welche Leistungsarten Sie einbeziehen wollen und ob die Berechnung für Einkaufs- und/oder Verkaufswerte erfolgt. Auch komplexere Kalkulationen mit mehreren Auf- oder Abschlägen sind möglich.

Passen Sie Freigabeprozesse individuell an

Sie möchten als Vorgesetzter die Kontrolle über wichtige Angebote behalten? Dann ist das neue Zusatzmodul „Freigabeprozess Kostenvoranschlag“ genau das Richtige: Sie definieren individuell, ob die Freigabe nur für einen bestimmten Kunden oder bestimmte Leistungsarten gilt, oder aber, ob Freigaben generell ab einem bestimmten Wert erforderlich sind. Mit ein paar Klicks legen Sie fest, welche Kollegen Sie in ein Genehmigungsverfahren einbeziehen – diese erhalten dann automatisch die sie betreffenden easyJOB-Alerts. Übrigens bieten wir auch Freigabe-Workflows für Urlaubsgenehmigungen an, ebenso für den Abschluss von Jobs, die Auftragserteilung und Eingangs-Rechnungsfreigaben.

Auf Kundenwunsch umgesetzt: Projekte automatisch als Job anlegen

Neu mit dem Release 5.00 kommt auch eine kleine, feine Funktion, die wir auf besonderen Kundenwunsch programmiert haben: So können Sie Projekte, die vom Kunden schon beauftragt sind, in Form einer Excel-Liste über die Zwischenablage importieren. easyJOB generiert automatisch die entsprechenden Jobs. Dabei können Sie Daten, wie Beschreibung, Mitarbeiter, Kriterien und Zusatzfelder, aus einem ausgewählten Musterjob mit übernehmen.
easyJOB bietet viele Möglichkeiten für den Im- und Export von Daten von und nach Excel. Unser Artikel „Agentursoftware meets Excel“ stellt Ihnen einige interessante Anwendungen vor.

Neue Smartphone-App für Termine und Aufgaben

In Kürze ist die easyJOB-App für Termine und Aufgaben für iOS und Android verfügbar. Sie ermöglicht die Terminverwaltung ganz einfach vom Smartphone oder Tablet aus. Fragen Sie bestehende easyJOB-Termine und -Aufgaben ab oder legen Sie sie direkt über die App an. Die Auswahl „Agenda“ reduziert die Anzeige dabei in übersichtlicher Form auf Ihre persönlichen Termine und Aufgaben in Listenform. In der „Timeline“ hingegen sehen Sie alle Termine und Aufgaben chronologisch untereinander – also auch die von Kollegen. Natürlich gibt es auch einen klassischen Kalender mit Überblick über alle Termine. Sie können wie gewohnt nach Mitarbeitern oder Gruppen filtern. Für das nächste Release sind bereits Weiterentwicklungen geplant, unter anderem werden wir den Kalender um eine Wochenansicht ergänzen, und Sie werden Jobtimings abfragen können.

Wenn Sie an weiteren Neuigkeiten rund um easyJOB interessiert sind, besuchen Sie uns doch auf unserer Website oder schauen Sie in unseren Blog.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

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Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Eigenes Programm vs. professionelle Agentursoftware

Eigenes Programm vs. professionelle Agentursoftware

Ulrich und Susanne Kämmerling

30 Jahre Because Software heißt auch: 30 Jahre Partnerschaft mit besonderen Kunden. Zu unserem Firmenjubiläum erzählen wir an einigen Beispielen, wie die Arbeit mit unserer Agentursoftware easyJOB in der Praxis läuft. Heute: die EVENTAGENTUR artimage, die ihre Abläufe mit der Einführung von easyJOB komplett umstellte. Im Interview erklärt Gründer Ulrich Kämmerling, welche Herausforderungen dies mit sich brachte, wovon sein Unternehmen besonders profitiert und wie easyJOB beim Umweltschutz hilft.

Herr Kämmerling, Sie haben vor einigen Jahren einen Agentur-Restart mit Unterstützung eines Unternehmensberaters gewagt: Arbeitsstrukturen infrage gestellt, Prozesse neu definiert, und auch die Agentursoftware stand auf dem Prüfstand. Warum haben Sie Ihre selbst programmierte Lösung zugunsten einer Standardsoftware wie easyJOB aufgegeben?

Ulrich Kämmerling: Wir hatten zu Beginn des Agenturgeschäfts vor mehr als 20 Jahren selber auf Filemaker-Basis programmiert. Wenn man Software für die eigene Agentur entwickelt, ergibt sich irgendwann ein grundsätzliches Problem: Sie ist nicht mehr updatefähig, und läuft daher nicht auf modernen Systemen. Wir haben dann ein paar Monate den Markt für Agenturlösungen durchforstet und uns schließlich vor rund fünf Jahren für easyJOB entschieden.

Wieso diese Wahl?

Es war die umfangreichste Lösung und konnte alle für uns gewohnten Funktionen abbilden.

Obwohl Sie eine recht kleine Agentur sind, nutzen Sie easyJOB sehr umfänglich …

Ja, die EVENTAGENTUR artimage hat aktuell sieben Mitarbeiter, damit gehören wir sicherlich nicht zu den größten. Aber unser Business ist umfangreich, wir sind keine „klassische“ Eventagentur, die nur die Planung übernimmt. Die Aufgaben reichen von der Veranstaltungskonzeption über die Logistik und sämtliche Genehmigungen bis zur eigentlichen Umsetzung mit allen Aspekten wie Dekoration, Technik, Ablaufregie und Verkehrslenkung.
Das Besondere für den Kunden: Er kann Einzelleistungen buchen, etwa bestimmte Möbel oder die Projektleitung, aber auch ein Gesamtpaket. Dann arbeiten wir meist mit Partnern zusammen. Wer so breit aufgestellt ist wie wir, braucht eine Software, die den eigenen Workflow optimal unterstützt.

Welche Funktionen in easyJOB schätzen Sie denn besonders?

Vor allem der Einsatz der Fibu-Schnittstelle spart uns sehr viel Zeit, da vieles automatisiert abläuft und wir keine Belege doppelt erfassen müssen. Die Eingangsrechnungen werden gescannt, erfasst und gleich den richtigen Konten zugeordnet. Als einer der ersten Kunden haben wir die Überführung der Rechnungsbelege nach „Datev Unternehmen Online“ eingeführt – ein Programm für den reibungslosen Austausch von Belegen und anderen Dokumenten zwischen Unternehmen und Steuerberater. Das läuft dank easyJOB jetzt ganz unkompliziert.

Gab es auch Anwendungen, mit denen Sie zunächst „gefremdelt“ haben?

Zu Anfang haben wir die Zeiterfassung nicht genutzt, doch inzwischen sind wir davon überzeugt. Alle Mitarbeiter, auch unsere Aushilfen, müssen Stunden schreiben. Wir nutzen dazu häufig die Stunden-App. Ein wenig problematisch ist für uns das Handling mit dem Kalender. Anfangs haben wir viele Kalender parallel gepflegt, jetzt arbeiten alle Mitarbeiter in easyJOB. Da wünschen wir uns aber noch eine bessere Synchronisation. Wenn ich von unterwegs Termine in easyJOB erfassen will, geht das zurzeit nur über die Exchange-Synchronisation – doch die nutzen wir gar nicht. Darum die Frage an Sie: Gibt es da in naher Zukunft eine andere Lösung?

Ja, für das 1. Quartal 2019 planen wir eine App zur Erfassung von Terminen und Aufgaben, das wird Ihnen das Leben bestimmt erleichtern.

Super, danke! Toll wäre auch noch eine Chat-Funktion. Aber ansonsten sind wir sehr zufrieden, gerade was die Übersicht angeht, etwa durch die Ticket-Funktion für To-Do-Listen: Für jede umfangreichere Veranstaltung öffne ich ein Ticket, wo dann alle alles zentral buchen, also Termine, Aufgaben, Kommunikation, E-Mails. In der Ticket-Übersicht sehe ich die laufenden Projekte parallel mit allen noch nicht erledigten To-Dos und kann diese dann auf Knopfdruck aufrufen. So weiß ich immer gleich, was noch zu tun ist.

Sehen Sie auch Funktionen, die speziell für Sie als Eventagentur wertvoll sind?

Ja, zum Beispiel wenn wir Künstler buchen. Denn dann müssen wir ja Beiträge an die KSK zahlen, die Künstlersozialkasse. Und die wiederum prüft jedes Jahr, ob das alles korrekt ist. Die dafür benötigten Daten können wir sehr schnell und einfach aus easyJOB abrufen. Ein Projekt fürs nächste Jahr ist die verbesserte Kapazitätsplanung unserer Mitarbeiter; auch da wird uns easyJOB sicherlich helfen.

Wohin entwickelt sich Ihre Branche denn gerade, welche Trends gibt es im Eventbereich?

Ganz gefragt ist alles rund um VR, Virtual Reality. Denn damit können Sie Inhalte auf ganz neue Weise darstellen und wahrnehmen. Zum Beispiel kann ich andere Menschen in eine computergenerierte 3D-Umgebung versetzen, in der sie dann über VR-Brillen und intuitive Gesten interagieren. Ein anderes, ähnliches Thema ist AR – Augmented Reality. Dabei werden digitale Zusatzinformationen, zum Beispiel Hologramme, in eine reale Umgebung projiziert.

