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Amortisation von Agentursoftware: lohnt sich das?

Amortisation von Agentursoftware: lohnt sich das?

Eine Agentursoftware ist eine Anschaffung, die gut überlegt sein will. Einerseits ist sie kostenintensiv, auf der anderen Seite spart sie im Agenturalltag Zeit – und damit auch Geld. Je größer das Unternehmen und je komplexer die betrieblichen Strukturen, desto höher ist der Nutzen einer Agentursoftware – auch aus finanzieller Perspektive. Doch wie prüfe ich konkret, welche Lösung für mein Unternehmen rentabel ist?

Wir haben drei Experten zum Thema „Amortisation von Agentursoftware“ nach ihren Erfahrungen gefragt: Heike Mews von der Agenturberatung hm43, Anja Mittendorf aus der Schmittgall Agenturgruppe und Marc Wisser, Inhaber von PAGE & PAPER.

Wie wichtig war Ihnen bei der Wahl einer Agentursoftware, dass sie sich auch wirtschaftlich lohnt?

MARC WISSER: Um ehrlich zu sein: nicht wirklich wichtig. Zumindest nicht in der Startphase. Ich habe das Thema Agentursoftware damals zur Chefsache gemacht und mehr als ein halbes Jahr lang ganz verschiedene Lösungen recherchiert, mich tief in die Leistungsbeschreibungen eingelesen und so viele Testversionen ausprobiert wie möglich. Mir war ein Tool wichtig, das primär unseren Anforderungen gerecht wird.
Zugegeben, easyJOB war nicht sofort unsere Nummer Eins. Anfänglich haben uns die gestylten Benutzeroberflächen mancher Wettbewerbsprodukte geblendet, selbst wenn sie nicht alle unsere Anforderungen erfüllten. Schließlich hat uns allerdings die Erfahrung und Kompetenz von Because überzeugt. Projekthandling in Agenturen ist vielfältig und komplex – Anbieter, die Anforderungen hunderter, vielleicht tausender Betriebe kennen, landeten daher in der engsten Auswahlliste.

ANJA MITTENDORF: Die Kaufentscheidung liegt, wie Sie wissen, schon geraume Zeit zurück. Bei dem vor zwei Jahren durchgeführten Wettbewerbsvergleich war zum einen die Bandbreite der Funktionen und zum anderen der Anschaffungspreis und die Folgekosten für uns maßgeblich. Bei den Anschaffungs- und laufenden Kosten war easyJOB nicht gerade günstig, aber wir wünschten in erster Linie ein funktionales System, in dem alle Bereiche abgebildet werden können, von Einkauf und Produktion bis hin zu Beratung und Buchhaltung. In den ursprünglichen Anfängen war die in easyJOB enthaltene Mediaplanung mit entscheidend, nun war es eher die Mandantenfähigkeit und die große Bandbreite an möglichen Schnittstellen zum Import von Daten.
Frau Mews, wie gestaltet sich das bei den Agenturen, die Sie betreuen?

HEIKE MEWS: Meiner Erfahrung nach wird bei der Auswahl einer Agentursoftware nur bedingt darauf geachtet. Amortisation oder Return-on-Investment ist insofern kein Thema, als dass eine wirkliche Kosten-Nutzen-Berechnung nur schwer möglich ist. Anders als etwa bei der Auswahl von ERP- oder CRM-Systemen. In meinen Beratungen haben mich bisher nur vier Kunden um eine echte Amortisationsberechnung gebeten.

Wie genau haben Sie die Frage für sich geklärt, ob sich eine Agentursoftware für das Unternehmen lohnt? Haben Sie den Return-on-Investment (ROI) berechnet?

MITTENDORF: In den ursprünglichen Anfängen gab der Leidensdruck den Anstoß zum Kauf einer Agentursoftware: Wir hatten kein einheitliches System, sondern verschiedene Plattformen wie Filemaker, Excel und Word, eine Buchhaltung und keinerlei Schnittstellen. Die Einsparungen an Arbeitszeit, welche wir für die Betrachtung des ROI hätten anstellen müssen, waren für uns nicht messbar. Aber uns war klar, dass es diese geben wird. Den ROI haben wir nicht berechnet.

WISSER: Im Unterschied zu großen Konzernen wird in kleinen und mittleren Unternehmen nicht schon nach kürzester Zeit Bilanz gezogen. Ob sich die Investition in eine komplexe Software für uns bezahlt macht, hängt von vielen verschiedenen Dingen ab, die sich möglicherweise erst im Verlauf von Jahren herausstellen: Wie gelingt der Datenaustausch mit DATEV? Welche Formate von elektronischen Rechnungen habe ich zur Verfügung? Kann ich die Sätze der Künstlersozialkasse für freie Mitarbeiter berechnen? Das waren die Fragen, die mich umgetrieben haben. Dagegen war der Preis für uns eher nebensächlich.

MEWS: Das sehe ich auch so: Die Gesamtkosten sind ein erheblicher Faktor, weshalb ein Kostenvergleich natürlich hinzugezogen werden sollte. Doch eine Agentursoftware spart Zeit, erleichtert viel in der Administration, vereinfacht die Zusammenarbeit in der Agentur – und lohnt sich schon deshalb auch finanziell.

Wenn sich der Nutzen einer Agentursoftware nur bedingt im ROI berechnen lässt, an welchen Kriterien haben Sie sich stattdessen orientiert?

MEWS: Im Vordergrund steht eindeutig die Frage, was die Agentur davon hat, eine Agentursoftware einzusetzen. Konkret heißt das zum Beispiel: Welche Funktionen verbessern und erleichtern uns den Agenturalltag? Gibt es mehrere Produkte mit gleichem Nutzenversprechen und ähnlichen Funktionen, entscheiden letztlich die Kosten. Nur in diesem Fall ist also der Preis ausschlaggebend.

MITTENDORF: Wichtiger als die Berechnung des ROIs waren uns die Benefits der Software und die Möglichkeiten von Schnittstellen. Die Investition sollte natürlich noch im Rahmen unseres Budgets liegen. Bei uns gab es auch die Besonderheit, dass wir verschiedene Fachbereiche mit unterschiedlichen Anforderungen unter einen Hut bringen wollten. Schließlich sollten alle Mitarbeiter mit der Entscheidung zufrieden sein – und das ist auch gelungen. Der Preisvergleich mit den Wettbewerbern war für uns eher nachvollziehbar, als die Berechnung des ROI.

„Ich wollte nicht am Handwerkszeug sparen.“

WISSER: Ich bin seit 1999 selbständig. Die ersten Jahre alleine lässt sich fast alles bequem selbst organisieren. Als die ersten Mitarbeiter dazu kamen, wurde es schon schwieriger: Angebote schreiben, Zeiten buchen, fakturieren, Auswertungen anlegen – ich frage mich, wie viel Lebenszeit ich hierfür wohl in meinen ersten zwölf Agenturjahren verschwendet habe! Mit dem Wachstum wurde mir als Inhaber deutlich, dass ich als Arbeitgeber für meine Mitarbeiter und deren Familien viel Verantwortung trage. Daher möchte ich nicht am Handwerkszeug sparen. Die Einführung von easyJOB 2011 war dennoch ein Kraftakt. Etwas blauäugig ging ich davon aus, dass ich nach zwei externen Schulungstagen schon alles verstanden habe.

Die Hauptarbeit kam wahrscheinlich erst noch, oder?

WISSER: Genau, nämlich sämtliche Workflows zu übersetzen und bei uns in der Agentur einzurichten! Es hat ein paar Wochen gedauert, bis wir ohne Stützräder fahren konnten. Seitdem läuft easyJOB flüssig auf unserem eigenen Server. Selbst der VPN-Zugang von außen ist schnell und stabil. Unsere jährlichen Kosten für die Nutzungslizenzen und für den Support machen bei rund zehn Mitarbeitern weniger als ein Prozent des Gesamtumsatzes aus. Damit sind wir sehr zufrieden.

Gibt es sonst noch Erfahrungen, die Sie mit der Amortisation von Agentursoftwares gemacht haben?

