Mit Software und Mobilgerät unbürokratisch Arbeitszeit erfassen

Zoll wird lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten stärker kontrollieren

Mit Software und Mobilgerät unbürokratisch Arbeitszeit erfassen

Mit Smartphone oder Tablet kann man vom Arbeitsplatz aus seine Arbeitszeit eingeben.

Vorsicht, Arbeitgeber! Ein Bußgeld droht, wenn man die tägliche Arbeitszeit seiner Mitarbeiter nicht lückenlos dokumentiert. Denn mit dem Mindestlohngesetz ist nicht nur ein Mindeststundenlohn in Höhe von 8,50 Euro seit 1. Januar vorgeschrieben. Arbeitgeber sollen auch verstärkt durch Mitarbeiter des Zolls und der Sozialversicherungsträger kontrolliert werden, ob sie die Arbeitszeitvorschriften einhalten.
Die Arbeitszeitvorschriften gelten zwar schon länger, sollen allerdings künftig stärker überwacht werden. Um über genügend Personal für die Kontrollen zu verfügen, will die Bundesregierng die Zollverwaltung in den nächsten Monaten um 1.600 Mitarbeiter aufstocken.
Nach dem Gesetz darf ein Arbeitnehmer z.B. nicht mehr als zehn Stunden am Tag arbeiten. Außerdem sind die Ruhepausen und Ruhetage entsprechend einzuhalten. Die Arbeitszeitregelungen sind sehr komplex. Die Vorschriften gelten auch für mithelfende Familienangehörige. Und führt der Eigentümer sein Unternehmen in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft, zum Beispiel einer GmbH, so muss er selbst sich ebenfalls an diese Regelung halten. Außerdem gibt es spezielle Richtlinien zum Beispiel für jugendliche Mitarbeiter, Auszubildende und Praktikanten.
Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, die tägliche Arbeitszeit von Arbeitnehmern, darunter auch Minijobbern und kurzfristig Beschäftigten, zu dokumentieren. Das bedeutet, dass man Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen und diese Dokumentation mindestens zwei Jahre lang aufbewahren muss. Damit man hier nichts falsch macht, empfiehlt sich der Einsatz einer leistungsfähigen und einfach zu bedienenden Software, die laufend auf dem neusten Stand gehalten wird. Denn Unternehmen, die sich nicht an die Vorschriften halten, drohen hohe Bußgelder.
Carmen Steiner von der Firma EGOTEC deshalb, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter mit einem effektiven und zuverlässigen System zu erfassen. Rapportzettel oder andere Methoden auf Papierbasis sind ihrer Erfahrung nach zu arbeitsaufwändig und meist besonders anfällig für Fehler.
Mit der Software SaaS.de, eine der führenden Zeiterfassungssoftware in Deutschland, dagegen kann man ohne großen Verwaltungsaufwand die Arbeitszeit von Mitarbeitern erfassen und Urlaub und andere Abwesenheiten verwalten. Bei Auffälligkeiten in der Datenerfassung meldet sich das Programm von selbst, zum Beispiel dann, wenn ein Mitarbeiter vergaß, sich abzumelden oder keine ausreichenden Ruhezeiten eingehalten werden. Mit Hilfe von Profileinstellungen warnt SaaS.de auch rechtzeitig, falls auf Grund von Überstunden der Mindestlohn nicht eingehalten werden kann.
Das System kann mit Smartphones, Tablets oder PCs bedient werden. Man lädt einfach die entsprechende App auf sein Gerät. Eine eigene Software muss auf den Firmenrechnern nicht installiert werden. Die Daten werden auf einem externen deutschen Server gespeichert und stehen Tag und Nacht zur Verfügung. Man kann von jedem Ort aus auf die Daten zugreifen und sich einloggen – vorausgesetzt, man verfügt über eine Internetverbindung. Die Software ist also auch für Unternehmen mit Montagetrupps, Außendienstmitarbeitern und Filialbetrieben sehr gut geeignet.
SaaS.de wird schon von 1.000 Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz benutzt und kann auch international eingesetzt werden.
Zeiterfassung problemlos auch auf dem Baugerüst möglich
Um ihre Arbeitszeiten erfassen zu können, loggen sich die Mitarbeiter mit einer PIN in die App ein. Je nach Aufgabenstellung in der Firma sind für einzelne Mitarbeiter spezielle Datenbereiche freigeschaltet.
Über eine Stechuhr-App buchen sie ihre Tätigkeiten ein. Die handlichen Smartphones passen problemlos in die Taschen der Arbeitskleidung und können damit auch zum Beispiel auf einem Baugerüst bedient werden. Funkverbindung vorausgesetzt, werden die Daten sofort ins Büro der Firma übertragen. Falls nicht, sendet die Software die Daten automatisch, sobald eine Verbindung besteht.
Für die Mitarbeiter im Büro bedeutet diese Neuerung das Ende der Zettelwirtschaft. „Wir sehen, wo unsere Leute sind, an welchen Projekten sie arbeiten, sehen ihre Arbeitszeiten“, sagt Ralf Roth, Inhaber eines Malerbetriebs mit über 20 Mitarbeitern in Mosbach. „Wichtig ist auch, dass man die Projektzeit möglichst rasch verbuchen kann.“ Nach den Worten des Malermeisters hat mit der mobilen Zeiterfassung von SaaS.de die Bürokratie deutlich abgenommen. Die Lohnbuchhaltung wurde vereinfacht, man verfügt schneller über genauere Daten und könne besser und genauer nachkalkulieren.

Die Firma EGOTEC zählt zu den führenden Anbietern von Lösungen für Web Content Management Systemen, SaaS Webanwendungen sowie Echtzeit-Übertragung des Browserinhaltes. Das Unternehmen wurde im Jahr 1999 von Heiko Roth und Wolfgang Lind im badischen Mosbach gegründet. Zu den Kunden von Egotec zählen heute mehr als 250 Unternehmen und Organisationen, die mit EGOTEC CMS ihre Websites und Intranets verwalten Das Unternehmen ist über Vertriebspartner außer in Deutschland auch in der Schweiz, Österreich und Luxemburg vertreten.

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