Wie integrieren Sie AR- und VR-Technologien in Ihre Konzepte?

Wir konzipieren für unsere Kunden verschiedene Ideen mittels einer 3D-Software (easy-Raum) direkt im Virtuellen Raum. In der Präsentation bekommen die Kunden eine VR-Brille auf und können sich dann in ihrem eigenen Veranstaltungsraum bereits in 360° umsehen und verschiedene Settings miteinander vergleichen. Ebenso fotografieren wir die Location während der Veranstaltung in 360° und stellen die Daten dem Kunden anschließend zur Verfügung.
Eine weitere Anwendung sind VR-Spiele, die wir als Eventstationen bei Veranstaltungen einsetzen.

Ihre Arbeit erfordert ja viel Aufwand – an Manpower, aber auch an Material. Welche Rolle spielt dabei das Thema Nachhaltigkeit für Sie?

Eine sehr große, denn sogenannte Green Events werden immer wichtiger. Allerdings ist der Nachhaltigkeitsgedanke in der Veranstaltungsbranche erst vor ein paar Jahren angekommen, es gibt also noch einiges an Potenzial. Unsere eigenen Beiträge dazu sind vielfältig: Unseren Mitarbeitern stellen wir ab nächstem Jahr E-Bikes zur Verfügung und laden diese dann über die geplante eigene Photovoltaik-Anlage wieder auf. Bei Veranstaltungen verzichten wir auf Lackfolien und Strohhalme aus Kunststoff, außerdem nutzen wir nur noch kompostierbares Bio-Geschirr und achten auf Mülltrennung. Künstler fliegen wir nicht ein, sondern schauen, dass sie eine kurze Anreise haben. Das gilt auch für das Catering, hier setzen wir auf lokal produzierte Lebensmittel. Wir bestellen in der Regel keine Artikel per Express, sondern nutzen die normale Logistikkette. Ach ja, und easyJOB hilft uns auch, denn unsere Angebote, Rechnungen und Kostenaufstellungen senden wir inzwischen per Mail und sparen so einiges an Papier.

Wenn Sie an weiteren Neuigkeiten rund um easyJOB interessiert sind, besuchen Sie uns doch auf unserer Website oder schauen Sie in unseren Blog.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

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Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Nachwuchs bei Because Software – sieben Väter berichten!

Nachwuchs bei Because Software - sieben Väter berichten!

Die stolzen Because-Väter

Baby-Boom bei Because! Das ist nicht nur eine schöne Alliteration, sondern eine sehr erfreuliche Entwicklung am Wiener Standort: Gleich sieben unserer Mitarbeiter sind vor nicht allzu langer Zeit Vater geworden. Wir haben sie alle an einen Tisch gebeten und erzählen lassen – von ihren Erfahrungen mit der Elternzeit (die in Österreich Karenz heißt), schlafarmen Nächten und dem neuen Blick auf den (Arbeits-)Alltag.

Hallo zusammen und herzlichen Glückwunsch zu Eurem Nachwuchs! Wie geht es Euch bei Because als Vätern? Inwiefern unterstützt Euch die Firma bei der viel diskutierten Vereinbarkeit von Arbeit und Familie?

Markus: Ich bin gerade erst Vater geworden und erlebe dabei viel Unterstützung durch die Firma. So konnte ich zum Beispiel meine Frau bei den diversen Untersuchungsterminen begleiten, weil wir sehr flexible Arbeitszeitregelungen haben.

Manuel: Als mein Sohn zur Welt kam, konnte ich recht spontan den „Papamonat“ in Anspruch nehmen und die ersten 30 Tage mit meinem Sohn verbringen – trotz offener Projekte. Dafür bin ich meinen Chefs sehr dankbar. Auch sonst ist man bei uns im Unternehmen sehr flexibel und nimmt Rücksicht auf die Angehörigen der Mitarbeiter. So kann ich ziemlich viel da sein für meine Familie.

Philipp: Als Vater geht es mir bei Because nicht groß anders als vorher. Ich denke: Jeder hat Verpflichtungen abseits der Arbeit, und die Unternehmenskultur bei uns nimmt auf die individuellen Bedürfnisse Rücksicht – nicht nur bei Eltern.

Wolle: Das sehe ich auch so. Man wird behandelt wie jeder andere auch – zum Glück! Warum sollte ich als Vater auch eine Sonderbehandlung erwarten? Durch die flexiblen Arbeitszeiten bei Because ist sowieso schon sehr viel gewonnen.

Das klassische Eltern-Modell – der Mann macht den Alleinernährer, die Frau versorgt und erzieht in den ersten Jahren ausschließlich die Kinder – ist ja deutlich auf dem Rückzug; inzwischen gibt es diverse Arbeitsmodelle: Homeoffice, Reduzierung auf Teilzeit, Sabbaticals, dazu wechselnde Elternzeiten … Was davon nutzt Ihr, was Eure Frauen? Und wie teilt Ihr die Verantwortlichkeiten unter Euch auf?

Marc: Homeoffice ist aktuell gar nicht drin, denn daheim ist ein konzentriertes Arbeiten deutlich schlechter möglich als im Büro. Ich bin aktuell also eher der klassische Fall!

Konrad: Ich gehe für zwei Monate in Karenz, da ich auch gerne intensive Zeit mit meiner Tochter alleine verbringen möchte. In der Zeit geht dann eben meine Frau arbeiten.

Manuel: Ich arbeite an drei von fünf Tagen zu Hause in Kärnten und pendle dann mit dem Zug nach Wien. Ich habe die ersten Wochen bei meiner Familie verbracht, dafür gibt es ja zum Glück seit 2017 den „Papamonat“. Meine Frau studiert und ist auch selbstständig. Untertags passt in der Regel sie auf unseren Sohn auf. Wenn ich heimkomme, übernehme meistens ich. Und wenn wir beide Termine haben, ist ja noch unsere Familie da, um auf den Kleinen aufzupassen.

Wolle: An normalen Tagen arbeite ich Vollzeit und meine Lebensgefährtin am Vormittag. Vormittags ist Frido sowieso im Kindergarten und nachmittags wechseln wir uns ab. Die Verantwortlichkeiten sind da nicht so klar verteilt, das ergibt sich einfach im Alltag. Dabei hilft natürlich das Homeoffice sehr, weil sich alles in unmittelbarer räumlicher Nähe abspielt.

Siv: Ich habe keine Elternzeit genommen, weil meine Frau nicht arbeitet. Aber normalerweise übernehme ich dann die Verantwortung am Abend, damit meine Frau sich erholen kann.

Einige haben es ja schon angedeutet: Ein Kleinkind sorgt für viele neue Aufgaben. Habt Ihr Best-Practice-Tipps für angehende Väter, wie sie ein gutes Familienleben führen können, ohne die Arbeit zu vernachlässigen – und umgekehrt?

Marc: Puh, da ist tatsächlich viel Umdenken gefordert, zum Beispiel beim Umgang mit Uhrzeiten. Die gelten zwar weiterhin für Geschäftstermine, aber dem Baby sind die natürlich völlig wurscht. Ein fester Tag-Nacht-Rhythmus existiert quasi nicht. Darum finde ich es manchmal durchaus ein Privileg, wenn ich einen geordneten Arbeitstag habe und da wieder Kräfte sammeln kann.

Manuel: Für mich ist ganz wesentlich, dass ich Homeoffice machen kann. So bin ich nicht nur jederzeit schnell im „Büro“, sondern kann auch mal in der Pause mit meinem Sohn das eine oder andere Spielzeugauto durch die Wohnung schießen. Allgemeine Tipps kann und will ich aber nicht geben; ich finde, dass jeder es auf seine Weise gut macht.

Philipp: Stimmt, anders als in der Technologie gibt es für´s Vaterwerden keine Best Practices. Braucht man aber auch nicht, die „Firmware“ der Natur enthält alles, was man braucht.

Wolle: Ich arbeite als Entwickler sehr viel im Homeoffice. Wichtig finde ich es dabei, Familienleben und Arbeit bestmöglich zu trennen, obwohl – oder gerade weil – beides unter dem gleichen Dach stattfindet. Zum Glück hat mein Sohn sehr schnell verstanden, dass ich „nicht da“ bin, wenn ich im Heimbüro vor dem Rechner sitze.

Gutes Stichwort: Wie geht ihr mit dem täglichen Schlafmangel um?

Markus: Schlafmangel ist bei mir relativ, unser Sohn schläft immer ungefähr drei Stunden durch, das heißt ich stehe etwa zwei Mal auf pro Nacht – das kompensiere ich dann einfach mit mehr Kaffee.

Marc: Unsere Kinder schlafen nachts einfach durch, außerdem brauche ich nicht viel Schlaf; von daher kann ich nicht mitreden …

Konrad: Bei uns sind die Nachtschichten komplett mein Revier, darum stille ich tagsüber meinen Koffeinbedarf nicht nur mit Kaffee, sondern auch noch mit Matetee. Zum Glück habe ich so liebe Kollegen, die meine schwankenden Launen gut ertragen – zur Not im Tausch gegen Kuchen.