MITTENDORF: In der Zusammenarbeit mit kleineren Agenturen habe ich erlebt, dass nur sehr selten konkrete Berechnungen vor der Einführung von Agentursoftwares gemacht werden. Die Agenturen wünschen sich vielmehr eine gut strukturierte Basisplattform – eine Art SAP-System für die Agenturwelt!

Vielen Dank für die interessanten Beiträge! Eine Frage bleibt allerdings noch offen: Amortisation von Agentursoftware – was sagt eigentlich Because Software dazu?

ANTJE FUCHS (Geschäftsleitung): Zusammenfassend kann man wohl sagen, dass es schwierig ist, den Nutzen von Agentursoftwares wirtschaftlich zu berechnen. Denn die Vorteile einer solchen Software (optimierte Workflows, effizientes Projektmanagement, strukturierte Daten…) lassen sich oft schwerer betriebswirtschaftlich beziffern als die ihnen gegenüberstehenden Kosten. Darum muss jede Agentur realistisch einschätzen, was sie sich einerseits von einer Agentursoftware erhofft und andererseits zu investieren bereit ist. Was wir mit Sicherheit feststellen können ist, dass durch die Verwendung von Agentursoftware ziemlich viel Arbeitszeit eingespart werden kann, die ansonsten standardmäßigen Routineaufgaben zum Opfer fallen würde. Natürlich erreicht man insgesamt auch eine höhere Qualität in allen wichtigen Prozessen, da viele Vorgänge automatisiert werden können und nicht mehr manuell abgearbeitet werden müssen. Die Auswertungen, die einem dank der Agentursoftware mit nur wenigen Klicks zur Verfügung stehen, ermöglichen zudem wertvolle Einblicke in den kompletten Workflow der Agentur. So lässt sich der Erfolg insgesamt auch etwas leichter bemessen. Bei Because Software haben wir ein spezielles Modell für unsere Agentursoftware easyJOB eingeführt, welches sich für Agenturen gerade auf lange Sicht immens bezahlt macht: die Subskription. Das ist ein Wartungsvertrag, der die Weiterentwicklung der Software abdeckt – sie laufen also nicht Gefahr, schon nach kurzer Zeit in Updates investieren zu müssen! Betrachtet man die durchschnittlichen Kosten von easyJOB über fünf Jahre hinweg und vergleicht sie mit den Kosten für Konkurrenzprodukten, kann unsere Software eindeutig punkten.

Weitere Informationen zur Amortisation und easyJOB finden Sie auf unserer Website unter “ Darum easyJOB“ oder “ Amortisation„.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

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Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Das A und O jeder Agentursoftware: gute Beratung

Das A und O jeder Agentursoftware: gute Beratung

… denn sonst steht man da wie eine Bundesliga-Mannschaft ohne Trainer: Da fehlt jemand, der die Potenziale so lenkt, dass sie sich bestmöglich auszahlen. Darum ist die Kundenberatung bei easyJOB genauso hochwertig wie die Qualität unserer Datenbank – mit individuell passenden Angeboten für Start-ups und etablierte Mittelständler genauso wie für internationale Großagenturen.

Wie sieht die perfekte Agentursoftware aus? Wer sich auf die Suche macht, hat meist folgende Antwort parat: Das Programm soll die Abläufe aller Einheiten optimal abbilden und unterstützen, dabei die Verwaltung vereinfachen und gleichzeitig leicht zu bedienen sein – am besten völlig intuitiv. Jeder Wunsch für sich ist nachvollziehbar, doch alles auf einmal kann auch die beste Lösung nicht liefern. Schließlich zeichnet sich eine gute Agentursoftware auch durch ihre Funktionstiefe aus; so lässt sie sich immer wieder an neue Anforderungen anpassen. Dadurch bietet sie vielfältige Möglichkeiten, und jeder Kunde ist gut beraten, sich zunächst damit vertraut zu machen.

Den Prozess der Implementierung gilt es darum gut zu planen, schließlich entscheidet er wesentlich darüber, wie schnell und vor allem nachhaltig die Software fortan ihre Wirkung entfalten kann. In Abstimmung mit dem Anbieter sollte der Kunde darum zunächst ein paar zentrale Fragen klären:

– Wo ist mein zentraler „Pain Point“ – wobei soll mir die Software also als erstes helfen? Welche Prioritäten haben die anderen Funktionsbereiche?
– Welche Daten will/muss ich hierfür ins neue System importieren?
– Wie sind sie dort strukturiert, um bestmöglich zu arbeiten?
– Wer soll operativ mit der Software arbeiten und braucht dafür welche Berechtigungen – und wer nicht?
– Welche Nutzer brauchen wie schnell welche Art der Schulung?

Unser Grundsatz: Wir schauen ganz genau, was jeder einzelne Kunde braucht

Ein großes Plus ist unsere jahrzehntelange Erfahrung mit allen Arten von Unternehmen: Unsere Agentursoftware easyJOB ist sowohl bei kleinen Gründern mit einer Handvoll Freelancern als auch bei Full Service-Anbietern mit Hunderten von Mitarbeitern erfolgreich im Einsatz – und vor allem bei einer Vielzahl etablierter inhabergeführter Agenturen von Event-Management über PR bis hin zu Media- und Digital-Fokus.

„Jede Agentur ist anders, jede hat eigene Vorstellungen von Abläufen und Prozessen. Auf diese individuellen Bedürfnisse einzugehen und am Ende für genau diesen Kunden die beste Lösung zu finden, das ist die große Herausforderung.“ (Florian Hartmann, Berater bei easyJOB)

Manche Kunden arbeiten bereits seit Jahren mit diversen Datenbanken und suchen bei uns nach besseren Angeboten, weil die bisherigen Lösungen es nicht geschafft haben, mit ihnen mitzuwachsen. Andere sind als Start-ups zum ersten Mal mit der Herausforderung konfrontiert, eine professionelle Softwarelösung zu finden, um Prozesse besser zu strukturieren.
Die Anforderungen sind entsprechend unterschiedlich: Viele kleinere Kunden wünschen sich eher konkrete Handreichungen, strukturierte Anleitungen und Best Practices; die größeren kommen meist mit klaren Vorgaben, wie sie ihre vielfältigen Prozesse und Netzwerke abgebildet sehen wollen.

„Als Berater freut es mich immer, wenn Kunden offen sind und meine Erfahrung mit anderen Agenturen nutzen, statt zu sagen: ,Genau so muss es laufen.““ (Wolfgang Schwarz, Berater bei easyJOB)

Klar ist auch: Die Agenturwelt verändert sich ständig – darum reagieren wir gemeinsam mit unseren Kunden auf neue Anforderungen im Tagesgeschäft, etwa die wachsende Bedeutung agiler Prozesse, digitale Vernetzung oder die Verzahnung verschiedener Unternehmensbereiche. Durch Anpassungen an veränderte technische Möglichkeiten entwickeln wir easyJOB fortwährend weiter und aktualisieren unsere Software regelmäßig mit neuen Features und Funktionen.

Mentor, Partner, Klagemauer – unsere Berater haben viele Aufgaben

Selbst die beste Technik kann allerdings nutzlos sein, wenn sie nicht zum konkreten Bedarf in der jeweiligen Situation passt. Um in der Fußballersprache von Anfang zu bleiben: Richtig geschmeidig läuft das Passspiel im Agenturalltag erst, wenn Ihr Berater die Software auch optimal für Ihre Zwecke anpasst – maßgeschneidert quasi.
Bei easyJOB liegt uns die Qualität der Beratung daher seit jeher am Herzen. Zentral ist der persönliche Ansprechpartner, den Sie für Ihre Anliegen an Ihrer Seite wissen und jederzeit um Rat fragen können – ganz ohne Helpdesk- oder Ticketsystem, wo Sie stundenlang auf Antworten warten müssen. Betrachten Sie ihn als Mentor, bei Bedarf auch einmal als „Klagemauer“ und vor allem als Sparringspartner, mit dem Sie gemeinsam neue Wege finden können.