Manuel: In den ersten Monaten nach der Geburt mussten wir oft nachts Windeln wechseln. Das habe stets freiwillig ich übernommen, schließlich hatte meine Frau am Tag die meiste Arbeit. Der Schlafmangel ist zwar anfangs hart, aber man lernt recht rasch damit umzugehen und trägt seine Augenringe dann wie Medaillen. Inzwischen habe ich zudem einen natürlichen Abwehrmechanismus gegen das nächtliche „Geraunze“ meines Sohnes entwickelt und schlafe durch. Das darf meine Frau aber niemals hören …

Philipp: Meine Kinder schlafen mittlerweile auch relativ brav, an die Zeit ohne Schlaf kann ich mich gar nicht mehr erinnern. Auch das hat die Natur schlau eingerichtet, sonst hätte ja jeder maximal ein Kind!

Siv: Kaffee, Kaffee, Kaffee.

Ihr sitzt ja heute gemeinsam hier, weil Ihr alle kleine Kinder habt. Gibt es auch im Arbeitsalltag eine besondere Verbindung als junge Väter, tauscht ihr Euch über Eure Erfahrungen aus oder unternehmt etwas zusammen?

Markus: Beim Mittagstisch oder an der Kaffeemaschine rede ich immer wieder gern mit anderen Vätern; ich habe ja noch einiges zu lernen!

Konrad: Ich finde schon, dass die Vaterschaft mich mit manchen noch enger verbindet. Gerade der Austausch mit den anderen „Erstvätern“ im Büro bringt viel Mehrwert – und manchmal auch Erleichterung, wenn ich zum Beispiel merke, dass die auch mal eine Windel falsch zukleben …

Manuel: Noch ist mein Sohn so klein, dass es für gemeinsame Unternehmungen mit den Kindern der Kollegen zu früh ist. Aber natürlich sprechen wir viel miteinander, mit einigen bin ich eh schon sehr lange befreundet.

Philipp: Ich rede am Arbeitsplatz eher wenig über´s Vatersein, da finde ich andere Themen wichtiger.

Zum Schluss eine Frage zum Bild Eurer eigenen Rolle: Es gibt Studien, laut denen Väter nach der Geburt tendenziell sogar mehr arbeiten als vorher, weil sie der Familie materiell mehr bieten wollen. Andere reduzieren bewusst ihre Arbeitszeit, um ihre Kinder mehr sehen zu können – wie hat sich Eure Einstellung zur Arbeit geändert?

Markus: Der Lebensmittelpunkt verschiebt sich doch etwas mehr in Richtung Familie. Zugleich habe ich auch Verantwortung und Pflichten am Arbeitsplatz, die ich nicht ignorieren kann und will. Insgesamt gibt es dank der flexiblen Arbeitszeit sowie der Homeoffice-Tage aber keine elementare Änderung.

Marc: Was ich deutlich merke: Ich bin stressresistenter geworden. Denn als Vater merke ich ständig, dass sich Dinge oft wieder einrenken, obwohl sie erst „ganz schlimm“ aussehen. Und je gelassener ich auftrete, desto bessere Lösungen finde ich oft!

Siv: … wobei sich schon die Perspektive des Denkens ändert, finde ich: Denn es gibt ja nun noch jemanden, der etwas von mir will – und anders herum auch!

Konrad: Mich hat zunächst selbst überrascht, welch hohen Stellenwert meine Familie bekommen hat. Darum nehme ich ja auch die Karenz: Qualitativ wertvolle Zeit zusammen zu haben, ist mir sehr wichtig.

Manuel: Die Vaterschaft hat mir nochmal deutlich gezeigt, dass man die Arbeit, die man macht, mögen muss. Denn so trauerst du der Zeit, die du nicht bei deinem Kind verbringen kannst, nicht so sehr nach wie bei einem ungeliebten Job. Zum Glück bin ich hier in einer guten Lage, da ich mein Hobby zum Beruf gemacht habe.

Philipp: Für mich hat die Zeit und ihr Einsatz einen anderen Wert bekommen. Ich achte jetzt noch mehr darauf, wie ich sie effizient nutze – im Beruf wie auch mit der Familie.

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Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

easyJOB
Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Amortisation von Agentursoftware: lohnt sich das?

Amortisation von Agentursoftware: lohnt sich das?

Eine Agentursoftware ist eine Anschaffung, die gut überlegt sein will. Einerseits ist sie kostenintensiv, auf der anderen Seite spart sie im Agenturalltag Zeit – und damit auch Geld. Je größer das Unternehmen und je komplexer die betrieblichen Strukturen, desto höher ist der Nutzen einer Agentursoftware – auch aus finanzieller Perspektive. Doch wie prüfe ich konkret, welche Lösung für mein Unternehmen rentabel ist?

Wir haben drei Experten zum Thema „Amortisation von Agentursoftware“ nach ihren Erfahrungen gefragt: Heike Mews von der Agenturberatung hm43, Anja Mittendorf aus der Schmittgall Agenturgruppe und Marc Wisser, Inhaber von PAGE & PAPER.

Wie wichtig war Ihnen bei der Wahl einer Agentursoftware, dass sie sich auch wirtschaftlich lohnt?

MARC WISSER: Um ehrlich zu sein: nicht wirklich wichtig. Zumindest nicht in der Startphase. Ich habe das Thema Agentursoftware damals zur Chefsache gemacht und mehr als ein halbes Jahr lang ganz verschiedene Lösungen recherchiert, mich tief in die Leistungsbeschreibungen eingelesen und so viele Testversionen ausprobiert wie möglich. Mir war ein Tool wichtig, das primär unseren Anforderungen gerecht wird.
Zugegeben, easyJOB war nicht sofort unsere Nummer Eins. Anfänglich haben uns die gestylten Benutzeroberflächen mancher Wettbewerbsprodukte geblendet, selbst wenn sie nicht alle unsere Anforderungen erfüllten. Schließlich hat uns allerdings die Erfahrung und Kompetenz von Because überzeugt. Projekthandling in Agenturen ist vielfältig und komplex – Anbieter, die Anforderungen hunderter, vielleicht tausender Betriebe kennen, landeten daher in der engsten Auswahlliste.

ANJA MITTENDORF: Die Kaufentscheidung liegt, wie Sie wissen, schon geraume Zeit zurück. Bei dem vor zwei Jahren durchgeführten Wettbewerbsvergleich war zum einen die Bandbreite der Funktionen und zum anderen der Anschaffungspreis und die Folgekosten für uns maßgeblich. Bei den Anschaffungs- und laufenden Kosten war easyJOB nicht gerade günstig, aber wir wünschten in erster Linie ein funktionales System, in dem alle Bereiche abgebildet werden können, von Einkauf und Produktion bis hin zu Beratung und Buchhaltung. In den ursprünglichen Anfängen war die in easyJOB enthaltene Mediaplanung mit entscheidend, nun war es eher die Mandantenfähigkeit und die große Bandbreite an möglichen Schnittstellen zum Import von Daten.
Frau Mews, wie gestaltet sich das bei den Agenturen, die Sie betreuen?

HEIKE MEWS: Meiner Erfahrung nach wird bei der Auswahl einer Agentursoftware nur bedingt darauf geachtet. Amortisation oder Return-on-Investment ist insofern kein Thema, als dass eine wirkliche Kosten-Nutzen-Berechnung nur schwer möglich ist. Anders als etwa bei der Auswahl von ERP- oder CRM-Systemen. In meinen Beratungen haben mich bisher nur vier Kunden um eine echte Amortisationsberechnung gebeten.

Wie genau haben Sie die Frage für sich geklärt, ob sich eine Agentursoftware für das Unternehmen lohnt? Haben Sie den Return-on-Investment (ROI) berechnet?

MITTENDORF: In den ursprünglichen Anfängen gab der Leidensdruck den Anstoß zum Kauf einer Agentursoftware: Wir hatten kein einheitliches System, sondern verschiedene Plattformen wie Filemaker, Excel und Word, eine Buchhaltung und keinerlei Schnittstellen. Die Einsparungen an Arbeitszeit, welche wir für die Betrachtung des ROI hätten anstellen müssen, waren für uns nicht messbar. Aber uns war klar, dass es diese geben wird. Den ROI haben wir nicht berechnet.

WISSER: Im Unterschied zu großen Konzernen wird in kleinen und mittleren Unternehmen nicht schon nach kürzester Zeit Bilanz gezogen. Ob sich die Investition in eine komplexe Software für uns bezahlt macht, hängt von vielen verschiedenen Dingen ab, die sich möglicherweise erst im Verlauf von Jahren herausstellen: Wie gelingt der Datenaustausch mit DATEV? Welche Formate von elektronischen Rechnungen habe ich zur Verfügung? Kann ich die Sätze der Künstlersozialkasse für freie Mitarbeiter berechnen? Das waren die Fragen, die mich umgetrieben haben. Dagegen war der Preis für uns eher nebensächlich.

MEWS: Das sehe ich auch so: Die Gesamtkosten sind ein erheblicher Faktor, weshalb ein Kostenvergleich natürlich hinzugezogen werden sollte. Doch eine Agentursoftware spart Zeit, erleichtert viel in der Administration, vereinfacht die Zusammenarbeit in der Agentur – und lohnt sich schon deshalb auch finanziell.

Wenn sich der Nutzen einer Agentursoftware nur bedingt im ROI berechnen lässt, an welchen Kriterien haben Sie sich stattdessen orientiert?

MEWS: Im Vordergrund steht eindeutig die Frage, was die Agentur davon hat, eine Agentursoftware einzusetzen. Konkret heißt das zum Beispiel: Welche Funktionen verbessern und erleichtern uns den Agenturalltag? Gibt es mehrere Produkte mit gleichem Nutzenversprechen und ähnlichen Funktionen, entscheiden letztlich die Kosten. Nur in diesem Fall ist also der Preis ausschlaggebend.

MITTENDORF: Wichtiger als die Berechnung des ROIs waren uns die Benefits der Software und die Möglichkeiten von Schnittstellen. Die Investition sollte natürlich noch im Rahmen unseres Budgets liegen. Bei uns gab es auch die Besonderheit, dass wir verschiedene Fachbereiche mit unterschiedlichen Anforderungen unter einen Hut bringen wollten. Schließlich sollten alle Mitarbeiter mit der Entscheidung zufrieden sein – und das ist auch gelungen. Der Preisvergleich mit den Wettbewerbern war für uns eher nachvollziehbar, als die Berechnung des ROI.

„Ich wollte nicht am Handwerkszeug sparen.“

WISSER: Ich bin seit 1999 selbständig. Die ersten Jahre alleine lässt sich fast alles bequem selbst organisieren. Als die ersten Mitarbeiter dazu kamen, wurde es schon schwieriger: Angebote schreiben, Zeiten buchen, fakturieren, Auswertungen anlegen – ich frage mich, wie viel Lebenszeit ich hierfür wohl in meinen ersten zwölf Agenturjahren verschwendet habe! Mit dem Wachstum wurde mir als Inhaber deutlich, dass ich als Arbeitgeber für meine Mitarbeiter und deren Familien viel Verantwortung trage. Daher möchte ich nicht am Handwerkszeug sparen. Die Einführung von easyJOB 2011 war dennoch ein Kraftakt. Etwas blauäugig ging ich davon aus, dass ich nach zwei externen Schulungstagen schon alles verstanden habe.

Die Hauptarbeit kam wahrscheinlich erst noch, oder?

WISSER: Genau, nämlich sämtliche Workflows zu übersetzen und bei uns in der Agentur einzurichten! Es hat ein paar Wochen gedauert, bis wir ohne Stützräder fahren konnten. Seitdem läuft easyJOB flüssig auf unserem eigenen Server. Selbst der VPN-Zugang von außen ist schnell und stabil. Unsere jährlichen Kosten für die Nutzungslizenzen und für den Support machen bei rund zehn Mitarbeitern weniger als ein Prozent des Gesamtumsatzes aus. Damit sind wir sehr zufrieden.

Gibt es sonst noch Erfahrungen, die Sie mit der Amortisation von Agentursoftwares gemacht haben?

MITTENDORF: In der Zusammenarbeit mit kleineren Agenturen habe ich erlebt, dass nur sehr selten konkrete Berechnungen vor der Einführung von Agentursoftwares gemacht werden. Die Agenturen wünschen sich vielmehr eine gut strukturierte Basisplattform – eine Art SAP-System für die Agenturwelt!

Vielen Dank für die interessanten Beiträge! Eine Frage bleibt allerdings noch offen: Amortisation von Agentursoftware – was sagt eigentlich Because Software dazu?

ANTJE FUCHS (Geschäftsleitung): Zusammenfassend kann man wohl sagen, dass es schwierig ist, den Nutzen von Agentursoftwares wirtschaftlich zu berechnen. Denn die Vorteile einer solchen Software (optimierte Workflows, effizientes Projektmanagement, strukturierte Daten…) lassen sich oft schwerer betriebswirtschaftlich beziffern als die ihnen gegenüberstehenden Kosten. Darum muss jede Agentur realistisch einschätzen, was sie sich einerseits von einer Agentursoftware erhofft und andererseits zu investieren bereit ist. Was wir mit Sicherheit feststellen können ist, dass durch die Verwendung von Agentursoftware ziemlich viel Arbeitszeit eingespart werden kann, die ansonsten standardmäßigen Routineaufgaben zum Opfer fallen würde. Natürlich erreicht man insgesamt auch eine höhere Qualität in allen wichtigen Prozessen, da viele Vorgänge automatisiert werden können und nicht mehr manuell abgearbeitet werden müssen. Die Auswertungen, die einem dank der Agentursoftware mit nur wenigen Klicks zur Verfügung stehen, ermöglichen zudem wertvolle Einblicke in den kompletten Workflow der Agentur. So lässt sich der Erfolg insgesamt auch etwas leichter bemessen. Bei Because Software haben wir ein spezielles Modell für unsere Agentursoftware easyJOB eingeführt, welches sich für Agenturen gerade auf lange Sicht immens bezahlt macht: die Subskription. Das ist ein Wartungsvertrag, der die Weiterentwicklung der Software abdeckt – sie laufen also nicht Gefahr, schon nach kurzer Zeit in Updates investieren zu müssen! Betrachtet man die durchschnittlichen Kosten von easyJOB über fünf Jahre hinweg und vergleicht sie mit den Kosten für Konkurrenzprodukten, kann unsere Software eindeutig punkten.

Weitere Informationen zur Amortisation und easyJOB finden Sie auf unserer Website unter “ Darum easyJOB“ oder “ Amortisation„.

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Das A und O jeder Agentursoftware: gute Beratung

Das A und O jeder Agentursoftware: gute Beratung

… denn sonst steht man da wie eine Bundesliga-Mannschaft ohne Trainer: Da fehlt jemand, der die Potenziale so lenkt, dass sie sich bestmöglich auszahlen. Darum ist die Kundenberatung bei easyJOB genauso hochwertig wie die Qualität unserer Datenbank – mit individuell passenden Angeboten für Start-ups und etablierte Mittelständler genauso wie für internationale Großagenturen.

Wie sieht die perfekte Agentursoftware aus? Wer sich auf die Suche macht, hat meist folgende Antwort parat: Das Programm soll die Abläufe aller Einheiten optimal abbilden und unterstützen, dabei die Verwaltung vereinfachen und gleichzeitig leicht zu bedienen sein – am besten völlig intuitiv. Jeder Wunsch für sich ist nachvollziehbar, doch alles auf einmal kann auch die beste Lösung nicht liefern. Schließlich zeichnet sich eine gute Agentursoftware auch durch ihre Funktionstiefe aus; so lässt sie sich immer wieder an neue Anforderungen anpassen. Dadurch bietet sie vielfältige Möglichkeiten, und jeder Kunde ist gut beraten, sich zunächst damit vertraut zu machen.

Den Prozess der Implementierung gilt es darum gut zu planen, schließlich entscheidet er wesentlich darüber, wie schnell und vor allem nachhaltig die Software fortan ihre Wirkung entfalten kann. In Abstimmung mit dem Anbieter sollte der Kunde darum zunächst ein paar zentrale Fragen klären:

– Wo ist mein zentraler „Pain Point“ – wobei soll mir die Software also als erstes helfen? Welche Prioritäten haben die anderen Funktionsbereiche?
– Welche Daten will/muss ich hierfür ins neue System importieren?
– Wie sind sie dort strukturiert, um bestmöglich zu arbeiten?
– Wer soll operativ mit der Software arbeiten und braucht dafür welche Berechtigungen – und wer nicht?
– Welche Nutzer brauchen wie schnell welche Art der Schulung?

Unser Grundsatz: Wir schauen ganz genau, was jeder einzelne Kunde braucht

Ein großes Plus ist unsere jahrzehntelange Erfahrung mit allen Arten von Unternehmen: Unsere Agentursoftware easyJOB ist sowohl bei kleinen Gründern mit einer Handvoll Freelancern als auch bei Full Service-Anbietern mit Hunderten von Mitarbeitern erfolgreich im Einsatz – und vor allem bei einer Vielzahl etablierter inhabergeführter Agenturen von Event-Management über PR bis hin zu Media- und Digital-Fokus.

„Jede Agentur ist anders, jede hat eigene Vorstellungen von Abläufen und Prozessen. Auf diese individuellen Bedürfnisse einzugehen und am Ende für genau diesen Kunden die beste Lösung zu finden, das ist die große Herausforderung.“ (Florian Hartmann, Berater bei easyJOB)

Manche Kunden arbeiten bereits seit Jahren mit diversen Datenbanken und suchen bei uns nach besseren Angeboten, weil die bisherigen Lösungen es nicht geschafft haben, mit ihnen mitzuwachsen. Andere sind als Start-ups zum ersten Mal mit der Herausforderung konfrontiert, eine professionelle Softwarelösung zu finden, um Prozesse besser zu strukturieren.
Die Anforderungen sind entsprechend unterschiedlich: Viele kleinere Kunden wünschen sich eher konkrete Handreichungen, strukturierte Anleitungen und Best Practices; die größeren kommen meist mit klaren Vorgaben, wie sie ihre vielfältigen Prozesse und Netzwerke abgebildet sehen wollen.

„Als Berater freut es mich immer, wenn Kunden offen sind und meine Erfahrung mit anderen Agenturen nutzen, statt zu sagen: ,Genau so muss es laufen.““ (Wolfgang Schwarz, Berater bei easyJOB)

Klar ist auch: Die Agenturwelt verändert sich ständig – darum reagieren wir gemeinsam mit unseren Kunden auf neue Anforderungen im Tagesgeschäft, etwa die wachsende Bedeutung agiler Prozesse, digitale Vernetzung oder die Verzahnung verschiedener Unternehmensbereiche. Durch Anpassungen an veränderte technische Möglichkeiten entwickeln wir easyJOB fortwährend weiter und aktualisieren unsere Software regelmäßig mit neuen Features und Funktionen.