„Gute Beratung beginnt bei schneller Erreichbarkeit und zeitnahem Feedback an meine Kunden. Ich muss über das nötige Fachwissen verfügen und genau zuhören können, schließlich entscheide ich nicht allein, sondern immer zusammen mit meinem Kunden.“ (Petra Sadowski, Beraterin bei easyJOB)

Damit unsere Berater Ihnen in jeder Lage hilfreich zur Seite stehen, haben wir hohe Anforderungen an ihre Qualität und Qualifikation. Sie starten bei uns mit intensiven internen Schulungen – bis zur ersten selbstständigen easyJOB-Implementierung dauert es bis zu einem Jahr. Denn um unsere Software optimal abzustimmen, braucht es neben Branchenwissen (alle unsere Berater verfügen über langjähriges Branchenwissen mit vertiefter Expertise mit Blick auf Werbe- und Mediaagenturen) und Erfahrungen aus diversen Implementierungen auch viel Know-how über unser Produkt. Schließlich ist unser Anspruch, dass sie alle easyJOB-Einstellungen und -Parameter souverän beherrschen.

„Besonders herausfordernd finde ich es, wenn ich einem Kunden Möglichkeiten zur Verbesserung zeige – der aber nichts ändern möchte, mit dem Argument: ,Das haben wir schon immer so gemacht!“ Dann sind Überzeugungsarbeit und gute Argumente gefragt.“ (Wolfgang Schwarz)

Unsere Unterstützung ist Ihnen sicher, solange Sie wollen

Auch nach erfolgreicher Implementierung lassen wir unsere Kunden nicht allein – unsere Berater stehen Ihnen jederzeit weiter zur Verfügung. Damit Sie immer auf dem neuesten Stand sind, bieten wir außerdem regelmäßige easyJOB-Updates an – mindestens eines pro Jahr ist garantiert.
Die Beratungen und Schulungen können sowohl bei Ihnen als auch bei uns im Haus stattfinden, alternativ online oder am Telefon.
Wer es besonders unkompliziert wünscht, wählt unser Beratungs-Abonnement: Damit können Sie laufende Schulungsleistungen zum vergünstigten Satz im Voraus budgetieren.

Fragen? Wünsche? Rufen Sie uns unverbindlich an; wir beraten Sie sehr gerne!

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

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Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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cobra CRM setzt den Fokus auf die DSGVO und Customer Experience

cobra CRM setzt den Fokus auf die DSGVO und Customer Experience

(Mynewsdesk) Auch in diesem Jahr haben sich zahlreiche cobra Solution und Business Partner aus ganz Deutschland am Partnertag in Konstanz versammelt und zwei spannende Tage miteinander verbracht. Auf der Agenda standen interessante Vorträge, ein Ausblick auf die geplanten Produktentwicklungen des CRM Spezialisten sowie die alljährliche Verleihung des CRM-Awards. Nach einer Bootsfahrt mit tollem Ausblick auf den Bodensee konnten die cobra Partner den Tag, bei einem umfangreichen Abendessen auf der Insel Mainau, entspannt ausklingen lassen.

Der CRM Spezialist cobra gab einen Rückblick auf die vergangenen Monate, stellte den neuen Firmenfilm vor und informierte die Teilnehmer des Partnertages über geplante Aktivitäten, Strategien und Ziele für das Unternehmen im kommenden Jahr. Klar ist: Das Thema DSGVO spielt weiterhin eine wichtige Rolle und auch die Customer Experience wird ein wichtiger Schwerpunkt bei der kommenden CRM-Generation sein. „cobra CRM DATENSCHUTZ-ready ist ein Alleinstellungsmerkmal, das wir weiter ausbauen möchten. Unternehmen werden von uns unterstützt, ihr Kundenbeziehungsmanagement datenschutz-konform aufzustellen. Daneben empfehlen wir unseren Kunden, die DSGVO als Chance wahrzunehmen und mit einer positiven Customer Experience Kunden langfristig an ihr Unternehmen zu binden. Zudem haben wir externe Spezialisten an unserer Seite, die uns bei unserem Vorhaben stark unterstützen und begleiten.“, so Jürgen Litz, Geschäftsführer der cobra GmbH. 

Anschließend wurden die erweiterten Funktionen des News & Mail Service für cobra vorgestellt. Nutzer profitieren nun u. a. von rechtssicheren Anmeldeformularen, einer automatischen Double-Opt-in-Verifizierung sowie adressbezogenen Kontaktvermerken zur Beweissicherung. Ein weiterer Programmpunkt war die Vorstellung des Optiservers – ein neuer Adressenservice der cobra, für die Neukundengewinnung mit direkter Integration in die cobra CRM Lösungen. Auch die Deutsche Post, als Kooperationspartner der cobra, war auf dem Partnertag vertreten: Ralf Postupa, Senior Experte Digital Labs, präsentierte den Anwesenden den SIMSme Business Messenger, der eine rechtskonforme Kommunikation im Unternehmen gewährleistet. 

Besonders spannend wurde es bei der Verleihung des CRM-Awards für herausragende Kundenprojekte. Per Online-Voting stimmten die anwesenden Partner für die fünf nominierten Projekte ab. Die Siegel EDV GmbH belegte den ersten Platz für das Kundenprojekt bei M & C Travel Events GmbH, die Autorennen organisiert und cobra CRM für den Einkauf von Hotelzimmern, beim Marketing sowie beim Verkauf der Hotelzimmer einsetzt. Alle benötigten Rennstrecken weltweit sind in cobra hinterlegt und die Hotels werden über ein Beziehungsfeld genau mit einer Rennstrecke verbunden. So lassen sich die relevanten Hotels für ein Event auf Knopfdruck ermitteln. Zudem können in einem Vorgang pro Hotel eine Vielzahl unterschiedlicher Zimmer für unterschiedliche Preise gebucht werden. Dabei werden neben den Preisen auch Informationen zum Mindestaufenthalt, Stornomöglichkeiten und Zahlungskonditionen jeweils hotel- und kundenseitig erfasst. 

Die Intramed Handelsgesellschaft mbH überzeugte die Partner mit ihrem Projekt. Beim Institut für die Wissenschaften vom Menschen konnte mit cobra CRM das Veranstaltungsmanagement effizienter gestaltet werden. Anhand eines Mailrobots können Anmeldeinformationen automatisiert nach cobra übertragen werden. Außerdem wurde eine Rückmelde-Mail eingerichtet, die der entsprechenden Person eine Anmeldebestätigung oder die Benachrichtigung bzgl. eines Wartelistenplatzes zuschickt. 

Ebenfalls ausgezeichnet wurde die DC Datenverarbeitungs & Computervertriebs GmbH mit ihrem Kundenprojekt beim Wirtschaftsbeirat der Union, der cobra für die Mitgliederverwaltung und zur Abrechnung verwendet. Dort wurde ein Ticketsystem entwickelt, welches sowohl in cobra aber auch im Webbrowser verwaltet werden kann. Auch die Auswertungen für das Management wurden integriert.

Die Peter Communication System GmbH stellte ihr Projekt bei der KERNenergie GmbH vor. Der Premium-Nuss-Hersteller nutzt cobra nun intensiv zur Neukundengenerierung über Verkostungspakete, den Nachfassprozess der Angebote und die Pflege der Bestandskunden. 

Last but not least wurde auch der Partner Premium technologies ausgezeichnet. Die GTL Getriebetechnik Leipzig GmbH arbeitet in cobra mit Bestelllisten, in der alle zu bestellenden Produkte eines Projekts gleichzeitig verwaltet werden können. Anfragen sowie Bestellungen werden zusammengefasst und können per Knopfdruck an Lexware übergeben werden. 

Neben den fünf ausgezeichneten Projekten gab es noch zwei weitere Gründe, mit Sekt anzustoßen: Die beiden Partner abapoint und die VTE Teichmann GmbH feiern in diesem Jahr ihr 20-jähriges Partnerschaftsjubiläum und erhielten eine Urkunde. 

Es folgte eine gemütliche Bootsfahrt auf dem Bodensee, die alle Teilnehmer zur bekannten Insel Mainau gebracht hat. Dort durften sich die cobra Partner dann auf ein ausgiebiges Abendessen freuen, bei dem alle Teilnehmer die Gelegenheit hatten, sich auszutauschen und den Tag entspannt ausklingen zu lassen.

Diese Pressemitteilung wurde via Mynewsdesk versendet. Weitere Informationen finden Sie im cobra GmbH

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Das Konstanzer Softwarehaus cobra ist einer der führenden Anbieter von Lösungen für das Kunden- und Kontaktmanagement. Als Pionier für CRM entwickelt und vertreibt cobra seit 30 Jahren erfolgreich innovative CRM-Lösungen made in Germany. Ob in Vertrieb, Marketing, Service oder Geschäftsleitung: cobra stellt Kundeninformationen abteilungsübergreifend in den Mittelpunkt des unternehmerischen Handelns und unterstützt bei Kundenbetreuung, Kampagnen- und Leadmanagement sowie der Optimierung von Geschäftsprozessen. Auch mobil ist cobra via Smartphone, Tablet oder Laptop im Einsatz. Ein eigenes Hosting-Angebot sowie Mietmodelle bieten maximale Flexibilität.

Im Jahr 2014 gelang cobra als einem der ersten Anbieter für professionelle CRM Software die Verbindung von Business Intelligence mit CRM. Umfangreiche Analysefunktionen, visuell dargestellt in Form von Dashboards mit zeitlicher Komponente und Drill-Downs zeigen Potenziale und Schwachstellen auf. Diese bilden die Grundlage für die Führung und Steuerung von Unternehmen jeder Branche und Größe. Neben einer einfachen und gut verständlichen Bedienung ermöglicht cobra CRM BI über Data Mining auch predictive und prognostic analytics neben den klassischen prescriptive und expost Analysen.

Mit rund 250 Vertriebspartnern in Deutschland, Österreich und der Schweiz berät cobra kleine, mittelständische und große Unternehmen in allen Belangen rund um das Thema CRM. Zu den 18.000 Kunden zählen Unternehmen wie Continental, die Unimog Sparte der Daimler AG, Creditreform oder Ergo direkt.

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Höher, schneller, weiter – easyJOB Release 4.90

Mehr Funktionalität für Agentursoftware easyJOB

Höher, schneller, weiter - easyJOB Release 4.90

(Bildquelle: @ Shutterstock)

Die Messlatte liegt hoch – neue Technologien und der nachvollziehbare Kundenwunsch nach immer detaillierteren Funktionen treiben die Software-Entwicklung voran. Das passt perfekt zu unserem eigenen Anspruch: easyJOB kontinuierlich besser und noch nutzerfreundlicher zu machen. Mit dem Release 4.90 haben wir unsere „easyDataVisualizer“-Technologie ausgebaut und die Basis für innovative Weiterentwicklung geschaffen. Viele Kunden haben schon auf die finale Freigabe des Browser Chrome für easyJOB gewartet und auch für unsere Media-Kunden gibt es interessante Neuigkeiten.

Was ist der „easyDataVisualizer“?
Zunächst mal ein die Zunge herausforderndes Kunstwort (darum verwenden wir auch gern die Kurzform „eDV“). Aber es beschreibt gut, was dieses Tool leistet: Sie können sich ganz einfach Ihre Daten in easyJOB anzeigen lassen – und zwar mittels komplett nach Ihren Wünschen konfigurierten Anzeigelayouts. Sie bestimmen, welche Daten unsere Software Ihnen in welcher Reihenfolge anzeigt. Dabei können Sie nach Belieben Felder suchen und löschen, Zeilen zusammenfassen, gruppieren, Werte farbig hervorheben, pivotieren und Daten in diversen Formaten exportieren.

Projektansichten selber definieren
Neu ist auch, dass der eDV jetzt im Jobblatt verfügbar ist, quasi dem Herzstück von easyJOB: Hier sehen Sie alle Informationen zu einem Projekt, kalkulieren Ihre Leistungen im Ein- und Verkauf, fragen Lieferanten an und erstellen Kostenvoranschläge. Zudem können Sie Eingangsrechnungen einsehen, Ausgangsrechnungen schreiben und die gesamte Kommunikation rund um das Projekt anzeigen lassen. Ein weiteres Plus: Sie bekommen alle gewünschten Jobwerte (etwa Stundenausnutzung, Auftragsstatus oder Deckungsbeitrag) in einer Übersicht präsentiert.
Bereits unsere Standardlayouts ermöglichen es, Ihr Projekt mit unterschiedlichem Detailgrad sowie aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten. Darüber hinaus haben viele unserer Kunden eigene Vorstellungen und Wünsche, welche Zahlen und Informationen sie in welcher Anordnung brauchen. Mit der „eDV“-Technologie ist es leicht, sich genau die gewünschte Datenansicht zusammenzustellen und als individuelles Layout abzuspeichern. Und falls es doch irgendwo haken sollte oder Sie Fragen haben, hilft Ihnen natürlich unsere Beratung.

Stetige Weiterentwicklung dank „easyDataVisualizer“-Technologie
Mit Blick auf die immer mobilere Zukunft der Arbeit planen wir für den eDV einige Weiterentwicklungen. Daher für Sie ein kurzer Blick in die easyJOB-Werkstatt: Ein Nahziel ist die responsive Darstellung der Anzeigelayouts für Smartphones und Tablets. Außerdem machen wir demnächst die Kombination mehrerer Anzeigelayouts in „Multigrids“ möglich. Damit lassen sich zusätzliche Detailinformationen in einer einzigen Ansicht einbinden, zum Beispiel alle Termine zu einem Job.

Besserer Austausch mit den Kollegen
Bei der Planung von To-dos bieten wir Ihnen jetzt eine einfache Möglichkeit, mit Ihren Kollegen oder Mitarbeitern schnell und unkompliziert Informationen zu teilen, beispielsweise Layoutvorlagen oder Kundenbriefings. Sie können im System bei entsprechenden Terminen und Aufgaben nicht nur Beschreibungstexte hinterlegen, sondern auch Dokumente hochladen und damit allen Beteiligten zur Verfügung stellen. Diese sehen im Kalender dank eines entsprechenden Symbols und im Tooltip, dass Dokumente vorhanden sind.

Nie mehr Terminkollisionen!
Kleines Icon mit großem Benefit: Bei der Terminanlage bekommen Sie in easyJOB nicht nur angezeigt, ob es Terminkollisionen gibt, sondern Sie können über das kleine Kalender-Icon den Kalender der eingeplanten Mitarbeiter öffnen. easyJOB springt dann sofort auf den richtigen Tag. So sehen Sie auf einen Blick, wo es freie Zeitfenster gibt, beziehungsweise welche Termine und Aufgaben schon fixiert sind.
Das hilft auch beim Planen von Folgeterminen: Öffnen Sie einen bestehenden Termin mit den gewünschten Teilnehmern, klicken auf das Icon und wählen im Kalender den gewünschten Zeitraum. Nun können Sie sehen, welche Termine und Aufgaben schon fixiert sind. Das hilft auch beim Planen von Folgeterminen: Öffnen Sie einen bestehenden Termin mit den gewünschten Teilnehmern, klicken auf das Icon und wählen im Kalender den gewünschten Zeitraum. Nun können Sie sehen, welche Termine und Aufgaben schon fixiert sind und freie Zeitfenster finden.

Forecast – Rechnungsstellung planen
Auch die besten Projekte können in Schieflage geraten, wenn der Cashflow nicht stimmt. Planen Sie daher von Beginn an die Rechnungsstellung – sowohl auf der Erlös- als auch auf der Kostenseite. Diese terminorientierte Darstellung ist als Zusatzinformation im Jobblatt über entsprechende Layouts sichtbar.

Belegworkflow optimiert
Auch für ein anderes typisches Workflow-Problem haben wir eine Lösung gefunden: Ein Kunde fordert ein neues Rechnungsexemplar an. Bislang wurde die Rechnung einfach neu ausgedruckt. Mit der neuen Funktion „Druck AR Kopie“ erzeugt easyJOB nun direkt auf Basis des Original-PDFs eine steuerrechtlich konforme Kopie (gemäß den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz: GoBD) und stempelt sie auf Wunsch als „Kopie“.
Das Original-PDF bleibt unverändert im Ausgangsrechnungsordner erhalten. Selbstverständlich bieten wir auch die Neuerstellung einer bestehenden Rechnung zu Korrekturzwecken an. Verschicken Sie die neue Rechnung einfach per Mail – das neue Rechnungs-PDF wird automatisch im Ausgangsrechnungsordner ersetzt.