Mentor, Partner, Klagemauer – unsere Berater haben viele Aufgaben

Selbst die beste Technik kann allerdings nutzlos sein, wenn sie nicht zum konkreten Bedarf in der jeweiligen Situation passt. Um in der Fußballersprache von Anfang zu bleiben: Richtig geschmeidig läuft das Passspiel im Agenturalltag erst, wenn Ihr Berater die Software auch optimal für Ihre Zwecke anpasst – maßgeschneidert quasi.
Bei easyJOB liegt uns die Qualität der Beratung daher seit jeher am Herzen. Zentral ist der persönliche Ansprechpartner, den Sie für Ihre Anliegen an Ihrer Seite wissen und jederzeit um Rat fragen können – ganz ohne Helpdesk- oder Ticketsystem, wo Sie stundenlang auf Antworten warten müssen. Betrachten Sie ihn als Mentor, bei Bedarf auch einmal als „Klagemauer“ und vor allem als Sparringspartner, mit dem Sie gemeinsam neue Wege finden können.

„Gute Beratung beginnt bei schneller Erreichbarkeit und zeitnahem Feedback an meine Kunden. Ich muss über das nötige Fachwissen verfügen und genau zuhören können, schließlich entscheide ich nicht allein, sondern immer zusammen mit meinem Kunden.“ (Petra Sadowski, Beraterin bei easyJOB)

Damit unsere Berater Ihnen in jeder Lage hilfreich zur Seite stehen, haben wir hohe Anforderungen an ihre Qualität und Qualifikation. Sie starten bei uns mit intensiven internen Schulungen – bis zur ersten selbstständigen easyJOB-Implementierung dauert es bis zu einem Jahr. Denn um unsere Software optimal abzustimmen, braucht es neben Branchenwissen (alle unsere Berater verfügen über langjähriges Branchenwissen mit vertiefter Expertise mit Blick auf Werbe- und Mediaagenturen) und Erfahrungen aus diversen Implementierungen auch viel Know-how über unser Produkt. Schließlich ist unser Anspruch, dass sie alle easyJOB-Einstellungen und -Parameter souverän beherrschen.

„Besonders herausfordernd finde ich es, wenn ich einem Kunden Möglichkeiten zur Verbesserung zeige – der aber nichts ändern möchte, mit dem Argument: ,Das haben wir schon immer so gemacht!“ Dann sind Überzeugungsarbeit und gute Argumente gefragt.“ (Wolfgang Schwarz)

Unsere Unterstützung ist Ihnen sicher, solange Sie wollen

Auch nach erfolgreicher Implementierung lassen wir unsere Kunden nicht allein – unsere Berater stehen Ihnen jederzeit weiter zur Verfügung. Damit Sie immer auf dem neuesten Stand sind, bieten wir außerdem regelmäßige easyJOB-Updates an – mindestens eines pro Jahr ist garantiert.
Die Beratungen und Schulungen können sowohl bei Ihnen als auch bei uns im Haus stattfinden, alternativ online oder am Telefon.
Wer es besonders unkompliziert wünscht, wählt unser Beratungs-Abonnement: Damit können Sie laufende Schulungsleistungen zum vergünstigten Satz im Voraus budgetieren.

Fragen? Wünsche? Rufen Sie uns unverbindlich an; wir beraten Sie sehr gerne!

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

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Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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cobra CRM setzt den Fokus auf die DSGVO und Customer Experience

cobra CRM setzt den Fokus auf die DSGVO und Customer Experience

(Mynewsdesk) Auch in diesem Jahr haben sich zahlreiche cobra Solution und Business Partner aus ganz Deutschland am Partnertag in Konstanz versammelt und zwei spannende Tage miteinander verbracht. Auf der Agenda standen interessante Vorträge, ein Ausblick auf die geplanten Produktentwicklungen des CRM Spezialisten sowie die alljährliche Verleihung des CRM-Awards. Nach einer Bootsfahrt mit tollem Ausblick auf den Bodensee konnten die cobra Partner den Tag, bei einem umfangreichen Abendessen auf der Insel Mainau, entspannt ausklingen lassen.

Der CRM Spezialist cobra gab einen Rückblick auf die vergangenen Monate, stellte den neuen Firmenfilm vor und informierte die Teilnehmer des Partnertages über geplante Aktivitäten, Strategien und Ziele für das Unternehmen im kommenden Jahr. Klar ist: Das Thema DSGVO spielt weiterhin eine wichtige Rolle und auch die Customer Experience wird ein wichtiger Schwerpunkt bei der kommenden CRM-Generation sein. „cobra CRM DATENSCHUTZ-ready ist ein Alleinstellungsmerkmal, das wir weiter ausbauen möchten. Unternehmen werden von uns unterstützt, ihr Kundenbeziehungsmanagement datenschutz-konform aufzustellen. Daneben empfehlen wir unseren Kunden, die DSGVO als Chance wahrzunehmen und mit einer positiven Customer Experience Kunden langfristig an ihr Unternehmen zu binden. Zudem haben wir externe Spezialisten an unserer Seite, die uns bei unserem Vorhaben stark unterstützen und begleiten.“, so Jürgen Litz, Geschäftsführer der cobra GmbH. 

Anschließend wurden die erweiterten Funktionen des News & Mail Service für cobra vorgestellt. Nutzer profitieren nun u. a. von rechtssicheren Anmeldeformularen, einer automatischen Double-Opt-in-Verifizierung sowie adressbezogenen Kontaktvermerken zur Beweissicherung. Ein weiterer Programmpunkt war die Vorstellung des Optiservers – ein neuer Adressenservice der cobra, für die Neukundengewinnung mit direkter Integration in die cobra CRM Lösungen. Auch die Deutsche Post, als Kooperationspartner der cobra, war auf dem Partnertag vertreten: Ralf Postupa, Senior Experte Digital Labs, präsentierte den Anwesenden den SIMSme Business Messenger, der eine rechtskonforme Kommunikation im Unternehmen gewährleistet. 

Besonders spannend wurde es bei der Verleihung des CRM-Awards für herausragende Kundenprojekte. Per Online-Voting stimmten die anwesenden Partner für die fünf nominierten Projekte ab. Die Siegel EDV GmbH belegte den ersten Platz für das Kundenprojekt bei M & C Travel Events GmbH, die Autorennen organisiert und cobra CRM für den Einkauf von Hotelzimmern, beim Marketing sowie beim Verkauf der Hotelzimmer einsetzt. Alle benötigten Rennstrecken weltweit sind in cobra hinterlegt und die Hotels werden über ein Beziehungsfeld genau mit einer Rennstrecke verbunden. So lassen sich die relevanten Hotels für ein Event auf Knopfdruck ermitteln. Zudem können in einem Vorgang pro Hotel eine Vielzahl unterschiedlicher Zimmer für unterschiedliche Preise gebucht werden. Dabei werden neben den Preisen auch Informationen zum Mindestaufenthalt, Stornomöglichkeiten und Zahlungskonditionen jeweils hotel- und kundenseitig erfasst. 

Die Intramed Handelsgesellschaft mbH überzeugte die Partner mit ihrem Projekt. Beim Institut für die Wissenschaften vom Menschen konnte mit cobra CRM das Veranstaltungsmanagement effizienter gestaltet werden. Anhand eines Mailrobots können Anmeldeinformationen automatisiert nach cobra übertragen werden. Außerdem wurde eine Rückmelde-Mail eingerichtet, die der entsprechenden Person eine Anmeldebestätigung oder die Benachrichtigung bzgl. eines Wartelistenplatzes zuschickt. 

Ebenfalls ausgezeichnet wurde die DC Datenverarbeitungs & Computervertriebs GmbH mit ihrem Kundenprojekt beim Wirtschaftsbeirat der Union, der cobra für die Mitgliederverwaltung und zur Abrechnung verwendet. Dort wurde ein Ticketsystem entwickelt, welches sowohl in cobra aber auch im Webbrowser verwaltet werden kann. Auch die Auswertungen für das Management wurden integriert.

Die Peter Communication System GmbH stellte ihr Projekt bei der KERNenergie GmbH vor. Der Premium-Nuss-Hersteller nutzt cobra nun intensiv zur Neukundengenerierung über Verkostungspakete, den Nachfassprozess der Angebote und die Pflege der Bestandskunden. 

Last but not least wurde auch der Partner Premium technologies ausgezeichnet. Die GTL Getriebetechnik Leipzig GmbH arbeitet in cobra mit Bestelllisten, in der alle zu bestellenden Produkte eines Projekts gleichzeitig verwaltet werden können. Anfragen sowie Bestellungen werden zusammengefasst und können per Knopfdruck an Lexware übergeben werden. 

Neben den fünf ausgezeichneten Projekten gab es noch zwei weitere Gründe, mit Sekt anzustoßen: Die beiden Partner abapoint und die VTE Teichmann GmbH feiern in diesem Jahr ihr 20-jähriges Partnerschaftsjubiläum und erhielten eine Urkunde. 