Extra-Service: Tarifserver für die Mediaabwicklung
Auch für unsere Media-Kunden bietet das Release 4.90 Neues: Und zwar haben wir den Because Tarifserver entwickelt. Der in der easyJOB Cloud gehostete Webservice stellt die Tarife für eine Vielzahl von Medien im DACH-Raum bereit. Neu sind Online-Tarife und eine bessere Datenqualität im Bereich der Sonderformate. Das Service erleichtert die tarifunterstützte Media-Schaltungsbuchung sowie die Produktion von Druckunterlagen für Printmedien.

Wenn Sie an weiteren Neuigkeiten rund um easyJOB interessiert sind, abonnieren Sie einfach unseren Newsletter ( https://www.because-software.com/service/newsletteranmeldung/).

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Was muss eine Agentursoftware wirklich können?

Was muss eine Agentursoftware wirklich können?

In der Startup-Phase verließ sich die Münchner Kommunikationsagentur in a nutshell bei kaufmännischen Themen noch auf Insellösungen und handgestrickte Workarounds. Doch als bereits nach einem Jahr der 25. Mitarbeiter anheuerte, war klar: Wir brauchen eine professionelle Agentursoftware!

Wie solch ein Auswahlprozess abläuft und welche Aha-Erlebnisse dabei entscheidend sind, erzählt Timo Pauli, Digital Consultant bei in a nutshell.

Finde die ideale Agentursoftware – der Auftrag war klar. Aber wie komme ich zur richtigen Lösung? Woran orientiere ich mich bei der Auswahl? Und welche Tools kommen überhaupt infrage? Zumindest den letzten Punkt klären wir ziemlich fix: Wir fragen diverse befreundete Agenturen, was sie empfehlen. So haben wir bald eine Liste mit fünf Software-Anbietern.

Die Vorauswahl ist noch recht einfach…

Die eigentliche Arbeit beginnt jetzt: Wir müssen die Lösungen so detailliert wie möglich vergleichen, schließlich wollen wir von der Software möglichst umfassend und zugleich lange Zeit profitieren. Also machen wir uns zunächst in einer Excel-Tabelle ein vergleichendes Bild von den jeweiligen Funktionen. Bei den meisten Anbietern finden wir dazu einiges auf ihren Websites. Zusätzlich beantragen wir bei allen einen kostenfreien Testzugang, um die wesentlichen Features durchzuklicken. Außerdem recherchieren wir online die Urteile bisheriger Nutzer.
Durch diesen Vergleich kommen wir zu ersten wichtigen Erkenntnissen. Denn zwei der fünf potentiellen Lösungen entsprechen nicht unseren Vorstellungen: In einem Fall erscheint uns die Integration einer Ressourcenplanung unzureichend, im anderen Fall schrecken die Bewertungen der User ab.

Direkter Kontakt bringt mehr als Demozugänge

Bei den verbliebenen drei Lösungen versuchen wir nun, die Demozugänge intensiv zu testen. Jedoch stoßen wir rasch an Grenzen: Demolösungen derart leistungsstarker Programme sind ohne professionelle Einführung ähnlich gewinnbringend wie eine Dose Erbsensuppe ohne Dosenöffner – macht Appetit, aber eben nicht satt!
Also ändern wir unsere Strategie und telefonieren zunächst mit den drei Anbietern. Diese Gespräche erweisen sich als eminent wichtig, weil wir endlich merken, was wir wirklich brauchen – und nicht nur, was wir nicht wollen. Beispielsweise bringt uns ein Berater darauf, dass die direkte Übergabe der Buchhaltungsdaten zu Datev langfristig eine enorme Erleichterung darstellt.
Zu den Features, die wir vorher gar nicht auf dem Schirm hatten, gehört auch die Integration des Mail-Protokolls imap. Wäre es nicht praktisch, wenn sich Angebote und Rechnungen direkt aus dem Programm verschicken ließen – und die betreffenden E-Mails zugleich in unserem Mailprogramm synchronisiert würden? Ein Anbieter kann diese Schnittstelle nicht vorweisen; der Berater schlägt vor, die Mails per Blindkopie an uns selbst zu schicken, um sie dann dort zu speichern, wo wir sie benötigen. Unser Urteil: zu aufwändig! Wieder ein Kandidat weniger …

Vergleichstabellen als Entscheidungshilfe?

Bei einem weiteren Telefonat mit den verbliebenen beiden Anbietern vertiefen wir die Fragen nach den Leistungen einzelner Funktionen. Wie unser Geschäftsführer Timm Rotter bereits im Interview erzählt hat, pflegen wir in Rechnungswesen und Controlling einen – sagen wir mal – überschaubaren Grad an Professionalität: Bisher nutzen wir Insellösungen, etwa selbst erstellte Excel-Dateien. Die neue Agentursoftware soll jetzt alles unter einen Hut bringen. Um die Unterschiede so transparent wie möglich zu vergleichen, bewerteten wir die verschiedenen Features in einer Tabelle. Die entscheidende Frage ist nun: Was davon ist uns am wichtigsten?
Um einen noch besseren Überblick zu bekommen, wenden wir uns erneut an erfahrene Nutzer. Sowohl Because Software als auch der verbliebene andere Anbieter stellen Kontakte zu langjährigen Kunden her, die wir interviewen. Auch befreundete Agenturen, die eines der Systeme nutzen, bitten wir um ihre ehrliche Einschätzung. Insbesondere interessieren uns die Dauer der Implementierung sowie der Support. Denn beides sind Punkte, die man sich am besten aus der Kundenperspektive erklären lässt.

Letztlich überzeugen uns die Details

Anschließend drehen wir eine letzte Runde zur Bewertungen der Funktionen. Durch die Detailanalyse erkennen wir inzwischen kleine, aber wichtige Unterschiede.
– Während es beim Konkurrenzprodukt eine Limitierung gibt, wie viele Fenster sich parallel öffnen lassen, gilt das bei easyJOB nicht. Anfangs mag es gewöhnungsbedürftig sein, wenn sich für jede Abfrage ein neuer Tab im Browser öffnet. Letztlich ist es so aber am einfachsten, Prozesse parallel zu steuern – und genau das ist ja die Wirklichkeit im Agenturleben. Dieses Multiwindowing ist ein Punktgewinn für easyJOB.
– In der Zeiterfassung überzeugt bei easyJOB die Funktion, Überstunden sehr transparent auszuweisen. Da wir all unseren Mitarbeitern 40-Stunden-Wochen bieten und jede Stunde mehr ausgleichen, ist das für uns sehr wichtig.
– Immer klarer wird uns auch, dass die Implementierung und die damit verbundenen Workshops mit dem Software-Anbieter ein wesentlicher Faktor sind. Die Zeitangaben dafür sind bei den beiden Anbietern sehr unterschiedlich: Während Because Software bei easyJOB mindestens zwölf Wochen ansetzt, sind es beim Konkurrenz-Anbieter lediglich sechs. Letzteres klingt zwar zunächst nach einem Vorteil. Jedoch erscheint uns die längere Dauer wesentlich realistischer, um alle Daten von verschiedenen Systemen zusammenzubringen – und das wohlgemerkt im laufenden Betrieb. Außerdem kommen bei easyJOB die zuständigen Mitarbeiter persönlich vorbei und erklären uns das Programm direkt in der Agentur.
Multiwindowing, Zeiterfassung, die vertrauenserweckende Implementierung und auch der Preis sind schließlich die ausschlaggebenden Kriterien – für easyJOB!