Es folgte eine gemütliche Bootsfahrt auf dem Bodensee, die alle Teilnehmer zur bekannten Insel Mainau gebracht hat. Dort durften sich die cobra Partner dann auf ein ausgiebiges Abendessen freuen, bei dem alle Teilnehmer die Gelegenheit hatten, sich auszutauschen und den Tag entspannt ausklingen zu lassen.

Diese Pressemitteilung wurde via Mynewsdesk versendet. Weitere Informationen finden Sie im cobra GmbH

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Das Konstanzer Softwarehaus cobra ist einer der führenden Anbieter von Lösungen für das Kunden- und Kontaktmanagement. Als Pionier für CRM entwickelt und vertreibt cobra seit 30 Jahren erfolgreich innovative CRM-Lösungen made in Germany. Ob in Vertrieb, Marketing, Service oder Geschäftsleitung: cobra stellt Kundeninformationen abteilungsübergreifend in den Mittelpunkt des unternehmerischen Handelns und unterstützt bei Kundenbetreuung, Kampagnen- und Leadmanagement sowie der Optimierung von Geschäftsprozessen. Auch mobil ist cobra via Smartphone, Tablet oder Laptop im Einsatz. Ein eigenes Hosting-Angebot sowie Mietmodelle bieten maximale Flexibilität.

Im Jahr 2014 gelang cobra als einem der ersten Anbieter für professionelle CRM Software die Verbindung von Business Intelligence mit CRM. Umfangreiche Analysefunktionen, visuell dargestellt in Form von Dashboards mit zeitlicher Komponente und Drill-Downs zeigen Potenziale und Schwachstellen auf. Diese bilden die Grundlage für die Führung und Steuerung von Unternehmen jeder Branche und Größe. Neben einer einfachen und gut verständlichen Bedienung ermöglicht cobra CRM BI über Data Mining auch predictive und prognostic analytics neben den klassischen prescriptive und expost Analysen.

Mit rund 250 Vertriebspartnern in Deutschland, Österreich und der Schweiz berät cobra kleine, mittelständische und große Unternehmen in allen Belangen rund um das Thema CRM. Zu den 18.000 Kunden zählen Unternehmen wie Continental, die Unimog Sparte der Daimler AG, Creditreform oder Ergo direkt.

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Computer IT Software

Höher, schneller, weiter – easyJOB Release 4.90

Mehr Funktionalität für Agentursoftware easyJOB

Höher, schneller, weiter - easyJOB Release 4.90

(Bildquelle: @ Shutterstock)

Die Messlatte liegt hoch – neue Technologien und der nachvollziehbare Kundenwunsch nach immer detaillierteren Funktionen treiben die Software-Entwicklung voran. Das passt perfekt zu unserem eigenen Anspruch: easyJOB kontinuierlich besser und noch nutzerfreundlicher zu machen. Mit dem Release 4.90 haben wir unsere „easyDataVisualizer“-Technologie ausgebaut und die Basis für innovative Weiterentwicklung geschaffen. Viele Kunden haben schon auf die finale Freigabe des Browser Chrome für easyJOB gewartet und auch für unsere Media-Kunden gibt es interessante Neuigkeiten.

Was ist der „easyDataVisualizer“?
Zunächst mal ein die Zunge herausforderndes Kunstwort (darum verwenden wir auch gern die Kurzform „eDV“). Aber es beschreibt gut, was dieses Tool leistet: Sie können sich ganz einfach Ihre Daten in easyJOB anzeigen lassen – und zwar mittels komplett nach Ihren Wünschen konfigurierten Anzeigelayouts. Sie bestimmen, welche Daten unsere Software Ihnen in welcher Reihenfolge anzeigt. Dabei können Sie nach Belieben Felder suchen und löschen, Zeilen zusammenfassen, gruppieren, Werte farbig hervorheben, pivotieren und Daten in diversen Formaten exportieren.

Projektansichten selber definieren
Neu ist auch, dass der eDV jetzt im Jobblatt verfügbar ist, quasi dem Herzstück von easyJOB: Hier sehen Sie alle Informationen zu einem Projekt, kalkulieren Ihre Leistungen im Ein- und Verkauf, fragen Lieferanten an und erstellen Kostenvoranschläge. Zudem können Sie Eingangsrechnungen einsehen, Ausgangsrechnungen schreiben und die gesamte Kommunikation rund um das Projekt anzeigen lassen. Ein weiteres Plus: Sie bekommen alle gewünschten Jobwerte (etwa Stundenausnutzung, Auftragsstatus oder Deckungsbeitrag) in einer Übersicht präsentiert.
Bereits unsere Standardlayouts ermöglichen es, Ihr Projekt mit unterschiedlichem Detailgrad sowie aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten. Darüber hinaus haben viele unserer Kunden eigene Vorstellungen und Wünsche, welche Zahlen und Informationen sie in welcher Anordnung brauchen. Mit der „eDV“-Technologie ist es leicht, sich genau die gewünschte Datenansicht zusammenzustellen und als individuelles Layout abzuspeichern. Und falls es doch irgendwo haken sollte oder Sie Fragen haben, hilft Ihnen natürlich unsere Beratung.

Stetige Weiterentwicklung dank „easyDataVisualizer“-Technologie
Mit Blick auf die immer mobilere Zukunft der Arbeit planen wir für den eDV einige Weiterentwicklungen. Daher für Sie ein kurzer Blick in die easyJOB-Werkstatt: Ein Nahziel ist die responsive Darstellung der Anzeigelayouts für Smartphones und Tablets. Außerdem machen wir demnächst die Kombination mehrerer Anzeigelayouts in „Multigrids“ möglich. Damit lassen sich zusätzliche Detailinformationen in einer einzigen Ansicht einbinden, zum Beispiel alle Termine zu einem Job.

Besserer Austausch mit den Kollegen
Bei der Planung von To-dos bieten wir Ihnen jetzt eine einfache Möglichkeit, mit Ihren Kollegen oder Mitarbeitern schnell und unkompliziert Informationen zu teilen, beispielsweise Layoutvorlagen oder Kundenbriefings. Sie können im System bei entsprechenden Terminen und Aufgaben nicht nur Beschreibungstexte hinterlegen, sondern auch Dokumente hochladen und damit allen Beteiligten zur Verfügung stellen. Diese sehen im Kalender dank eines entsprechenden Symbols und im Tooltip, dass Dokumente vorhanden sind.

Nie mehr Terminkollisionen!
Kleines Icon mit großem Benefit: Bei der Terminanlage bekommen Sie in easyJOB nicht nur angezeigt, ob es Terminkollisionen gibt, sondern Sie können über das kleine Kalender-Icon den Kalender der eingeplanten Mitarbeiter öffnen. easyJOB springt dann sofort auf den richtigen Tag. So sehen Sie auf einen Blick, wo es freie Zeitfenster gibt, beziehungsweise welche Termine und Aufgaben schon fixiert sind.
Das hilft auch beim Planen von Folgeterminen: Öffnen Sie einen bestehenden Termin mit den gewünschten Teilnehmern, klicken auf das Icon und wählen im Kalender den gewünschten Zeitraum. Nun können Sie sehen, welche Termine und Aufgaben schon fixiert sind. Das hilft auch beim Planen von Folgeterminen: Öffnen Sie einen bestehenden Termin mit den gewünschten Teilnehmern, klicken auf das Icon und wählen im Kalender den gewünschten Zeitraum. Nun können Sie sehen, welche Termine und Aufgaben schon fixiert sind und freie Zeitfenster finden.

Forecast – Rechnungsstellung planen
Auch die besten Projekte können in Schieflage geraten, wenn der Cashflow nicht stimmt. Planen Sie daher von Beginn an die Rechnungsstellung – sowohl auf der Erlös- als auch auf der Kostenseite. Diese terminorientierte Darstellung ist als Zusatzinformation im Jobblatt über entsprechende Layouts sichtbar.

Belegworkflow optimiert
Auch für ein anderes typisches Workflow-Problem haben wir eine Lösung gefunden: Ein Kunde fordert ein neues Rechnungsexemplar an. Bislang wurde die Rechnung einfach neu ausgedruckt. Mit der neuen Funktion „Druck AR Kopie“ erzeugt easyJOB nun direkt auf Basis des Original-PDFs eine steuerrechtlich konforme Kopie (gemäß den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz: GoBD) und stempelt sie auf Wunsch als „Kopie“.
Das Original-PDF bleibt unverändert im Ausgangsrechnungsordner erhalten. Selbstverständlich bieten wir auch die Neuerstellung einer bestehenden Rechnung zu Korrekturzwecken an. Verschicken Sie die neue Rechnung einfach per Mail – das neue Rechnungs-PDF wird automatisch im Ausgangsrechnungsordner ersetzt.

Extra-Service: Tarifserver für die Mediaabwicklung
Auch für unsere Media-Kunden bietet das Release 4.90 Neues: Und zwar haben wir den Because Tarifserver entwickelt. Der in der easyJOB Cloud gehostete Webservice stellt die Tarife für eine Vielzahl von Medien im DACH-Raum bereit. Neu sind Online-Tarife und eine bessere Datenqualität im Bereich der Sonderformate. Das Service erleichtert die tarifunterstützte Media-Schaltungsbuchung sowie die Produktion von Druckunterlagen für Printmedien.

Wenn Sie an weiteren Neuigkeiten rund um easyJOB interessiert sind, abonnieren Sie einfach unseren Newsletter ( https://www.because-software.com/service/newsletteranmeldung/).