Unser Fazit

Eine solche Entscheidung zu treffen, ist nicht einfach, zumal sie auf mehrere Jahre angelegt ist. Denn es lohnt sich nicht, die Software nach kurzer Zeit wieder zu wechseln. Zu hoch sind der Aufwand für Suche und Implementierung.
Für Ihren eigenen Auswahlvorgang empfehlen wir, dass sich mehrere Mitarbeiter mit den Alternativen auseinandersetzen. Unterschiedliche Perspektiven von Geschäftsführern, Projektmanagern und Personalleitung haben uns viele wichtige Einblicke ermöglicht. Und: Stellen Sie den Anbietern unbedingt alle Fragen, die Ihnen einfallen! Denn es sind – so unsere Erfahrung – individuelle Details, die am Ende den Ausschlag geben.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

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Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Agentursoftware Vergleich: Die richtige Lösung finden!

Because Software, Anbieter der Agentursoftware easyJOB, erklärt Ihnen, auf welche Punkte Sie beim Vergleich achten sollten.

Agentursoftware Vergleich: Die richtige Lösung finden!

(Bildquelle: @ Shutterstock)

Mit Agentursoftware ist es ein wenig wie mit einer neuen Liebe: Anfangs scheint alles perfekt, doch es dauert nicht lange, bis die kleinen (oder sogar großen) Macken des Alltags sichtbar werden. Auf diese fünf Punkte sollten Sie daher beim Vergleich verschiedener Lösungen achten, damit Ihr Favorit die Flitterwochen übersteht:

1. Langlebigkeit
Klassische Software veraltet schnell. Agentursoftware als Rückgrat Ihres Unternehmens sollte dagegen mitwachsen, damit Sie dauerhaft wettbewerbsfähig bleiben und effektiv arbeiten. Daher legen wir bei Because so viel Wert darauf, dass wir easyJOB ständig weiterentwickeln und dabei sehr innovativ bleiben. So fließen ständig technische und inhaltliche Neuerungen ein.

2. Funktionstiefe
Ein ausgefeiltes Funktionsangebot basiert auf Erfahrung. Regelmäßiges Kunden-Feedback, zeitliche und Entwickler-Kapazitäten sind der Garant dafür, dass ein Anbieter passende Lösungen entwickeln kann. Achten Sie darauf, wenn Sie Software vergleichen. Für uns war Funktionstiefe immer ein Leitmotiv, das wir in über 25 Jahren am Markt konsequent verfolgt haben. Sie sorgt dafür, dass auch tiefergehende Anforderungen gut erfüllt werden können. Und sie ist Voraussetzung für langfristige Investitionssicherheit, wenn die Software auch zukünftigen Anforderungen gerecht werden kann, von denen die Agentur heute noch gar nichts weiß.

3. Modularität/ Schnittstellen
easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung entwickelt und wird schon im Basispaket mit umfangreichen Funktionen ausgeliefert. Rund dreißig Zusatzmodule decken weitere spezifische Anforderungen bestimmter Abteilungen ab, z.B. Finanzen und (vorbereitende) Buchhaltung, Produktion und Media. Schnittstellen zu DATEV, SEPA oder Jira erweitern das Anwendungsspektrum und Webservices (API) ermöglichen die Anbindung von Dritt-Programmen an easyJOB. So integrieren Sie ganz nach Wunsch Ihre Prozesse in einem führenden System und vermeiden das Arbeiten mit Insellösungen.

4. Individualisierbarkeit
Über eine Vielzahl an Parametern, Einstellungen und Zusatzfeldern ist easyJOB sehr flexibel und kann perfekt für die jeweiligen Arbeitsweisen maßgeschneidert werden – und das ohne zusätzliche Programmierung. easyJOB ist wie keine zweite Lösung skalierbar, es zwingt Ihnen keine starre Lösung auf. Wir sehen uns deshalb Ihre Abläufe und Prozesse zuerst genau an und entwickeln daraus eine auf Ihre Anforderungen optimal zugeschnittene Lösung. Dieser geringe Mehraufwand bei der Integration führt anschließend zu größeren Einsparungen.

5. Usability
Agentursoftware sollte Sie in Ihrem täglichen Arbeitsalltag unterstützen. Heißt: Sie sollten jederzeit von einer Aufgabe zur nächsten wechseln und vieles parallel bearbeiten können. easyJOB besitzt diese „Multiwindowing“-Funktion seit langem. Unsere Kunden können so Leistungen zwischen Jobs kopieren oder beim Schreiben einer E-Mail parallel Notizen und Projektinformationen bearbeiten.

Wichtige Details im Blick behalten
Schauen Sie auf die wichtigen Details, wenn Sie sich für eine Lösung interessieren. Lassen Sie sich nicht von gefälligen Oberflächen blenden. Und denken Sie weitsichtig: Anfangs achtet man oft nur auf Funktionalitäten und Technologien. Sie sind dauerhaft aber nur so gut wie der Support und die Innovationsfähigkeit des Anbieters. Because beispielsweise verfügt über 17 Anwendungsberater. Auch deswegen ist easyJOB der Favorit inhabergeführter Agenturen im deutschsprachigen Raum. Wir justieren unsere Agentursoftware exakt nach Ihren Wünschen.

Noch mehr Informationen und Hilfestellung zur Auswahl der optimalen Softwarelösung finden Sie in unserem Whitepaper „Auswahl Agentursoftware / Checkliste“ ( https://www.because-software.com/fileadmin/Dokumente/Auswahl_Agentursoftware_Checkliste.pdf).

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

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Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Komplettpaket statt Übergangslösung: Agentursoftware easyJOB

Komplettpaket statt Übergangslösung: Agentursoftware easyJOB

Timm Rotter

easyJOB Nutzer im Portrait – heute: in a nutshell. Die Kommunikationsagentur mit Schwerpunkt Social Media und Content Marketing beschäftigt 29 Mitarbeiter an den Standorten München und Köln. in a nutshell hat sich im ersten Halbjahr 2018 für unsere Agentursoftware entschieden und befindet sich gerade in der Einführung. Im Interview erklärt Geschäftsführer Timm Rotter, wieso er easyJOB ausgewählt hat.

Herr Rotter, wann haben Sie gemerkt, dass Sie eine professionelle Lösung zur Steuerung Ihrer Agentur brauchen?
Timm Rotter: Als ich ein entscheidendes Fußballspiel im Abstiegskampf unserer Freizeitmannschaft verpasst habe.

Wie bitte?
Timm Rotter: Es war tatsächlich so – irgendwann Ende 2016 habe ich am Monatsende versucht, schnell noch alle Rechnungen fertig zu bekommen. Und das auf Basis dutzender Exceltabellen mit Mitarbeiterstunden und sonstigen Aufwänden. Zudem musste die Umsatzsteuer-Voranmeldung raus. Unser Team hatte ein wichtiges Spiel, und ich habe kurz vor knapp absagen müssen, weil die Buchhaltung wieder mal nicht fertig wurde.

Wie groß war Ihre Agentur damals?
Timm Rotter: Wir waren sieben – zwei Festangestellte, der Rest Freie. Ihre eigenen Arbeitsstunden haben die Mitarbeiter in Excel erfasst, aber die Zuordnung auf Kunden und Projekten zur Abrechnung lief bei mir auf. Ich habe nach Feierabend immer sämtliche Stunden des Tages nachgehalten. Eine Weile funktionierte das, solange ohnehin alle Jobs über mich liefen und ich jeden Mitarbeiter gebrieft habe, was es genau zu tun gab am jeweiligen Tag. Effizient war es nicht, aber…

Ja?
Timm Rotter: Macht der Gewohnheit, würde ich sagen. Solange der Leidensdruck nicht zu groß wird, wurschtelt man sich durch. Ich glaube, das geht vielen kleinen Agenturen so, gerade wenn sie gut ausgelastet sind. Dann nimmt man sich im Tagesgeschäft keine Zeit, sich solchen strategischen Fragen zu widmen. Das ist ein großer Fehler, den man aber nicht wahrnimmt, weil man die – ineffizienten – Prozesse zu sehr verinnerlicht hat.

Kann man auf Excel-Basis eine Agentur führen?
Timm Rotter: Ja, wenn man über eine gewisse Größe nicht hinauswachsen möchte. Nach meiner Erfahrung wird es aber schon bei mehr als zwei Vollzeitkräften ineffizient.

Wie ging es dann weiter nach besagtem Abend?
Timm Rotter: Ich hatte das Glück, dass eine Mitarbeiterin einen Software-Entwickler kannte, der gerade ein Zeiterfassungssystem in der Betaphase hatte. Er hat uns angeboten, es als einer der ersten zu testen. Das war für uns schon mal ein Quantensprung: Jeder Mitarbeiter konnte, ohne vollen Einblick in die Zahlen, eigene Stunden auf die jeweiligen Projekte buchen. Als Admin konnte ich zugleich die Erlöse tracken und musste am Monatsende nur noch die Aufstellungen prüfen und als PDF exportieren.
Eine effiziente Zeiterfassung war damals unser größtes Thema, und mit der Software kamen wir echt voran. Parallel sind wir von MS Office mit zentralisierter Dokumentenablage auf die Google Cloud umgestiegen. Das Setup hat unser Wachstum kurzfristig sicher vereinfacht – aber Ende 2017 wurde immer klarer, dass auch das nur eine Übergangslösung war.

Haben Sie wieder ein Fußballspiel verpasst?
Timm Rotter: (lacht) Nein – aber wenn Du wirklich wachsen willst, ist eine effiziente Zeiterfassung nur der erste Schritt. Zuletzt war es die Finanzbuchhaltung, die wieder aus dem Ruder lief: 35 Kunden, doppelt so viele Projekte – entsprechend viele Rechnungen, Belege und Stundenlisten gab es. Allein der Aufwand, die alle händisch erst im Rechnungswesen zu verarbeiten und dann nochmals händisch in DATEV zu übertragen… Das wurde uferlos.
Dazu kam, dass wir wieder auf Excel-Tabellen und Word-Dokumente zurückgreifen mussten – jetzt zur Ressourcenplanung und für Angebote. Die Daten der Neuprojekte mussten wir dann aber wieder in die Zeiterfassung eintragen – solch ein Nebeneinander von Systemen ist eine Wachstumsbremse.

Haben Sie einmal ausgerechnet, wie viel Zeit Sie vergeuden?
Timm Rotter: Ja, das habe ich – übrigens am Neujahrstag 2018, als Ruhe war. Im vierten Quartal waren mehr als 20 Prozent meiner Arbeitszeit für kaufmännische Projektverwaltung und Rechnungswesen drauf gegangen. Dazu kamen die Kosten für die Buchhalterin, die zwei Tage im Monat mit DATEV beschäftigt war. Daraus ist auch mein wichtigster Vorsatz für das neue Jahr geworden: keine Übergangslösungen mehr. Ich wollte ein System, das alles steuert, vom ersten Angebot über Ressourcenplanung und Abrechnungen bis zur Übergabe an die Steuerberatung.

Jetzt sind Sie seit Juni easyJOB-Kunde – wieso fiel die Wahl auf unsere Software?
Timm Rotter: Im Endeffekt vor allem, weil der Claim wirklich stimmt: Die Software lässt sich tatsächlich maßschneidern und verspricht, dass sie mit uns mitwachsen kann. Zudem verfügt easyJOB über einen sehr großen Funktionsumfang. Wir haben uns fünf verschiedene Anbieter angesehen. Nur bei easyJOB haben wir das volle Vertrauen, dass es nicht nur das abbildet, was wir heute brauchen, aber auch das, was wir – hoffe ich – in fünf Jahren brauchen werden.

Kurz zurück zum Anfang: Ist Ihr Team damals eigentlich abgestiegen?
Timm Rotter: Ja, aber inzwischen spielen wir wieder in der ersten Liga – wobei (grinst) das jetzt nicht an Ihrer Software liegt.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

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Bewährte Funktionen neu gedacht: Projektmanagement mit easyJOB ist nun noch einfacher

Bewährte Funktionen neu gedacht: Projektmanagement mit easyJOB ist nun noch einfacher

Projektmanagement mit easyJOB

Mit dem Redesign von easyJOB haben wir auch einige bewährte Funktionen optimiert. Besonders hilfreich ist das neue Job-Timing – ein Multiprojektmanagement-Tool, mit dem Sie alle laufenden Projekte spielend leicht im Blick behalten.

Je mehr die Agentur zu tun hat, desto besser?! Aus kaufmännischer Sicht stimmt das in den meisten Fällen. Doch zugleich kann eine größere Auslastung auch Frust und Stress erzeugen – wenn der Überblick verloren geht, wie es im Detail um die vielen verschiedenen Projekte steht.

Klare Balkenpläne für optimales Projektmanagement
Eine elegante Lösung liefert das Job-Timing in unserer Agentursoftware easyJOB. In einem übersichtlichen Balkenplan (Gantt-Diagramm) können Sie sich Aktivitäten ausgewählter Projekte gesammelt anzeigen lassen – zum Beispiel alle Jobs eines Kunden oder eines Projektleiters. Zudem bietet der Suchassistent diverse Optionen: Sie können Tasks nach Kunden, Jobs oder Mitarbeiter selektieren und dabei beliebige Zeiträume wählen. Auf Job-Ebene lassen sich zudem Informationen zum Projektfortschritt und zur Einhaltung der Zeitvorgaben anzeigen. Alle Aufgaben und Termine erscheinen automatisch auch im Mitarbeiter- oder Teamkalender und sind aus dem Job-Timing heraus schnell zu öffnen. Um die Auslastung der Mitarbeiter zu optimieren und zeitliche Engpässe zu meistern, bietet easyJOB mit dem Ressourcenplanungs-Modul eine effiziente Lösung.

Viele Funktionen und übersichtliches Design
Zahlreiche komfortable Features erleichtern Ihnen die Arbeit im Job-Timing. Tasks können Sie einfach per Drag & Drop verschieben, dabei lässt sich die Dauer eines Tasks spielend durch „Ziehen“ mit der Maus anpassen. Terminarten und -farben sind frei definierbar und bieten somit maximalen Spielraum. Ein Quick-Editor erlaubt schnelle Änderungen und die Neuanlage von Tasks.
Ein besonderes Plus ist die Visualisierung: Verschiedene Symbole signalisieren, ob Aktivitäten erst geplant, aktuell in Bearbeitung oder bereits erledigt sind; entsprechende Farben kennzeichnen die Priorität. Farblich codierte Verlaufsbalken zeigen erfasste Stunden im Verhältnis zu Sollvorgaben an. Tage außerhalb des Projektzeitraums sind an der helleren Hintergrundfarbe erkennbar. Zugeordnete Mitarbeiter werden Ihnen angezeigt.

Vernetzung mit der kaufmännischen Projektabwicklung
Die zeitliche Planung eines Jobs in easyJOB ist – um ein wirklich ganzheitliches Projektmanagement zu ermöglichen – immer auch mit seiner kaufmännischen Abwicklung verbunden. Im Jobcenter bekommen Sie alle Finanzdaten (Stunden- und Fremdkosten, Erlöse, Deckungsbeiträge, …) für laufende Projekte angezeigt. Weitere wichtige Funktionen wie Stundenerfassung, Notizenhistorie oder Adressbuch sind im Menü leicht zu finden. Dank Multiwindowing, also der gleichzeitigen Nutzung verschiedener Fenster, lassen sie sich effizient parallel bearbeiten.

ERP-Lösung und Projektmanagement in einem
Die Integration von Enterprise Ressource Planning (ERP) und Projektmanagement in easyJOB bietet Ihnen eine besonders effektive Komplettlösung: Sie können sich über den zeitlichen und kaufmännischen Status von Projekten informieren, Prioritäten festlegen, Projekte nachverfolgen und zugleich sicherstellen, dass Sie alle Ressourcen optimal einsetzen. Damit schaffen Sie beste Voraussetzungen, um Wachstum erfolgreich und frei von Frust zu managen.

Wenn Sie an weiteren Neuigkeiten rund um easyJOB interessiert sind, besuchen Sie doch einfach unsere Website ( https://www.because-software.com) oder schauen Sie in unserem Newsroom ( https://www.because-software.com/newsroom) vorbei.