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

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Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Was muss eine Agentursoftware wirklich können?

Was muss eine Agentursoftware wirklich können?

In der Startup-Phase verließ sich die Münchner Kommunikationsagentur in a nutshell bei kaufmännischen Themen noch auf Insellösungen und handgestrickte Workarounds. Doch als bereits nach einem Jahr der 25. Mitarbeiter anheuerte, war klar: Wir brauchen eine professionelle Agentursoftware!

Wie solch ein Auswahlprozess abläuft und welche Aha-Erlebnisse dabei entscheidend sind, erzählt Timo Pauli, Digital Consultant bei in a nutshell.

Finde die ideale Agentursoftware – der Auftrag war klar. Aber wie komme ich zur richtigen Lösung? Woran orientiere ich mich bei der Auswahl? Und welche Tools kommen überhaupt infrage? Zumindest den letzten Punkt klären wir ziemlich fix: Wir fragen diverse befreundete Agenturen, was sie empfehlen. So haben wir bald eine Liste mit fünf Software-Anbietern.

Die Vorauswahl ist noch recht einfach…

Die eigentliche Arbeit beginnt jetzt: Wir müssen die Lösungen so detailliert wie möglich vergleichen, schließlich wollen wir von der Software möglichst umfassend und zugleich lange Zeit profitieren. Also machen wir uns zunächst in einer Excel-Tabelle ein vergleichendes Bild von den jeweiligen Funktionen. Bei den meisten Anbietern finden wir dazu einiges auf ihren Websites. Zusätzlich beantragen wir bei allen einen kostenfreien Testzugang, um die wesentlichen Features durchzuklicken. Außerdem recherchieren wir online die Urteile bisheriger Nutzer.
Durch diesen Vergleich kommen wir zu ersten wichtigen Erkenntnissen. Denn zwei der fünf potentiellen Lösungen entsprechen nicht unseren Vorstellungen: In einem Fall erscheint uns die Integration einer Ressourcenplanung unzureichend, im anderen Fall schrecken die Bewertungen der User ab.

Direkter Kontakt bringt mehr als Demozugänge

Bei den verbliebenen drei Lösungen versuchen wir nun, die Demozugänge intensiv zu testen. Jedoch stoßen wir rasch an Grenzen: Demolösungen derart leistungsstarker Programme sind ohne professionelle Einführung ähnlich gewinnbringend wie eine Dose Erbsensuppe ohne Dosenöffner – macht Appetit, aber eben nicht satt!
Also ändern wir unsere Strategie und telefonieren zunächst mit den drei Anbietern. Diese Gespräche erweisen sich als eminent wichtig, weil wir endlich merken, was wir wirklich brauchen – und nicht nur, was wir nicht wollen. Beispielsweise bringt uns ein Berater darauf, dass die direkte Übergabe der Buchhaltungsdaten zu Datev langfristig eine enorme Erleichterung darstellt.
Zu den Features, die wir vorher gar nicht auf dem Schirm hatten, gehört auch die Integration des Mail-Protokolls imap. Wäre es nicht praktisch, wenn sich Angebote und Rechnungen direkt aus dem Programm verschicken ließen – und die betreffenden E-Mails zugleich in unserem Mailprogramm synchronisiert würden? Ein Anbieter kann diese Schnittstelle nicht vorweisen; der Berater schlägt vor, die Mails per Blindkopie an uns selbst zu schicken, um sie dann dort zu speichern, wo wir sie benötigen. Unser Urteil: zu aufwändig! Wieder ein Kandidat weniger …

Vergleichstabellen als Entscheidungshilfe?

Bei einem weiteren Telefonat mit den verbliebenen beiden Anbietern vertiefen wir die Fragen nach den Leistungen einzelner Funktionen. Wie unser Geschäftsführer Timm Rotter bereits im Interview erzählt hat, pflegen wir in Rechnungswesen und Controlling einen – sagen wir mal – überschaubaren Grad an Professionalität: Bisher nutzen wir Insellösungen, etwa selbst erstellte Excel-Dateien. Die neue Agentursoftware soll jetzt alles unter einen Hut bringen. Um die Unterschiede so transparent wie möglich zu vergleichen, bewerteten wir die verschiedenen Features in einer Tabelle. Die entscheidende Frage ist nun: Was davon ist uns am wichtigsten?
Um einen noch besseren Überblick zu bekommen, wenden wir uns erneut an erfahrene Nutzer. Sowohl Because Software als auch der verbliebene andere Anbieter stellen Kontakte zu langjährigen Kunden her, die wir interviewen. Auch befreundete Agenturen, die eines der Systeme nutzen, bitten wir um ihre ehrliche Einschätzung. Insbesondere interessieren uns die Dauer der Implementierung sowie der Support. Denn beides sind Punkte, die man sich am besten aus der Kundenperspektive erklären lässt.

Letztlich überzeugen uns die Details

Anschließend drehen wir eine letzte Runde zur Bewertungen der Funktionen. Durch die Detailanalyse erkennen wir inzwischen kleine, aber wichtige Unterschiede.
– Während es beim Konkurrenzprodukt eine Limitierung gibt, wie viele Fenster sich parallel öffnen lassen, gilt das bei easyJOB nicht. Anfangs mag es gewöhnungsbedürftig sein, wenn sich für jede Abfrage ein neuer Tab im Browser öffnet. Letztlich ist es so aber am einfachsten, Prozesse parallel zu steuern – und genau das ist ja die Wirklichkeit im Agenturleben. Dieses Multiwindowing ist ein Punktgewinn für easyJOB.
– In der Zeiterfassung überzeugt bei easyJOB die Funktion, Überstunden sehr transparent auszuweisen. Da wir all unseren Mitarbeitern 40-Stunden-Wochen bieten und jede Stunde mehr ausgleichen, ist das für uns sehr wichtig.
– Immer klarer wird uns auch, dass die Implementierung und die damit verbundenen Workshops mit dem Software-Anbieter ein wesentlicher Faktor sind. Die Zeitangaben dafür sind bei den beiden Anbietern sehr unterschiedlich: Während Because Software bei easyJOB mindestens zwölf Wochen ansetzt, sind es beim Konkurrenz-Anbieter lediglich sechs. Letzteres klingt zwar zunächst nach einem Vorteil. Jedoch erscheint uns die längere Dauer wesentlich realistischer, um alle Daten von verschiedenen Systemen zusammenzubringen – und das wohlgemerkt im laufenden Betrieb. Außerdem kommen bei easyJOB die zuständigen Mitarbeiter persönlich vorbei und erklären uns das Programm direkt in der Agentur.
Multiwindowing, Zeiterfassung, die vertrauenserweckende Implementierung und auch der Preis sind schließlich die ausschlaggebenden Kriterien – für easyJOB!

Unser Fazit

Eine solche Entscheidung zu treffen, ist nicht einfach, zumal sie auf mehrere Jahre angelegt ist. Denn es lohnt sich nicht, die Software nach kurzer Zeit wieder zu wechseln. Zu hoch sind der Aufwand für Suche und Implementierung.
Für Ihren eigenen Auswahlvorgang empfehlen wir, dass sich mehrere Mitarbeiter mit den Alternativen auseinandersetzen. Unterschiedliche Perspektiven von Geschäftsführern, Projektmanagern und Personalleitung haben uns viele wichtige Einblicke ermöglicht. Und: Stellen Sie den Anbietern unbedingt alle Fragen, die Ihnen einfallen! Denn es sind – so unsere Erfahrung – individuelle Details, die am Ende den Ausschlag geben.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

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Agentursoftware Vergleich: Die richtige Lösung finden!

Because Software, Anbieter der Agentursoftware easyJOB, erklärt Ihnen, auf welche Punkte Sie beim Vergleich achten sollten.

Agentursoftware Vergleich: Die richtige Lösung finden!

(Bildquelle: @ Shutterstock)

Mit Agentursoftware ist es ein wenig wie mit einer neuen Liebe: Anfangs scheint alles perfekt, doch es dauert nicht lange, bis die kleinen (oder sogar großen) Macken des Alltags sichtbar werden. Auf diese fünf Punkte sollten Sie daher beim Vergleich verschiedener Lösungen achten, damit Ihr Favorit die Flitterwochen übersteht:

1. Langlebigkeit
Klassische Software veraltet schnell. Agentursoftware als Rückgrat Ihres Unternehmens sollte dagegen mitwachsen, damit Sie dauerhaft wettbewerbsfähig bleiben und effektiv arbeiten. Daher legen wir bei Because so viel Wert darauf, dass wir easyJOB ständig weiterentwickeln und dabei sehr innovativ bleiben. So fließen ständig technische und inhaltliche Neuerungen ein.

2. Funktionstiefe
Ein ausgefeiltes Funktionsangebot basiert auf Erfahrung. Regelmäßiges Kunden-Feedback, zeitliche und Entwickler-Kapazitäten sind der Garant dafür, dass ein Anbieter passende Lösungen entwickeln kann. Achten Sie darauf, wenn Sie Software vergleichen. Für uns war Funktionstiefe immer ein Leitmotiv, das wir in über 25 Jahren am Markt konsequent verfolgt haben. Sie sorgt dafür, dass auch tiefergehende Anforderungen gut erfüllt werden können. Und sie ist Voraussetzung für langfristige Investitionssicherheit, wenn die Software auch zukünftigen Anforderungen gerecht werden kann, von denen die Agentur heute noch gar nichts weiß.