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Heute 25.05.2016 startet die neue DSGVO

So starten Sie mit FLOWFACT Universal CRM und FLOWFACT Performer richtig durch

Heute 25.05.2016 startet die neue DSGVO

Heute 25.05.2016 startet die neue DSGVO – So starten Sie mit FLOWFACT Universal CRM und FLOWFACT Performer richtig durch

Die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist bereits in aller Munde.
Hier geht es besonders um den Schutz personenbezogener Daten.
Bei personenbezogenen Daten handelt es sich um Informationen, die Aufschluss über einen Menschen geben. Das können Name, Adresse und E-Mail-Adresse sein, aber ebenso weniger offensichtliche Daten wie die IP-Adresse, Ausweisnummer und Autokennzeichen.
Sie soll Ihre und auch die personenbezogenen Daten Ihrer Mitmenschen vor Missbrauch schützen.

Hier gibt es bei der Umsetzung viel Geschrei und Gejammer, doch wir sehen die DSGVO für Sie als klaren Wettbewerbsvorteil sich von Ihrer Konkurrenz abzuheben.
Räumen Sie Ihre alten Kundendaten in FLOWFACT auf und bringen Sie frischen Wind in Ihre Daten.
Wie können Sie als Makler die DSGVO umsetzen und Ihr gerecht werden?

Viele neue Informationen finden Sie hier im FLOWFACT Whitepaper: https://www.crmpro.de/FLOWFACTProspekte/FLOWFACTDSGVOWhitepaper/index.html

Ganz wichtig: Installieren sie das neue FLOWFACT Einwilligung – Tool, dass Ihnen hilft Ihre Adressen nach DSGVO zu verwalten und zudem eine DSGVO Bestätigung Ihrer bestehenden Adressen per eMail einzuholen. Hier ein Video rund um das Tool: https://youtu.be/rZy5GD-T1w8

Mehr Infos zu DSGVO

Gerne helfen wir Ihnen natürlich rund um die DSGVO und deren Umsetzung.
Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf: https://www.crmpro.de/kontakt/

Deutschland:
Tel. +49 (0)8031 304 280
Fax +49 (0)8031 304 2870
eMail: markus.ludwig@crmpro.de
Internet: www.crmpro.de

Österreich:
Tel. +43 (0)720 301139-0
Fax +43 (0)720 301139-9
eMail: markus.ludwig@crmpro.at
Internet: www.crmpro.at

Wir präsentieren Ihnen gerne jederzeit FLOWFACT Universal CRM ganz nach Ihre Anforderungen und Vorstellungen.

Vereinbaren Sie einen Termin mit uns und wir können Ihnen alle Funktionen und Optimierungsmöglichkeiten rund um FLOWFACT per Fernzugriff auf Ihrem Monitor oder bei Ihnen vor Ort zeigen.

Selbstverständlich können an der Präsentation auch mehrere Ihrer Mitarbeiter, auch über unterschiedlichste Standorte, teilnehmen.

Wir nehmen uns Zeit für alle Ihre Fragen!

Kontakt
CRMPRO GmbH
Markus Ludwig
Memelerstraße 6
83064 Raubling
+49 8031 304280
+49 8031 3042870
flowfact@crmpro.de
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cobra Version 2018 DATENSCHUTZ-ready veröffentlicht

cobra Version 2018 DATENSCHUTZ-ready veröffentlicht

(Mynewsdesk) Pünktlich zum Stichtag der EU-DSGVO veröffentlicht der CRM-Pionier cobra die neue Version 2018 DATENSCHUTZ-ready. Wie der Name schon verrät, stehen cobra Nutzern neben Funktionen für ein erfolgreiches Kundenbeziehungsmanagement, Neuerungen zur Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung zur Verfügung, die bereits in einem umfangreichen Prüfungsprozess ausgezeichnet wurden. 

Ab dem 25. Mai 2018 muss die EU-Datenschutz-Grundverordnung angewendet werden, von der die meisten Unternehmen betroffen sind. Damit das Kundenbeziehungsmanagement trotz der schärferen Gesetzeslage weiterhin effizient gestaltet werden kann, beschäftigt sich der CRM-Hersteller seit Herbst 2016 mit dieser Thematik und kann nun eine umfangreiche Erweiterung seiner CRM Lösungen vorstellen. „Wir sind stolz, dass wir die cobra Version 2018 DATENSCHUTZ-ready ausliefern können. In Zusammenarbeit mit IT-Fachanwälten hat sich das gesamte Team in den letzten 20 Monaten intensiv mit der EU-DSGVO auseinandergesetzt und viel Herzblut in die Entwicklung gesteckt. Unser Team besteht aus ausgebildeten Datenschützern, die unseren Kunden optimale Software-Beratung bieten können. Die Software wurde zudem in einem monatelangen Prozess geprüft und wurde als geprüfte Software zur Umsetzung der Vorgaben der EU-DSGVO ausgezeichnet“, freut sich Jürgen Litz, Geschäftsführer der cobra GmbH.

Personenbezogene Daten können in der cobra Version 2018 ganz einfach gekennzeichnet und konfiguriert werden. Entsprechende Quellenangaben oder Verwendungszwecke können personenbezogen zugeordnet und ggf. zur Erfüllung von Nachweispflichten aufgerufen werden. Macht eine betroffene Person von ihrem Recht auf Auskunft Gebrauch, können die jeweiligen personenbezogenen Daten auf Knopfdruck ausgegeben werden. 

In der cobra Version 2018 werden also nicht nur die rechtlichen Vorgaben, wie z. B. die Erfüllung von Auskunftspflichten, abgebildet, sondern sie werden darüber hinaus äußerst benutzerfreundlich und komfortabel umgesetzt. Wesentliche Bestandteile können außerdem der Erfüllung der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 EU-DSGVO dienen. 

Im Zusammenhang mit der EU-DSGVO wird besonders oft das Thema „Löschen“ angesprochen. Auch hierfür bietet cobra eine DATENSCHUTZ-ready-Funktion: Zur Löschung vorgesehene Datensätze können sofort oder anhand des integrierten Löschplans auch zeitlich versetzt gelöscht werden, z. B. nachdem der Verarbeitungszweck erloschen oder die Aufbewahrungsfrist abgelaufen sind. Nach der Löschung können Sperrvermerke gesetzt und Adressen auf eine Sperrliste gesetzt werden, um einen wiederholten Import der Adresse zu verhindern. Die Rechteverwaltung ermöglicht es zudem, dass nur berechtigte Mitarbeiter z. B. Zugriff auf sensible Daten oder die Löschprozesse haben. 

Die neue Version 2018 steht ab sofort zur Verfügung. Mehr Informationen unter www.cobra.de.

Diese Pressemitteilung wurde via Mynewsdesk versendet. Weitere Informationen finden Sie im cobra GmbH

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Das Konstanzer Softwarehaus cobra ist einer der führenden Anbieter von Lösungen für das Kunden- und Kontaktmanagement. Als Pionier für CRM entwickelt und vertreibt cobra seit über 30 Jahren innovative CRM Lösungen made in Germany. Schneller erfolgreich im Vertrieb, Marketing, Service oder in der Geschäftsleitung: cobra stellt Kundeninformationen abteilungsübergreifend in den Mittelpunkt des unternehmerischen Handelns und unterstützt bei Kundenbetreuung, Kampagnen- und Leadmanagement sowie der Optimierung von Geschäftsprozessen. Auch mobil ist cobra via Smartphone, Tablet oder Laptop im Einsatz. Ein eigenes Hosting-Angebot sowie Mietmodelle bieten maximale Flexibilität.

Als Vorreiter der Branche gehört cobra zu den ersten Anbietern, die Datenschutzmanagement und CRM vereinen. Somit werden Unternehmen bei der Einhaltung der strengen Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung komfortabel unterstützt. In diesem Zusammenhang fordert cobra Unternehmen auf, die Anforderungen der EU-DSGVO als Chance für eine zielgerichtete Kommunikation mit Kunden und Interessenten im rechtskonformen Rahmen wahrzunehmen. 

Mit rund 250 Vertriebspartnern in Deutschland, Österreich und der Schweiz berät cobra kleine, mittelständische und große Unternehmen in allen Belangen rund um das Thema CRM. Zu den 18.000 Kunden zählen Unternehmen wie Continental, die Unimog Sparte der Daimler AG, Europa-Park oder Ergo direkt.

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