3. Modularität/ Schnittstellen
easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung entwickelt und wird schon im Basispaket mit umfangreichen Funktionen ausgeliefert. Rund dreißig Zusatzmodule decken weitere spezifische Anforderungen bestimmter Abteilungen ab, z.B. Finanzen und (vorbereitende) Buchhaltung, Produktion und Media. Schnittstellen zu DATEV, SEPA oder Jira erweitern das Anwendungsspektrum und Webservices (API) ermöglichen die Anbindung von Dritt-Programmen an easyJOB. So integrieren Sie ganz nach Wunsch Ihre Prozesse in einem führenden System und vermeiden das Arbeiten mit Insellösungen.

4. Individualisierbarkeit
Über eine Vielzahl an Parametern, Einstellungen und Zusatzfeldern ist easyJOB sehr flexibel und kann perfekt für die jeweiligen Arbeitsweisen maßgeschneidert werden – und das ohne zusätzliche Programmierung. easyJOB ist wie keine zweite Lösung skalierbar, es zwingt Ihnen keine starre Lösung auf. Wir sehen uns deshalb Ihre Abläufe und Prozesse zuerst genau an und entwickeln daraus eine auf Ihre Anforderungen optimal zugeschnittene Lösung. Dieser geringe Mehraufwand bei der Integration führt anschließend zu größeren Einsparungen.

5. Usability
Agentursoftware sollte Sie in Ihrem täglichen Arbeitsalltag unterstützen. Heißt: Sie sollten jederzeit von einer Aufgabe zur nächsten wechseln und vieles parallel bearbeiten können. easyJOB besitzt diese „Multiwindowing“-Funktion seit langem. Unsere Kunden können so Leistungen zwischen Jobs kopieren oder beim Schreiben einer E-Mail parallel Notizen und Projektinformationen bearbeiten.

Wichtige Details im Blick behalten
Schauen Sie auf die wichtigen Details, wenn Sie sich für eine Lösung interessieren. Lassen Sie sich nicht von gefälligen Oberflächen blenden. Und denken Sie weitsichtig: Anfangs achtet man oft nur auf Funktionalitäten und Technologien. Sie sind dauerhaft aber nur so gut wie der Support und die Innovationsfähigkeit des Anbieters. Because beispielsweise verfügt über 17 Anwendungsberater. Auch deswegen ist easyJOB der Favorit inhabergeführter Agenturen im deutschsprachigen Raum. Wir justieren unsere Agentursoftware exakt nach Ihren Wünschen.

Noch mehr Informationen und Hilfestellung zur Auswahl der optimalen Softwarelösung finden Sie in unserem Whitepaper „Auswahl Agentursoftware / Checkliste“ ( https://www.because-software.com/fileadmin/Dokumente/Auswahl_Agentursoftware_Checkliste.pdf).

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Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Komplettpaket statt Übergangslösung: Agentursoftware easyJOB

Komplettpaket statt Übergangslösung: Agentursoftware easyJOB

Timm Rotter

easyJOB Nutzer im Portrait – heute: in a nutshell. Die Kommunikationsagentur mit Schwerpunkt Social Media und Content Marketing beschäftigt 29 Mitarbeiter an den Standorten München und Köln. in a nutshell hat sich im ersten Halbjahr 2018 für unsere Agentursoftware entschieden und befindet sich gerade in der Einführung. Im Interview erklärt Geschäftsführer Timm Rotter, wieso er easyJOB ausgewählt hat.

Herr Rotter, wann haben Sie gemerkt, dass Sie eine professionelle Lösung zur Steuerung Ihrer Agentur brauchen?
Timm Rotter: Als ich ein entscheidendes Fußballspiel im Abstiegskampf unserer Freizeitmannschaft verpasst habe.

Wie bitte?
Timm Rotter: Es war tatsächlich so – irgendwann Ende 2016 habe ich am Monatsende versucht, schnell noch alle Rechnungen fertig zu bekommen. Und das auf Basis dutzender Exceltabellen mit Mitarbeiterstunden und sonstigen Aufwänden. Zudem musste die Umsatzsteuer-Voranmeldung raus. Unser Team hatte ein wichtiges Spiel, und ich habe kurz vor knapp absagen müssen, weil die Buchhaltung wieder mal nicht fertig wurde.

Wie groß war Ihre Agentur damals?
Timm Rotter: Wir waren sieben – zwei Festangestellte, der Rest Freie. Ihre eigenen Arbeitsstunden haben die Mitarbeiter in Excel erfasst, aber die Zuordnung auf Kunden und Projekten zur Abrechnung lief bei mir auf. Ich habe nach Feierabend immer sämtliche Stunden des Tages nachgehalten. Eine Weile funktionierte das, solange ohnehin alle Jobs über mich liefen und ich jeden Mitarbeiter gebrieft habe, was es genau zu tun gab am jeweiligen Tag. Effizient war es nicht, aber…

Ja?
Timm Rotter: Macht der Gewohnheit, würde ich sagen. Solange der Leidensdruck nicht zu groß wird, wurschtelt man sich durch. Ich glaube, das geht vielen kleinen Agenturen so, gerade wenn sie gut ausgelastet sind. Dann nimmt man sich im Tagesgeschäft keine Zeit, sich solchen strategischen Fragen zu widmen. Das ist ein großer Fehler, den man aber nicht wahrnimmt, weil man die – ineffizienten – Prozesse zu sehr verinnerlicht hat.

Kann man auf Excel-Basis eine Agentur führen?
Timm Rotter: Ja, wenn man über eine gewisse Größe nicht hinauswachsen möchte. Nach meiner Erfahrung wird es aber schon bei mehr als zwei Vollzeitkräften ineffizient.

Wie ging es dann weiter nach besagtem Abend?
Timm Rotter: Ich hatte das Glück, dass eine Mitarbeiterin einen Software-Entwickler kannte, der gerade ein Zeiterfassungssystem in der Betaphase hatte. Er hat uns angeboten, es als einer der ersten zu testen. Das war für uns schon mal ein Quantensprung: Jeder Mitarbeiter konnte, ohne vollen Einblick in die Zahlen, eigene Stunden auf die jeweiligen Projekte buchen. Als Admin konnte ich zugleich die Erlöse tracken und musste am Monatsende nur noch die Aufstellungen prüfen und als PDF exportieren.
Eine effiziente Zeiterfassung war damals unser größtes Thema, und mit der Software kamen wir echt voran. Parallel sind wir von MS Office mit zentralisierter Dokumentenablage auf die Google Cloud umgestiegen. Das Setup hat unser Wachstum kurzfristig sicher vereinfacht – aber Ende 2017 wurde immer klarer, dass auch das nur eine Übergangslösung war.

Haben Sie wieder ein Fußballspiel verpasst?
Timm Rotter: (lacht) Nein – aber wenn Du wirklich wachsen willst, ist eine effiziente Zeiterfassung nur der erste Schritt. Zuletzt war es die Finanzbuchhaltung, die wieder aus dem Ruder lief: 35 Kunden, doppelt so viele Projekte – entsprechend viele Rechnungen, Belege und Stundenlisten gab es. Allein der Aufwand, die alle händisch erst im Rechnungswesen zu verarbeiten und dann nochmals händisch in DATEV zu übertragen… Das wurde uferlos.
Dazu kam, dass wir wieder auf Excel-Tabellen und Word-Dokumente zurückgreifen mussten – jetzt zur Ressourcenplanung und für Angebote. Die Daten der Neuprojekte mussten wir dann aber wieder in die Zeiterfassung eintragen – solch ein Nebeneinander von Systemen ist eine Wachstumsbremse.

Haben Sie einmal ausgerechnet, wie viel Zeit Sie vergeuden?
Timm Rotter: Ja, das habe ich – übrigens am Neujahrstag 2018, als Ruhe war. Im vierten Quartal waren mehr als 20 Prozent meiner Arbeitszeit für kaufmännische Projektverwaltung und Rechnungswesen drauf gegangen. Dazu kamen die Kosten für die Buchhalterin, die zwei Tage im Monat mit DATEV beschäftigt war. Daraus ist auch mein wichtigster Vorsatz für das neue Jahr geworden: keine Übergangslösungen mehr. Ich wollte ein System, das alles steuert, vom ersten Angebot über Ressourcenplanung und Abrechnungen bis zur Übergabe an die Steuerberatung.

Jetzt sind Sie seit Juni easyJOB-Kunde – wieso fiel die Wahl auf unsere Software?
Timm Rotter: Im Endeffekt vor allem, weil der Claim wirklich stimmt: Die Software lässt sich tatsächlich maßschneidern und verspricht, dass sie mit uns mitwachsen kann. Zudem verfügt easyJOB über einen sehr großen Funktionsumfang. Wir haben uns fünf verschiedene Anbieter angesehen. Nur bei easyJOB haben wir das volle Vertrauen, dass es nicht nur das abbildet, was wir heute brauchen, aber auch das, was wir – hoffe ich – in fünf Jahren brauchen werden.

Kurz zurück zum Anfang: Ist Ihr Team damals eigentlich abgestiegen?
Timm Rotter: Ja, aber inzwischen spielen wir wieder in der ersten Liga – wobei (grinst) das jetzt nicht an Ihrer Software liegt.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

easyJOB
Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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